Pengertian dan Macam Arsip Bentuk Khusus

Arsip Bentuk Khusus

Pengertian arsip sendiri dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam Undang-undang tersebut dikatakan bahwa arsip terdiri dari berbagai bentuk dan media, namun media yang paling umum adalah arsip tekstual tercetak yang berupa atau dalam bentuk kertas. Arsip bermedia kertas ini sering disebut sebagai arsip konvensional atau tekstual  dan dengan seiring perkembangan tekhnologi keaarah globalisasi berdampak terhadap aspek kehidupan manusia dalam bidang administrasi yang menuntut profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktivitas organisasi dan tetntu menjadi tantangan bagi para pengelola arsip. Atas hal tersebut selanjutnya ahli di bidang kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk formatnya, menjadi 2 yaitu :

1.   Media konvensional yaitu media yang sudah biasa dipergunakan seperti media kertas dikenal dengan sebagai human readable.

2    Media baru( arsip tekhnologi maju/ machine readable ), arsip media baru juga dikenal sebagai arsip non kertas menurut buku Keeping Archives karya Yudith Elis yang dimaksud dengan arsip bentuk khusus yaitu arsip bentuk media dan cirri catatan informasinya memiliki karateristik bersifat khusus, arsip bentuk khusus biasanya merupakan related document atau dokumen terkait namun kadang juga sebagai lampuiran serta tidak menutup kemungkinan arsip bentuk khusus tersebut berdiri sendiri.

Ada beberapa hal yang menyebabkan terciptanya arsip bentuk khusus yaitu adanya kemajuan tekhnologi, pengellolaan kedua bentuk arsip berbeda, adanya arsip yang saling berkaitan, karateristik arsip yang beerbeda, dalam setiap transaksi organisasi menghasilkan arsip yang memiliki karateristik yang berbeda beda sesuai dengan fungsi masing masing organisasi. Ada beberapa macam arsip bentuk khusus yaitu  :

a.      Arsip audio visual

Arsip audio visual terdiri dari :

-        Moving image atau arisp gambar bergerak, misalnya : film, video

-          Still image atau arsip gambar diam, misalnya : foto, slide

-       Sound recording atau arsip rekaman suara yaitu arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.

b.      Arsip kartografi dan kearsitekturan

Arsip kartografi atau peta medianya berupan kertas namun arsip kartografi ini dikategorikan sebagai arsip bentuk khusus, karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan arsip tekstual yaitu informasinya dalam bentuk symbol-simbol, gambar. Arsip ini kadang berukuran besar mulai dari A3 sampai A0 tergantung dari besar skala.

c.       Arsip Publikasi

Arsip publikasi misalnya kertas sheet atau stensil yang digunakan untuk menggadakan materi publikasi.

d.     Arsip ephemera

Arsip ephemera merupakan  dokumen informal yang mempunyai nilai tidak berjangka panjang atau sesaat, kadang dianggap barang rongsokan atau dilestarikan sebagai specimen atau contoh misalnya vandal, emblem, tiket, kartu ucapan. Arsip ephemera termasuk dalam arsip kelas 4 apabila ada kaitannya dengan file.

e.      Arsip karya seni

Dokumen seni yang kehadirannya terkait dengan file, sebagai hasil aktivitas organisasi atau berdiri sendiri sebagai master.

f.        Arsip elektronik

Dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh computer, misalnya e-mail, disket.

g.      Arsip bentuk mikro

Sebagai salah satu kebutuhan untuk penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam rangka layanan jasa informasi. Disamping itu untuk nmenyelamatkan informasi arsip.

Untuk membaca isi informasi yang ada dalam arsip mikro ini diperlukan alat yang disebut microreader. Arsip bentuk mikro terdiri dari microfilm dan microfiche.