DASAR TEORI POKOK-POKOK PRESERVASI ARSIP

Preservasi arsip secara garis besar terdiri dari 3 kegiatan, yaitu:

1.     Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, serta suhu dan kelembaban ruang penyimpanan.

2.      Restorasi arsip

Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat  pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya.

3.      Reproduksi arsip

Yang termasuk kegiatan reproduksi adalah fotocopy, pembuatan foto, microfilm, compact disc/CD, video compact disc/VCD, digital video disc/DVD, hasil scanning dan semua jenis kegiatan berkaitan dengan proses penggandaan arsip. Reproduksi arsip bertujuan untuk melestarikan informasi yang terkandung dalam suatu media arsip.

A.     TUJUAN DAN PRINSIP-PRINSIP PRESERVASI

Tujuan preservasi adalah untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:

1.   Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.

2.   Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen.

3.   Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.

4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil.

5.   Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

  

B.     SARANA DAN PRASARANA PRESERVASI

Untuk pencapaian tujuan preservasi perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana preservasi antara lain:

1.   Tersedianya gedung dan ruang penyimpanan arsip yang representative.

2.   Tersedianya pedoman dan standar preservasi.

3.   Tersedianya laboratorium.

4.   Tersedianya peralatan dan alih media.

5. Tersedianya rak arsip, lemari arsip, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, trolly, leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing, computer, dan scanner, dan sebagainya.

6.     Tersedianya wadah penyimpanan arsip (boks, can, dan amplop).

  

C.    PROSES PRESERVASI ARSIP TEKSTUAL

Seperti yang telah dijabarkan di atas bahwa secara garis besar preservasi dibagi menjadi 3 kegiatan yaitu pemeliharaan arsip, restorasi arsip, dan reproduksi arsip. Maka proses preservasi arsip terdiri dari:

 

1.     Persiapan

Persiapan merupakan tahap awal yang dilakukan sebelum arsip statis hasil akuisisi disimpan sebagai memori kolektif suatu lembaga kearsipan dan siap dimanfaatkan oleh pengguna arsip. Persiapan memiliki beberapa tahap, yaitu:

a.       Penempatan arsip hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari berbagai faktor perusak.

b.       Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan.

c.       Merawat atau merestorasi arsip yang rusak.

2.       Pemeliharaan Arsip Statis

Ada beberapa kegiatan dalam Pemeliharaan Arsip Statis, yaitu:

a.   Menata arsip sesuai dengan grup arsip. Pada arsip tekstual misalnya dengan pola klasifikasi.

b.    Menyimpan dan menata arsip sesuai dengan format dan media arsip Dalam hal ini, arsip tekstual jangan dicampur dengan arsip dengan media yang berbeda.

c.       Mengatur kestabilan suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip.

d.       Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara regular.

e.       Menindaklanjuti hasil temuan control terhadap lingkungan dan fisik arsip.

3.       Perawatan atau Restorasi arsip

Kegiatan yang dilakukan dalam melakukan Perawatan atau restorasi arsip, adalah:

a.       Mendaftarkan arsip yang akan direstorasi.

b.     Mencatat jenis, metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernah dilakukan terhadap arsip yang bersangkutan.

c.      Melaksanakan perawatan atau restorasi arsip.

d.     Pemeriksaan ulang dan control restorasi, khususnya terhadap arsip media baru.

  

D.    REPRODUKSI

Arsip tekstual yang bermedia kertas suatu saat tentu akan mengalami kerusakan. Arsip penting dilihat tidak hanya dari segi fisiknya saja tetapi nilai informasinya. Bagaimana apabila suatu arsip rusak dan nilai informasinya menjadi hilang? Tentu akan menimbulkan kerugian yang sangat besar. Untuk itu untuk melestarikan arsip agar tahan lama dan nilai informasinya tetap ada adalah dengan cara reproduksi. Reproduksi arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu mengkopi dan alih media. Mengkopi adalah kegiatan menggandakan arsip dengan format hasil penggandaan yang sama dengan format aslinya. Sedangkan alih media adalah kegiatan menggandakan arsip, tetapi format hasil penggandaannya berbeda dengan format aslinya. Misalnya adalah format asli kertas dialihmediakan ke bentuk microfilm atau digital. Selain daripada itu, tujuan reproduksi adalah:

Ø  Mengawetkan dan memaksimal gambar dan suara dalam keadaan stabil untuk waktu yang lama.

Ø    Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi informasi jika bahan aslinya hilang atau rusak.

Ø  Menetapkan referensi dan duplikasi dalam membuat akses pada isi arsip sehingga bahan aslinya tidak digunakan.