akses ke penjual buku UT book store

http://ebook.ut.ac.id/index.php?cPath=8&osCsid=ltv0o4u7inh74nh07nh6odv7t3prg9g8

Sambungan New Post

Dasar-dasar Organisasi

1: Pengertian Organisasi

Organisasi sebagai unsur pertama dari proses administrasi mempunyai dua pengertian, yaitu sebagai berikut.

1.Organisasi dalam pengertian statis, yaitu setiap bentuk perserikatan masyarakat untuk mencapai suatu maksud bersama. Organisasi merupakan wadah bagi kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.Organisasi dalam pengertian dinamis, suatu organisasi yang merupakan sistem kerja sama dengan sekelompok masyarakat yang bekerja sama tadi untuk mencapai tujuan yang diinginkannya.

2 : Organisasi sebagai Unsur Administrasi

Unsur-unsur dalam administrasi terdiri dari organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketatausahaan, dan kehumasan. Fungsi manajemen menurut George R. Terry adalah POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling). Unsur 6 M merupakan singkatan dari Men, Money, Material, Machine, Market, and Method. Aktivitas ketatausahaan, meliputi mencatat, mengolah, menggandakan, menyimpan, dan menyajikan semua bahan informasi. Aktivitas kepegawaian, meliput kegiatan penerimaan, penempatan, pengembangan, dan pemberhentian tenaga kerja.

3 : Bentuk-bentuk Organisasi

Bentuk organisasi dapat dibagi berdasarkan jumlah pucuk pimpinan, yaitu bentuk tunggal dan dewan. Selain itu, bentuk organisasi dapat juga dibagi berdasarkan saluran wewenang, yaitu bentuk lini, lini dan staf, serta fungsional. Masing-masing bentuk organisasi tersebut, memiliki kelebihan dan kekurangan.

Daftar Pustaka

Lembaga Administrasi Negara. (2003). Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia (SANKRI ). Jilid I dan Jilid II. Jakarta:LAN.

Manulang, M. (2005). Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: UGM Press.

Siagian, Sondang P, Prof. Dr. (1990). Filsafat Administrasi. Jakarta: Haji Masagung.

Silaban, H, Drs. (1977). Resume Asas-asas Manajemen. Jakarta: Akademi Pimpinan Perusahaan.

Fungsi dan Peranan Arsip

1: Pengertian Arsip

Arsip tercipta seiring dengan pelaksanaan kegiatan organisasi dalam melaksanakan tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, arsip merupakan rekaman informasi kegiatan organisasi.

Jenis fisik arsip yang tercipta coraknya beraneka ragam tergantung pada media atau alat yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan. Informasi yang terekam dalam arsip juga beraneka ragam sesuai dengan keragaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.

2: Peranan dan Fungsi Arsip

Sesuai dengan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis bagi organisasi diperlukan sebagai alat dasar manajemen dalam mengambil keputusan, kebijaksanaan. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip dinamis disimpan oleh masing-masing instansi atau organisasi. Arsip statis merupakan sumber keterangan primer yang merupakan sumber keterangan penting bagi penelitian. Arsip statis instansi pemerintah tingkat pusat disimpan di Arsip Nasional RI, dan bagi instansi tingkat daerah disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi atau Kabupaten/Kota yang bersangkutan. Kearsipan ini diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan.

3: Pengelolaan Arsip

Arsip akan berperan bagi organisasi bilamana dikelola secara baik dan benar. Lingkup kegiatan kearsipan meliputi aspek-aspek di dalam tahap penciptaan arsip, penyimpanan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip. Masing-masing tahap ini mempunyai kegiatan yang berbeda. Tujuan manajemen kearsipan akan tercapai apabila ada pembagian kerja secara tepat serta didukung oleh sarana dan prasarana yang tepat. Arsip aktif dalam suatu instansi yang besar disimpan oleh masing-masing unit pengolah, sedangkan arsip inaktif disimpan oleh unit kearsipan masing-masing instansi.

Daftar Pustaka

Basu, Purnendu. (____). Archives and Records, What Are They? New Delhi: National Archives of India.

Martono, Boedi,Drs. (1997). Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Roper, Michael. (____). Function of Archival Institution In The Creation, Maintenance, And Disposal, A Report, Public Records Office. United Kingdom.

______. (1994). Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Perencanaan Skema Kearsipan

1: Pengertian Klasifikasi Kearsipan

Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis, seperti binatang (sapi, kuda, kambing, dan sejenisnya), kayu (jati, kamper, oak, dan sejenisnya), nomor kendaraan (B, F, H, dan sejenisnya), buku (sejarah, agama, dan sejenisnya), arsip (kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan sejenisnya). Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah, sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda, tetapi mempunyai arti yang sama, sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad.

2: Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya

Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut, klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini.

1. Kode.

2. Indeks.

3. Tunjuk Silang.

4. Indeks Relatif.

3: Pengenalan Bagan Klasifikasi

Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000, 100, sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri, provinsi, kabupaten/kota sampai kelurahan. Namun, ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00, 01, 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP- sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka, misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. KU sebagai pokok masalah Keuangan, sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran.

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Dipobharoto, MA.(1973). Diktat Manajemen Kearsipan. Jakarta: STIA-LAN.

Martono, Budi, Drs. (1992). Penataan Bekas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

________________. (1982).Petunjuk Penataan Berkas. Jakarta: Arsip Nasional RI.

________________. (1999). Sistem Pemberkasan. Jakarta.

________________. (2000). Manajemen Arsip Aktif. Jakarta.

Jenis-jenis Klasifikasi

1: Klasifikasi Fasilitatif

Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi, contohnya:

1. Kepegawaian

2. Keuangan

2: Klasifikasi Substantif

Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji, perkawinan, dan sejenisnya. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan, jembatan dan sejenisnya. Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial, seperti bantuan sosial, rehabilitasi sosial, dan sejenisnya.

3: Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat, yaitu sebagai berikut.

1. Perangkat Lunak

1. Kode klasifikasi

2. Indeks

2. Perangkat Keras

1. Filing cabinet

2. Guide/Sekat yang terdiri dari:

1. Guide/Sekat I (Primer).

2. Guide/Sekat II (Sekunder).

3. Guide/Sekat III (Tersier).

3. Folder

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Arsip Nasional RI. (1999). Sistem Pemberkasan. Jakarta.

Dipobharoto,MA. (1973).Diktat Manajemen Kearsipan. Jakarta: STIA-LAN.

Martono, Budi, Drs. (1992). Penataan Bekas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Pedoman Kearsipan Departemen Dalam Negeri.(1980). Jakarta.

________________ . (1991). Departemen Sosial. Jakarta.

______________. (2000). Manajemen Arsip Aktif. Jakarta.

________________ . (1991). Perum Perhutani. Jakarta.

Kode Klasifikasi dan Penerapannya

1: Unsur Kode Klasifikasi

Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Unsur kode adalah huruf dan angka. Dalam penggunaan unsur kode, perlu memperhatikan banyak atau sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka, huruf atau abjad.

2: Kode pada Klasifikasi Fungsional

Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. Huruf untuk kode pokok masalah, sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. Kode merupakan inisial, dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi.

Kegiatan Belajar 3: Hubungan Indeks dan Klasifikasi

Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing; demikian pula sebaliknya. Akan tetapi, ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya, seperti arsip personal, arsip pasien/rekam medis. Sebaliknya, semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks.

Daftar Pustaka

Bennick, Ann, CRM, Dr. (____). Active Filing for Paper Records. USA: ARMA International Inc.

Dipobharoto, RS, M.A. (1973). Tata Kearsipan Sistem Modern. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Martono, Boedi, Drs. (1997). Arsip Korespondensi, Penciptaan, dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Martono, Boedi, Drs. (1992). Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip

1: Penyimpanan Arsip

Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif, agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Dengan demikian, arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Dari unit-unit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap.

2: Klasifikasi Fungsional

Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya, tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.

Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier). Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga.

3: Prosedur Penyusunan Klasifikasi

Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat, maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya.

Daftar Pustaka

Dipobharoto RS, M.A. (1973). Tata Kearsipan Sistem Modern. Jakarta: LAN.

Martono, Boedi, Drs. (1992). Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Schellenberg, TR. (1977). Modern Archives, Principles and Technique. USA: The University of Chicago Press.

_____________. (1977). Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Indeks Relatif dan Daftar Indeks

1: Pengelolaan Manajemen Kearsipan

Dalam pengelolaan kearsipan, salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Untuk memudahkan penggunaannya, skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.

2: Penyusunan Indeks Relatif

Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar. Dengan demikian, akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi, sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas.

3: Penggunaan Indeks Relatif

Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali

Daftar Pustaka

Bennick, Ann, CRM, DR. (1989).Active Filing For Paper Records. USA: ARMA International Inc.

Dipobharoto, RS, MA. (1973). Tata Kearsipan Sistem Modern. Jakarta: LAN.

Martono, Boedi, Drs. (1997). Arsip Korespondensi, Penciptaan, dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Skema Klasifikasi Lembaga Pemerintah dan Lembaga Swasta

1: Prinsip-prinsip Penyusunan Klasifikasi

Skema klasifikasi organisasi pemerintah yang dalam hal ini diwakili oleh Departemen sebagai pokok bahasannya, subjek yang bersifat substantif lebih luas dan kompleks. Hal ini disebabkan karena rentang kendali kegiatannya lebih luas jika dibandingkan dengan persero. Tetapi pada prinsipnya prosedur penyusunannya sama (tidak ada bedanya satu sama lain), baik untuk organisasi besar ataupun kecil. Untuk skema klasifikasi fasilitatif baik pada organisasi pemerintah ataupun swasta tampak adanya kemiripan subjek

2 : Klasifikasi Organisasi Pemerintah

Skema klasifikasi di lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pada dasarnya sama atau tidak ada perbedaannya; artinya bentuk dan teknik penyusunannya sama. Hanya klasifikasi substantif masing-masing memiliki subjek yang berbeda. Hal ini disebabkan tugas pokok yang diemban setiap lembaga/badan berbeda, kecuali bagi arsip yang bersifat fasilitatif. Dari contoh dengan bahasan klasifikasi pada Departemen Agama dan BPKP memberi pemahaman tentang hubungan antara tugas pokok dan fungsi dengan kegiatan dengan klasifikasi.

3: Klasifikasi Organisasi Swasta

Skema klasifikasi untuk lingkup lembaga swasta atau lembaga pemerintah tidak ada perbedaan yang mendasar. Fungsi klasifikasi untuk kepentingan filing dan retrieval di semua organisasi sama, demikian halnya dengan metode dalam penyusunannya sama atau tidak ada perbedaan.

Daftar Pustaka

Badan Pengawas Keuangan. (1997). Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis. Jakarta.

Bursa Efek Jakarta, PT. (1996). Manajemen Kearsipan. Jakarta.

Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Urusan Haji. (1982). Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan. Jakarta: Departemen Agama RI.

Garam,PT. (1995). Pola klasifikasi Arsip PT Garam. Kalianget.

International Nickel Indonesia, PT. (____). Klasifikasi Arsip. Soroako.

Kansil,C.S.T, Drs, SH. (____). Kabinet dan Departemen di Indonesia. Jakarta: IND-HILL-Co.

Sosial, Departemen RI. (1990). Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis. Jakarta: Departemen Sosial RI.

Skema Klasifikasi Perbankan dan Perguruan Tinggi

1: Klasifikasi Perbankan dan Perguruan Tinggi

Dalam penyusunan klasifikasi fasilitatif antara Perbankan dan Perguruan Tinggi tidak terdapat perbedaan yang berarti. Mengapa? Sebab kegiatan penunjang, seperti: perlengkapan, kehumasan, keuangan, kepegawaian, dan sejenisnya pasti ada di instansi tersebut. Hal yang membedakan adalah kegiatan substantif, seperti kegiatan perkreditan, deposito, dan pendanaan yang merupakan tugas pokok Perbankan; sedangkan Perguruan Tinggi tugas pokoknya, meliputi pendidikan dan pengajaran, kemahasiswaan, dan pengabdian masyarakat.

2: Klasifikasi Perbankan

Klasifikasi substantif Perbankan berbeda dengan Perguruan Tinggi karena tugas pokok dan fungsinya berbeda. Sesuai dengan tugas dan fungsinya di bidang Perbankan, klasifikasi substantifnya terdiri dari:

1. KR - PERKREDITAN

2. ML - PENYERTAAN MODAL DAN LEASING

3. DA - PENDANAAN

4. dan sebagainya

3: Klasifikasi Perguruan Tinggi

Klasifikasi substantif Perguruan Tinggi berbeda dengan Perbankan atau Departemen karena tugas pokok dan fungsi masing-masing instansi/organisasi berbeda. Sesuai dengan tugas dan fungsinya, di bidang pendidikan dan pengajaran bagi para mahasiswa, klasifikasi substantif Perguruan Tinggi terdiri dari:

1. PP - PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

2. MH - KEMAHASISWAAN

3. PM - PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

Daftar Pustaka

Arsip Nasional RI. (1999). Sistem Pemberkasan. Jakarta.

Bank X. (2001). Pola Klasifikasi.

Dipobharoto, M.A. (1973). Diktat Manajemen Kearsipan. Jakarta: STIA-LAN.

Martono, Budi, Drs. (1992). Penataan Bekas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Universitas Indonesia. (2005). Pola Klasifikasi. Jakarta.

______________ . (2000). Manajemen Arsip Aktif. Jakarta.

Terima KAsih telah mengunjungi dan Membaca.
Baca juga Artikel Lainnya ya.....

sebuah buku pelajaran karya

Drs. H. Artoni Asrudin, M.M.

Tinjauan Matakuliah

         PENATAAN berkas atas dasar sistem subjek/masalah paling banyak diterapkan oleh setiap organisasi, apabila dibandingkan dengan sistem abjad atau angka. Untuk menerapkan sistem subjek/masalah diperlukan pedoman berupa Skema/Pola Klasifikasi Arsip. Pola klasifikasi adalah suatu skema yang digunakan sebagai landasan atau pegangan untuk penataan berkas, khususnya bagi arsip yang diatur atas dasar masalah.

      Pola klasifikasi arsip adalah pengkelasan atau penggolongan arsip yang didasarkan atas persamaan-persamaan masalah/subjek. Arsip yang memiliki kesamaan-kesamaan serta adanya hubungan ataupun kaitan yang logis dikelompokkan menjadi satu dalam golongan atau kelas tertentu. Bagi arsip yang telah diketahui kelasnya akan mudah diketahui tempat dan letak penyimpanannya, sehingga dalam penemuan kembalinya juga dapat dilakukan dengan cepat.

         Buku Materi Pokok (BMP) mata kuliah Perancangan Skema Klasifikasi (ASIP 4433) ini terdiri atas 9 modul yang disajikan sedemikian rupa sehingga diharapkan dapat membantu Anda dalam memahami mata kuliah ini.

Modul 1 Menjelaskan tentang pengertian administrasi, manajemen, organisasi dan keterkaitan ketiganya. Selain itu juga membahas tentang bentuk-bentuk organisasi, serta keuntungan dan kerugian dari bentuk organisasi yang ada.

Modul 2 menjelaskan tentang pengertian arsip dan fungsi arsip sebagai hasil kegiatan suatu organisasi.

Modul 3 Menjelaskan tentang pengertian klasifikasi, tujuan klasifikasi, dan contoh bagan klasifikasi.

Modul 4 Menjelaskan tentang jenis skema klasifikasi arsip baik yang substantif maupun fasilitatif, serta cara menggunakannya.

Modul 5 Menjelaskan tentang berbagai jenis kode dalam klasifikasi, cara menentukan kode klasifikasi, dan indeks.

Modul 6 Menjelaskan tentang prosedur penyusunan skema klasifikasi arsip, baik yang substantif maupun fasilitatif.

Modul 7 Menjelaskan tentang praktik penyusunan indeks relatif dan daftar indeks, serta cara penggunaannya

Modul 8 Menjelaskan tentang aplikasi penyusunan skema klasifikasi untuk organisasi pemerintah dan swasta dengan praktik penyusunannya.

Modul 9 Menjelaskan tentang aplikasi penyusunan skema klasifikasi untuk organisasi Perbankan dan Perguruan Tinggi dengan praktik penyusunannya.

Manfaat dan Relevansi Mata Kuliah

         Mata kuliah Perancangan Skema Klasifikasi ini bermanfaat bagi Anda yang sedang mempelajari masalah dokumentasi terutama yang berkaitan dengan kegiatan perancangan skema klasifikasi kearsipan. Kegiatan pengelolaan arsip, artinya suatu cara pengarsipan yang memungkinkan seseorang dengan cepat dan tepat menemukannya kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan. Oleh karena itu, setelah Anda mempelajari mata kuliah ini, Anda diharapkan mampu menjelaskan fungsi skema klasifikasi dan sistem klasifikasi, serta mampu merancang skema klasifikasi arsip dalam berbagai bentuk organisasi.

bersambung ke posting selanjutnya, is new post...

MATERI MODUL Mata kuliah Otomasi Dalam Kearsipan, Universitas Terbuka, Indonesia

Teknologi Informasi dengan Pengelolaan Arsip

1: Otomasi Kearsipan

        Terdapat dua hal yang perlu mendapatkan perhatian apabila membahas hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasi dan komunikasi.

       Pertama, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional (non-elektronik), yang untuk seterusnya disebut dengan "otomasi kearsipan". Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa digunakan untuk keperluan administrasi umum, kontrol fisik atas arsip, pengolahan dan penyajian informasi arsip, penemuan kembali informasi arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.

           Hal kedua berkenaan dengan kecenderungan saat ini di mana manajemen telah menjadikan teknologi informasi, dalam hal ini terutama komputer, sebagai sarana kerja utamanya. Dengan digunakannya komputer sebagai sarana kerja, dokumen kerja perkantoran banyak yang dibuat, didistribusikan, digunakan, disimpan, serta ditemukan kembali hanya dengan menggunakan komputer. Apabila dokumen-dokumen kerja yang berupa file komputer tersebut kemudian disimpan serta dikelola untuk dijadikan referensi dan bukti bagi pelaksanaan tugas dan fungsi individu atau lembaga, maka terciptalah apa yang disebut sebagai arsip elektronik.

       Sejak pertama kali diperkenalkannya komputer secara komersial pada tahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasi telah mengalami perkembangan yang sangat luar biasa. Hampir pada semua jenis kegiatan manusia modern, teknologi informasi dan komunikasi berperan di dalamnya. Di bidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologi informasi dan komunikasi, terutama komputer, lebih sering digunakan secara terbatas sebagai sarana bantu untuk pengolahan data dan pembuatan dokumen tekstual (pengetikan), namun perkembangan berikutnya menunjukkan bahwa komputer semakin didayagunakan secara lebih variatif.

      Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengan sistem-sistem informasi lain yang diimplementasikan di suatu organisasi. Mengapa demikian? Suatu sistem informasi pada dasarnya dibangun dan dilaksanakan untuk melaksanakan suatu proses bisnis tertentu yang pastilah akan menghasilkan dokumen yang berpotensi untuk menjadi arsip. Karena sistem-sistem informasi tersebut berbasis teknologi informasi dan komunikasi dalam pengoperasiannya, maka arsip yang dihasilkannya juga akan berformat digital atau elektronik dan dengan sendirinya menuntut adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan informasi juga.

            Arsip Nasional Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem-sistem informasi dan sistem-sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan(3). Disebutkan bahwa sistem manajemen arsip elektronik (Electronic Records Management Systems = ERMS) sebagai jantung dari otomasi kearsipan akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi bisnis transaksional (Transactional Business Information Systems = BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management Systems = EDMS) yang umum digunakan di perkantoran.

         Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip (Records and Information Management Systems = RIMS) untuk "memayungi" sistem apapun yang menghasilkan, mengkaptur atau mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya. RIMS dapat berupa sistem berbasis kertas atau sistem digital. RIMS termasuk semua sistem yang menghasilkan, mengkaptur, mengatur dan menjaga informasi digital, dokumen digital dan data.

      Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Informasi ini dapat dalam berbagai bentuk dan termasuk data, dokumen dan arsip.

         Contoh dari BIS adalah: sistem manajemen kasus; sistem e-commerce (sistem yang mendukung e-business dan transaksi online); sistem manajemen relasi klien; sistem data geospasial; sistem manajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; dan pangkalan data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu atau dikostumisasi.

         Electronic records management systems (ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk mengkaptur dan mengatur arsip digital. ERMS adalah sistem yang dirancang secara khusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digital untuk tujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis.

         ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk: menjaga kontekstual informasi dan elemen data arsip dinamis secara tepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifikasinya, mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan akses padanya sepanjang waktu; memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi, pencarian dan penarikan, preservasi dan pembuangan; dan mengaplikasikan kontrol arsip, seperti kontrol akses dan keamanan, untuk mempreservasi konten dan mengamankan integritasnya.

            Electronic document management systems (EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital.

EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan peng-indeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah; integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan; memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen.

            Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan manajemen arsip.

        Manajemen dokumen: berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yang terbatas atas dokumen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi. Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software EDMS.

        Manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengapli-kasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentuk arsip (yang dapat termasuk dokumen atau agregasi dokumen). Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software ERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat juga memasukkan kemampuan manajemen arsip.

2: Arsip Elektronik

           Banyak pihak yang menyatakan bahwa definisi yang telah ada tentang arsip tidak dapat mengakomodir keberadaan arsip elektronik. Berkaitan dengan hal tersebut, International Council on Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai: informasi yang terekam dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.

Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:

1. berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran. Sebagai contoh: berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang berorientasi pada aktivitas) subyek, berkas pegawai, berkas korespondensi, dokumen web site, dsb; dan/atau

2. berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh: dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, e-mails, voice mails, video, dsb.

Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:

1. Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi.

2. Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.

3. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.

4. Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

     Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu arsip. Struktur berkaitan dengan bagaimana arsip direkam, termasuk penggunaan simbol-simbol, tata letak, format, media, dan sebagainya.

        Menurut ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten dan struktur arsip dan manajemen arsip.

         Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi tentang konteks adalah salah satu elemen yang diperlukan untuk memberikan bahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.

     Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentuk informasi, yang diperlukan untuk memahami dan menggunakan arsip (misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat arsip dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga kearsipan statis). Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda, seperti penemuan kembali, ketergunaan, otentisitas, reliabilitas, pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.

      Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk maksud penyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk mengontrol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan akses arsip untuk melindungi otentisitas serta reliabilitas arsip.

Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus dikembangkan ke belakang pada tahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap "konsepsional"(6).

       Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16, yang merupakan tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan sistem informasi yang baru atau sistem yang telah ada. Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:

1. arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara;

2. mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya;

3. berapa lama arsip perlu dipelihara;

4. karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan.

         Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan menentukan tanggal evaluasinya(7).

      Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal retensi harus:

1. dibuat untuk setiap jenis informasi,

2. disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat di dalam organisasi,

3. disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum dapat diselesaikan,

4. seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup di dalam jadwal retensi,

Terima Kasih.
Baca juga yang lain ya.....!

sedikit tentang kuliah umum, LAPORAN KULIAH UMUM MPIL

LAPORAN MATA KULIAH MPIL
KULIAH UMUM 'Archival Research And Archival Studies'
Pembicara : Prof. dr. K.J.P.F.M Charles Jeurgens
Kepala Arsip Nasional Belanda

Hari/tanggal: Jum'at, 25 Maret 2011
Tempat : Sekolah vokasi, Ruang Sidang Lt2
Pukul : 13.00 WIB s/d selesai

Interview dalam penelitian digambarkan dalam slide research : Conceptual dan Empirical. Bagannya seperti berikut :
Research Question Hypotheses

Interpretation

Lingkupnya : peneliti, konsep, dan data
Pendapat saya tentang konsepsi peneliti dalam pembahasan ini adalah konsep peneliti menulis topik oleh pengguna dan metode refleksi sebagai argumennya.

* type dari penelitian, bagan:

Dalam bagan tersebut dinyatakan kuantitas dan kualitatif merupakan bagian data dari penelitian. Penelitian terbagi menjadi konsep spekulatif dan empiris.

- Contoh kualitas Research, cornerville (white, 1943)
~ Goal : To study the social organization of low-income neighboard,
~ Design : Single case study providing an in depth description of e low-income neighboard of itaalian-Americans in Bostoms,
~ Method : Participant observation, living in the neighboardhood and participating in the subjects’ lives for three and a half years,
~ Results : the gangs are hearirchically organized (and more details).

Dalam Owin Pltoon 2002, karakteristik dari kualitas penelitian, perbedaan antara kualitatif dan kualitas dalam penelitian :
Qualitatif Quantitative
* Design Strategies * Design strategy
- Naturalistic Inquary - Active manipulating
- Emergent design flexibility - Linear design
- Inductive approach - Deductive approach
- Purposfull smpling - Random sampling
- Descriptive - Explanatory
* Data Collection Strategy * Data collection strategy
- Verbal or visual data - Numerical data
- No constraiton measure - Constrain upon meassure
- Focus on process - focus on state
- Sensitive to constecs and historical dimenstion - Standardized situation
- Research instrumen - Standardized interactive

Beberapa catatan saya mengenai interview dalam kuliah umum tersebut
- In most general terms, an interview can be described as an conversation conducted with the purpose of gathering information,
- In the follow respect, however the interview differs from everyday.
Conversation :
- An interview take place in a controlled,
- One of the participants (the interviewer) has more or less scripted lines,
- The other participants (respondent) is supposed to do must of the talking.
Selanjutnya activity, tugasnya berkelompok dibagi menjadi 3 orang diantar teman sebangku dan bertema topik Japan.
Materi selanjutnya adalah bagaimana kita ketika interview?
- if you are interested in the facts, use questions makes etc. with closed-ended questions,
example : When did you start at Sekolah Vokasi?
- If you are interested in understanding the life situation of respondents, their perceptions, reasons, and the meaning they attach to events or actions, use type of interview that permits unconstrained measures
Example : 1. What is it like studying at Sekolah Vokasi?
2. Can you tell me more about why you choose study at Sekolah Vokasi?
3. And what happened after you complained?

Catatan selanjutnya yaitu :
Type of interview according to ….
1. Degree of standardization (degree of freedom for the respondent standardized, semi-standardized, non-standardized),
2. Kind of contact (face to face, telephone, email, etc.),
3. Number of interviewers (one person, tandem, panel),
4. Number of person being interviewed (individual group).

* type of interviews, degree of standardization
1. Standardized all participants are asked the some questions in the some orders,
2. semi standardized (guide interviews),
3. Non standardized (for instance, narrative, biographical).

- Standardized (formal) interview-pressuppositions.
- Research already knows enough about the research topic the be able to ask all the right questions,
- Each questions is equally meaning full to all participants,
- The meaning of each questions is identical for all participants.

Lalu penjelasan tentang “When use which interview?”
- The standardized interview,
- The guide interview,
- The non-standardized and informal interview.

How to devolep an interview guide, example : The use of traditional complementary and alternative medicine in Indonesia.


Which are the concepts and approachs that underlie women’s use of traditional complementary and alternative medicine in Indonesia.

And how to identify relevant subtopics?
- Literatur search and reading (deductive)
- Informal probing conversation with interested other person, experts, etc. (inductive).

How to devolep an interview guide? Example:
1. Subtopics
- Demography information,
- Religion,
- Method of treassment,
- Cultur aspect,
- Social/economic aspect.

How to devolep questions?
- Specify what it is you would like to hear about ….
- Think about how to get at this information!
- What kinds of question would be best! And how should they be phrased?

Aktifitas! Membuat subtopics dari topics bencana gempa dan tsunami Japan!

The narrative interview – general idea
- Personal experiences have the structure of narratives,
- Narratives rest upon natural discourse pattens,
- Narratives show the connection between events,
- Narratives show how public events are personally experienced.
+ to be used however you want to hear people’s stories about an event or about (parts) their lives.

What you do in a narrative interview?
- Other a stimulus questions in which you ask the respondent to tell his/her story about a specific topic,
- Ask as few questions as possible during the narrative just show that you are listening but signalize your understanding,
- Ask your questions once the main narrative has been told,
- Ask about gaps in the story, points that you did not understand,
- Ask about sdditionsl points that are of interest to you.

Kesimpulannya :
- Kita dapat mempelajari bagaimana seorang peneliti yang baik dan metode-metodenya,.
- Teori interview dari sudut pandang orang luar dan metodenya,
- Pertanyaan-pertanyaan yang tepat untuyk menguak suatu masalah,
- Penjabaran sub-topik yang berasal dari yopik yang sama membuat daya analisis bekerja,
- Interview dari berbagai teori dan cara pelaksanaan di lapangan membuat kita bertambah wawasan untuk bias dalam berinterview.

mata kuliah di semester 2

pelajaran yang sudah dimulai, setelah semester 1 kemarin dengan hasil IP perdana yang bisa dibilang agak lumayan, kemudiN dilanjutkan dengan semester 2 yang mulai dengan aktifitas-aktifitas yang mulai agak rumit, dengan memuai semester 2 dengan mayoritas pelajaran berbasis surat dan kesekretariatan juga dengan memulai dengan buku-buku yang sudah dicari referensi yang telah diberikan oleh dosen-dosen membuat saya tertarik untuk mempelajarinya dengan mengaplikasian sehari-hari membuat pelajaran itu semua terasa bergairah. dengan akhirnya bisa dibawa di keseharian.

website penjual buku mengenai kearsipan, (hampir seluruh mata kuliah kearsipan)

http://ebook.ut.ac.id/index.php?cPath=8