Ketika Penyusutan Arsip Elektronik Menjadi Masalah, Perspektif Good Governance

A.    Pendahuluan

            Indonesia merupakan negara berkembang yang memiliki cita-cita menjadi negara maju. Salah satu indikator yang dapat dipandang dari sudut kepemerintahan dan teknologi adalah memiliki kepemerintahan yang baik dan terdapat pandangan mengenai teknologi informasi itu sangat penting untuk menjalankan operasional kegiatan organisasi atau instansi di dalam elemen negara. Kegiatan itu selalu berkaitan dengan kefektifan dan keefesiensian dalam mewujudkan organisasi yang baik.

Istilah yang sering disebut dalam kepemerintahan adalah tata kelola kepemerintahan. Tata kelola kepemerintahan yang baik dapat dibangun dari berbagai bidang. Secara umum bidang yang berkaitan dengan pengelolaannya adalah birokrasi. Birokrasi di kepemerintahan Indonesia belum memiliki reformasi yang berarti. Reformasi yang dimaksud dengan judul adalah reformasi berkaitan dengan arsip tekstual yang sekarang sedang proses alih media ke penggunaan arsip elektronik. Namun dalam birokrasi kepemerintahan secara sendirinya berpengertian sebagai pelayanan pemerintah dari meja ke meja. Birokrasi kepemerintahan yang bersih adalah pelayanan yang diberikan itu mudah diakses oleh siapa saja dan terbuka.

Penyusutan arsip elektronik diangkat menjadi masalah ini karena dalam kegiatannya di Indonesia masih jarang dilakukan. Kaitannya dengan birokrasi ini, pemerintah belum memiliki landasan kuat untuk mengatur itu. Pengertian penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. sedangkan arsip elektronik adalah rekaman kegiatan yang berisi informasi dalam media elektronik. Jadi penyusutan arsip elektronik adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip elektrnoik dari unit pengolah ke unit kearsipan dan dari unit kearsipan ke lembaga kearsipan. Proses penyusutan arsip elektronik memungkinkan masalah yang ada dalam penyusutan dapat diatasi dengan memandang good governance menjadi acuannya.

B.     Arti Penting Penyusutan

Penyusutan memiliki arti penting bagi instansi. Arti penting ini untuk mengurangi arsip yang tersimpan di instansi tersebut. Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan arsip dari aktif menjadi inaktif dan dari inaktif menjadi statis. Penyusutan dapat dilakukan di unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkunagan instansi dan dari unit kearsipan ke lembaga kearsipan, tergantung pada situasi arsip yang sedang disusutkan.

Kegiatan ini memiliki peran penting dalam kepemerintahan yang baik untuk membuat birokrasi menjadi baik, karena penyusutan berarti mengurangi dan mengurangi itu juga membuat teknis di lapangan mengenai pelayanan kepada masyarakat menjadi mudah, seperti pada kasus permintaan pencarian arsip berikut mengenai laporan tahunan organisasi tahun 2000 yang tersimpan di unit kearsipan, pengguna meminta arsip tersebut dan arsip tersebut dapat ditemukan seketika di unit kearsipan karena arsip tersebut sudah disusutkan dari unt pengolah ke unit kearsipan. Penyusustan ini memberikan kemudahan bagi pengelola dan pengguna, karena dengan cepatnya arsip tersebut ditemukan. Birokrasi di lapangan mengenai prosedur permintaan akses arsip ini menjadi mudah dan transparan karena pelayanan menjadi mudah terhadap arsip yang dicari setelah dilakukan pencarian.

Penyusutan arsip elektronik yang berbasiskan data elektronik memang hampir berbeda dengan penyusutan arsip tekstual. Penyusutan ini tidak hanya berdasarkan jadwal retensi arsip yang ada tetapi juga berdasarkan dengan nilai guna yang terkandung di dalam arsip tersebut. Nilai guna yang demikian itu seperti nilai guna administrasi, nilai guna penelitian, nilai guna hukum dan nilai guna pemeriksaan.

Nilai guna administrasi berkaitan dengan fungsi adanya penyusutan bermaanfaat untuk tidak adanya pencampuran arsip antara arsip aktif dan inaktif  demikian pula dengan arsip penting dan arsip yang tidak bernilai penting dapat terpisahkan, pencarian arsip dapat lebih cepat dilaksanakan, biaya dapat lebih dihemat karena arsip yang dicari sudah disusutkan, arsip aktif akan lebih longgar sehingga arsip aktif yang sedang diproses/digunakan dapat ditampung, untuk menampung kelangsungan hidup arsip inaktif dan masih berguna untuk kegiatan dikemudian hari, arsip yang bernialai guna permanen dapat dilaksanakan dengan baik, dan persipan penyerahan arsip inaktif yang berubah ke arsip statis kepada lembaga kearsipan akan mudah dapat terlaksana. Nilai guna penelitian untuk kalangan peneliti dan bidang pendidikan. Nilai guna hukum untuk pembuktian di muka hukum. Nilai guna pemeriksaan menyangkut kegiatan pengawasan di bidang keuangan, perpajakan dan sebagainya. Nilai guna penunjang untuk menunjang kegiatan-kegiatan yang ada.

Arti penting penyusutan selain untuk nilai guna yang sudah dijelaskan sebelumnya, penyusutan dalam arsip elektronik juga memiliki arti penting di berbagai bidang, yaitu: dalam peralatan yang digunakan, sumber daya manusia yang mengolah arsip elektronik, kefektifan waktu untuk mengakses, kemudahan dalam melakukan pencarian. Dari manfaat itu, penyusutan bidang arsip elektronik bisa menjadi daya dukung untuk kepemerintahan yang baik serta dapat membuat pelayanan instansi kepada pengguna menjadi mudah dan transparan.

C.    Masalah-Masalah Penyusutan Arsip Elektronik

Penyusutan arsip elektronik memiliki beberapa masalah yang sekarang dihadapi. Masalah-masalah arsip elektronik dapat dilihat dari berbagai sudut, diantaranya:

a.       Masalah dari segi sumber daya manusia. Arsip elektronik mempunyai spesifik khusus, berbeda dengan arsip kertas/tekstrual dan arsip bentuk khusus. Arsip elektronik bermediakan komputer dan basis data serta meta data. Sumber daya manusia yang diperlukan harus mengerti dalam pengoperasian arsip elektronik berikut dengan masalah-masalah yang sering timbul dalam pengoperasiannya. SDM yang tepat untuk pemecahan masalah ini adalah SDM yang sudah mengerti betul mengenai aplikasi arsip elektronik. Aplikasi yang dituju berupa pengalaman SDM yang sudah mengerti mengenai pengoperasian arsip elektronik ini. SDM terbut juga harus sudah pernah melakukan training center yang bisa dibuktikan dengan sertifikat dan uji kelayakan dalam bidang arsip elektronik. Terlebih lagi untuk SDM penyusutan arsip elektronik.

b.      Definisi arsip elektronik yang berbeda menjadi masalah utama karena sifat elektronik yang dinamis dan mengikuti perkembangan zaman menjadi kendala utama. Pada dasarnya persamaan persepsi dalam satu instansi menjadi solusi utama pemecahan masalah ini karena jika satu paham dalam definisi arsip elektronik menjadi mudah untuk melakukan tindakan selanjutnya.

c.       Logistik pengoperasian. Logistik yang termasuk kedalamnya adalah peralatan dan perlengkapan kegiatan merupakan hal terpenting dalam melakukan pengelolaan arsip elektronik. Logistik yang terjadi sekarang selalu berubah dari waktu ke waktu oleh karena itu anggaran yang terjadi semakain berubah. Seperti halnya contoh mengenai penyusutan arsip elektronik untuk elektronik media database berbeda dengan elektronik word atau pdf. Namun secara standar internasioanal, kode akhiran untuk format data diseragamkan untuk kemudahan alat pembacanya.

Dari ketiga pokok masalah tersebut selalu terjadi perkembangan masalah yang ada didalamnya, sehingga pokok utama untuk mengatasinya bisa diandalkan sumber daya manusia yang tepat dan ahli. SDM menjadi pokok utama karena sistem dibuat oleh SDM itu dan perancangan disesuaikan dengan kemampuan SDM sesuai dengan penyusutan arsip elektronik yang berlaku di Indonesia.

D.    Perspektif Good Governance

Pemerintahan yang baik ditandai dengan kemudahan akses dan kemudahan pelayanan organisasi ke dalam dan ke luar serta transparansi dalam kegiatannya. Masalah penyusutan arsip elektronik adalah karena terjadi kekurangan sumber daya manusia dan ilmu pengetahuan mengenai arsip elektrnoik sedangkan untuk penyusutan arsip tekstual sudah cukup dapat diatasi. Pemerintah yang baik melihat masalah ini adalah pacuan untuk menjadi lebih baik dan bisa dalam menghadapi tantangan global yang sudah berkembang di Indonesia.

Pemerintah sedang gencar-gencarnya dalam sosialisasi teknologi dan pemanfaatan elektronik dalam segala bentuk pelayanan, seperti contohnya e-KTP namun dalam jangka panjangnya terdapat beberapa masalah yang terjadi, diantaranya adalah ketika penyusutan arsip elektronik menjadi masalah. Penyusutan arsip elektronik sebenarnya dapat diatasi secara dini dengan cara membuat aturan yang melandasi didalamnya mengenai itu sebelum dijalankan program tersebut, hasilnya adalah instansi dapat melakukan aplikasi manajemen kearsipan secara utuh, dari penciptaan program arsip elektronik, penggunaan, penyusutan hingga program arsip tersebut menjadi layanan yang tepat, transparan dan mudah bagi pengguna.

Penyusutan arsip elektronik menjadi salah satu pentingnya untuk menuju pemerintahan yang good governance adalah karena transparansinya isi informasi yang disusutkan kepada pengelola di unit kearsipan dan unit yang berhubungan dengan masalah tersebut. Kepada pengguna arsip elektronik yang dprioritaskan adalah keteraturan arsip dan penting untuk menjadi kebutuhan yang mendesak di era zaman yang canggih ini.  Good governance menjadi salah satu indikator terhadap manajemen kearsipan khususnya penyusutan arsip elektronik. Dengan adanya pemerintahan yang baik maka segala upaya dalam melakukan program penyusutan arsip elektronik dapat terbaiki dan kepada pengguna menjadi lebih mudah dalam mengakses arsip elektronik. Kemudahan akses elektronik ini juga dibersamakan dengan program pemerintah elektronik lainnya seperti program indonesia terkoneksi. Jika sudah terkoneksi di seluruh indonesia maka akses untuk arsip elektronik menjadi mudah dan transparansi bagi kegiatan yang perlu dipublikasikan ke pengguna.

E.     Kesimpulan

Arsip elektronik berbasiskan data dan komputer sedangkan penyusutan adalah program pengurangan jumlah arsip. Untuk metode penyusutan arsip elektronik sebaiknya melakukan dengan penuh pertimbangan dan pemikiran yang benar serta melihat banyak aspek didalamnya karena arsip ini berbeda dengan arsip tekstual. Banyak elemen yang terjadi dialamnya yang saling keterkaitan. Namun pentingnya untuk melakukan penyusutan ini adalah sangat perlu dan mendesak dikarenakan proses teknologi informasi yang perkembanganya dalam hitungan menit atau perjam sekali membuat pengelola kearsipan khususnya konteks penyusutan menjadi sangat urgensi.

Keterkaitannya dengan perspektif good governance adalah penyusutan arsip elektronik dipandang perlu untuk membuat pemerintah menjadi good governance dilihat dari segi kearsipannya dengan bantuan program penyusutan arsip elektronik baik itu perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek yang dibersamakan saat program berkaitan kearsipan elektronik direncanakan.

DASAR TEORI POKOK-POKOK PRESERVASI ARSIP

Preservasi arsip secara garis besar terdiri dari 3 kegiatan, yaitu:

1.     Pemeliharaan arsip

Pemeliharaan arsip dilakukan dengan melakukan kegiatan penyimpanan arsip sesuai dengan standar penyimpanan arsip, baik peralatan, kondisi ruang penyimpanan, serta suhu dan kelembaban ruang penyimpanan.

2.      Restorasi arsip

Kegiatan perawatan dan perbaikan arsip yang mengalami kerusakan sebagai akibat  pemeliharaan yang tidak baik, bencana, atau salah penggunaannya.

3.      Reproduksi arsip

Yang termasuk kegiatan reproduksi adalah fotocopy, pembuatan foto, microfilm, compact disc/CD, video compact disc/VCD, digital video disc/DVD, hasil scanning dan semua jenis kegiatan berkaitan dengan proses penggandaan arsip. Reproduksi arsip bertujuan untuk melestarikan informasi yang terkandung dalam suatu media arsip.

A.     TUJUAN DAN PRINSIP-PRINSIP PRESERVASI

Tujuan preservasi adalah untuk melindungi fisik arsip agar tahan lama, menghindarkan dari kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.

Prinsip-prinsip preservasi terdiri dari:

1.   Dilaksanakan dengan mempertahankan otensitas dan realibilitas arsip.

2.   Dilaksanakan sejak dinyatakan sebagai arsip permanen.

3.   Penyimpanan arsip memperhatikan jenis media rekamnya.

4. Penyimpanan arsip dilaksanakan pada ruang simpan yang steril dengan suhu dan kelembaban udara yang stabil.

5.   Perawatan arsip dilaksanakan dengan tingkat ketelitian yang tinggi.

  

B.     SARANA DAN PRASARANA PRESERVASI

Untuk pencapaian tujuan preservasi perlu didukung oleh sarana dan prasarana yang memadai. Sarana dan prasarana preservasi antara lain:

1.   Tersedianya gedung dan ruang penyimpanan arsip yang representative.

2.   Tersedianya pedoman dan standar preservasi.

3.   Tersedianya laboratorium.

4.   Tersedianya peralatan dan alih media.

5. Tersedianya rak arsip, lemari arsip, AC, Dehumidifier, Thermometer, Hygrometer, Thermohygrometer, trolly, leafcaster, rewinder, video tape cleaner, film cleaner, telecine, stein back, kamera microfilm, mesin prosesing, computer, dan scanner, dan sebagainya.

6.     Tersedianya wadah penyimpanan arsip (boks, can, dan amplop).

  

C.    PROSES PRESERVASI ARSIP TEKSTUAL

Seperti yang telah dijabarkan di atas bahwa secara garis besar preservasi dibagi menjadi 3 kegiatan yaitu pemeliharaan arsip, restorasi arsip, dan reproduksi arsip. Maka proses preservasi arsip terdiri dari:

 

1.     Persiapan

Persiapan merupakan tahap awal yang dilakukan sebelum arsip statis hasil akuisisi disimpan sebagai memori kolektif suatu lembaga kearsipan dan siap dimanfaatkan oleh pengguna arsip. Persiapan memiliki beberapa tahap, yaitu:

a.       Penempatan arsip hasil akuisisi pada ruang transit untuk diseleksi dan dibersihkan dari berbagai faktor perusak.

b.       Pemindahan arsip ke ruang penyimpanan.

c.       Merawat atau merestorasi arsip yang rusak.

2.       Pemeliharaan Arsip Statis

Ada beberapa kegiatan dalam Pemeliharaan Arsip Statis, yaitu:

a.   Menata arsip sesuai dengan grup arsip. Pada arsip tekstual misalnya dengan pola klasifikasi.

b.    Menyimpan dan menata arsip sesuai dengan format dan media arsip Dalam hal ini, arsip tekstual jangan dicampur dengan arsip dengan media yang berbeda.

c.       Mengatur kestabilan suhu dan kelembaban udara ruang penyimpanan arsip.

d.       Mengontrol lingkungan dan fisik arsip secara regular.

e.       Menindaklanjuti hasil temuan control terhadap lingkungan dan fisik arsip.

3.       Perawatan atau Restorasi arsip

Kegiatan yang dilakukan dalam melakukan Perawatan atau restorasi arsip, adalah:

a.       Mendaftarkan arsip yang akan direstorasi.

b.     Mencatat jenis, metode dan rangkaian tindakan perawatan yang pernah dilakukan terhadap arsip yang bersangkutan.

c.      Melaksanakan perawatan atau restorasi arsip.

d.     Pemeriksaan ulang dan control restorasi, khususnya terhadap arsip media baru.

  

D.    REPRODUKSI

Arsip tekstual yang bermedia kertas suatu saat tentu akan mengalami kerusakan. Arsip penting dilihat tidak hanya dari segi fisiknya saja tetapi nilai informasinya. Bagaimana apabila suatu arsip rusak dan nilai informasinya menjadi hilang? Tentu akan menimbulkan kerugian yang sangat besar. Untuk itu untuk melestarikan arsip agar tahan lama dan nilai informasinya tetap ada adalah dengan cara reproduksi. Reproduksi arsip dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu mengkopi dan alih media. Mengkopi adalah kegiatan menggandakan arsip dengan format hasil penggandaan yang sama dengan format aslinya. Sedangkan alih media adalah kegiatan menggandakan arsip, tetapi format hasil penggandaannya berbeda dengan format aslinya. Misalnya adalah format asli kertas dialihmediakan ke bentuk microfilm atau digital. Selain daripada itu, tujuan reproduksi adalah:

Ø  Mengawetkan dan memaksimal gambar dan suara dalam keadaan stabil untuk waktu yang lama.

Ø    Menentukan keamanan dan melindungi dari kehilangan isi informasi jika bahan aslinya hilang atau rusak.

Ø  Menetapkan referensi dan duplikasi dalam membuat akses pada isi arsip sehingga bahan aslinya tidak digunakan.