Pandangan arsip secara umum oleh orang awam dan ada apa saja di dalam kearsipan itu. apa itu kearsipan dilihat dari segi hukum dan media-media apa saja yang dimaksud dalam kearsipan. singkat artikel ini membahas mengenai itu dan melihat kembali mengenai kearsipan dalam segi kehidupan berbangsa dan bernegara. arsip dan kearsipan berikut ini secara umum.
Seringkali banyak orang yang bertanya-tanya tentang apa itu arsip.
Tidak jarang sebagian besar masyarakat mengidentikan arsip dengan naskah,
berkas, penataan buku bahkan tumpukan kertas-kertas yang tidak terpakai lagi. Pandangan-pandangan
tersebut memang tidak salah, karena apa yang telah disebutkan tadi termasuk
bagian dari arsip. Seperti kita ketahui eksistensi dunia kearsipan memang
sangat minim di masyarakat. Sehingga kita juga tidak bisa menyalahkan jika
masyarakat mengetahui arsip sebatas naskah atau tumpukan kertas-kertas.
Seiring
berjalannya waktu dan perkembangan teknologi, arsip tidak hanya bermediakan
kertas, tetapi media-media yang lain sesuai dengan perkembangan jaman. Salah
satunya adalah arsip media elektronik yang telah ramai diperbincangkan dalam
dunia kearsipan dengan segala pro dan kontranya. Walaupun begitu, arsip media
elektronik tetap menjadi bagian dari arsip sesuai dengan kutipan Undang-Undang
Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan :
“rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai
dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima
oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara (pasal 1 ayat 2) “.
Oleh sebab itu, arsip tidak selalu
dalam bentuk kertas karena informasi yang terekam tidak semuanya dalam media
kertas melainkan media-media lain seperti micro-film,
micro-fish, compact disc (CD), kaset, film, foto dll. Dalam kearsipan,
tidak hanya bentuk dan media penyimpanan informasinya saja yang beragam tetapi
disini kita juga mempelajari proses terciptanya arsip itu sendiri, mulai dari
penciptaan (creation), penggunaan dan
pemeliharaan (use & maintenance)
dan penyusutan (disposition). Jadi,
kearsipan adalah ilmu yang mempelajari bagaimana kita mengamankan informasi
yang berguna sebagai pertanggung jawaban di masa yang akan datang, baik fisik
maupun informasi dari arsip itu sendiri, karena arsip tidak diciptakan namun
tercipta dengan sendirinya seiring dengan perkembangan sebuah organisasi.
