Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979
Tentang
Penyusutan Arsip
BAB
I, Ketentuan Umum
Pasal
1
Dalam
Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan:
1.
Arsip adalah naskah-naskah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.
2.
Arsip dinamis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.
3.
Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan
terus-menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.
4.
Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang
frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah
menurun.
5.
Arsip statis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.
6.
Unit Kearsipan adalah unit organisasi sebagaimana disebut dalam Pasal
8 (1) Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.
Pasal
2
Penyusutan
arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a.
Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam
lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan
masing-masing;
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
c.
Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Pasal
3
Pengelolaan
arsip inaktif pada Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan merupakan
bagian tugas dari Unit Kearsipan pada Lembaga Negara dan Badan
Pemerintahan yang bersangkutan.
BAB
II, Jadwal Retensi Arsip
Pasal 4
(1)
Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan
dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip.
(2)
Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk
dalam menentukan nilai guna arsip.
(3)
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing
wajib
memiliki
Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya
jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai
kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.
Pasal
5
(1)
Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (3)
ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala
Arsip Nasional.
(2)
Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan atau arsip kepegawaian
terlebih dahulu perlu didengar petimbangan Ketua Badan Pemeriksa
Keuangan dan atau Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara.
(3)
Untuk Jadwal Retensi Arsip pemerintah daerah ditetapkan sesuai dengan
ketentuan ayat (1) dan ayat (2) dengan terlebih dahulu memperhatikan
pendapat Menteri Dalam Negeri.
(4)
Setiap perubahan Jadwal Retensi Arsip ditetapkan sesuai dengan cara
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), dan ayat (3).
BAB
III, Pemindahan Arsip
Pasal
6
(1)
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan masing-masing
menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit
Kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan
tetap.
(2)
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-masing
Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan.
BAB
IV, Pemusnahan Arsip
Pasal
7
Lembaga-lembaga
Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip
yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu
penyimpanan sebagaimana tercantum dalam dalam Jadwal Retensi Arsip
masing-masing.
Pasal
8
(1)
Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10
(sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh Pimpinanan Lembaga-lembaga
Negara dan Badan-badan Pemerintahan setelah mendengar pertimbangan
Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya
dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan
Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari
Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut
arsip kepegawaian.
(2)
Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputuasan
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) setelah mendapat persetujuan
Kepala Arsip Nasional.
Pasal
9
Pemusnahan
arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenali baik
isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang
hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari
Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan yang
bersangkutan.
Pasal
10
Untuk
melaksanakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari
arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.
BAB
V, Penyerahan Arsip
Pasal
11
Arsip
yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban
Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan
administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu
penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut:
a.
Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional
Pusat;
b.
Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional
Daerah.
Pasal
12
Penyerahan
arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dilakukan sekurang
kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan
dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar
Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.
BAB
VI, Ketentuan Lain-Lain
Pasal
13
(1)
Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang mengetahui
adanya dan atau mengetahui akan dimusnahkannya arsip Badan-badan
Swasta dan atau perorangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b
Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 serta arsip tersebut dianggap
bernilai guna bagi bidang tugasnya masingmasing atau bagi kehidupan
kebangsaan pada umumnya wajib ikut menyelamatkannya dan atau
melaporkan kepada Arsip Nasional.
(2)
Berdasarkan adanya laporan dan atau karena mengetahui sendiri, Arsip
Nasional mengambil tindakan pengamanan atau penyelamatan arsip-arsip
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sesuai dengan ketentuan Pasal 4
ayat (2) Undang-undangn Nomor 7 Tahun 1971.
(3)
Ketentuan-ketentuan dalam Pasal 11 dan Pasal 12 berlaku bagi arsip
sebagaimana dimaksud dalam ayat (1).
Pasal
14
Penyusutan
arsip di lingkungan Departemen Pertahanan Keamanan karena sifat
khusus tugas dan fungsinya, bilamana perlu dapat diatur dalam
ketentuan tersendiri dengan berpedoman pada Peraturan Pemerintah ini.
Pasal
15
Penyusutan
arsip yang dimaksud dalam Peraturan Pemerintah ini dilaksanakan
dengan memperhatikan keamanan dan sifat kerahasiaan sesuatu arsip.
Pasal 16
Semua
pembiayaan sebagai akibat pelaksanaan Peraturan Pemerintah ini
dibebankan pada anggaran belanja masing-masing Lembaga Negara atau
Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.
BAB
VII, Ketentuan Peralihan
Pasal
17
Selama
Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 belum
dimiliki atau telah dimiliki akan tetapi belum mendapatkan
persetujuan Kepala Arsip Nasional, maka Lembaga Negara atau Badan
Pemerintahan:
a.
yang akan melaksanakan pemusnahan arsip wajib mendapat persetujuan
dari Badan-badan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 8;
b.
yang akan menyelenggarakan penyerahan arsip wajib berkonsultasi
dengan Arsip Nasional.
BAB
VIII, Ketentuan Penutup
Pasal
18
Ketentuan
teknis pelaksanaan Peraturan Pemerintah ini, ditetapkan oleh Kepala
Arsip Nasional.
Pasal
19
Hal-hal
yang belum diatur dalam Peraturan Pemerintah ini, ditetapkan lebih
lanjut dengan peraturan tersendiri.
Peraturan
Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Tentang
Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
BAB
I, Ketentuan Umum
Pasal
1
17.
Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar
yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi,
jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan
suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan
yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.
18.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan,
pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip
statis kepada lembaga kearsipan.
20.
Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis
secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan,
penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Pasal
31 Pengelolaan arsip dinamis meliputi
kegiatan:
a. penciptaan arsip;
b. penggunaan arsip;
c. pemeliharaan arsip; dan
d.
penyusutan arsip.
Paragraf
5 Penyusutan Arsip
Pasal
52 Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d,
dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.
Pasal
53
(1)
Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN
dan BUMD wajib memiliki JRA.
(2)
JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan
lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN
dan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.
(3)
Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,
perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan harus memiliki JRA.
(4)
JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh pimpinan
perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan
organisasi kemasyarakatan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI.
Pasal
54
(1)
Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.
(2)
Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga
teknis terkait.
Pasal
55 Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penetapan JRA dan
pedoman retensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 dan Pasal 54
diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.
Pasal
56 Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 meliputi
kegiatan:
a.
pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;
b.
pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai
guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan; dan
c.
penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
Pasal 57
(1) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk
dan media arsip.
(2) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan melalui kegiatan:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
Pasal
58 Pemindahan arsip inaktif di
lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit
kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan
lembaga negara yang bersangkutan.
Pasal
59 Lembaga negara dapat memindahkan
arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit depot
penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI.
Pasal
60 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah
provinsi dilakukan sebagai berikut:
a.
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)
tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan
satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi; dan
b.
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan
kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi ke lembaga kearsipan daerah provinsi.
Pasal
61 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah
kabupaten/kota dilakukan sebagai berikut:
a.
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)
tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan
satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah
kabupaten/kota; dan
b.
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan
kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah
kabupaten/kota ke lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
Pasal
62 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan perguruan tinggi negeri
dilakukan sebagai berikut:
a.
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh)
tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan
satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan
lain; dan
b.
pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10
(sepuluh) tahun dilakukan dari unit kearsipan di lingkungan satuan
kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke
lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Pasal
63
(1)
Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi
tanggung jawab pimpinan unit pengolah.
(2)
Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1)
dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif.
(3)
Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat
(2) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri
daftar arsip yang akan dipindahkan.
(4)
Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan sebagaimana
dimaksud pada ayat (3) ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan
pimpinan unit kearsipan.
Pasal
64 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan BUMN dan BUMD diatur
oleh pimpinan BUMN dan BUMD berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh
Kepala ANRI.
Pasal
65
(1)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf b, menjadi
tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
(2)
Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan
terhadap arsip yang:
a.
tidak memiliki nilai guna;
b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan
JRA;
c.
tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan
d.
tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.
(3)
Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud
pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta
arsip.
Pasal
66 Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:
a.
pembentukan panitia penilai arsip;
b.
penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 57 ayat (2) huruf a;
c.
pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;
d.
penilaian oleh panitia penilai arsip;
e.
permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
f.
penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan
g.
pelaksanaaan pemusnahan:
1.
dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan
tidak dapat dikenali;
2.
disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum
dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan;
dan
3.
disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang
dimusnahkan.
Pasal
67
(1)
Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66
huruf a ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.
(2)
Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas
untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.
(3)
Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:
a.
pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;
b.
pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai
anggota; dan
c.
arsiparis sebagai anggota.
Pasal
68
(1)
Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh
pimpinan lembaga negara setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan lembaga negara.
Pasal 69
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang
memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan
satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari gubernur.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah
provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab
unit kearsipan di satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara
pemerintahan daerah provinsi.
Pasal 70
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan
oleh gubernur setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah
provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab
lembaga kearsipan daerah provinsi.
Pasal 71
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota
yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh
pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari bupati/walikota.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah
kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung
jawab unit kearsipan di satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota
atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota.
Pasal 72
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota
yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun
ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b.
persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah
kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung
jawab lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
Pasal 73
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang
memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan
satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari rektor atau sebutan lain yang sejenis.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi
negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan
kerja dengan sebutan lain yang sejenis.
Pasal 74
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan
oleh rektor atau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi
negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab
lembaga kearsipan perguruan tinggi.
Pasal 75
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki
retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN
atau BUMD setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; dan
b. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.
Pasal 76
(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki
retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh
pimpinan BUMN atau BUMD setelah mendapat:
a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan
b. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.
(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit
kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.
Pasal
77 Ketentuan mengenai pemusnahan arsip
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65, Pasal 66, Pasal 67, Pasal 73,
Pasal 74, Pasal 75, dan Pasal 76 berlaku secara mutatis mutandis bagi
perusahaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai
dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.
Pasal
78
(1)
Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan
oleh pencipta arsip.
(2)
Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:
a.
keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b.
notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c.
surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan
telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d.
surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e.
surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
f.
keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
g.
berita acara pemusnahan arsip; dan
h.
daftar arsip yang dimusnahkan.
(3)
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip
vital.
(4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada
Kepala ANRI.
Pasal 79
(1) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf c, dilakukan
terhadap arsip yang:
a.
memiliki nilai guna kesejarahan;
b.
telah habis retensinya; dan/atau
c.
berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.
(2)
Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib
dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan
tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta.
(3)
Perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran
negara, APBD, dan/atau bantuan luar negeri belum mempunyai lembaga
kearsipan perguruan tinggi wajib menyerahkan arsip statis kepada
lembaga kearsipan daerah.
(4)
Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi
tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.
Pasal
80
(1)
Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga
kearsipan harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan
dapat digunakan.
(2)
Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik maka pencipta
arsip melakukan autentikasi.
(3)
Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi sebagaimana
dimaksud pada ayat (2) lembaga kearsipan berhak untuk menolak
penyerahan arsip statis.
(4)
Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui penciptanya, autentikasi
dilakukan oleh lembaga kearsipan.
Pasal
81
(1)
Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:
a.
penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di
unit kearsipan;
b.
penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;
c.
pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta
arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya
disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip
yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;
d.
verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai
wilayah kewenangannya;
e.
penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip;
dan
f.
pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip
kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan
daftar arsip yang akan diserahkan.
(2) Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan format dan
media arsip yang diserahkan.
(3)
Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip meliputi:
a.
keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b.
notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c.
surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk
diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;
d.
surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;
e.
surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang
diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;
f.
keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
penyerahan arsip statis;
g.
berita acara penyerahan arsip statis; dan
h.
daftar arsip statis yang diserahkan.
(4)
Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) wajib disimpan oleh pencipta
arsip dan lembaga kearsipan serta diperlakukan sebagai arsip vital.
Pasal
82
(1)
Arsip statis lembaga negara tingkat pusat wajib diserahkan kepada
ANRI.
(2)
Arsip statis lembaga negara tingkat pusat di daerah wajib diserahkan
kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.
(3)
Penetapan arsip statis pada lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh pimpinan lembaga negara.
(4)
Pelaksanaan penyerahan arsip statis lembaga negara tingkat pusat
menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara
tingkat pusat.
(5)
Penyerahan arsip statis lembaga negara tingkat pusat di daerah
sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan oleh pimpinan lembaga
negara tingkat pusat di daerah kepada kepala unit depot penyimpanan
arsip ANRI di daerah.
(6)
Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (5)
dilaksanakan berdasarkan pertimbangan:
a.
nilai informasi arsip;
b. keamanan dan keselamatan arsip statis;
c. aksesibilitas arsip statis; dan
d. kearifan lokal.
(7) Dalam hal belum ada unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah,
lembaga negara tingkat pusat di daerah dapat menyerahkan arsip statis
kepada lembaga kearsipan daerah provinsi sepanjang instansi induknya
tidak menentukan lain.
Pasal
83
(1)
Arsip statis pemerintahan daerah provinsi wajib diserahkan kepada
lembaga kearsipan daerah provinsi.
(2)
Penetapan arsip statis pada pemerintahan daerah provinsi sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh gubernur.
(3)
Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan
satuan kerja perangkat daerah provinsi atau penyelenggara
pemerintahan daerah provinsi.
(4)
Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan daerah provinsi.
Pasal
84
(1)
Arsip statis pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib diserahkan
kepada lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.
(2)
Penetapan arsip statis pada pemerintahan daerah kabupaten/kota
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, ditetapkan oleh
bupati/walikota.
(3)
Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan
satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota atau penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/ kota.
(4)
Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan daerah kabupaten/kota.
Pasal
85
(1)
Arsip statis perguruan tinggi negeri wajib diserahkan kepada lembaga
kearsipan perguruan tinggi negeri.
(2)
Penetapan arsip statis pada perguruan tinggi sebagaimana dimaksud
dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh rektor atau sebutan
lain yang sejenis.
(3)
Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10
(sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan
satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan
lain yang sejenis.
(4)
Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab lembaga
kearsipan perguruan tinggi negeri.
Pasal
86
(1)
Arsip statis BUMN atau BUMD wajib diserahkan kepada lembaga
kearsipan.
(2)
Penetapan arsip statis pada BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh pimpinan BUMN atau BUMD.
(3)
Arsip statis yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat
(2), diserahkan oleh:
a.
pimpinan BUMN kepada Kepala ANRI;
b.
pimpinan BUMD provinsi kepada lembaga kearsipan daerah provinsi; dan
c.
pimpinan BUMD kabupaten/kota kepada lembaga kearsipan daerah
kabupaten/kota.
(4)
Penyerahan arsip statis BUMN di daerah mengikuti ketentuan penyerahan
arsip statis lembaga negara di daerah sebagaimana dimaksud dalam
Pasal 82 ayat (5) dan ayat (7).
Pasal
87
(1)
Arsip statis perusahaan swasta diserahkan kepada lembaga kearsipan.
(2)
Penyerahan arsip statis perusahaan swasta ditetapkan oleh pimpinan
perusahaan swasta.
Pasal
88
(1)
Arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan
nasional di tingkat pusat diserahkan oleh pimpinan organisasi politik
atau organisasi kemasyarakatan kepada Kepala ANRI.
(2)
Arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan
nasional di tingkat daerah diserahkan oleh pimpinan organisasi
politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah
kepada kepala unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah.
(3)
Penyerahan arsip statis organisasi politik atau organisasi
kemasyarakatan nasional di tingkat pusat dilakukan setelah penetapan
oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan
nasional di tingkat pusat.
(4)
Penyerahan arsip statis organisasi politik atau organisasi
kemasyarakatan nasional di tingkat daerah dilakukan setelah penetapan
oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan
nasional di tingkat daerah.
(5)
Penetapan penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
dilakukan setelah mendapat persetujuan dari pimpinan organisasi
politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat.
(6)
Penyerahan arsip perseorangan dilakukan oleh yang bersangkutan atau
pihak yang mewakili kepada lembaga kearsipan.
Pasal
89 Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan pemindahan arsip,
pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis diatur dengan Peraturan
Kepala ANRI.
Penjelasan
Atas Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012
Pengelolaan
arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan hingga penyusutan, yang
pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan
pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem
kegiatan organisasi dalam pengelolaannya sebagai suatu sistem.
Ayat 2
pasal 42. Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan dan
penataan arsip untuk mendukung akses, dan pemanfaatan arsip serta
penyusutan arsip.
Ayat 2
pasal 42 mengenai pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada
ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip.
Autentikasi?
Bagian Keempat Autentikasi Pasal 106
Bagian Keempat Autentikasi Pasal 106
(1) Autentikasi arsip statis dilakukan terhadap arsip statis maupun
arsip hasil alih media untuk menjamin keabsahan arsip.
(2) Autentikasi terhadap arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang
dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media.
(3)
Kepala lembaga kearsipan menetapkan autentisitas arsip statis
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan membuat surat pernyataan.
Pasal
107 Kepala lembaga kearsipan menetapkan autentisitas arsip statis
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 106 ayat (3) berdasarkan
persyaratan:
a.
pembuktian autentisitas didukung peralatan dan teknologi yang
memadai;
b.
pendapat tenaga ahli atau pihak tertentu yang mempunyai kemampuan dan
kompetensi di bidangnya; dan
c. pengujian terhadap isi, struktur, dan konteks arsip statis.
Pasal
108
(1)
Dalam rangka pembuktian autentisitas arsip statis sebagaimana
dimaksud dalam Pasal 107 huruf a, lembaga kearsipan menyediakan
prasarana dan sarana alih media serta laboratorium.
(2)
Ketentuan lebih lanjut mengenai prasarana dan sarana, laboratorium
serta tata cara penggunaan dan metode pengujian dalam rangka
autentikasi diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.
Kesimpulan perbandingan:
PP
No. 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip adalah, sebagai berikut:
- PP ini menjelaskan tentang penyusutan arsip secara umum, tertulis dalam keseluruhan pasal yang berisikan hanya pengertian dan aplikasinya tidak sampai ke teknis di lembaga-lembaga pemerintah, Badan Usaha, Perguruan Tinggi dan Organisasi lainnya.
- Secara garis besar penyusutan dalam PP ini berisikan tentang garis umum untuk teknis jadwal retensi arsip, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip juga ketentuan-ketentuan lainnya yang mengatur mengenai penyusutan arsip.
- Di dalam PP ini juga belum memperinci siapa yang bertanggung jawab dalam hal ini, panitia penilai arsip itu siapa dan teknis diperjelas sesuai kewenangan setiap unit pengolah, unit kearsipan dan lembaga kearsipan terkait dengan penyusutan arsip. Tergambar dalam pasal 2, dan pasal-pasal penjelasan dari unsur-unsur penyusutan tersebut.
- PP ini belum disinergikan dengan kebijakan tentang otonomi daerah dan perubahan sistematika peemrintah di daerah dan di pusat sehingga PP ini di tahunnya memang cocok digunakan, namun di masa sekarang sudah tidak lagi bisa diaplikasikan 100 %. Pada akhirnya PP terbaru Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan sesuai dengan perkembangan masa sekarang.
PP
Nomor 28 Tahun 2012.
Peraturan pemerintah ini merupakan peraturan pelakasanaan dari
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. PP ini berisikan
seluruh teknis terkait kearsipan pada UU Kearsipan. Pembahasannya
hanya bagian penyusutan terkait sesuai dengan pengembangan dari PP
No. 34 tahun 1979.
- Pertama dapat dilihat mengenai JRA (Jadwal Retensi Arsip), dalam PP ini dapat dilihat dari pengertiannya lebih banyak dari PP No. 34 Tahun 1979.
- Pengertian penyusutan hampir sama dengan PP No. 34.
- Penyusutan arsip masuk ke dalam pengelolaan arsip dinamis, tertuang dalam pasal 31.
- Dalam PP ini dijelaskan sendiri dalam paragraf mengenai penyusutan yang didasarkan pada JRA (pasal 52).
- Yang wajib memiliki JRA adalah Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD juga perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Jadi hampir seluruh elemen organisasi di indonesia harus memiliki JRA. JRA tersebut ditetapkan oleh pimpinan organisasi dengan persetujuan dan ada yag mendapatkan pertimbangan kepala ANRI
- Berikutnya di pasal ini terdapat penjelasan mengenai pemindahan. Dijelaskan mengenai pelaksanaan memperhatikan media dan bentuk arsip. Langkah-langkah:
a. penyeleksian arsip inaktif;
b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan
c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.
- Pemusnahan arsip dilakukan sebagai berikut, pasal 66 dan 67 dengan syarat pasal 65. Ketemtuan arsip yang tercipta dari pemusnahan arsip tercatat dalam pasal 78.
Arsip yang tercipta adalah:
a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;
b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;
c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan
pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan
telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;
d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;
e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang
memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;
f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan
pemusnahan arsip;
g. berita acara pemusnahan arsip; dan
h. daftar arsip yang dimusnahkan.
(3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai
arsip vital.
(4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada
Kepala ANRI.
Penjelasannya adalah arsip yang tercipta dari kegiatan tersebut wajib
disimpan dan sebagai arsip vital.
- Penyerahan arsip statis wajib dilakukan oleh seluruh organisasi (lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta juga perguruan tinggi swasta yang anggarannya di biayai oleh pemerintah).
Kriteria arsip yang distatiskan, a. memiliki nilai guna kesejarahan;
b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan
sesuai JRA pencipta arsip.
Prosedure penyerahan arsip statis di atur dalam pasal 81 dan 82.
- Dalam pemindahan, pemusnahan dan penyerahan dalam PP ini juga diatur mengenai wewenangan dan tingat otonomi daerah dan lembaga di pusat, provinsi, dan kab./kota serta perguruan tinggi. Masalah anggran dibebankan kepada anggaran lembaga masing-masing.
- Dalam hal arsip statis perseorangan juga bisa diserahkan kepada lembaga kearsipan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan tingkat nsional dan daerah. Untuk daerah dapat diserahkan ke depo penyimpanan ANRI di daerah. pasal 88.
Kesimpulan: Dalam PP terbaru, teknis kegiatan seperti pengertian,
syarat-syarat kegiatan dan hasil yang tercipta juga kewenangan baik
itu di pusat dan daerah memiliki kewenagan sesuai tugas dan
fungsinya. Oleh karena itu dalam pasal ini diatur. Penyusutan
terpenting dari JRA juga di atur. Namun pengaturan sesuai dengan
pedoman yang ditetapkan oleh kepala ANRI. Perkembangan lembaga yang
diwajibkan dalam penyusutan juga sudah kompleks dan penuh, namun
tinggal aplikasinya terhadap PP Nomor 28 Tahun 2012 ini. PP No. 34
Tahun 1979 belum menjelaskan tentang banyak penjelasan yang
dijelaskan dalam PP terbaru ini. PP lama belum semaksimal dalam
perbandingan isi dan aplikasi nyata di lapangan dan mengatur banyak
hal yang dijelaskan dalam beberapa tulisan diatas. Hasilnya PP
terbaru lebih baik, terperinci dan jelas daripada PP lama.
