Pengelolaan Arsip Kartografi (Sebuah Catatan Magang)

CATATAN MAGANG

Part 2

PENGELOLAAN ARSIP KARTOGRAFI

1.     Seleksi arsip

Seleksi meliputi pengambilan arsip dari box yang berasal dari unit kearsipan

2.     Deskripsi arsip

Deskripsi arsip ini meliputi analisis juga,

Kartu deskripsi arsip berbentuk :

       Nomor sementara :                                                                               Nomor definitive :

       Jenis :

       Uraian :

       Lokasi :

       Skala dan Ukuran :

       Pembuat :

       Tahun :

        Jumlah :

        Keterangan :

Penjelasan :

-        Nomor sementara diisi dengan inisisal kita / nomor asip yang telah kita seleksi

Ex: UH/1

-        Jenis, diisi dengan arsip arsitekturan atau arsip gambar teknik, tergantung dengan gambarnya.

-         Lokasi, mengandung arti lokasi dari gambar tersebut.

-         Skala dan ukuran , merupakan skala dari gambar.

-         Pembuat, merupakan si pengggambar gambar tersebut

-         Tahun, merupakan tahun dibuatnya gambar

-         Jumlah, banyaknya arsip yang sama.

-        Keterangan, dapat diisi dengan salinan, atau asli, kemudian ditambahkan denga kondisi arsip, dan arsip yang terkait dengan gambar tersebut

-        No. definitive, diisi setelah proses manuver fisik. Jadi untuk sementara dikosongkan terlebih dahulu.

Setelah itu pada saat menggulung arsip, pada pojok kanan atas ditulis nomor sementara yang sama dengan nomor pada kartu deskripsi

3.       Manuver kartu

Manuver kartu dilakukan dengan cara,

a.      Mengelompokkan arsip sesuai jenisnya. (arsip kearsitekturan, karografi, atau gambar teknik)

b.     Kemudian setelah dikelompokkan dibagi lagi menjadi uraian/perihal (ex : perumahan dosen, rumahsakit ugm, fakultas)

c.      Setelah itu, dicek, mana arsip yang sama maupun tidak.

d.     Kemudian setelah dicek, dan tidak ada duplikat maka diberi nomor definitive , berdasarkan nomor yang telah di tetapkan oleh instansi.

4.      Manuver fisik

Setelah manuver kartu, arsip diambil dan nomor sementara dihapus dan diganti dengan nomor devinitif yang sesuai dengan kartunya.

5.      Penyimpanan

Arsip kemudian digulung dan disimpan @10 agar lebih mudah dalam penemuan kembalinya.

Salam Arsiparis...

Silahkan di Coment...