Apakah Life Cyle of Records dapat disebut sebagai suatu sistem? Jelaskan!
Suatu sistem biasanya terdiri dari subsistem-subsistem yang saling bersinergi. Life Cyle of Records atau daur hidup arsip dapat disebut sistem karena dia memiliki subsistem yang diantaranya adalah penciptaan-penggunaan-pengurusan dan pengendalian-penyusutan-pemusnahan-penyimpanan di unit kearsipan-peneyerahan ke ANRI/Arsip di Daerah.
Arsip dibagi menjadi 3 tahap hidup, yaitu: 1. Arsip aktif, 2. Arsip inaktif, 3. Arsip statis. Berikut gambar menegnainya dan penjelasannya:
Keterangan Gambar:
- Nomor 1-3 adalah lingkup dari Arsip aktif
1. Tahap penciptaan arsip, merupakan tahap awal dari proses terbentuknya arsip. Tahap ini berupa konsep, daftar, formulir, dsb.
2. Tahap dimana surat masuk/keluar diurus secara sistem yang kearsipan yang diterapkan di kantor tersebut, biasanya sistem kartu kendali atau buku agenda.
3. Penggunaan disini adalah surat tersebut digunakan oleh penggunanya dalam berprises untuk menunjang kegiatan administrasi yang ada, lalu setelah itu surat dapat diindeks dan diklasifikasikan kemudian disimpan berdasarkan sistem yang dipakai.
- Nomor 4-5 merupakan bagian dari Arsip Inaktif
4. Tahap penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip yang sudah inaktif, berarti di tahap ini ada perubahan sifat arsip yang tadinya aktif ke inaktif, juga susutannya mengurangi nilai aktif itu sendiri.
5. Tahap pemusnahan adalah tahap arsip mengalami kehilangan jati dirinya namun ada juga arsip yang tidak musnah, arsip yang musnah adalah arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi. Arsip dimusnahkan oleh unit kearsipan atau lembaga-lembaga Negara juga swasta dengan metode-metode yang sesuai dengan peraturan yang berlaku.
6. Tahap penyimpanan adalah tahap menyimpan arsip oleh unit kearsipan, namun arsip yang disimpan adalah arsip yang telah menurun nilai gunanya. Sebelum ke tahap ini arsip mempunyai JRA yang dipergunakan untuk tingkat nilai gunanya.
7. Tahap penyerahan ke ANRI/Arsip di daerah. Tahap ini diperuntukkan kepada arsip statis, artinya arsip yang mempunyai nilai abadi dan mengandung nilai sejarah yang kuat serta jika arsip ini hilang maka akan hilang salah satu bagian dari yang mempunyai arsip tersebut. Dengan kata lain kenangan yang ada saat pengolah memproses arsip itu menjadi hilang tanpa bekas.
*Kesimpulan: Tahap-tahap diatas merupakan subsistem hidup arsip dan bersinergi padu menjadi sistem daur hidup arsip yang utuh, semuanya saling berkesinambungan dan melengkapi serta patut ada, tidak mungkin salah satu dari subsistem itu tidak ada atau tidak melengkapi.
Daftar Pustaka
Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Cetakan ke-IV. Bandung: Mandar Maju.
Sumber internet
http://www.pws.gov.nt.ca/pdf/recordsManagement/bulletins/PDFBulletin_06.pdf
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
komentari ya.....