Pengelolaan Arsip Kartografi (Sebuah Catatan Magang)

CATATAN MAGANG

Part 2

PENGELOLAAN ARSIP KARTOGRAFI

1.     Seleksi arsip

Seleksi meliputi pengambilan arsip dari box yang berasal dari unit kearsipan

2.     Deskripsi arsip

Deskripsi arsip ini meliputi analisis juga,

Kartu deskripsi arsip berbentuk :

       Nomor sementara :                                                                               Nomor definitive :

       Jenis :

       Uraian :

       Lokasi :

       Skala dan Ukuran :

       Pembuat :

       Tahun :

        Jumlah :

        Keterangan :

Penjelasan :

-        Nomor sementara diisi dengan inisisal kita / nomor asip yang telah kita seleksi

Ex: UH/1

-        Jenis, diisi dengan arsip arsitekturan atau arsip gambar teknik, tergantung dengan gambarnya.

-         Lokasi, mengandung arti lokasi dari gambar tersebut.

-         Skala dan ukuran , merupakan skala dari gambar.

-         Pembuat, merupakan si pengggambar gambar tersebut

-         Tahun, merupakan tahun dibuatnya gambar

-         Jumlah, banyaknya arsip yang sama.

-        Keterangan, dapat diisi dengan salinan, atau asli, kemudian ditambahkan denga kondisi arsip, dan arsip yang terkait dengan gambar tersebut

-        No. definitive, diisi setelah proses manuver fisik. Jadi untuk sementara dikosongkan terlebih dahulu.

Setelah itu pada saat menggulung arsip, pada pojok kanan atas ditulis nomor sementara yang sama dengan nomor pada kartu deskripsi

3.       Manuver kartu

Manuver kartu dilakukan dengan cara,

a.      Mengelompokkan arsip sesuai jenisnya. (arsip kearsitekturan, karografi, atau gambar teknik)

b.     Kemudian setelah dikelompokkan dibagi lagi menjadi uraian/perihal (ex : perumahan dosen, rumahsakit ugm, fakultas)

c.      Setelah itu, dicek, mana arsip yang sama maupun tidak.

d.     Kemudian setelah dicek, dan tidak ada duplikat maka diberi nomor definitive , berdasarkan nomor yang telah di tetapkan oleh instansi.

4.      Manuver fisik

Setelah manuver kartu, arsip diambil dan nomor sementara dihapus dan diganti dengan nomor devinitif yang sesuai dengan kartunya.

5.      Penyimpanan

Arsip kemudian digulung dan disimpan @10 agar lebih mudah dalam penemuan kembalinya.

Salam Arsiparis...

Silahkan di Coment...

Pemilihan Arsip Musnah dan Statis (Sebuah Catatan Magang)

CATATAN MAGANG

Bagian I

PEMILAHAN ARSIP MUSNAH DAN STATIS

v  KATEGORI STATIS

1)      Transaksi diatas 50 juta

2)      Berkas pembelian gedung dan peralatan (bukan habis pakai)

3)      Surat surat tanah dan gedung

v  Langkah  - Langkah

1)     Pemilahan arsip

Pemilahan arsip ini berdasarkan tahun, kemudian berdasarkan bulan, kemudian berdasarkan perihal. Pemilahan dengan metode ini sudah termasuk mudah karena arsip yang berasal dari unit sebelumnya sudah tertata seperti yang dimaksud, (tahun > bulan).

2)     Pengelompokan arsip

Arsip yang telah dipilah berdasarkan tahun dan bulan tadi kemudian di pilah lagi berdasarkan kesamaan peerihal, dalam hal ini perihal umum.

Misalnya Proyek DBO fakultas Psikologi, dan seterusnya. Hal ini dimaksudkan agar ketika menganalisisnya dan dalam mengentrinya akan lebih mudah.

3)     Analisis

Analisis arsip meliputi berkas berkas yang ada didalam map, berdasarkan kategori yang sudah ditentikan tadi, apabila berkas tersebut tidak masuk dalam kategori diatas, maka berkas tersebut akan dimusnahkan.

4)     Entri Data

Entri data ini dimaksudkan agar jelas berkas apa saja yanaga akan dimusnahkan, selain itu juga untu digunakan pada berita acara pemusnahan yang akan ditanda tangani oleh si pemilik arsip. Entri data ini susunan isinya akan berbeda pada setiap instansi, tergantung kebijaksanaan dari koordinatornya.

Pada instansi tempat saya magang, entri data dilakukan dengan table berbentuk :

NO	NAMA ARSIP	JUMLAH	Bok
1	DBO Fakultas Psikologi (beasiswa, honor, konsumsi)	20 map	Bok 2
2	Progam Penyelengg Pasca S2 (beasiswa, perjalanan dinas, konsumsi, honor)	50 map	Bok 2

 

5)     Penyimpanan

Setelah semua berkas dientri, berkas di ikat berdasarkan kesamaan perihal yang kemudian diberi nomor urut sesuai nomor pada saat entri. Kemudian arsip disimpan dalam bok, dimana bok tersebut akan memuat keterangan berkas apa saja yang ada didalamnya, berapa jumlahnya. Dan bok tersebut merupakan bok nomor berapa, contohnya :

Keterangan: No : 1-2

BOK : Bok 2

6)     Pemberian label

Pemberian label ini dimaksudkan agar bok bok tidak tercampur dengan bok lain, pelabelan ini dengan menggunakan label biasa yang di tulis “ARSIP MUSNAH” dimana arsip ini adalah arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan, dan arsip yang terlah selesai dalam langkah langkahnya. 

Ditunggu Catatan Lainnya dan Masukannnya

Salam Arsiparis....