Istilah-Istilah Dalam Kearsipan

1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi.

2.Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.

3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman film.

4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.

5. Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat, seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, surat masuk, surat keluar,kode dan catatan.

6. Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang kegiatan sehari-hari.

7. Kartografi adalah ilmu yang mempelajari peta atau globe.

8. Undang-Undang adalah suatu peraturan yang mengatur tentang berbagai hal yang ada di Indonesia termasuk dalam hal kearsipan.

9. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.

10. Kertas merupakan bahan arsip yang banyak digunakan.

11. Tata Naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik manajemen kearsipan pada surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata laku serta menjadi pedoman dalam komunikasi.

12. Dokumen adalah sejumlah kertas yang isinya memiliki nilai kesejarahan yang disimpan menjadi satu.

13. Microfilm adalah salah satu media untuk penyimpanan.

14. JRA (Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

15. Arsip Elektronik adalah media penyimpanan dan pengelolaan arsip seiring dengan kemajuan teknologi.

16. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

18. Record Centre adalah pusat penyimpanan semua arsip.

19. Tua biasanya mengacu pada hal yang telah berumur/lampau

20. Undang-Undang no. 43 Tahun 2009 adalah undang-undang yang mengatur tentang kearsipan

21. Sistem Agenda adalah penataan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda

22. Administrasi adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi

23. Arsip Daerah adalah lembaga kearsipan yang berada di daerah tingkat I

24. Surat Dinas adalah surat yang dibuat oleh/untuk suatu instansi yang erat hubungannya dengan kegiatan instansi/organisasi.

25. Laporan adalah tulisan yang dimuat dalam satu buku atau dijilid. Di dalam laporan memuat hasil dari kegiatan tersebut. Laporan biasanya dibuat ketika kegiatan tersebut telah berakhir dan untuk mempertanggungjawabkan kegiatan itu laporan harus dibuat secara terperinci dengan memasukkan didalamnya seluruh perencanaan, proses, dan evaluasi kegiatan tersebut. Laporan berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai hasil dari rekaman kegiatan yang isi di dalam laporan dapat dipertanggungjwabkan sesuai kenyataan kegiatan tersebut dan akhirnya laporan tersebut mempunyai informasi dari kegiatan tersebut.

26. Alat Pertanggungjawaban Seperti Laporan, kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai fungsi dari arsip sebagai pertanggungjawaban di masyarakat. Di dalam organisasi arsip memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

27. Sistem Kaulbach adalah sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan kartu, dalam sistem ini pengelompokan arsipnya di dasarkan pada (klasifikasi).

28. Arsip Vital adalah arsip utama, arsip ini mempunyai nilai sifat kepentingan yang tinggi bagi organisasi tersebut, arsip vital seperti akta pendirian organisasi, ijasah, buku induk pegawai, dan sertifikat tanah/bangunan.

29. Memorandum berkaitan dengan arsip adalah sebagai penyimpanan. Arsip memiliki memori yang terekam didalamnya sesuai nilai kegunaannya. Memorandum sering dikaitkan dengan nilai sejarah seperti arsip supersemar dan arsip laporan tahunan organisasi.

30. Manajemen adalah proses kegiatan yang khas meliputi tindakan perencanaan, pengorganisasian dan pengevaluasian untuk mendapatkan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan SDM dan sumber daya lainnya. Manajemen berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai tindakan untuk mengurusi arsip sesuai dengan tujuannya untuk melestarikan dan menemukan kembali dengan cepat.

31. Dokumentasi adalah kegiatan untuk pendokumenan dengan meliputi tulisan, foto, laporan, dan beberapa kegiatan lainnya dengan cara merekam setiap tindakan organisasi tersebut. Kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai teknik permulaan untuk mendapatkan arsip yang bagus, seperti halnya foto yang bagus dapat diarsipkan dan untuk mendapatkan foto yang bagus harus dengan cara menguasai ilmu dokumentasi yang mahir dengan konsen ke ilmu fotografi.

32. Arsip Dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut.

33. Records adalahsebutan untuk arsip dinamis dalam bahasa inggris

34. Landsarchief adalah nama kantor arsip negara di Indonesia pada masa pendudukan Belanda.
35. Landsarchivaris adalah sebutan bagi orang yang mengurus arsip di kantor arsip negara di Indonesia pada masa pendudukan Belanda.

36. Arsip Bentuk Khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media kertas/ tekstual.

37. BPAD adalah Kantor arsip tingkat provinsi yang menyuguhkan informasi mengenai arsip, perundangan, dan koleksi buku.

38. Roll O’ Pack:   media simpan arsipberupa lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem sehingga memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruangan.

Tambahan:

1. Sistem Agenda adalah suatu sistem dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

2. Sistem Pola Baru Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan oleh ANRI bersama LAN. Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, sistem subyek, dari sistem nomor dan sistem kronologis.

3. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan.

4. Surat Tugas adalah surat pemberitahuan untuk yang bersangkutan agar melaksanakan tugas sesuai isi surat tersebut. Surat tugas ini bersifat dari atasan ke bawahan.

5. CABINET NG adalah salah satu aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.

6. Sentralisasi adalah pemusatan, namun yang berkaitan dengan kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi secara terpusat,l atau dengan kata lain pengelolaan arsip dilakukan dalam satu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.

7. Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, hasil print komputer.

8. Arsip Bernilai Hukum adalah arsip yang didalamnya berkaitan/bernilai dengan hukum, seperti akte pendirian organisasi, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan peradilan.

9. Tata Kearsipan Otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Tujuan otomatisasi ini adalah untuk pemanfaatan yang seefisien mungkin atas tenaga kerja, uang, material, waktu, dan mesin demi tercapainya tujuan yang sudah ditentukan.

10. Manajemen Organisasi adalah beberapa orang yang ikut dalam organisasi dan menempati bagian dan tanggungjawab masing-masing sesuai kemampuan bidangnya. Bagan manajemen organisasi dapat berbentuk vertikal dan divisional, matriks, tim, dan jaringan. Keseluruhan bagan berpusat satu kepada pimpinan dan informasi yang di dapat dari bawahan dan dikumpulkan untuk pengambilan keputusan pimpinan.

11. SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.

12. JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

13. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

14. SKN (Sistem Kearsipan Nasional) adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsure lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

15. DPA (Daftar Pencarian Arsip) adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

16. Surat Rahasia adalah surat yang isi informasinya erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

17. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis untuk pembuktian hitam diatas putih.

18. Sejarah maksudnya adalah arsip dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa dari masa lampau.

19. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

20. Rotary adalah alat semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat dari logam atau besi dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi.

22. Guide adalah merupakan penunjuk tempat berkas-berkas disimpan dan berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.

23. Kode Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dari klasifikasi arsip.