PRAKTIK 2 ARSIP FOTO

A.    Gambaran Umum

a.      Pengertian Arsip Foto

Arsip foto merupakan arsip yang isi informasinya terekam dalam gambar statik berupa citra diam atau tidak bergerak. Dalam foto tersebut apabila kita mencermati secara detail maka kita dapat mengetahui apa isi informasi yang terekam dalam arsip foto tersebut. Terkadang orang suka mengabadikan suatu peristiwa dalam foto, setelah sekian lama maka foto tersebut yang akan bercerita tentang peristiwa yang sudah lalu. Contohnya saja dalam praktek kelompok kami, ada foto tentang kerja sama UGM dengan sebuah lembaga yang dibuat 10 tahun lalu, untuk dimasa sekarang maka foto tersebut dikatakan sebagai arsip dan dapat dijadikan sebuah bukti yang sangat akurat tentang kerja sama tersebut.

b.     Pola Klasifikasi

Pola klasifikasi arsip foto merupakan pola klasifikasi yang digunakan untuk membantu dalam manuver, pengelompokan  kartu dan foto. Pola klasifikasi juga akan membantu dalam pengkodean dan juga penataan arsip.

Pola klasifikasi yang digunakan adalah pola klasifikasi sesuai standart internasional, karena di indonesia sampai saat ini masih belum memiliki pola klasifikasi arsip Audio Visual dan arsip foto. Berikut contoh bagian-bagian yang ada dalam skema klasifikasi:

No	Main	Sub
1	OA Official Archives	OD: Kerja sama Dalam Negeri OL: kerja sama Luar negeri OB: bantuan akademik OJ: Kunjungan Akademik
2	AM Academic Archives	MS: seminar MC: ceramah Akademik MK:Kongres MD: Promosi Doktor MP: Pembukaan Program/Unit Kerja

B.     Pelaksanaan Praktik Arip Foto

a.      Alat dan Sarana:

-          Kartu deskripsi: Kartu deskripsi atau kartu pembantu sarana pencatatan data arsip dalam rangka pemberkasan dan penataan.

-          Alat tulis: Digunakan untuk melakukan pencatatan pada kartu deskripsi.

-          Paper clip: digunakan untuk mengkaitkan kartu deskripsi dan arsip fotonya sehingga kartu deskripsi dengan arsip fotonya tidak mudah terpisah.

-          Amplop: Amplop tempat penyimpanan arsip foto dari kertas yang mempunyai kadar sasam rendah, biasanya menggunakan kertas conqoerer dengan ukuran sesuai format fisik arsip dan bisa juga lebih besar dari arsip foto tersebut.

-          Guid: Guide atau sekat digunakan untuk memisahkan tiap arsip berdasarkan masalah. Guide tersebut terdiri dari dua lidah,  lidah yang pertama atau depan sebagai main subject sedangkan lidah yang kedua sebagai sub subject.

-          Rak Arsip: Rak digunakan untuk menyimpan arsip foto yang telah dideskripsi dan dimasukkan ke dalam amplop yang kemudian akan ditata di rak arsip tersebut.

-          Daftar Koleksi Arsip: suatu daftar yang berisi identitas, deskripsi, transkripsi arsip yang telah memberkas, ditata menurut filing sistem yang telah ditetapkan, dibuat diatas dasar kartu pembantu sebagai sarana pengendalian arsip fisik dan informasi arsip yang disimpan dan sebagai sarana penemuan kembali arsip dengan mudah dan cepat.

b.      Prosedur Praktik Arsip Foto

1.      Deskripsi arsip foto

Deskripsi merupakan kegiatan mengisi identitas foto kedalam kartu deskripsi. Kegiatan ini dilakukan dengan melihat kliping yang memuat berita-berita koran, buku-buku tentang pejabat-pejabat terdahulu. Sarana ini digunakan guna membantu proses pendeskripsian pada unsur-unsur yang ada dalam kartu deskripsi dengan foto yang bersangkutan.

Beberapa unsur dalam kartu deskripsi yaitu:

1.   No. awal                 : Nomor yang terdapat dibelakang foto.

2.   Main                        : Kode yang termuat dalam Main subjek Skema klasifikasi. Misal official archives, maka kodenya OA.

3.   Sub                          : Kode sub subjek, misal OD, OL, OB dan lain-lain menurut subjek dalam foto.

4.   No. definitif            : Nomor yang didapat dari skema klasifikasii foto.

5.   Nama kegiatan        : Kegiatan ditulis singkat dan jelas.

6.   Uraian kegiatan       : Uraian kegiatan dapat tergambar dari objek-objek foto dan bantuan sarana lainya seperti kliping dan buku-buku sejarah.

7.   Tempat                    : Tempat terjadinya kegiatan dalam foto

8.   Tanggal                   : Tanggal terjadinya kegiatan.

9.   Warna/Hp. Ukuran: Dapat diisi ukuranya saja, misal : 3x4

10.               Asal                 : Sumber foto, misal: Humas UGM

11.               Pemotret          : Jika tidak ada, bisa diiabaikan.

12.               Kondisi           : Kondisi forto jika baik, maka Baik, Jika buruk maka kurang baik atau rusak.

2.      Memberi kode (Klasifikasi foto)

Setelah melakukan deskripsi, kemudian selanjutnya adalah mengklasifikasikan foto menurut subjek masalahnya. Misal subjeknya adalah pertemuan dari pihak BAPENAS  dengan dekan Fakultas Peternakan serta rektor UGM untuk memberikan bantuan berupa sapi, maka kodenya adalah:

AF/OA.OB/1

                        Keterangan,

                                                AF       :  Arsip Foto

                                                OA      : Official Archives sebagai subjek Masalah)

                                                OB      : Bantuan Akademik (sub masalah)

                                                1          : No urut foto yang diolah

3.      Manuver:

Setelah diberi kode klasifikasi, kartu dan foto yang telah dijadikan satu menggunakan paper clip dimanuver / dikelompokan menurut klasifikasinya.

4.      Penomoran / Pengkodean

kemahasiswaan

Pengkodean bertujuan untuk membantu dalam proses penataan arsip foto, sehingga mempermudah  dalam penataan maupun dalam penemuaan kembali arsip. Pengkodean di lakukan 3 kali, yaitu pengkodean dalam kartu deskripsi, di belkang foto dan juga pengkodean di amplop.

Ospek dan penerimaan

 Cotoh :

a.       Pengkodean dalam kartu deskripsi

No Awal	Main : KM           Sub: KO	No Definitif
Nama kegiatan
Uraian Kegiatan
Tempat		Asal
Tanggal		Pemotret
Warna/HP, Ukuran		Kondisi

b.     

no urut foto berdasarkan tanggal

Pengkodean dibalik foto

AF/KM.KO/1

sub

main

arsip foto

 

c.       Pengkodean di amplop

Pengkodean di amplop disesuaikan dengan pengkodean dibelakang foto. Kode tersebut ditulis disebelah kanan amplop paling pojok.

Kode ditulis sesuai di belakang foto Contoh:  AF/KM.KO/1

.

5.      Penataan Arsip

Dilakukan dengan meletakan foto kedalam amplop yang telah diberi kode klasifikasi tersebut dan diletakan dibelakang guide yang telah disediakan menurut klasifikasi dan kodenya.

6.      Pembuatan Daftar Arsip Foto

Setelah semua selesai ditempatkan, lalu dibuatkan Daftar Arsip Foto. Daftar ini merupakan sarana yang akan membantu dalam penemuan kembali arsip foto.

Dalam daftar memuat beberapa unsur yang ada seperti berikut:

C.    Kesimpulan

Kesinambungan antara penyampaian teori dengan praktek yang aplikatif terasa dalam penyajian mata kuliah pengelolaan arsip audio visual ini. Terlebih lagi ditunjang dengan berberapa media yang representative, tentunya hal tersebut sangat berdampak pada mahasiswa untuk memperkaya khasanah keilmuannya. Lebih jauh lagi, beberapa langkah yang ada dipraktikum terasa penting karena hal ini berkaitan dengan aplikasi kerja nyata yang belum diterasa saat penyampaian teori di ruang kuliah.

Terkiat untuk pengelolaan foto, beberapa aspek terlihat menjadi sangat vital peranannya yang mencakup fungsi dan kegunaannya. Pola klasifikasi, prosedur pengelolaan, dan sarana alat merupakan sumber daya utama dalam menjalankan fungsi primer tata kelola informasi yang bersumber pada kaset. Kecermatan sekaligus ketekunan menjadi modal utama dalam menyongkong SDM untuk menerapkan good governance dalam bidang arsip audio visual, khususnya arsip foto.

Keberagaman informasi yang tersaji menjadi beberapa jenis arsip kaset maupun foto menunjukan bahwasanya media untuk penyampaian suatu informasi tidak hanya terbatas pada sarana yang bersifat konvensional saja. Labih jauh lagi, komputerisasi maupun perluasan networking menjadi penting peranannya saat era globalisasi menunjukan trend­­-nya. Beberapa sector pemerintahan dan swasta mulai menggalakan diberlakukannya peperless yang berorientasi pada sarana yang bersifat audio visual.

Editan Kesimpulan Untuk Bagian Arsip Foto

Lalu kesimpulan diatas dimasukkan dalam Bab Penutup > Kesimpulan

D.    Kesimpulan

Kesimpulan: Arsip foto jika tidak dikelola maka akan percuma saja, isi informasi yang terkandung didalamnya tidak dapat digambarkan dalam tulisan. Selain sebab itu sudut pandang pembaca dalam melihat arsip foto berbeda-beda oleh karena itu arsip foto harus dijabarkan oleh pengolah arsip foto ini agar sudut pandang informasi yang didalamnya dapat dijelaskan sesuai dengan kenyataan yang terjadi pada waktu foto itu dipotret.

Metode pengolahan dalam praktik ini cukup mudah hanya saja faktor pendukung serpeti laporan, artikel, makalah dan sumber lainnya yang menggambarkan arsip ini harus ada jika tidak ada maka dapat menggunakan langkah wawancara terhadap siapa pencipta arsip itu baik itu perorangan ataupun lembaga.

Pengolahan arsip ini dilakukan sesuai dengan prosedure pada arsip universitas, cara tersebut meliputi: Deskripsi foto-klasifikasi foto-manuver-penomoran/pengkodean-penataan arsip-pembuatan daftar arsip dan ditambah dengan pola klasifikasi yang sudah ada juga alat dan bahan dalam melakukan pengelolaan arsip foto tersebut.

Selain beberapa kesimpulan tersebut dalam pengolahan arsip foto ini juga dapat memberikan gambaran hidup suatu instansi dari masa ke masa dan untuk yang akan datang juga mempunyai wujud nilai yang berbeda dari tekstualnya, oleh karena itu harus dilakukan pengolahan agar tidak terbengkalai.

Saran: Dalam melakukan pengolahan pada praktiknya harus didukung dengan keberadaan dokumen pendukungnya, maka oleh karena itu jika kita ingin mengolah arsip foto sebaiknya seketika itu dicetak ke dalam kertas foto dan langsung diberi gambaran singkat berupa deskripsi agar dalam pengolahan yang dilakukan dapat dengan mudah sehingga ketika foto itu sudah hilang informasinya dapat dilakukan pengolahan sebagaimana mestinya. 

Baca juga yang ini ya, Praktik Arsip Kaset