MATERI MODUL Mata kuliah Otomasi Dalam Kearsipan, Universitas Terbuka, Indonesia

Teknologi Informasi dengan Pengelolaan Arsip

1: Otomasi Kearsipan

        Terdapat dua hal yang perlu mendapatkan perhatian apabila membahas hubungan antara kearsipan dengan teknologi informasi dan komunikasi.

       Pertama, penggunaan teknologi informasi dan komunikasi sebagai sarana bantu pengelolaan arsip, terutama untuk jenis arsip konvensional (non-elektronik), yang untuk seterusnya disebut dengan "otomasi kearsipan". Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini bisa digunakan untuk keperluan administrasi umum, kontrol fisik atas arsip, pengolahan dan penyajian informasi arsip, penemuan kembali informasi arsip, serta penggunaan lainnya yang berkaitan dengan penciptaan, pemeliharaan dan penggunaan, serta penyusutan arsip.

           Hal kedua berkenaan dengan kecenderungan saat ini di mana manajemen telah menjadikan teknologi informasi, dalam hal ini terutama komputer, sebagai sarana kerja utamanya. Dengan digunakannya komputer sebagai sarana kerja, dokumen kerja perkantoran banyak yang dibuat, didistribusikan, digunakan, disimpan, serta ditemukan kembali hanya dengan menggunakan komputer. Apabila dokumen-dokumen kerja yang berupa file komputer tersebut kemudian disimpan serta dikelola untuk dijadikan referensi dan bukti bagi pelaksanaan tugas dan fungsi individu atau lembaga, maka terciptalah apa yang disebut sebagai arsip elektronik.

       Sejak pertama kali diperkenalkannya komputer secara komersial pada tahun 1960-an, teknologi informasi dan komunikasi telah mengalami perkembangan yang sangat luar biasa. Hampir pada semua jenis kegiatan manusia modern, teknologi informasi dan komunikasi berperan di dalamnya. Di bidang administrasi perkantoran, pada awalnya teknologi informasi dan komunikasi, terutama komputer, lebih sering digunakan secara terbatas sebagai sarana bantu untuk pengolahan data dan pembuatan dokumen tekstual (pengetikan), namun perkembangan berikutnya menunjukkan bahwa komputer semakin didayagunakan secara lebih variatif.

      Pelaksanaan otomasi kearsipan akan sangat berkaitan dengan sistem-sistem informasi lain yang diimplementasikan di suatu organisasi. Mengapa demikian? Suatu sistem informasi pada dasarnya dibangun dan dilaksanakan untuk melaksanakan suatu proses bisnis tertentu yang pastilah akan menghasilkan dokumen yang berpotensi untuk menjadi arsip. Karena sistem-sistem informasi tersebut berbasis teknologi informasi dan komunikasi dalam pengoperasiannya, maka arsip yang dihasilkannya juga akan berformat digital atau elektronik dan dengan sendirinya menuntut adanya sistem pengelolaan arsip yang berbasis teknologi dan informasi juga.

            Arsip Nasional Australia telah dengan baik mengidentifikasi sistem-sistem informasi dan sistem-sistem elektronik yang berkaitan dengan otomasi kearsipan(3). Disebutkan bahwa sistem manajemen arsip elektronik (Electronic Records Management Systems = ERMS) sebagai jantung dari otomasi kearsipan akan sangat terkait dengan sistem-sistem informasi bisnis transaksional (Transactional Business Information Systems = BIS) dan sistem manajemen dokumen elektronik (Electronic Document Management Systems = EDMS) yang umum digunakan di perkantoran.

         Arsip Nasional Australia menggunakan istilah sistem manajemen informasi dan arsip (Records and Information Management Systems = RIMS) untuk "memayungi" sistem apapun yang menghasilkan, mengkaptur atau mengatur informasi, tanpa mengabaikan formatnya. RIMS dapat berupa sistem berbasis kertas atau sistem digital. RIMS termasuk semua sistem yang menghasilkan, mengkaptur, mengatur dan menjaga informasi digital, dokumen digital dan data.

      Business information systems (BIS) adalah sistem yang mencipta, menyimpan, memproses, dan menyediakan akses ke suatu informasi bisnis organisasi. Informasi ini dapat dalam berbagai bentuk dan termasuk data, dokumen dan arsip.

         Contoh dari BIS adalah: sistem manajemen kasus; sistem e-commerce (sistem yang mendukung e-business dan transaksi online); sistem manajemen relasi klien; sistem data geospasial; sistem manajemen finansial dan SDM; sistem pusat pemanggilan; dan pangkalan data yang dibuat berdasarkan tujuan tertentu atau dikostumisasi.

         Electronic records management systems (ERMS) adalah suatu bagian dari BIS yang tujuan utamanya adalah untuk mengkaptur dan mengatur arsip digital. ERMS adalah sistem yang dirancang secara khusus untuk mengatur penciptaan, penggunaan, perawatan dan pembuangan arsip digital untuk tujuan menyediakan bukti aktivitas bisnis.

         ERMS dibedakan dari BIS lainnya oleh kemampuannya untuk: menjaga kontekstual informasi dan elemen data arsip dinamis secara tepat, dan hubungan antar arsip untuk memungkinkan identifikasinya, mendukung nilainya sebagai bukti dan menyediakan akses padanya sepanjang waktu; memungkinkan aplikasi proses manajemen arsip, seperti klasifikasi, registrasi, pencarian dan penarikan, preservasi dan pembuangan; dan mengaplikasikan kontrol arsip, seperti kontrol akses dan keamanan, untuk mempreservasi konten dan mengamankan integritasnya.

            Electronic document management systems (EDMS) adalah bagian lainnya dari BIS. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk mendukung penciptaan, revisi dan manajemen dokumen digital.

EDMS melakukan fungsi-fungsi seperti: penyimpanan dan peng-indeksan dokumen, untuk pencarian dan penarikan yang mudah; integrasi dengan paket software perkantoran dan sistem pengiriman pesan; memungkinkan kerja kolaborasi; dan menyediakan kontrol akses dan versi dari dokumen.

            Spesifikasi ERMS membuat perbedaan yang jelas antara manajemen dokumen dan manajemen arsip.

        Manajemen dokumen: berkaitan dengan kemampuan untuk mengaplikasikan penciptaan, revisi dan kontrol manajemen pada tingkat dokumen. Manajemen dokumen menempatkan kontrol yang terbatas atas dokumen dan terutama berkenaan dengan kontrol akses dan versi. Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software EDMS.

        Manajemen arsip berkaitan dengan kemampuan untuk mengapli-kasikan kontrol pada penciptaan, penerimaan, perawatan, penggunaan dan pembuangan arsip, termasuk proses untuk mengkaptur dan menjaga bukti, dan informasi tentang aktivitas dan transaksi bisnis dalam bentuk arsip (yang dapat termasuk dokumen atau agregasi dokumen). Fungsionalitas ini biasanya disediakan melalui software ERMS yang dikhususkan, meskipun bentuk BIS lain dapat juga memasukkan kemampuan manajemen arsip.

2: Arsip Elektronik

           Banyak pihak yang menyatakan bahwa definisi yang telah ada tentang arsip tidak dapat mengakomodir keberadaan arsip elektronik. Berkaitan dengan hal tersebut, International Council on Archives (ICA) mendefinisikan arsip sebagai: informasi yang terekam dibuat atau diterima dalam memulai, menjalankan atau menyelesaikan kegiatan institusional atau individu dan yang terdiri dari konten, konteks dan struktur yang cukup untuk memberikan bahan bukti kegiatan.

Menurut ICA, arsip dapat diklasifikasikan ke dalam dua kriteria:

1. berdasarkan fungsinya, yakni hubungan berkas dengan berbagai jenis aktivitas dan transaksi di dalam lingkungan perkantoran. Sebagai contoh: berkas kasus, berkas pengadilan, berkas (yang berorientasi pada aktivitas) subyek, berkas pegawai, berkas korespondensi, dokumen web site, dsb; dan/atau

2. berdasarkan bentuk dan formatnya. Sebagai contoh: dokumen yang diolah dengan pengolah kata (word), database, dokumen hypertext, gambar, spreadsheets, e-mails, voice mails, video, dsb.

Menurut ISO 15489-1 tentang Records Management, arsip memiliki beberapa karakter untuk mendukung tugas pokok dan fungsi serta memberikan bahan bukti:

1. Otentisitas, yaitu karakter orisinal arsip yang berkaitan dengan konteks, struktur dan konten. Artinya arsip dimaksudkan memiliki pokok isi.

2. Reliabilitas, yaitu kesanggupan arsip untuk memberikan bahan bukti yang dapat dipercaya. Arsip tersebut memiliki konten yang dapat dipercaya karena secara lengkap dan akurat menggambarkan transaksi, aktivitas, dan fakta-fakta.

3. Integritas, yaitu berkaitan dengan arsip yang lengkap dan tidak dapat diubah.

4. Ketergunaan, yaitu kesanggupan arsip untuk menempatkan, menemukan kembali, menyajikan, dan menginterpretasikan aktivitas dan transaksi kegiatan organisasi.

     Berdasarkan ICA Study 16, struktur dan konteks merupakan kunci untuk memahami suatu arsip. Struktur berkaitan dengan bagaimana arsip direkam, termasuk penggunaan simbol-simbol, tata letak, format, media, dan sebagainya.

        Menurut ICA Study 16, metadata adalah data yang mendeskripsikan konteks, konten dan struktur arsip dan manajemen arsip.

         Seperti yang disebutkan di dalam konsep arsip, informasi tentang konteks adalah salah satu elemen yang diperlukan untuk memberikan bahan bukti kegiatan yang dihadirkan di dalam arsip.

     Pada arsip elektronik, konsep tersebut muncul di semua bentuk informasi, yang diperlukan untuk memahami dan menggunakan arsip (misalnya: dokumentasi sistem yang diperlukan pada saat arsip dimigrasikan ke platform yang baru, atau dipindahkan ke lembaga kearsipan statis). Metadata dapat menyajikan maksud yang berbeda, seperti penemuan kembali, ketergunaan, otentisitas, reliabilitas, pemeliharaan, preservasi, dan penilaian.

      Study ICA 16 menyebutkan definisi sistem pengelolaan arsip sebagai suatu sistem informasi yang dikembangkan untuk maksud penyimpanan dan penemuan kembali arsip, serta diatur untuk mengontrol fungsi tertentu pada penciptaan, penyimpanan dan akses arsip untuk melindungi otentisitas serta reliabilitas arsip.

Pada penciptaan arsip, ICA Studies 8 menjelaskan bahwa berbeda dengan lingkungan arsip tradisional, daur hidup arsip pada lingkungan arsip elektronik harus dikembangkan ke belakang pada tahap sebelum penciptaan arsip, yang dirujuk sebagai tahap "konsepsional"(6).

       Identifikasi ketentuan untuk arsip dijelaskan di dalam ICA Study 16, yang merupakan tahap ketiga dalam implementasi pengelolaan arsip dan ketentuan arsip statis yang harus dipreservasi di dalam suatu lingkungan sistem informasi yang baru atau sistem yang telah ada. Tahap ini bertujuan untuk mendefinisikan secara jelas:

1. arsip mana yang harus dikaptur dan dipelihara;

2. mengapa organisasi harus mengkaptur arsipnya;

3. berapa lama arsip perlu dipelihara;

4. karakter arsip apa yang diperlukan dan harus diimplementasikan.

         Arsip Nasional Australia memberikan suatu cara bagaimana menentukan retensi arsip elektronik dengan mengidentifikasi kemungkinan tanggal penentu dan kalkulasi tanggal evaluasi dari penentuan tanggal tersebut, atau mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai guna sekunder dan menentukan tanggal evaluasinya(7).

      Berdasarkan ISO 2018509-1.1 tentang Penyimpanan Arsip Statis Elektronik, jadwal retensi harus:

1. dibuat untuk setiap jenis informasi,

2. disetujui oleh seluruh unit kerja yang terkait dan pejabat di dalam organisasi,

3. disetujui setelah mencari bantuan hukum untuk menjamin bahwa masalah hukum dapat diselesaikan,

4. seluruh sistem dan dokumentasi prosedural yang dibuat harus tercakup di dalam jadwal retensi,

Terima Kasih.
Baca juga yang lain ya.....!