Berikut mengenai: "Manajemen Arsip Inaktif II"
Sebuah Tugas Ujian Tengah Semester
by: EP Arsip 2010
Pembahasan:
Sebuah Tugas Ujian Tengah Semester
by: EP Arsip 2010
Pembahasan:
Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi
penggunaannya sudah menurun untuk penyelenggaraan kegiatan organisasi dan telah
selesei digunakan untuk pertanggungjawaban administratif.
Arsip inaktif dalam penataannya ada yang penataan
baik dan ada juga yang buruk. Jika penataan arsip inaktif yang semasa aktifnya
telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh
penataannya disebut arsip inaktif teratur sedangkan arsip inaktif yang sistem
penataannya tidak ditata sebagaimana ketentuan dalam tata kearsipan seperti :
tercampur aduknya antara arsip dan non arsip, berbagai permasalahan menjadi
satu, dan bercampurnya tahun arsip tercipta disebut arsip inaktif tidak
teratur.
Untuk
arsip yang tidak teratur dibagi dalam tiga kategori, yaitu :
1. Arsip kacau, yaitu arsip yang tidak teratur
dikarenakan tercampur aduknya arsip dengan non arsip,arsip ini juga berserakan
tidak beraturan.
2. Arsip dengan susunan kronologis,
yaitu arsip ini memilki batas tahun masih jelas tetapi permasalahan arsip yang
satu dengan yang lainnya masih saling tercampur, begitu juga antara arsip dan
non arsip.
3. Arsip yang sudah tersusun secara
fisik dalam boks. Arsip ini jika dilihat secara fisik sudah terlihat tertata
rapi dan teratur namun apabila terdapat arsip yang akan digunakan untuk
menemukan kembali sulit dilakukan karena tidak terdapat sarana jalan masuk.
Terdapat dua
kegiatan dalam survei arsip, yaitu :
1.Survei
terhadap organisasi adalah survei yang berkaitan dengan sejarah perkembangan
organisasi atau unit kerja. Tugas serta fungsi, unit kearsipan dan perubahan
organisasi.
2.
Survei terhadap fisik arsip secara menyuluruh, adalah kegiatan yang dilakukan
untuk mengetahui kondisi fisik arsip, umur arsip, tempat penyimpanan arsip,
media arsip dan volume arsip. Selain itu terdapat manfaat lain melakukan
kegiatan survei ini seperti untuk mengetahui kondisi fisik arsip dan juga untuk
mengetahui sistem pemberkasan ketika arsip masih aktif. Hasil survei ini
juga dapat digunakan untuk perencanaan
yang berkaitan dengan sumber daya manusia, kebutuhan peralatan (masker, rak
arsip, boks arsip, folder, ATK, dan lain-lain), dan anggaran biaya.
Dari
hasil suvei tersebut akan diperoleh data sebagai berikut :
a.
Tupoksi orgasnisasi pencipta arsip dan mungkin perubahan struktur organisasi.
b.
Kondisi dan volume arsip yang dimiliki organisasi
c.
Kurun waktu arsip/umur arsip yang dimiliki oleh organisasi, umur arsip yang
tertua sampai yang termuda.
Yang dicatat dalam survei arsip :identitas instansi
pensurvai, lokasi penyimpanan arsip, asal dan tahun diterima arsip tersebut,
kondisinya, jenis fisik, kuantitas, kurun waktu, jalan masuk, penataan Tanda
tangan penanggung jawab.
Dari
identitas instansi terdapat kolom alamat,telepon dan penanggung jawab. Lokasi
penyimpanan arsip terdapat alamat dan penanggung jawab. Asal diisi asal arsip
tersebut dan tahun penerimaan arsip tersebut. Kondisi fisik menilai ruangan dan
arsip tersebut. Jenis fisik ada textual, audio visual, kartografi, machine
readable. Dalam kuanitas terdapt Mᵌ/M lari. lemari, rak, filing, karung boks,
Kurun
waktu arsip tersebut, Jalan masuk terdapat kolom hoofden list/klasifikasi,
agenda, klapper, indeks, kaartu-kartu, authoriteiten, lain-lain dan tidak ada.
Penataan terdapat kolom klasifikasi, dossier, rubric, seri, struktur, kacau.
Tanda tangan penanggung jawab terdapat kolom nama dan tanda tangan petugas survei dan
tanggal survei.
Data-data yang diperoleh dijadikan dasar dalam
melakukan pengelolaan arsip inaktif kacau. Lalu data-data tersebut dimasukan dalam
blanko survey. Untuk organisasi yang terdiri dari beberapa unit kerja maka data
tersebut dari blanko survey arsip dimasukkan dalam daftar ikhtisar arsip.
Daftar Ikhtisar arsip adalah daftar yang digunakan
untuk mencatat semua data-data yang diperoleh dari informasi tentang volume
arsip inaktif yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Selain itu kegunaan dari
daftar ikhtisar arsip untuk menentukan prioritas penangan arsip. Daftar
ikhtisar arsip berisi beberapa informasi anta lain Unit kerja/ Asal Arsip,
Kurun waktu arsip, Kuantitas, Jenis Fisik, Jalam Masuk, Penataan dan
keterangan.
Dalam
melakukan pengelolaan arsip inaktif ada tiga prioritas yang harus diutamakan
yaitu :
1.
arsip yang umurnya sudah tua
2.
arsip yang fisiknya rusak
3
arsip yang sering dicari
Adapun
prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melakukan penaganan arsip inaktif
kacau adalah :
1.
Prinsiprovenance/prinsip asal-usul
Prinsip asal-usul artainya arsip-arsip tersebut
harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa
melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya atau the creating agency. Arsip-arsip
yang tidak sesuai tempatnya harus dikembalikan ke asalnya/instansi penciptanya.
Dengan menerapkan prinsip provenance prinsip/ prinsip asal usul akan
mempermudah dalam melakuka pengelolaan arsip inaktif kacau karena semua arsip
yang dikelola dikembalikan pada instansi pencipta arsip tersebut sehingga tidak
mungkin keliru dalam melakukan pengaturan informasi arsip maupun pengaturan
fisik arsip.
2. Prinsip Originnal
order/prinsip aturan asli.
Dalam melakukan pengaturan arsip inaktif kacau
sedapat mungkin tetap mempertahankan aturan struktur arsip yang asli. Prinsip
ini sebisa mungkin harus dipertahankan karena sebagai dasar penyusunan kembali.
Contoh pada saat masih aktif arsip-arsip tersebut menggunakan sistem agenda
maka pada saat melekukan rekonstruksi atau pengaturan kembai arsip tetap
menggunakan sistem agenda. Kalau sebelumnya menggunakan sistem takah maka dalam
pengaturan tetap menggunakan sistem takah. Sistem ini dimaksudkan untuk mempermudah
dalam melakukan rekonstruksi arsip. Jadi melakukan suvei untuk mengetahui
sistem yang dipakai pada saat masih aktif sangatlah penting.
Jika keadaan arsip inaktif sangat kacau dan
arsip-arsipnya merupakan lembaran-lembaran lepas serta menyebar dimana-mana,
maka sangat sulit untuk mempertahankan sistem pengaturan aslinya. Hal ini dapat
di atasi dengan melakukan pengaturan berdasarkan masalah (seri, dossier,
rubrik, dossier) atau berdasrkan struktur organisasi( tugas pokok dan fungsi
organisasi)
Tahapan
Kerja Sebelum Melakukan Penangan Arsip Inaktif
a.
Persiapan
1.
Membersihkan arsip
Hal ini dilakukan supaya arsip bebas dari berbagai
unsure perusak, seperti terdapat bakteri, serangga dan debu. Membersihkan arsip
ini dilakukan supaya petugas dalam menangani arsip inaktif terhindar dari
bahaya yang ditimbulkan arsip tersebut.
Fumigasi adalah memusnahkan bakteri dan serangga
dengan bahan kimia. Cara ini sangat mahal, jika tidak anggaran bisa diganti
dengan kapur barus untuk menghilangkan bau pada arsip dengan cara menaburkannya
diatas tumpukan arsip. Mebersihkan debu yang menempel pada arsip. Cara ini bisa
menggunakan apa saja asal tidak merusak arsip.
2.
Membuat kartu deskripsi,kartu ini gunanya untuk mendiskripsikan arisip.
Kartu diskripsi berukuran 10x15. Bahan yang
digunakan untuk membuat kartu deskripsi bisa menggunakan kertas apa saja. Kartu
diskripsi sudah tidak digunakan lagi jika arsip telah dibuatkan DPA. Arsip yang
sudah dibuatkan DPA dapat langsung dimusnahkan. Supaya efektif dan efisien
kartu deskripsi dapat menggunakan kertas buram ukuran HVS yang dipotong menjadi
empat bagian.
Contoh
kartu deskripsi :
|
Keterangan
:
1) Pencipta : merupakan nama lembaga/organisasi
pencipta arsip
2) Kode Petugas : Merupakan kode nama petugas yang
menangani arsip
3) No. sementara : merupakan nomor hanya bersifat
sementara karena setelah semua arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan
diganti dengan nomor devinitive/nomor berkas yang tetap.
4) Isi masalah : menggambarkan iformasi arsip secara
lengkap. Pengelompokan arsip inaktif dapat berdasarkan pada seri ( berdasarkan
kesamaan jenis), rubrik (berdasarkan kesamaan masalah), dossier( berdasarkan kesamaan
urusan).
5) Tahun : merupakan periode terbitnya atau tahun
terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda
seleseinya kegiatan.
6) Keterangan : keterangan ini dapat berisi
informasi tentang jumlah arsip, kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip
serta kelengkapannya dan informasi lainnya.
3.
Mempersiapkan kertas pembungkus
Kertas pembungkus/ kertas casing adalah kertas yang
digunakan untuk membungkus arsip sebelum arsip dimasukkan dalam boks arsip.
Kertas yang digunakan untuk membungkus arsip sebaiknya kertas yang bebas asam.
Hal ini untuk mejaga agar fisik arsip tidak cepat rusak.
4.
Mempersiapkan boks arsip.
Boks yang digunakan untuk menyimpan arsip yang telah
dibungkus dengan kertas pembungkus. Boks harus diberi lubang angin agar
mempunyai sirkulasi udara yang baik. Ukuran boks yang sering digukan adalah
yang lebarnya 20 cm. Perlu diperhatikan bahwa setiap boks arsip sebaiknya hanya
berisi satu seies arsip saja atau series arsip yang sangat berdekatan dengan
retensi yang sama. Jika satu boks berisi beberapa series arsip berbeda dan
retensi yang berbeda juga akan mempersulit ketika arsip tersebut disusutkan.
Setelah semua arsip dimasukkan kedalam boks kemudian boks tersebut diberi nomor
yang sesuai dengan nomor arsip.
Prosedur Pengelolaan
Arsip Inaktif Tidak Teratur
Terdapat berbagai tahapan dalam melakukan
pengelolaan arsip Inaktif yang belum teratur seperti : melakukan pemilahan
arsip dan nonarsip, pemberkasan/pengelompokan arsip, pendeskripsian, pembuatan
skema pengelompokan arsip, manuver kartu deskripsi, memberikan nomor definitif
pada kartu deskripsi, manuver berkas, penomoran berkas, memasukkan arsip ke
dalam folder, memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks, membuat
Daftar Pertelaan Arsip.
Berikut
penjelasan dari tahapan-tahapan di atas :
a.
Melakukan pemilahan arsip dan nonarsip
Langkah
pertama yang harus dilakukan adalah memisahkan
antara arsip dan
nonarsip. Contoh nonarsip misalnya:
blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.
b.
Pemberkasan/pengelompokan arsip
Untuk lebih baiknya dalam pemberkasan sebaiknya
petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada tahap
ini diperlukan pengetahuan
tentang sejarah organisasi dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut
sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan berdasarkan:
series (kesamaan jenis),
rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).
c.
Pendeskripsian
Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi
informasi yang ada pada setiapberkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip
berisi hal-hal sebagai berikut, antara lain: nama unit pencipta, no sementara,
no definitif, kode, indeks, isi,keterangan, tahun. (Hal-hal yang tercantum
dalam kartu deskripsi disesuaikan
dengan
kebutuhan/arsip yang dikerjakan). Arsip Universitas Gadjah Mada 13Panduan
Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif.
Contoh
Kartu Deskripsi:
Pencipta
Arsip : Inisial Petugas / No sementara No Definitif :
Kode:
Indeks:
Isi
masalah arsip:
Keterangan
: Jumlah : Tahun:
Keterangan
kartu deskripsi :
•
Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.
•
Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.
•
No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan
nomor definitif/nomor berkas yang tetap.
•
No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas
yang sama dan dibuat daftarnya.
•
Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.
•
Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.
•
Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.
•
Keterangan : Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.
•
Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah
arsip.
Tahun : Periode terbitnya atau tahun
terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai
tanda selesainya kegiatan.
d.
Pembuatan skema pengelompokan arsip
Yaitu
pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi.
Penyusunan ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi,
deskripsi, atau kombinasi. Arsip Universitas Gadjah Mada 14 Panduan Ringkas
Tata Kelola Arsip Inaktif
e.
Manuver kartu deskripsi
Manuver
kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai
kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan skema.
f.
Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi
Kartu
deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif
yang
akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.
g.
Manuver berkas
Proses pemanggilan
dan penggabungan berkas
arsip yang mempunyai
kesamaan
masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.
h.
Penomoran Berkas
Pemberian nomor
definitif/nomor urut pada
berkas yang telah
tersusun berdasarkan skema.
i.
Memasukkan arsip ke dalam folder
Berkas yang
telah tersusun dimasukkan
ke dalam folder dan
diberi kode masalah arsip dan
nomor urut arsip.
j.
Memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks
Berkas
yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian
diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut
arsip.
k.
Membuat Daftar Pertelaan Arsip
Tahap
terakhir adalah membuat Daftar Pertelaan Arsip yang berisi: nomor, uraian masalah,
tahun penciptaan, jumlah, lokasi simpan. Daftar Pertelaan Arsip berfungsi
sebagai sarana penemuan kembali arsip, sarana penyusutan, serta digunakan untuk
membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.
Sumber referensi:
