PRAKTIK 1 ARSIP KASET

A.    Pengertian Umum

a.      Pengertian Arsip Kaset (Rekaman Suara)

Arsip rekaman suara merupakan arsip bentuk khusus yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. Rekaman suara ini ada sejak tahun 1887 yang diciptakan oleh Thomas Alfa Edison yang disebut Phonograph. Kemudian tahun 1920 berkembang menjadi Gramaphone bentuk piringan.Kemudian pada tahun 1970 diperkenalkan pita magnetik yang disebut DAT (Digital Audio Tapes) dan hingga sekarang dalam merekam suara menggunakan kaset pita.

David Roberts menyebut media rekam informasi nonkertas dengan istilah “Records in Special formats” yang terdiri dari arsip foto (photographs), Arsip Citra bergerak (cine film, videotape, optical digital video disk), Sound recordings (photographic recording, magnetic tape recording, dan optical digital recording), arsip peta dan arsip arsitektural, gambar (drawings), ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket), object, art works, publikasi, dan electronic records (Roberts, 1993: 385). Dari ketiga media rekam tersebut, atau dari dua kategori arsip kertas dan nonkertas tersebut, media rekam kertas (paper base records) merupakan media yang paling tinggi penggunaannya baik frekuensi maupun jumlahnya.

b.      Transkip Kaset

Transkrip kaset dalam prosesnya menggunakan tape recorder untuk memutar isi rekaman dari kaset tersebut. Hasil transkrip biasanya berbentuk teks tertulis yang berupa tulisan isi rekaman. Hasil transkrip ini bisa bermacam-macam. Ada hasil transkrip yang betul betul ‘apa adanya’ artinya kata perkata ditulis bahkan situasi yang terjadi ditulis juga untuk menggambarkan situasi yang terjadi, contohnya “… Banyak yang berpendapat ya, bahwa uang (batuk) dan kekuasaan itu eh mempunyai pengaruh dalam apa itu namanya ehm proses hukum di Indonesia …” Atau hasil transkrip yang menekankan isi/teks tanpa perlu menggambarkan situasi, misalnya “… Banyak yang berpendapat bahwa uang dan kekuasaan mempunyai pengaruh dalam proses hukum di Indonesia …”

Merekam dan mentranskripkan sebuah acara itu penting agar setiap acara memiliki dokumentasi tertulis selain dokumentasi audio maupun video.

Mentranskrip mirip dengan menotulensi tetapi tidak sama. Mentranskrip bisa dilakukan kapan saja dan bisa dimana saja selama bahan untuk ditranskrip ada. Jadi, bisa saja bahan itu bahan yang 1 tahun lalu, atau beberapa bulan lalu.

Adanya transkip untuk arsip audio visual berguna untuk:

-          Sarana pembantu menjelaskan isi informasi arsip audio visual saat dipinjam. Biasanya pengguna hanya meminjam transkip kaset saja, tetapi untuk pengguna hukum hanya kaset yang asli tetapi tidak menutup kemungkinan keduanya dipakai.

-          Untuk menjaga keamanan arsip aslinya, jika ada seorang pengguna arsip membutuhkan informasi yang terekam dalam arsip audio visual tersebut tidak perlu membawa arsip aslinya dan petugas memberikan teks hasil transkrip dari arsip tersebut

B.     Pelaksanaan Praktek Arsip Audiovisual (kaset)

a.      Alat dan Sarana

-            Indeks interview : kartu yang berisikan isi topik wawancara, nama narator, kode atau nomor kaset dan subjek-subjek utama wawancara dengan menunjuk waktu. Pembuatan indeks interview deng cara mendengarkan isi dari wawancara tersebut kemudian dicatat pokok-pokok masalahnya. Setelah diketahui isi pokok masalahnya dicatat durasi waktu dari setiap subjeknya.

-            Kartu identifikasi: kartu yang berisi tentang isi konteks arsip kaset itu sendiri untuk memudahkan dalam penataannya.

-            Skema klasifikasi arsip audio Visual: berupa daftar kode klasifikasi arsip audio visual. Skema tersebut merupakan daftar kalsifikasi informasi asrip audio visual secara internasional.

-          Tape recorder : merupakan alat yang digunakan dalam proses transkripsi kaset. Dimana informasi yang ada di dalam kaset didengarkan kemudian  dipindahkan ke dalam media kertas.

-          Label :  tanda yang terbuat dari kertas yang dipasang dilidah guide dan dikaset yang dimana dilabel tersebut berisikan kode arsip kaset yang sudah ditentukan.

-          Guide : alat yang terbuat dari plastik/mika yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas deretan kaset. Jadi di dalam penataan kasetnya diberi pembatas sesuai kode arsip kaset agar mudah saat ditata. Masing-masing guide bisa dibuat berbeda warna untuk mengetahui antar guide pertama, kedua dan ketiga. Dan masing-masing guide terdapat lidah guide.

-          Laci : laci digunakan untuk penataan kaset yang sudah diberi nomor atau kode arsip kaset yang telah ditentukan.

-          Rak almari : Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan laci yang berisikan kaset yang sudah ditata. Dan dalam penatatan arsip kaset di almari juga tidak boleh sembarangan. Karena dialmari juga dikasih kode rak berapa arsip tersebut disimpan agar mudah saat penemuan kembali.

-          Daftar koleksi arsip: buku yang berisi tentang daftar koleksi arsip yang disimpan. Buku tersebut berguna sebagai sarana temu balik arsip yang akan diperlukan.

b.      Prosedur Pelaksanaan Praktik Arsip Audio Visual

1.      Seleksi

Seleksi  merupakan kegiatan memisahkan arsip kaset / rekaman suara yang akan diolah dan yang tidak akan diolah. Seleksi ini meliputi seleksi fisik. Seleksi fisik ini dilakukan dengan melihat bentuk fisik kaset. Selain itu juga kaset yang isi rekamannya tidak jelas tidak akan diolah.

2.      Identifikasi

Identifikasi adalah proses pendataan arsip, meliputi :

·         Pendataan informasi arsip (intellectual handling).

Pendataan informasi arsip diketahui dengan cara mendengarkan isi rekaman dari arsip tersebut.

·         Pendataan fisik arsip (technical handling)

Pendataan fisik arsip ini diketahui dengan cara melihat fisik arsip.

Contoh kartu identifikasi :

No. Definitif : No. Sementara : A.      Intelektual Handling Subjek / Topik : Narator           : Interviewee     : Tempat           : Tanggal          : Durasi            : B.      Technical Handling Vendor          : Type             : Volume         :

Keterangan :

·         No Definitif : Pada nomor definitif diisi untuk yang terakhir setelah arsip kaset siap untuk disimpan.

·         No Sementara : Nomor ini diisi dengan nama kelompok dan inisial nama pendeskripsi. Inisial nama ini harus diketahui oleh semua anggota agar tidak ada kesamaan dalam penggunaan inisial.

·        

Inisial nama pendeskripsi

Contohnya : AI / UH

Nama kelompok

 

·         Subjek/Topik : berisi tentang isi arsip kaset secara garis besar, terkadang pada kaset topic sudah tertulis di covernya.

·         Narator : berisi nama pewawancara, apabila pewawancara lebih dari dua orang maka ditulis “dkk”. Contohnya : Uswatun Hasanah, dkk.

·         Interviewee : berisi nama narasumber yang di wawancarai

·         Tempat : berisi tempat dilakukannya wawancara

·         Tanggal : berisikan tanggal saat wawancara berlangsung

·         Durasi : berisi total waktu wawancara

·         Vendor : berisi merk dari arsip kaset, ada 2 merk kaset yang biasa dipakai yakni  Sony dan BASF.

·         Type : berisi durasi putar kaset, terdiri dari tipe C90 atau C60

·         Volume : berisi tentang seri kaset yang saling berhubungan, karena masih membicarakan topik yang sama namun sudah berbeda kaset

3.      Indeks Interview Content

Indeks interview content merupakan tabel yang berisi topik rekaman, narator, dan narasumber, nomor kaset serta waktu yang menjelaskan tentang pokok subyek utama pada wawancara. Indeks Interview Content dipasang sebagai cover arsip kaset, hal ini akan sangat membantu dalam penemuan kembali informasi yang terdapat didalam rekaman tersebut.

Indeks Interview Content dibuat dengan cara mendengarkan kaset dan menyimpulkan setiap kesatuan subyek pada rekaman dan mencatat durasi waktunya dari setiap satuan subyek tersebut.

Berikut adalah contoh tabel Indeks Interview Content :

Topik : Narator : Interviewee :		NO :
Side A	Side B

4.      Transkripsi

Pada tahap ini, Arsip kaset diputar menggunakan tape recorder yang kemudian didengarkan dan dituangkan dalam bentuk tulisan. Proses transkripsi ini tidak hanya memindahkan isi rekaman dalam bentuk tulisan melainkan juga harus melakukan penjelasan istilah – istilah yang tidak menggunakan bahasa baku, serta memperbaiki ejaan dan memperbaiki struktur kalimatnya. Kegiatan transkripsi ini membutuhkan kesabaran, dan ketelitian karena membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyalin percakapan kedalam bentuk tulisan.

 Pada isi transkripsi pertanyaan yang di tanyakan oleh narator ditulis dengan menggunakan huruf yang di miringkan (italic) untuk memudahkan dalam membedakan antara pertanyaan dan jawaban.

5.      Pengelompokan dan Penomoran

Kaset – kaset yang sudah selesai ditranskripsi kemudian dikelompokan berdasarkan skema pengaturan arsip kaset. Pengelompokan ini disebut juga manuver. Manuver terbagi menjadi 2 :

·         Manuver kartu

Manuver ini merupakan kegiatan mengelompokan kartu identifikasi sesuai dengan skema pengaturan yang sudah ditentukan. Pengelompokan kartu ini akan memudahkan dalam memanuver fisik arsip, karena jika kartu sudah tertata dengan baik, maka manuver fisiknya akan mengikuti kartu identitasnya. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memanggil setiap item secara urut diikuti pengumpulan dan penataan sesuai dengan kronologisnya. Setelah kartu tertata dengan baik, kemudian kartu di beri nomor definitif.

·         Manuver fisik

Manuver fisik ini dilakukan setelah manuver kartu selesai, manuver fisik akan mengikuti cara atau skema dari kartu tersebut, setelah manuver kartu selesai kemudian arsip kaset ditata sesuai dengan kartu kemudian diberi nomor definitif yang sesuai dengan kartu identifikasinya.

Penomoran arsip dilakukan dengan cara mengganti nomor sementara kartu identifikasi dengan nomor definitif yang sesuai dengan skema klasifikasi yang telah ditentukan. Pemberian nomor tiap sub pokok skema dimulai dengan angka satu.  Contohnya :

Nomor urut item

AK / OH.HB.00/1

Arsip Kaset (Jenis Arsip )

Oral Histori (pokok masalah)

Sub – sub masalah

Histori Biografi ( sub pokok)

 

Arsip kaset juga diberi nomor definitif dengan memberikan label. Label diberi warna yang berbeda pada setiab sub masalah, agar mudah dideteksi apabila ada kesalahan dalam penempatan.

6.      Penataan dan Penyimpanan

Setelah arsip kaset selesai dimanuver kartu dan fisiknya , arsip siap untuk ditata. Penataannya dilakukan langsung pada rak arsip. Rak arsip yang digunakan terbuat dari plastic. Arsip kaset ditata dengan posisi landscape agar label yang berisi nomor definitifnya dapat terlihat. Setiap kaset yang berbeda sub pokok masalahnya diberi penyekat agar lebih mudah dalam penataan dan penemuan kembali.

Contohnya :

OH

HB

00

01

 

Setelah semua kaset tertata dengan rapi, kemudian arsip disimpan dalam laci yang terdapat didalam almari.

7.      Pembuatan Daftar Arsip Kaset

Kaset yang sudah selesai diolah dan telah disimpan di lemari kemudian di buatkan Daftar Koleksi Arsip (DKA). Pembuatan DKA ini berdasarkan kartu klasifikasi yang telah dimanuver sebelumnya.

Contoh Tabel DKA :

NO	TOPIK	NARATOR	INTERVIEWE	TANGGAL	TEMPAT	LOKSIM	T-SKRIP

Pengisian tabel pada DKA ini sama dengan yang ada pada kartu identifikasi, hanya saja untuk tabel NOMOR ditulis nomor definitifnya. Untuk LOKSIM merupakan lokasi simpan dari arsip tersebut,

Contohnya : A1-R1-L1

·         A1 : lemari nomor 1

·         R1 : Rak Nomor 1

·         L1 : Laci nomor 1

C.     Kesimpulan dan Saran

a.       Kesimpulan: Arsip kaset atau rekaman suara memiliki batasan media yang berbeda pada umumnya dalam media untuk arsip. Pengelolaan dalam prosedure yang kami lakukan saat praktik berdasarkan sistem yang telah dibuat dan kami melakukan sesuai prosedure yang ada. Namun pada kenyataannya dalam melakukan transkripsi kaset dapat dilakukan secara bersamaan dalam mengisi indexs interview contents yang sebelumnya melakukan langkah seleksi kaset lalu deskripsi fisik kaset pada kartu deskripsi. Dalam tahap pengelompokan dan penomoran dilakukan ketika semua transkripsi kaset sudah dilakukan, ini berfungsi agar tidak bekerja dua kali dalam langkah ini. Dan pada akhirnya penataan dan penyimpanan kaset pada tempatnya dengan bantuan daftar koleksi arsip agar penemuan kembali mudah dan cepat.

Pengelolaan arsip kaset dilakukan sesuai prosedure diatas dan pada akhirnya arsip kaset tersebut dapat berguna bagi penggunanya dalam layanan jasa kearsipan untuk menambah khasanah arsip yang ada. Pengelolaan ini juga memberikan gambaran bahwa instansi mempunyai kepedulian dalam arsip audio ini dan tidak hanya tekstual saja.

b.      Saran: Setelah kami melakukan praktik ini hal yang menjadi hambatan adalah isi dari arsip kaset itu saat dalam langkah transkripsi lalu saran kami adalah jika terdapat transkripsi yang tidak sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan maka langsung saja diedit dalam kaidah yang baku, hal tersebut mempengaruhi ketika dalam langkah penulisan isi informasi kaset itu dalam bentuk deskripsi pada laporannya. Dalam melakukan pengolahan arsip kaset ini memakan cukup lama waktu di bagian transkripsi, untuk pengelompokkan dan penomoran sesuai dengan kaset yang sudah dilakukan transkripsi, jika sedikit maka cepat dan jika kaset itu banyak maka akan lama.

Untuk pengolahan arsip kaset berikutnya, sebagai pengolah arsip maka harus  dilakukan dalam mentranskripsi secara detail dan lengkap informasinya juga alat dan bahan dalam mengolah arsip ini khususnya langkah transkripsi, karena kesiapan semua itu dapat berpengaruh dalam batas akhir waktu dalam melakukan pengolahan arsip kaset ini.

Terima Kasih, Baca juga Praktikkum Arsip Foto Ya....
Link nya ...............

TUGAS PERBANDINGAN : PERATURAN PEMERINTAH TENTANG PENYUSUTAN PP NO. 34 TAHUN 1979 PP NO. 28 TAHUN 2012

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Tahun 1979

Tentang Penyusutan Arsip

BAB I, Ketentuan Umum

Pasal 1

Dalam Peraturan Pemerintah ini yang dimaksud dengan:

1. Arsip adalah naskah-naskah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

2. Arsip dinamis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf a Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

3. Arsip aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus-menerus dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi.

4. Arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.

5. Arsip statis adalah arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 2 huruf b Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

6. Unit Kearsipan adalah unit organisasi sebagaimana disebut dalam Pasal 8 (1) Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971.

Pasal 2

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan masing-masing;

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;

c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Pasal 3

Pengelolaan arsip inaktif pada Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan merupakan bagian tugas dari Unit Kearsipan pada Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan yang bersangkutan.

BAB II, Jadwal Retensi Arsip

Pasal 4

(1) Setiap arsip ditentukan retensinya atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam bentuk Jadwal Retensi Arsip.

(2) Arsip Nasional menetapkan pedoman untuk digunakan sebagai petunjuk dalam menentukan nilai guna arsip.

(3) Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing wajib

memiliki Jadwal Retensi Arsip yang berupa daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.

Pasal 5

(1) Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 ayat (3) ditetapkan oleh Pimpinan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan masing-masing setelah mendapat persetujuan dari Kepala Arsip Nasional.

(2) Dalam menentukan retensi arsip keuangan dan atau arsip kepegawaian terlebih dahulu perlu didengar petimbangan Ketua Badan Pemeriksa Keuangan dan atau Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara.

(3) Untuk Jadwal Retensi Arsip pemerintah daerah ditetapkan sesuai dengan ketentuan ayat (1) dan ayat (2) dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat Menteri Dalam Negeri.

(4) Setiap perubahan Jadwal Retensi Arsip ditetapkan sesuai dengan cara sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), ayat (2), dan ayat (3).

BAB III, Pemindahan Arsip

Pasal 6

(1) Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan masing-masing menyelenggarakan pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip secara teratur dan tetap.

(2) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif diatur oleh masing-masing Lembaga Negara dan Badan Pemerintahan.

BAB IV, Pemusnahan Arsip

Pasal 7

Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan dapat melakukan pemusnahan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan sebagaimana tercantum dalam dalam Jadwal Retensi Arsip masing-masing.

Pasal 8

(1) Pelaksanaan pemusnahan arsip yang mempunyai jangka retensi 10 (sepuluh) tahun atau lebih ditetapkan oleh Pimpinanan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan setelah mendengar pertimbangan Panitia Penilai Arsip yang dibentuk olehnya dengan terlebih dahulu memperhatikan pendapat dari Ketua Badan Pemeriksa Keuangan sepanjang menyangkut arsip keuangan dan dari Kepala Badan Administrasi Kepegawaian Negara sepanjang menyangkut arsip kepegawaian.

(2) Pimpinan Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan menetapkan keputuasan sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) setelah mendapat persetujuan Kepala Arsip Nasional.

Pasal 9

Pemusnahan arsip dilakukan secara total sehingga tidak dapat lagi dikenali baik isi maupun bentuknya dan disaksikan oleh 2 (dua) pejabat dari bidang hukum/perundang-undangan dan atau bidang pengawasan dari Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.

Pasal 10

Untuk melaksanakan pemusnahan dibuat Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang dimusnahkan dan Berita Acara Pemusnahan Arsip.

BAB V, Penyerahan Arsip

Pasal 11

Arsip yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban Nasional, tetapi sudah tidak diperlukan lagi untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya, ditetapkan sebagai berikut:

a. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan di tingkat Pusat harus diserahkan kepada Arsip Nasional Pusat;

b. Bagi arsip yang disimpan oleh Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan di tingkat Daerah harus diserahkan kepada Arsip Nasional Daerah.

Pasal 12

Penyerahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 11 dilakukan sekurang kurangnya 1 (satu) kali dalam 10 (sepuluh) tahun serta dilaksanakan dengan membuat Berita Acara Penyerahan Arsip yang disertai Daftar Pertelaan Arsip dari arsip-arsip yang diserahkan.

BAB VI, Ketentuan Lain-Lain

Pasal 13

(1) Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang mengetahui adanya dan atau mengetahui akan dimusnahkannya arsip Badan-badan Swasta dan atau perorangan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 huruf b Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 serta arsip tersebut dianggap bernilai guna bagi bidang tugasnya masingmasing atau bagi kehidupan kebangsaan pada umumnya wajib ikut menyelamatkannya dan atau melaporkan kepada Arsip Nasional.

(2) Berdasarkan adanya laporan dan atau karena mengetahui sendiri, Arsip Nasional mengambil tindakan pengamanan atau penyelamatan arsip-arsip sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) sesuai dengan ketentuan Pasal 4 ayat (2) Undang-undangn Nomor 7 Tahun 1971.

(3) Ketentuan-ketentuan dalam Pasal 11 dan Pasal 12 berlaku bagi arsip sebagaimana dimaksud dalam ayat (1).

Pasal 14

Penyusutan arsip di lingkungan Departemen Pertahanan Keamanan karena sifat khusus tugas dan fungsinya, bilamana perlu dapat diatur dalam ketentuan tersendiri dengan berpedoman pada Peraturan Pemerintah ini.

Pasal 15

Penyusutan arsip yang dimaksud dalam Peraturan Pemerintah ini dilaksanakan dengan memperhatikan keamanan dan sifat kerahasiaan sesuatu arsip.

Pasal 16

Semua pembiayaan sebagai akibat pelaksanaan Peraturan Pemerintah ini dibebankan pada anggaran belanja masing-masing Lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintahan yang bersangkutan.

BAB VII, Ketentuan Peralihan

Pasal 17

Selama Jadwal Retensi Arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 belum dimiliki atau telah dimiliki akan tetapi belum mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional, maka Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan:

a. yang akan melaksanakan pemusnahan arsip wajib mendapat persetujuan dari Badan-badan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 8;

b. yang akan menyelenggarakan penyerahan arsip wajib berkonsultasi dengan Arsip Nasional.

BAB VIII, Ketentuan Penutup

Pasal 18

Ketentuan teknis pelaksanaan Peraturan Pemerintah ini, ditetapkan oleh Kepala Arsip Nasional.

Pasal 19

Hal-hal yang belum diatur dalam Peraturan Pemerintah ini, ditetapkan lebih lanjut dengan peraturan tersendiri.

Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012

Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan

BAB I, Ketentuan Umum

Pasal 1

17. Jadwal Retensi Arsip yang selanjutnya disingkat JRA adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

18. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.

20. Pengelolaan arsip dinamis adalah proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan, dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.

Pasal 31 Pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatan:

a. penciptaan arsip;

b. penggunaan arsip;

c. pemeliharaan arsip; dan

d. penyusutan arsip.

Paragraf 5 Penyusutan Arsip

Pasal 52 Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 31 huruf d, dilakukan oleh pencipta arsip berdasarkan JRA.

Pasal 53

(1) Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD wajib memiliki JRA.

(2) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (1) ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD setelah mendapat persetujuan Kepala ANRI.

(3) Dalam rangka melaksanakan penyusutan dan penyelamatan arsip dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara, perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan harus memiliki JRA.

(4) JRA sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditetapkan oleh pimpinan perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan setelah mendapat pertimbangan Kepala ANRI.

Pasal 54

(1) Retensi arsip dalam JRA ditentukan berdasarkan pedoman retensi arsip.

(2) Pedoman retensi arsip disusun oleh Kepala ANRI bersama dengan lembaga teknis terkait.

Pasal 55 Ketentuan lebih lanjut mengenai tata cara penetapan JRA dan pedoman retensi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 dan Pasal 54 diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.

Pasal 56 Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 meliputi kegiatan:

a. pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan;

b. pemusnahan arsip yang telah habis retensinya dan tidak memiliki nilai guna dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; dan

c. penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.

Pasal 57

(1) Pemindahan arsip inaktif dilaksanakan dengan memperhatikan bentuk dan media arsip.

(2) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan melalui kegiatan:

a. penyeleksian arsip inaktif;

b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan

c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

Pasal 58 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan lembaga negara dilaksanakan dari unit pengolah ke unit kearsipan sesuai jenjang unit kearsipan yang ada di lingkungan lembaga negara yang bersangkutan.

Pasal 59 Lembaga negara dapat memindahkan arsip inaktif yang memiliki nilai berkelanjutan ke unit depot penyimpanan arsip inaktif yang dikelola oleh ANRI.

Pasal 60 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah provinsi dilakukan sebagai berikut:

a. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi; dan

b. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi ke lembaga kearsipan daerah provinsi.

Pasal 61 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota dilakukan sebagai berikut:

a. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota; dan

b. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari pencipta arsip di lingkungan satuan kerja pemerintah daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota ke lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

Pasal 62 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan perguruan tinggi negeri dilakukan sebagai berikut:

a. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit pengolah ke unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain; dan

b. pemindahan arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun dilakukan dari unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain ke lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Pasal 63

(1) Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan menjadi tanggung jawab pimpinan unit pengolah.

(2) Pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan setelah melewati retensi arsip aktif.

(3) Pelaksanaan pemindahan arsip inaktif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilakukan dengan penandatanganan berita acara dan dilampiri daftar arsip yang akan dipindahkan.

(4) Berita acara dan daftar arsip inaktif yang dipindahkan sebagaimana dimaksud pada ayat (3) ditandatangani oleh pimpinan unit pengolah dan pimpinan unit kearsipan.

Pasal 64 Pemindahan arsip inaktif di lingkungan BUMN dan BUMD diatur oleh pimpinan BUMN dan BUMD berdasarkan pedoman yang ditetapkan oleh Kepala ANRI.

Pasal 65

(1) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf b, menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.

(2) Pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan terhadap arsip yang:

a. tidak memiliki nilai guna;

b. telah habis retensinya dan berketerangan dimusnahkan berdasarkan JRA;

c. tidak ada peraturan perundang-undangan yang melarang; dan

d. tidak berkaitan dengan penyelesaian proses suatu perkara.

(3) Dalam hal arsip belum memenuhi semua ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), retensinya ditentukan kembali oleh pimpinan pencipta arsip.

Pasal 66 Prosedur pemusnahan arsip berlaku ketentuan sebagai berikut:

a. pembentukan panitia penilai arsip;

b. penyeleksian arsip berdasarkan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 57 ayat (2) huruf a;

c. pembuatan daftar arsip usul musnah oleh arsiparis di unit kearsipan;

d. penilaian oleh panitia penilai arsip;

e. permintaan persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

f. penetapan arsip yang akan dimusnahkan; dan

g. pelaksanaaan pemusnahan:

1. dilakukan secara total sehingga fisik dan informasi arsip musnah dan tidak dapat dikenali;

2. disaksikan oleh sekurang-kurangnya 2 (dua) pejabat dari unit hukum dan/atau pengawasan dari lingkungan pencipta arsip yang bersangkutan; dan

3. disertai penandatanganan berita acara yang memuat daftar arsip yang dimusnahkan.

Pasal 67

(1) Pembentukan panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 66 huruf a ditetapkan oleh pimpinan pencipta arsip.

(2) Panitia penilai arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) bertugas untuk melakukan penilaian arsip yang akan dimusnahkan.

(3) Panitia penilai arsip sekurang-kurangnya memenuhi unsur:

a. pimpinan unit kearsipan sebagai ketua merangkap anggota;

b. pimpinan unit pengolah yang arsipnya akan dimusnahkan sebagai anggota; dan

c. arsiparis sebagai anggota.

Pasal 68

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara ditetapkan oleh pimpinan lembaga negara setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan lembaga negara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara.

Pasal 69

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari gubernur.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi.

Pasal 70

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh gubernur setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah provinsi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah provinsi.

Pasal 71

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja perangkat daerah atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari bupati/walikota.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/kota.

Pasal 72

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh bupati/walikota setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

Pasal 73

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan satuan kerja di lingkungan perguruan tinggi negeri setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari rektor atau sebutan lain yang sejenis.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang sejenis.

Pasal 74

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh rektor atau sebutan lain yang sejenis, setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan perguruan tinggi negeri sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan perguruan tinggi.

Pasal 75

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis panitia penilai arsip; dan

b. persetujuan tertulis dari pimpinan BUMN atau BUMD.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.

Pasal 76

(1) Pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun ditetapkan oleh pimpinan BUMN atau BUMD setelah mendapat:

a. pertimbangan tertulis dari panitia penilai arsip; dan

b. pertimbangan tertulis dari Kepala ANRI.

(2) Pelaksanaan pemusnahan arsip di lingkungan BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan BUMN atau BUMD.

Pasal 77 Ketentuan mengenai pemusnahan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 65, Pasal 66, Pasal 67, Pasal 73, Pasal 74, Pasal 75, dan Pasal 76 berlaku secara mutatis mutandis bagi perusahaan atau perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara dan/atau bantuan luar negeri.

Pasal 78

(1) Arsip yang tercipta dalam pelaksanaan pemusnahan arsip wajib disimpan oleh pencipta arsip.

(2) Arsip yang tercipta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) meliputi:

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;

c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;

d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;

f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;

g. berita acara pemusnahan arsip; dan

h. daftar arsip yang dimusnahkan.

(3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital.

(4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.

Pasal 79

(1) Penyerahan arsip statis oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 56 huruf c, dilakukan terhadap arsip yang:

a. memiliki nilai guna kesejarahan;

b. telah habis retensinya; dan/atau

c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

(2) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) wajib dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta.

(3) Perguruan tinggi swasta yang kegiatannya dibiayai dengan anggaran negara, APBD, dan/atau bantuan luar negeri belum mempunyai lembaga kearsipan perguruan tinggi wajib menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah.

(4) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) menjadi tanggung jawab pimpinan pencipta arsip.

Pasal 80

(1) Arsip statis yang diserahkan oleh pencipta arsip kepada lembaga kearsipan harus merupakan arsip yang autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan.

(2) Dalam hal arsip statis yang diserahkan tidak autentik maka pencipta arsip melakukan autentikasi.

(3) Apabila pencipta arsip tidak melakukan autentikasi sebagaimana dimaksud pada ayat (2) lembaga kearsipan berhak untuk menolak penyerahan arsip statis.

(4) Dalam hal arsip statis yang tidak diketahui penciptanya, autentikasi dilakukan oleh lembaga kearsipan.

Pasal 81

(1) Prosedur penyerahan arsip statis dilaksanakan sebagai berikut:

a. penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah oleh arsiparis di unit kearsipan;

b. penilaian oleh panitia penilai arsip terhadap arsip usul serah;

c. pemberitahuan akan menyerahkan arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya disertai dengan pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh, dan dapat digunakan;

d. verifikasi dan persetujuan dari kepala lembaga kearsipan sesuai wilayah kewenangannya;

e. penetapan arsip yang akan diserahkan oleh pimpinan pencipta arsip; dan

f. pelaksanaaan serah terima arsip statis oleh pimpinan pencipta arsip kepada kepala lembaga kearsipan dengan disertai berita acara dan daftar arsip yang akan diserahkan.

(2) Penyerahan arsip dilaksanakan dengan memperhatikan format dan media arsip yang diserahkan.

(3) Arsip yang tercipta dari pelaksanaan penyerahan arsip meliputi:

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;

c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan untuk diserahkan dan telah memenuhi syarat untuk diserahkan;

d. surat persetujuan dari kepala lembaga kearsipan;

e. surat pernyataan dari pimpinan pencipta arsip bahwa arsip yang diserahkan autentik, terpercaya, utuh dan dapat digunakan;

f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan penyerahan arsip statis;

g. berita acara penyerahan arsip statis; dan

h. daftar arsip statis yang diserahkan.

(4) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (3) wajib disimpan oleh pencipta arsip dan lembaga kearsipan serta diperlakukan sebagai arsip vital.

Pasal 82

(1) Arsip statis lembaga negara tingkat pusat wajib diserahkan kepada ANRI.

(2) Arsip statis lembaga negara tingkat pusat di daerah wajib diserahkan kepada ANRI sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.

(3) Penetapan arsip statis pada lembaga negara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh pimpinan lembaga negara.

(4) Pelaksanaan penyerahan arsip statis lembaga negara tingkat pusat menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan lembaga negara tingkat pusat.

(5) Penyerahan arsip statis lembaga negara tingkat pusat di daerah sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dilaksanakan oleh pimpinan lembaga negara tingkat pusat di daerah kepada kepala unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah.

(6) Penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (5) dilaksanakan berdasarkan pertimbangan:

a. nilai informasi arsip;

b. keamanan dan keselamatan arsip statis;

c. aksesibilitas arsip statis; dan

d. kearifan lokal.

(7) Dalam hal belum ada unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah, lembaga negara tingkat pusat di daerah dapat menyerahkan arsip statis kepada lembaga kearsipan daerah provinsi sepanjang instansi induknya tidak menentukan lain.

Pasal 83

(1) Arsip statis pemerintahan daerah provinsi wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah provinsi.

(2) Penetapan arsip statis pada pemerintahan daerah provinsi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh gubernur.

(3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja perangkat daerah provinsi atau penyelenggara pemerintahan daerah provinsi.

(4) Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah provinsi.

Pasal 84

(1) Arsip statis pemerintahan daerah kabupaten/kota wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

(2) Penetapan arsip statis pada pemerintahan daerah kabupaten/kota sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, ditetapkan oleh bupati/walikota.

(3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja perangkat daerah kabupaten/kota atau penyelenggara pemerintahan daerah kabupaten/ kota.

(4) Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

Pasal 85

(1) Arsip statis perguruan tinggi negeri wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri.

(2) Penetapan arsip statis pada perguruan tinggi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh rektor atau sebutan lain yang sejenis.

(3) Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi di bawah 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab unit kearsipan di lingkungan satuan kerja rektorat, fakultas, atau satuan kerja dengan sebutan lain yang sejenis.

(4) Pelaksanaan penyerahan arsip statis yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan perguruan tinggi negeri.

Pasal 86

(1) Arsip statis BUMN atau BUMD wajib diserahkan kepada lembaga kearsipan.

(2) Penetapan arsip statis pada BUMN atau BUMD sebagaimana dimaksud dalam Pasal 81 ayat (1) huruf e, dilakukan oleh pimpinan BUMN atau BUMD.

(3) Arsip statis yang telah ditetapkan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), diserahkan oleh:

a. pimpinan BUMN kepada Kepala ANRI;

b. pimpinan BUMD provinsi kepada lembaga kearsipan daerah provinsi; dan

c. pimpinan BUMD kabupaten/kota kepada lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota.

(4) Penyerahan arsip statis BUMN di daerah mengikuti ketentuan penyerahan arsip statis lembaga negara di daerah sebagaimana dimaksud dalam Pasal 82 ayat (5) dan ayat (7).

Pasal 87

(1) Arsip statis perusahaan swasta diserahkan kepada lembaga kearsipan.

(2) Penyerahan arsip statis perusahaan swasta ditetapkan oleh pimpinan perusahaan swasta.

Pasal 88

(1) Arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat diserahkan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan kepada Kepala ANRI.

(2) Arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah diserahkan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah kepada kepala unit depot penyimpanan arsip ANRI di daerah.

(3) Penyerahan arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat dilakukan setelah penetapan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat.

(4) Penyerahan arsip statis organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah dilakukan setelah penetapan oleh pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat daerah.

(5) Penetapan penyerahan arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (4) dilakukan setelah mendapat persetujuan dari pimpinan organisasi politik atau organisasi kemasyarakatan nasional di tingkat pusat.

(6) Penyerahan arsip perseorangan dilakukan oleh yang bersangkutan atau pihak yang mewakili kepada lembaga kearsipan.

Pasal 89 Ketentuan lebih lanjut mengenai pelaksanaan pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip statis diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.

Penjelasan Atas Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 Tahun 2012

Pengelolaan arsip dinamis dimulai dari tahap penciptaan hingga penyusutan, yang pelaksanaannya secara sistematis mengacu pada rancang bangun dan pengoperasian yang terpadu antara sistem kearsipan dan sistem kegiatan organisasi dalam pengelolaannya sebagai suatu sistem.

Ayat 2 pasal 42. Klasifikasi arsip digunakan sebagai dasar pemberkasan dan penataan arsip untuk mendukung akses, dan pemanfaatan arsip serta penyusutan arsip.

Ayat 2 pasal 42 mengenai pemberkasan arsip aktif sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan berdasarkan klasifikasi arsip.

Autentikasi?
Bagian Keempat Autentikasi Pasal 106

(1) Autentikasi arsip statis dilakukan terhadap arsip statis maupun arsip hasil alih media untuk menjamin keabsahan arsip.

(2) Autentikasi terhadap arsip hasil alih media sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan dengan memberikan tanda tertentu yang dilekatkan, terasosiasi atau terkait dengan arsip hasil alih media.

(3) Kepala lembaga kearsipan menetapkan autentisitas arsip statis sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dengan membuat surat pernyataan.

Pasal 107 Kepala lembaga kearsipan menetapkan autentisitas arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 106 ayat (3) berdasarkan persyaratan:

a. pembuktian autentisitas didukung peralatan dan teknologi yang memadai;

b. pendapat tenaga ahli atau pihak tertentu yang mempunyai kemampuan dan kompetensi di bidangnya; dan

c. pengujian terhadap isi, struktur, dan konteks arsip statis.

Pasal 108

(1) Dalam rangka pembuktian autentisitas arsip statis sebagaimana dimaksud dalam Pasal 107 huruf a, lembaga kearsipan menyediakan prasarana dan sarana alih media serta laboratorium.

(2) Ketentuan lebih lanjut mengenai prasarana dan sarana, laboratorium serta tata cara penggunaan dan metode pengujian dalam rangka autentikasi diatur dengan Peraturan Kepala ANRI.

Kesimpulan perbandingan:

PP No. 34 Tahun 1979 Tentang Penyusutan Arsip adalah, sebagai berikut:

1. PP ini menjelaskan tentang penyusutan arsip secara umum, tertulis dalam keseluruhan pasal yang berisikan hanya pengertian dan aplikasinya tidak sampai ke teknis di lembaga-lembaga pemerintah, Badan Usaha, Perguruan Tinggi dan Organisasi lainnya.
2. Secara garis besar penyusutan dalam PP ini berisikan tentang garis umum untuk teknis jadwal retensi arsip, pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip juga ketentuan-ketentuan lainnya yang mengatur mengenai penyusutan arsip.
3. Di dalam PP ini juga belum memperinci siapa yang bertanggung jawab dalam hal ini, panitia penilai arsip itu siapa dan teknis diperjelas sesuai kewenangan setiap unit pengolah, unit kearsipan dan lembaga kearsipan terkait dengan penyusutan arsip. Tergambar dalam pasal 2, dan pasal-pasal penjelasan dari unsur-unsur penyusutan tersebut.
4. PP ini belum disinergikan dengan kebijakan tentang otonomi daerah dan perubahan sistematika peemrintah di daerah dan di pusat sehingga PP ini di tahunnya memang cocok digunakan, namun di masa sekarang sudah tidak lagi bisa diaplikasikan 100 %. Pada akhirnya PP terbaru Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan sesuai dengan perkembangan masa sekarang.

PP Nomor 28 Tahun 2012.

Peraturan pemerintah ini merupakan peraturan pelakasanaan dari Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan. PP ini berisikan seluruh teknis terkait kearsipan pada UU Kearsipan. Pembahasannya hanya bagian penyusutan terkait sesuai dengan pengembangan dari PP No. 34 tahun 1979.

1. Pertama dapat dilihat mengenai JRA (Jadwal Retensi Arsip), dalam PP ini dapat dilihat dari pengertiannya lebih banyak dari PP No. 34 Tahun 1979.
2. Pengertian penyusutan hampir sama dengan PP No. 34.
3. Penyusutan arsip masuk ke dalam pengelolaan arsip dinamis, tertuang dalam pasal 31.
4. Dalam PP ini dijelaskan sendiri dalam paragraf mengenai penyusutan yang didasarkan pada JRA (pasal 52).
5. Yang wajib memiliki JRA adalah Lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN dan BUMD juga perguruan tinggi swasta, perusahaan swasta, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan. Jadi hampir seluruh elemen organisasi di indonesia harus memiliki JRA. JRA tersebut ditetapkan oleh pimpinan organisasi dengan persetujuan dan ada yag mendapatkan pertimbangan kepala ANRI
6. Berikutnya di pasal ini terdapat penjelasan mengenai pemindahan. Dijelaskan mengenai pelaksanaan memperhatikan media dan bentuk arsip. Langkah-langkah:

a. penyeleksian arsip inaktif;

b. pembuatan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan; dan

c. penataan arsip inaktif yang akan dipindahkan.

7. Pemusnahan arsip dilakukan sebagai berikut, pasal 66 dan 67 dengan syarat pasal 65. Ketemtuan arsip yang tercipta dari pemusnahan arsip tercatat dalam pasal 78.

Arsip yang tercipta adalah:

a. keputusan pembentukan panitia penilai arsip;

b. notulen rapat panitia penilai arsip pada saat melakukan penilaian;

c. surat pertimbangan dari panitia penilai arsip kepada pimpinan pencipta arsip yang menyatakan bahwa arsip yang diusulkan musnah dan telah memenuhi syarat untuk dimusnahkan;

d. surat persetujuan dari pimpinan pencipta arsip;

e. surat persetujuan dari Kepala ANRI untuk pemusnahan arsip yang memiliki retensi sekurang-kurangnya 10 (sepuluh) tahun;

f. keputusan pimpinan pencipta arsip tentang penetapan pelaksanaan pemusnahan arsip;

g. berita acara pemusnahan arsip; dan

h. daftar arsip yang dimusnahkan.

(3) Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (2) diperlakukan sebagai arsip vital.

(4) Berita acara dan daftar arsip yang dimusnahkan ditembuskan kepada Kepala ANRI.

Penjelasannya adalah arsip yang tercipta dari kegiatan tersebut wajib disimpan dan sebagai arsip vital.

8. Penyerahan arsip statis wajib dilakukan oleh seluruh organisasi (lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, BUMN, BUMD, dan perusahaan swasta juga perguruan tinggi swasta yang anggarannya di biayai oleh pemerintah).

Kriteria arsip yang distatiskan, a. memiliki nilai guna kesejarahan; b. telah habis retensinya; dan/atau c. berketerangan dipermanenkan sesuai JRA pencipta arsip.

Prosedure penyerahan arsip statis di atur dalam pasal 81 dan 82.

9. Dalam pemindahan, pemusnahan dan penyerahan dalam PP ini juga diatur mengenai wewenangan dan tingat otonomi daerah dan lembaga di pusat, provinsi, dan kab./kota serta perguruan tinggi. Masalah anggran dibebankan kepada anggaran lembaga masing-masing.
10. Dalam hal arsip statis perseorangan juga bisa diserahkan kepada lembaga kearsipan, organisasi politik, dan organisasi kemasyarakatan tingkat nsional dan daerah. Untuk daerah dapat diserahkan ke depo penyimpanan ANRI di daerah. pasal 88.

Kesimpulan: Dalam PP terbaru, teknis kegiatan seperti pengertian, syarat-syarat kegiatan dan hasil yang tercipta juga kewenangan baik itu di pusat dan daerah memiliki kewenagan sesuai tugas dan fungsinya. Oleh karena itu dalam pasal ini diatur. Penyusutan terpenting dari JRA juga di atur. Namun pengaturan sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh kepala ANRI. Perkembangan lembaga yang diwajibkan dalam penyusutan juga sudah kompleks dan penuh, namun tinggal aplikasinya terhadap PP Nomor 28 Tahun 2012 ini. PP No. 34 Tahun 1979 belum menjelaskan tentang banyak penjelasan yang dijelaskan dalam PP terbaru ini. PP lama belum semaksimal dalam perbandingan isi dan aplikasi nyata di lapangan dan mengatur banyak hal yang dijelaskan dalam beberapa tulisan diatas. Hasilnya PP terbaru lebih baik, terperinci dan jelas daripada PP lama.