Sistem Kearsipan di Indonesia

Jelaskan apa yang Anda pahami tentang sistem kearsipan di Indonesia?

         Kata sistem dalam lingkup kearsipan biasanya meliputi penggolongan, penyusunan, peralatan yang digunakan serta metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat. Sistem kearsipan juga terdiri dari rangkaian subsistem tersebut guna memperoleh satu tujuan dari sistem kearsipan tersebut.

           Prinsipnya dalam pengelolaan arsip yang baik adalah cepat ditemukan, hemat, sederhana, bermakna dan efisien. Lalu bagaimana sistem kearsipan di Indonesia? Sistem kearsipan di Indonesia yang saya ketahui dan dipergunakan sekarang adalah sistem kartu kendali. Sistem ini melengkapi atau penyempurnaan dari sistem terdahulu, berikut sistem terdahulunya sistem verbal, sistem agenda, sistem kaulbach, sistem tata naskah.

- Sistem kartu kendali/sistem kearsipan pola baru meliputi dari penanganan surat masuk dan keluar yang terdiri dari penerimaan, pencatatan, pengarahan, pendistribusian, pemprosesan lebih lanjut dan pengiriman surat keluar, lalu kode klasifikasi, indeks, tunjuk silang, penataan berkas, penemuan kembali arsip, dan penyusutan arsip.

        Sistem kartu kendali mempergunakan kartu kendali yang berisi kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan keluar serta mengendalikan surat tersebut. Kolom-kolom tersebut terdiri dari A. Kolom indeks, B. Kolom tanggal, nomor urut, dan huruf M/K yang berarti masuk atau keluar, C. Kolom kode, D. Kolom isi ringkas, E. Kolom lampiran, F. Kolom dari, G. Kolom kepada, H. Kolom tanggal, I. Kolom nomor surat, J. Kolom pengolah, K. Kolom paraf, L. Kolom catatan.

          Sarana-sarana dalam sistem kearsipan pola baru antara lain meliputi; kartu kendali, lembar pengantar, lembar disposisi, dan pola klasifikasi.

- Sistem buku agenda dipergunakan oleh kantor yang belum menerapkan sistem kartu kendali. Pada pencatatan surat masuk dan keluarnya dapat dipisahkan dengan mempergunakan buku agenda surat masuk dan keluar.

* Perbedaan antara buku agenda dan kartu kendali terletak di penyusunannya lebih lanjut, kartu kendali mudah sedangkan buku agenda sulit, kemudian indeks agenda sulit ditemukan dan kartu kendali mudah, kemudian pengaturan arsip dengan peralatan sulit diterapkan sedangkan kartu kendali mudah dan sesuai dengan penggunannya.

         Sistem - sistem tersebut dipergunakan untuk mempermudah dalam menggunakannya dan dengan prinsip efisiensi, semua itu selalu mendukung dari penciptaanya hingga ke penyusutannya.

* Sistem kearsipan di Indonesia banyak yang menggunakan konsep kombinasi dari desentralisasi dan sentralisasi arsip. Penjelasan sistem ini dilihat dari penggorganisasian arsip melalui unit-unit yang ada. Di Indonesia rata-rata kantor mempergunakan cara ini (kombinasi keduanya), desentralisasi digunakan ketika arsip itu masih aktif (di central file) dan dipergunakan oleh bidangnya dan jika sudah inaktif maka akan dipindah ke sentralisasi atau unit kearsipan di kantor tersebut (di records center).

Daftar Pustaka

Sugiarto, Agus dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern dari Konvensional ke Basis Komputer. Yogyakarta: Gava Media.

Sumber Internet

http://arsip.ugm.ac.id/buletindetil.php?id=42

Terima Kasih.
Kritik dan Saran Tersedia.