Sambungan New Post

Dasar-dasar Organisasi

1: Pengertian Organisasi

Organisasi sebagai unsur pertama dari proses administrasi mempunyai dua pengertian, yaitu sebagai berikut.

1.Organisasi dalam pengertian statis, yaitu setiap bentuk perserikatan masyarakat untuk mencapai suatu maksud bersama. Organisasi merupakan wadah bagi kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

2.Organisasi dalam pengertian dinamis, suatu organisasi yang merupakan sistem kerja sama dengan sekelompok masyarakat yang bekerja sama tadi untuk mencapai tujuan yang diinginkannya.

2 : Organisasi sebagai Unsur Administrasi

Unsur-unsur dalam administrasi terdiri dari organisasi, manajemen, komunikasi, kepegawaian, keuangan, perbekalan, ketatausahaan, dan kehumasan. Fungsi manajemen menurut George R. Terry adalah POAC (Planning, Organizing, Actuating, and Controlling). Unsur 6 M merupakan singkatan dari Men, Money, Material, Machine, Market, and Method. Aktivitas ketatausahaan, meliputi mencatat, mengolah, menggandakan, menyimpan, dan menyajikan semua bahan informasi. Aktivitas kepegawaian, meliput kegiatan penerimaan, penempatan, pengembangan, dan pemberhentian tenaga kerja.

3 : Bentuk-bentuk Organisasi

Bentuk organisasi dapat dibagi berdasarkan jumlah pucuk pimpinan, yaitu bentuk tunggal dan dewan. Selain itu, bentuk organisasi dapat juga dibagi berdasarkan saluran wewenang, yaitu bentuk lini, lini dan staf, serta fungsional. Masing-masing bentuk organisasi tersebut, memiliki kelebihan dan kekurangan.

Daftar Pustaka

Lembaga Administrasi Negara. (2003). Sistem Administrasi Negara Republik Indonesia (SANKRI ). Jilid I dan Jilid II. Jakarta:LAN.

Manulang, M. (2005). Dasar-dasar Manajemen. Yogyakarta: UGM Press.

Siagian, Sondang P, Prof. Dr. (1990). Filsafat Administrasi. Jakarta: Haji Masagung.

Silaban, H, Drs. (1977). Resume Asas-asas Manajemen. Jakarta: Akademi Pimpinan Perusahaan.

Fungsi dan Peranan Arsip

1: Pengertian Arsip

Arsip tercipta seiring dengan pelaksanaan kegiatan organisasi dalam melaksanakan tujuan yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, arsip merupakan rekaman informasi kegiatan organisasi.

Jenis fisik arsip yang tercipta coraknya beraneka ragam tergantung pada media atau alat yang digunakan dalam pelaksanaan kegiatan. Informasi yang terekam dalam arsip juga beraneka ragam sesuai dengan keragaman kegiatan yang dilakukan oleh organisasi.

2: Peranan dan Fungsi Arsip

Sesuai dengan fungsinya, arsip dibedakan menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan statis. Arsip dinamis bagi organisasi diperlukan sebagai alat dasar manajemen dalam mengambil keputusan, kebijaksanaan. Arsip dinamis dibedakan menjadi dua, yaitu arsip aktif dan arsip inaktif. Arsip dinamis disimpan oleh masing-masing instansi atau organisasi. Arsip statis merupakan sumber keterangan primer yang merupakan sumber keterangan penting bagi penelitian. Arsip statis instansi pemerintah tingkat pusat disimpan di Arsip Nasional RI, dan bagi instansi tingkat daerah disimpan di Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi atau Kabupaten/Kota yang bersangkutan. Kearsipan ini diatur dalam Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Kearsipan.

3: Pengelolaan Arsip

Arsip akan berperan bagi organisasi bilamana dikelola secara baik dan benar. Lingkup kegiatan kearsipan meliputi aspek-aspek di dalam tahap penciptaan arsip, penyimpanan dan pemeliharaan arsip, serta penyusutan arsip. Masing-masing tahap ini mempunyai kegiatan yang berbeda. Tujuan manajemen kearsipan akan tercapai apabila ada pembagian kerja secara tepat serta didukung oleh sarana dan prasarana yang tepat. Arsip aktif dalam suatu instansi yang besar disimpan oleh masing-masing unit pengolah, sedangkan arsip inaktif disimpan oleh unit kearsipan masing-masing instansi.

Daftar Pustaka

Basu, Purnendu. (____). Archives and Records, What Are They? New Delhi: National Archives of India.

Martono, Boedi,Drs. (1997). Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Roper, Michael. (____). Function of Archival Institution In The Creation, Maintenance, And Disposal, A Report, Public Records Office. United Kingdom.

______. (1994). Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Perencanaan Skema Kearsipan

1: Pengertian Klasifikasi Kearsipan

Klasifikasi adalah penggolongan menurut jenis, seperti binatang (sapi, kuda, kambing, dan sejenisnya), kayu (jati, kamper, oak, dan sejenisnya), nomor kendaraan (B, F, H, dan sejenisnya), buku (sejarah, agama, dan sejenisnya), arsip (kepegawaian, keuangan, perlengkapan, dan sejenisnya). Kegunaan penggolongan ini adalah untuk mem-permudah dalam penemuan kembali yang dilengkapi pula dengan kode dan indeks. Kode merupakan tanda sebagai ganti pokok masalah, sedangkan indeks adalah tanda pengenal berkas. Tunjuk silang digunakan apabila terdapat istilah yang berbeda, tetapi mempunyai arti yang sama, sedangkan kegunaan indeks relatif/kaitan adalah untuk memudahkan mencari kode klasifikasi karena disusun secara abjad.

2: Kegunaan Klasifikasi dan Kelengkapannya

Kegunaan klasifikasi dalam kearsipan adalah untuk memudahkan dalam penemuan kembali arsip bila sewaktu-waktu diperlukan. Untuk lebih mempercepat dalam penemuan kembali tersebut, klasifikasi harus dilengkapi pula dengan berikut ini.

1. Kode.

2. Indeks.

3. Tunjuk Silang.

4. Indeks Relatif.

3: Pengenalan Bagan Klasifikasi

Skema atau bagan klasifikasi terdapat bermacam-macam versi dengan kode yang berbeda. Ada yang menggunakan kode angka desimal atau persepuluhan (DDC/Dewey Desimal Classification) yang terdiri dari 10 subjek mulai 000, 100, sampai dengan 900 yang diterapkan di jajaran Departemen Dalam Negeri, provinsi, kabupaten/kota sampai kelurahan. Namun, ada yang menggunakan kode angka urut mulai 00, 01, 02 sampai tidak terbatas seperti Departemen Pertahanan dan Keamanan sampai 28 subjek. Pada umumnya menggunakan kode alpha numeric atau gabungan huruf dan angka seperti KP- sebagai pokok masalah Kepegawaian sedangkan submasalah menggunakan angka, misalnya KP 00 submasalah Analisa Kebutuhan Pegawai. KU sebagai pokok masalah Keuangan, sedangkan untuk submasalah menggunakan angka misalnya KU 00 submasalah Penyusunan Anggaran.

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Dipobharoto, MA.(1973). Diktat Manajemen Kearsipan. Jakarta: STIA-LAN.

Martono, Budi, Drs. (1992). Penataan Bekas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

________________. (1982).Petunjuk Penataan Berkas. Jakarta: Arsip Nasional RI.

________________. (1999). Sistem Pemberkasan. Jakarta.

________________. (2000). Manajemen Arsip Aktif. Jakarta.

Jenis-jenis Klasifikasi

1: Klasifikasi Fasilitatif

Klasifikasi arsip dapat dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu klasifikasi fasilitatif dan klasifikasi substantif. Klasifikasi fasilitatif yang mencerminkan tugas-tugas penunjang organisasi, contohnya:

1. Kepegawaian

2. Keuangan

2: Klasifikasi Substantif

Klasifikasi substantif adalah klasifikasi yang mencerminkan tugas-tugas operasional atau pokok organisasi. Kegiatan ini pasti berbeda pada setiap organisasi karena tugas pokok dan fungsinya tidak sama seperti: Departemen Agama tugas pokoknya mengurusi masalah haji, perkawinan, dan sejenisnya. Departemen Pekerjaan Umum mengurusi masalah jalan, jembatan dan sejenisnya. Departemen Sosial mengurusi masalah-masalah sosial, seperti bantuan sosial, rehabilitasi sosial, dan sejenisnya.

3: Peralatan Pemberkasan dan Cara Menggunakan Pemberkasan yang berdasarkan subjek dapat diterapkan apabila memiliki dua perangkat, yaitu sebagai berikut.

1. Perangkat Lunak

1. Kode klasifikasi

2. Indeks

2. Perangkat Keras

1. Filing cabinet

2. Guide/Sekat yang terdiri dari:

1. Guide/Sekat I (Primer).

2. Guide/Sekat II (Sekunder).

3. Guide/Sekat III (Tersier).

3. Folder

Daftar Pustaka

Amsyah, Zulkifli. (1990). Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia.

Arsip Nasional RI. (1999). Sistem Pemberkasan. Jakarta.

Dipobharoto,MA. (1973).Diktat Manajemen Kearsipan. Jakarta: STIA-LAN.

Martono, Budi, Drs. (1992). Penataan Bekas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Pedoman Kearsipan Departemen Dalam Negeri.(1980). Jakarta.

________________ . (1991). Departemen Sosial. Jakarta.

______________. (2000). Manajemen Arsip Aktif. Jakarta.

________________ . (1991). Perum Perhutani. Jakarta.

Kode Klasifikasi dan Penerapannya

1: Unsur Kode Klasifikasi

Kode berfungsi sebagai alat untuk membantu dalam menghubungkan urutan masalah dalam skema klasifikasi. Arsip yang akan disimpan jika telah diketahui golongannya berarti telah diketahui tempat penyimpanannya. Unsur kode adalah huruf dan angka. Dalam penggunaan unsur kode, perlu memperhatikan banyak atau sedikitnya penggolongan beserta rinciannya. Dengan demikian tidak semua skema klasifikasi dapat menggunakan unsur angka, huruf atau abjad.

2: Kode pada Klasifikasi Fungsional

Skema klasifikasi fungsional dalam pengkodeannya menerapkan sistem alpha numeric. Sistem ini merupakan penggabungan antara unsur angka dan huruf. Huruf untuk kode pokok masalah, sedangkan angka untuk dari sekunder sampai dengan tersier. Huruf bukan merupakan singkatan tetapi inisial yang diambil dari judul pokok masalah. Kode merupakan inisial, dan digunakan secara seragam untuk seluruh organisasi.

Kegiatan Belajar 3: Hubungan Indeks dan Klasifikasi

Hubungan antara skema klasifikasi dan indeks sangat erat sekali pada hampir semua pelaksanaan filing. Filing tanpa kode klasifikasi tidak dapat memenuhi tujuan filing; demikian pula sebaliknya. Akan tetapi, ada beberapa pengecualian karena ada beberapa arsip hasil suatu kegiatan tidak menggunakan klasifikasi untuk filing-nya, seperti arsip personal, arsip pasien/rekam medis. Sebaliknya, semua sistem filing apa pun jenis arsip yang akan disimpan memerlukan indeks.

Daftar Pustaka

Bennick, Ann, CRM, Dr. (____). Active Filing for Paper Records. USA: ARMA International Inc.

Dipobharoto, RS, M.A. (1973). Tata Kearsipan Sistem Modern. Jakarta: Lembaga Administrasi Negara.

Martono, Boedi, Drs. (1997). Arsip Korespondensi, Penciptaan, dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Martono, Boedi, Drs. (1992). Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Penyusunan Skema Klasifikasi Arsip

1: Penyimpanan Arsip

Skema klasifikasi arsip disusun atas dasar fungsi/kegiatan organisasi baik yang substantif maupun fasilitatif, agar arsip dapat terorganisir secara logis dan sistematis. Dengan demikian, arsip dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Prinsip klasifikasi mengarah kepada pengelompokan arsip ke dalam unit-unit kecil. Dari unit-unit kecil dikelompokkan ke dalam golongan yang lebih besar. Unit-unit yang memiliki sifat sama digolongkan ke dalam suatu golongan tertentu sehingga membentuk suatu pengertian yang lengkap.

2: Klasifikasi Fungsional

Klasifikasi fungsional merupakan klasifikasi arsip yang disusun atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Klasifikasi arsip ini yang membedakan dengan klasifikasi yang diterapkan pada bahan pustaka. Penggolongan arsip tidak dibatasi jumlah penggolongannya, tetapi disesuaikan dengan masalah-masalah yang ada yang ditimbulkan dari banyaknya kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi.

Sebagaimana telah dikemukakan bahwa klasifikasi arsip disusun secara berjenjang dari pokok masalah (primer) sampai pada submasalah (sekunder) dan sub-sub masalah (tersier). Rincian pada klasifikasi dibatasi sampai pada rincian ketiga.

3: Prosedur Penyusunan Klasifikasi

Agar arsip dapat diklasifikasikan secara tepat, maka perlu diperhatikan syarat-syarat dalam penyusunan skema klasifikasi arsip terutama dalam pembentukan golongan/kelas. Penggolongan dilakukan atas dasar fungsi dan kegiatan organisasi. Prosedur penyusunan klasifikasi arsip fasilitatif dan substantif tidak berbeda. Hanya untuk mewujudkan dalam skema klasifikasi keduanya dibedakan untuk memudahkan dalam penggunaannya.

Daftar Pustaka

Dipobharoto RS, M.A. (1973). Tata Kearsipan Sistem Modern. Jakarta: LAN.

Martono, Boedi, Drs. (1992). Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Schellenberg, TR. (1977). Modern Archives, Principles and Technique. USA: The University of Chicago Press.

_____________. (1977). Arsip Korespondensi, Penciptaan dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Indeks Relatif dan Daftar Indeks

1: Pengelolaan Manajemen Kearsipan

Dalam pengelolaan kearsipan, salah satu dari sekian banyak kepentingan adalah bagaimana mengatur arsip agar cepat melayani pekerjaan. Untuk keperluan tersebut harus didukung adanya skema klasifikasi. Untuk memudahkan penggunaannya, skema klasifikasi harus dilengkapi dengan indeks relatif. Indeks relatif disusun atas subjek-subjek yang tertuang di dalam skema klasifikasi. Skema klasifikasi disusun oleh seseorang yang memiliki pengetahuan organisasi dan tata.

2: Penyusunan Indeks Relatif

Indeks relatif merupakan subsistem dari skema klasifikasi arsip. Fungsinya untuk memudahkan dalam pencarian golongan subjek saat melakukan penataan arsip/ filing. Dengan ditemukan golongan beserta kodenya akan menuntun ke tempat penyimpanan arsip yang benar. Dengan demikian, akan memudahkan pula dalam penemuan kembalinya. Indeks relatif berbeda dengan daftar indeks. Indeks relatif disusun dari skema klasifikasi, sedangkan daftar indeks disusun dari indeks file/ berkas.

3: Penggunaan Indeks Relatif

Penyusunan skema klasifikasi yang tepat dan kemudian dituangkan dalam bentuk indeks relatif sangat menunjang dalam pengaturan arsip. Selanjutnya dengan dilengkapi daftar indeks akan menjamin kemudahan dalam kegiatan filing dan penemuan kembali

Daftar Pustaka

Bennick, Ann, CRM, DR. (1989).Active Filing For Paper Records. USA: ARMA International Inc.

Dipobharoto, RS, MA. (1973). Tata Kearsipan Sistem Modern. Jakarta: LAN.

Martono, Boedi, Drs. (1997). Arsip Korespondensi, Penciptaan, dan Penyimpanan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Skema Klasifikasi Lembaga Pemerintah dan Lembaga Swasta

1: Prinsip-prinsip Penyusunan Klasifikasi

Skema klasifikasi organisasi pemerintah yang dalam hal ini diwakili oleh Departemen sebagai pokok bahasannya, subjek yang bersifat substantif lebih luas dan kompleks. Hal ini disebabkan karena rentang kendali kegiatannya lebih luas jika dibandingkan dengan persero. Tetapi pada prinsipnya prosedur penyusunannya sama (tidak ada bedanya satu sama lain), baik untuk organisasi besar ataupun kecil. Untuk skema klasifikasi fasilitatif baik pada organisasi pemerintah ataupun swasta tampak adanya kemiripan subjek

2 : Klasifikasi Organisasi Pemerintah

Skema klasifikasi di lingkungan lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah pada dasarnya sama atau tidak ada perbedaannya; artinya bentuk dan teknik penyusunannya sama. Hanya klasifikasi substantif masing-masing memiliki subjek yang berbeda. Hal ini disebabkan tugas pokok yang diemban setiap lembaga/badan berbeda, kecuali bagi arsip yang bersifat fasilitatif. Dari contoh dengan bahasan klasifikasi pada Departemen Agama dan BPKP memberi pemahaman tentang hubungan antara tugas pokok dan fungsi dengan kegiatan dengan klasifikasi.

3: Klasifikasi Organisasi Swasta

Skema klasifikasi untuk lingkup lembaga swasta atau lembaga pemerintah tidak ada perbedaan yang mendasar. Fungsi klasifikasi untuk kepentingan filing dan retrieval di semua organisasi sama, demikian halnya dengan metode dalam penyusunannya sama atau tidak ada perbedaan.

Daftar Pustaka

Badan Pengawas Keuangan. (1997). Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis. Jakarta.

Bursa Efek Jakarta, PT. (1996). Manajemen Kearsipan. Jakarta.

Direktorat Jenderal Bimbingan Masyarakat Islam dan Urusan Haji. (1982). Petunjuk Pelaksanaan Kearsipan. Jakarta: Departemen Agama RI.

Garam,PT. (1995). Pola klasifikasi Arsip PT Garam. Kalianget.

International Nickel Indonesia, PT. (____). Klasifikasi Arsip. Soroako.

Kansil,C.S.T, Drs, SH. (____). Kabinet dan Departemen di Indonesia. Jakarta: IND-HILL-Co.

Sosial, Departemen RI. (1990). Petunjuk Pelaksanaan Tata Kearsipan Dinamis. Jakarta: Departemen Sosial RI.

Skema Klasifikasi Perbankan dan Perguruan Tinggi

1: Klasifikasi Perbankan dan Perguruan Tinggi

Dalam penyusunan klasifikasi fasilitatif antara Perbankan dan Perguruan Tinggi tidak terdapat perbedaan yang berarti. Mengapa? Sebab kegiatan penunjang, seperti: perlengkapan, kehumasan, keuangan, kepegawaian, dan sejenisnya pasti ada di instansi tersebut. Hal yang membedakan adalah kegiatan substantif, seperti kegiatan perkreditan, deposito, dan pendanaan yang merupakan tugas pokok Perbankan; sedangkan Perguruan Tinggi tugas pokoknya, meliputi pendidikan dan pengajaran, kemahasiswaan, dan pengabdian masyarakat.

2: Klasifikasi Perbankan

Klasifikasi substantif Perbankan berbeda dengan Perguruan Tinggi karena tugas pokok dan fungsinya berbeda. Sesuai dengan tugas dan fungsinya di bidang Perbankan, klasifikasi substantifnya terdiri dari:

1. KR - PERKREDITAN

2. ML - PENYERTAAN MODAL DAN LEASING

3. DA - PENDANAAN

4. dan sebagainya

3: Klasifikasi Perguruan Tinggi

Klasifikasi substantif Perguruan Tinggi berbeda dengan Perbankan atau Departemen karena tugas pokok dan fungsi masing-masing instansi/organisasi berbeda. Sesuai dengan tugas dan fungsinya, di bidang pendidikan dan pengajaran bagi para mahasiswa, klasifikasi substantif Perguruan Tinggi terdiri dari:

1. PP - PENDIDIKAN DAN PENGAJARAN

2. MH - KEMAHASISWAAN

3. PM - PENELITIAN DAN PENGABDIAN MASYARAKAT

Daftar Pustaka

Arsip Nasional RI. (1999). Sistem Pemberkasan. Jakarta.

Bank X. (2001). Pola Klasifikasi.

Dipobharoto, M.A. (1973). Diktat Manajemen Kearsipan. Jakarta: STIA-LAN.

Martono, Budi, Drs. (1992). Penataan Bekas dalam Manajemen Kearsipan. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Universitas Indonesia. (2005). Pola Klasifikasi. Jakarta.

______________ . (2000). Manajemen Arsip Aktif. Jakarta.

Terima KAsih telah mengunjungi dan Membaca.
Baca juga Artikel Lainnya ya.....