Saturday, May 26, 2012

Ringkasan Kode Etik Internasional untuk Arsiparis


CONSEIL INTERNASIONAL DES ARSIP
INTERNATIONAL COUNCIL
ON ARCHIVES

CODE OF ETHICS / KODE ETIK                                                                 
[Diadopsi oleh Majelis Umum pada sesi XIII di Beijing (Cina) pada tanggal 6 September 1996]

PENDAHULUAN
A. Mengenai sebuah kode etik bagi para arsiparis harus menetapkan standar perilaku yang tinggi untuk profesi arsip karena bergantung pada kepercayaan publik terhadap profesi.
B. Arsiparis siapa itu? Yaitu orang yang peduli dengan kontrol, perawatan, pemeliharaan, pelestarian dan administrasi arsip.
C. Ada fasilitas terkait kebijakan untuk kode karena mempekerjakan lembaga & layanan arsip.
D. Kode ini untuk memberi kerangka etika bagi anggota profesi bukan terkait sebagai solusi yang spesifik untuk masalah tertentu.
E. Ada prinsip disertai dengan sebuah komentar.
F. Kode tergantung pada kesediaan lembaga-lembaga arsip dan asosiasi profesional untuk menerapkannya.

KODE
1. Arsiparis harus melindungi integritas dari materi arsip dan dengan demikian menjamin bahwa terus menjadi bukti yang dapat diandalkan di masa lalu.
2. Arsiparis harus menilai, memilih dan memelihara bahan-bahan arsip dalam sejarah, hukum dan administrasi, sehingga tetap mempertahankan prinsip asal, melestarikan dan membuat jelas hubungan asli dokumen.
3. Arsiparis harus melindungi keaslian dokumen selama arsip, pelestarian pengolahan dan penggunaan.
4. Arsiparis harus menjamin aksesibilitas berlanjut dan kejelasan bahan arsip.
5. Arsiparis harus mencatat, dan dapat membenarkan, tindakan mereka pada bahan-bahan arsip.
6. Arsiparis harus mempromosikan akses seluas mungkin untuk bahan-bahan arsip dan memberikan layanan yang tidak memihak untuk semua pengguna.
7. Arsiparis harus menghormati baik akses dan privasi, dan bertindak dalam batas-batas undang-undang yang relevan.
8. Arsiparis harus menggunakan kepercayaan khusus yang diberikan kepada mereka demi kepentingan umum dan menghindari menggunakan posisi mereka untuk tidak adil menguntungkan diri atau orang lain.
9. Arsiparis harus mengejar keunggulan profesional dengan sistematis dan terus memperbarui pengetahuan arsip mereka, dan berbagi hasil penelitian dan pengalaman mereka.
10. Arsiparis harus mempromosikan pelestarian dan pemanfaatan warisan dokumenter dunia, melalui bekerjasama secara kooperatif dengan anggota mereka sendiri dan profesi lain.

Kode Tanggung Jawab Profesional
Pembukaan
Records dan manajemen informasi (RIM) adalah bahwa lapangan dalam profesi informasi bertanggung jawab untuk kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan pembuangan rekaman, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan (ISO 15489-1: Manajemen Arsip).
ARMA International adalah sebuah organisasi nirlaba yang mewakili profesi RIM. Tujuan utamanya adalah kemajuan profesi dan profesional melalui pengembangan advokasi, pendidikan dan profesional.
Tujuan Kode Etik
Kode berkomunikasi nilai-nilai profesional kami untuk praktisi baru, stakeholder, dan masyarakat. Kode Etik adalah panduan untuk refleksi, pengambilan keputusan, dan tindakan dalam dua bidang luas yang menjadi perhatian etis: masyarakat dan profesi.
I: Prinsip-prinsip Sosial
Karena tanggung jawab mereka kepada masyarakat, catatan dan manajer informasi:
  • Mendukung penciptaan, pemeliharaan, dan penggunaan otentik, informasi yang dapat dipercaya, bermanfaat serta mendukung pengembangan dan penggunaan sistem informasi yang menempatkan prioritas tinggi pada keakuratan dan integritas, yang mensyaratkan bahwa catatan tidak lengkap dan tidak berubah (ISO 15489-1 Manajemen Arsip) .
  • Tegaskan penggunaan hukum, etika, dan moral informasi.
  • Tegaskan bahwa pengumpulan, pemeliharaan, distribusi, dan penggunaan informasi tentang individu adalah hak istimewa dalam kepercayaan: hak untuk privasi semua individu harus baik dipromosikan dan ditegakkan.
  • Mendukung kebebasan arus informasi publik yang tersedia sebagai kondisi yang diperlukan untuk masyarakat yang terinformasi dan terpelajar.
II: Prinsip Profesional
Karena tanggung jawab mereka untuk majikan mereka atau klien serta profesi mereka, catatan dan manajer informasi:
  • Berusaha untuk melayani klien atau majikan di tingkat tertinggi kompetensi profesional mereka.
  • Kenali ilegal atau tidak etis RIM terkait tindakan dan menginformasikan klien atau majikan dari konsekuensi yang merugikan mungkin.
  • Hindari konflik kepentingan atau keuntungan yang tidak tepat dengan mengorbankan klien, majikan atau rekan kerja.
  • Menjaga kerahasiaan informasi rahasia.
  • Mengakui perlunya tindakan hati-hati untuk menjamin akses yang tepat untuk informasi tanpa melanggar hak kekayaan intelektual dari para pemilik informasi tersebut.
  • Mengejar program yang sesuai pendidikan berkelanjutan untuk praktek profesional, yang mungkin termasuk sertifikasi.
  • Akurat mewakili pendidikan, kompetensi, sertifikasi, dan pengalaman untuk atasan, klien, rekan kerja dan rekan dalam profesi.
  • Perkaya profesi dengan mendorong berbagi pengetahuan, pengalaman, dan penelitian; mendorong diskusi publik tentang nilai-nilai profesi, jasa, dan kompetensi.
  • Secara aktif berkomitmen untuk merekrut individu ke profesi berdasarkan kualifikasi kompetensi dan pendidikan tanpa diskriminasi.
  • Merangkul dan mempraktikkan sikap kerjasama dan saling menghormati atas kontribusi profesional RIM lainnya dan mencoba untuk menciptakan suasana di kepentingan terbaik klien atau majikan.

Bagaimana kode etik internasional di terapkan di Indonesia?
Jawab: Kode etik internasional diterapkan di Indonesia adalah bisa, namun dengan melihat bidang kerja arsiparis dan sistem dalam memahami kearsipan dikarenakan di setiap negara berbeda-beda dalam memahami kode ini dan perbedaan itu terjadi dari latar pendidikan, akses teknologi, dan kemampuan sumber daya manusia dalam perkembangan kearsipan. Kode etik ini mengatur arsiparis dalam melakukan tindakan terhadap arsip dan lingkungan sekitarnya. Cara penerapannya dimaksud adalah sesuai dengan model sistem yang diterapkan dalam organisasi kearsipan tersebut dan menganalisis kode ini untuk hubungan penerapannya lebih lanjut.

untuk download bisa menuju ke LINK ini Format PDF - EN, Code Ethics-EN.pdf
untuk dari ARMA silahkan unduh disini, Code of Professional Responsibility.pdf
Untuk Versi full bahasa Indonesia keduanya unduh disini, kode etik dalam bahasa indonesia.pdf

Sunday, May 13, 2012

“Peranan Penyusutan Dalam Manajemen Kearsipan“

BAB I
PENDAHULUAN
1.1         Latar Belakang
Memahami manajemen kearsipan merupakan bagian dari memahami daur hidup arsip. Penyusutan terjadi di dalamnya yang merupakan satuan sistem yang saling bekerjasama.
Penyusunan model peranan penyusutan digambarkan secara teori tanpa menggunakan gambaran detail yang lebih ke pembahasan dalam konteks lingkungan manajemen kearsipan.
Model yang baik dapat digunakan sebagai cara mengetahui fungsi maksimal  pada fungsi penyusutan dengan maksud agar kinerja penyusutan itu termanajemen. Saat model itu telah disusun sesuai dengan teori yang ada maka secara sederhana proses peranan penyusutan dapat tergambarkan dalam manajemen kearsipan.
Model ini sangat penting karena menggambarkan bagaimana manfaat yang diambil bagi pimpinan, jika penyusutan itu sesuai dengan yang diinginkan. Namun jika penyusutan itu tidak terjadi maka ada beberapa hal faktor negatif yang memperhambat kinerja fungsi manajemen kearsipan.
Pada kesempatan ini, penulis akan membahas bagaimana gambaran/model penyusunan yang  sesuai dengan peranan penyusutan sebagai dalam konteks manajemen kearsipan. Jadi penulis dibatasi bahasannya hanya sebatas masalah gambaran peranan penyusutan, gambaran peranan punyusutan ini juga didukung oleh beberapa faktor, seperti sumber daya manusia yang profesional, sistem yang digunakan, konsep manajemen yang baik dan tepat sesuai dengan peranan penyusutan, juga dibahas mengenai faktor manfaat peranan/fungsi penyusutan dengan beberapa gambaran  di aplikasi lapangan .
Sistem penulisan yang digunakan secara sistematis agar pembaca dapat mengetahui isi maksud makalah ini. Makalah ini ditujukan bagi seluruh kalangan masyarakat yang berminat terhadap bidang kearsipan. Makalah ini juga ditujukan untuk memenuhi tugas ujian tengah semester dan yang paling utama penulis mendapatkan wawasan ilmu dalam bidang kearsipan. Dan untuk pembahasan lebih lanjut dapat dilihat pada bab selanjutnya.
BAB II
PEMBAHASAN
2.1           Pengertian Dasar
Sebelum memahami lebih jauh mengenai penyusutan dan pembahasan selanjutnya, berikut beberapa pengertian mengenai topik yang dibahas.
- Penyusutan
Menurut Pasal 2, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan masing-masing;
b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;
c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan.
Untuk landasan hukum dalam penyusatan adalah sebagai berikut:
Landasan Hukum
•           PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip
•       SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.
•           SE/02/1983 Tentang pedoman  umum untuk menentukan nilai guna arsip
•           Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.
•       Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 47 yang berisikan
(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c  dilaksanakan oleh pencipta arsip.
(2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.
Dalam penyusutan arsip perlu dilakukan seleksi dan penilaian, berikut beberapa istilah mengenai:1
•           Penilaian Arsip = Appraisal adalah satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.
•           Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, bila arsip-arsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi  oleh lembaga kearsipan.
•         Appraisal adalah  proses evaluasi kegiatan-kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk memenuhi kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan masayarakat karena nilai guna kelanjutan.
•       Seleksi adalah  proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau tujuan akuisisi yang lain.
•           Akuisisi adalah proses untuk memperoleh dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang diadakan.
•           Accession adalah transfer fisik dan secara hukum dari kegiatan-kegiatan bahan-bahan yang sudah didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan kepada repositori dalam kegiatan penambahan tunggal.
Pengertian manajemen adalah sebagai berikut yang merupakan proses pengolahan dengan memperhartikan prinsip-prisnsip dalam manajemen. 
1 Pernah disampaikan pada pada Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral 18-20 November 2008.

- Manajemen
Menurut George R.Terry (1977) dalam buku Herujito (2001: 3), “manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainya”. Menurut Massie (1987:3) dalam buku Arsyad (2002: 1) “manajemen merupakan suatu proses dimana suatu kelompok secara kerjasama mengarahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang digunakan oleh para manajer untuk  mengkoordinasikan kegiatan atau aktivis orang-orang lain menuju tercapainya tujuan bersama; para manajer sendiri jarang  melakukan aktivitas-aktivitas dimaksud”. Selanjutnya menurut Manulang  (2002: 5) “manajemen adalah seni dan ilmu pengetahuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan”. Sedangkan menurut Prajudi (1982) dalam buku Sutarno (2006: 5) “manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu”
Dari uraian di atas, pemahaman definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli berbeda-beda tetapi tujuannya sama. Dengan demikian, dapat dilihat bahwa manajemen merupakan fungsi, peran maupun keterampilan dalam menjalankan suatu kegiatan organisasi, yang berfungsi sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang bertujuan untuk mencapai hasil keputusan bersama yang efektif  dan efisien  dalam  mencapai tujuan akhir.

- Arsip dan Kearsipan
Lalu untuk pengertian kearsipan menurut beberapa ahli adalah: menurut Widjaja (1993: 8) “arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui”. Wursanto (1991: 12) menyatakan bahwa: “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta”.
Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008: 32) istilah arsip meliputi:
a. Kumpulan naskah atau dokumen.
b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan  naskah atau dokumen.
         Dan menurut Pasal 1, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan adalah Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
         Dari beberapa pengertian diatas mengenai arsip dan kearsipan dapat disimpulkan bahwa arsip penting bagi organisasi. Sebagai sebuah aturan dalam kearsipan dan rekaman kegiatan yang bersifat sesuai dengan media yang tertera pada arsip itu sendiri.
          Pengertian manajemen kearsipan adalah mengatus pola kearsipan secara tepat sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pola kearsipan sesuai dengan sistem yang diterapkan dalam setiap organisasi. Inti dari manajemen kearsipan adalah pelayanan kepada pengguna, namun untuk itu ada suatu bagian yang namanya penyusutan untuk pengolah kearsipan yang dibuat agar arsip itu tidak sebanyak mungkin dan dilakukan dengan sistem penilaian dan jadwal retensi arsip.
2.2             Faktor Pendukung Penyusutan
Faktor pendukung penyusutan seperti dalam konsep manajemen kearsipan adalah 6 M, yaitu man, method, materials, machine, money dan market. Namun untuk market diganti dengan objek arsip yang disusutkan seperti hal nya inaktif yang saat itu harus disusutkan karena kuantitas arsip yang sudah banyak dan keberadaan tempat yang tidak memadai.
Man atau biasa disebut sebagai sumber daya manusia mengambil peran utama dalam peranan arsip sebagai penggerak penyusutan. Sumber daya manusia yang tepat dan profesional membuat peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan menjadi lebih baik dan tepat guna karena kemampuan manusia itu sudah dibuktikan dengan pengalamannya. Model sumber daya manusia ini dapat digambarkan sebagai berikut:
a. Latar belakang pendidikan kearsipan dan ilmu serumpun.
b. Pengalaman dalam menangani penyusutan harus lebih dari 5 tahun karena
dengan pengalaman itu mereka dapat belajar dari kesalahan yang ia lakukan dan menjadi bahan evaluasi di masa depan sebagai dasar dalam melakukan penyusutan kembali. 
c. sikap yang percaya diri dan meyakinkan bahwa dia bisa dengan dasar ilmu yang ia miliki menjadi salah satu poin yang baik.
       Model metode/cara yang baik adalah sebagai berikut:
a. Metode yang digunakan sesuai dengan aturan pemerintah atau internasioanal.
b. Sistem itu harus dikuasi oleh sumber daya manusia, jangan sistem yang menguasai sumber daya manusia.
c. Metode dapat berupa hal yang dilakukan dengan dasar pertimbangan bersama dan sering kali tidak sesuai dengan teori namun melalui prosedur-prosedur yang telah ditentukan dan objek arsip yang disusutkan berbeda dengan sistem yang ada.
d. Metode dilakukan dengan proses penilaian terlebih dahulu lalu masuk ke jadwal retensi arsip dan dilakuakn penyusutan.
       Machine digambung dengan materials atau sering kali disebut alat. Apa saja alat yang dibutuhkan agar peranan penyusutan ini maksimal dilakukan.
a. Alat melebur kertas, pembakar kertas atau menggunakan zat kimia.
b. Model yang baik adalah informasi itu hilang tanpa bekas sedikitpun namun juga melihat dari sudut pandang lingkungan, lebih baik kertas itu di daur ulang yang dijadikan kertas level terndah, yang nantinya dijadikan kertas kardus.
c. Alat penyusutan juga termasuk daftar arsip yang disusutkan dengan berita acara penyusutan.
        Anggaran pastinya terdapat dalam setiapa kegiatan, baik itu penciptaan, penyusustan hingga pelayanan. Dalam penyusutan agar harus sesuai dengan apa yang dilakukan sumber daya manusian ya saat melakukan kegiatan penyusutan ini. Namun secara arti untuk sementara ini penyusutan yang berkaiatan dengan anggaran dengan biaya kecil sudah bisa dilakukan yang lebih ditonjolakan adalah pengelolaan arsip saat inaktif ke penyusustan dan menjadi statis atau musnah.
      Objek arsip penyusustana adalah berdasarkan penilaian tim penilai yang menyatakan bahwa arsip itu sudah layak utnuk dimusnahkan atau masuk ke arsip statis. Objek arsip ini didasarkan atas sistem yang telah ada. Proses pertimbanagan penilaian didasarkan pada:
a. Nilai guna primer (administrasi, keuangan, hukum, dan ilmiah.teknologi)
b. Nilai guna sekunder (kebuktian dan informasioanal)
Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip
•           Duplikasi
•           Accesibility
•           Reliability dan completenes
•           Cost of retention
•           Scarcity
•           Age
•           Privasi
       Konsep manajemen yang baik pada penerapan peranan penyusutan dalam menajemen kearsipan adalah mendasarkan kegiatan pada aspek-aspek konsep 5 M diatas. Peranan akan lebih baik dan tepat seperti itu, rincian pendukung dalam kegiatan penyusutan harus lebih diperhatikan dengan metode-metode yang telah disepakati bersama.
2.3             Peranan Penyusutan
Penyusustan sudah dijelaskan pada bagian dasar teori dan aspek pendukungnya. Pada bagian ini akan dijelaskan penyusutan mempunyai tujuan sebagai berikut, menurut para ahli:
Sedarmayanti (2008: 128) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:
a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan
c. Mempercepat penemuan kembali arsip
d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja (1993: 180) tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.
b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan fidingnya.
c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang  diperlukan.
d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.
e. Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.
        Dan menurut Martono (1997: 39) tujuan penyusutan arsip adalah:
a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi
b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)
c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih  diperlukan dan bernilai tinggi
d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.
       Dapat disimpulkan jika ditambah dengan PP RI nomor 34 tahun 1979, amka penyusutan mempunyai tujuan sebagai kegiatan mengurangi jumlah arsip inaktif, pemindahan arsip inaktif yang masuk ke skala statis dan pemusnahan arsip yang memang layak dimusnahkan. Penyusutan juga bertujuan untuk mempermudahkan pengawasan, pemeliharaan dan penghematan tempat terhadap arsip yang masih bernilai guna tinggi, serta sebagai wujud manjemen yang baik dan tepat dalam lingkungan manajemen kearsipan.
       Dengan demikian model peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan dapat digambarkan seperti saling berhubungan dan melengkapi diantara sistem. Peranan mempunyai kejelasan seperti sebagai pengurangan arsip inaktif yang dikelola dan pada manajemen kearsipan sebagai suatu pengelolaan arsip, peranan penyusutan ini sangat dibutuhkan, dengan dasar demikian maka model yang diperankan penyusutan melengkapi bahan yang dibutuhkan pada manajemen kearsipan.
         Peranan penyusutan juga memberi gambaran manajemen kearsipan berjalan dengan semestinya. Ruang lingkup penysustan berguna dengan inti dari pembahasan ini adalah mengurangi arsip dan memindahkan ke tempat yang ditentukan atau dimusnahkan.
      Model-model peranan penyusutan dapat dilihat dalam penjabaran manajemen  sebagai pendukung penyusutan dan diantaranya model tersebut dapat dilihat pada bagian kesimpulan.
BAB III
PENUTUP
3.1   Kesimpulan
           Melalui pembahasan mengenai ‘Penyusunan Model Peranan Penyusutan Dalam Manajemen Kearsipan” dapat digambarkan bahwa peranan penyusutan itu dapat menajdi indikator arsip itu musnah, statis atau masih dalam arsip inaktif. Peranannya dapat dijabarkan sebagai berikut:
a.  Sebagai indikator penyesuaian kualitas pengolahan kearsipan yang tergambar dari objek yang dikelola. Penggambaran itu dimaksud untuk menyusutkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.
b. Penghematan anggaran yang dilakukan oleh organisasi karena pengelolaan arsip secara umumnya menggunakan dana yang besar.
c. Melakukan sistem yang diatur dalam peraturan dan melaksanakan penyusutan dengan maksud agar arsip tersebut tidak berhenti di inkatif saja tapi musnah dan statis karena secara keseluruhan pengelolaan arsip seperti daur hidup arsip itu sendiri.

        Bahwa kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi karena berdampak pada manajemen kearsipan yang baik dan tepat juga kinerja dalam kegiatan selanjutnya. Arsip yang digunakan sebagai bahan rujukan pimpinan dan bukti kegiatan menjadikan kegiatan penyusutan ini menjadi penting karena jika tidak disusutkan maka arsip yang tercipta tambah banyak dan tempat untuk pengelolaannya juga butuh lebih dari yang biasanya.
      Dasar teori penyusutan arsip, faktor pendukung dalam penyusutan arsip dan penerapan penyusutan asrsip menjadi saling berkesinambungan di satu sistem, yaitu Penyusutan Arsip. 

DAFTAR PUSTAKA

A. Buku
Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.
Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.
                
B. Sumber Lain
Anon Mirmani, Aspek Penilaian dalam Penyusutan Arsip, Disampaikan pada Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral, 18-20 November 2008
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19201/4/Chapter%20II.pdf, Diakses pada tanggal 13 April 2012, 09:56 WIB
http://www.arsipilmu04936.blogspot.com/, Diakses pada tanggal 13 April 2012, 11:15 WIB

VALUASI LINGKUNGAN

Model Penentuan Nilai Lingkungan 
  1. Pemberian nilai pada lingkungan dapat dibedakan dengan dua cara yaitu berdasarkan nilai atas dasar penggunaan dan nilai atas dasar yang terkandung di dalamnya.
  2. Nilai atas dasar penggunaan dibedakan menjadi nilai atas dasar warisan generasi yang sebelumnya dan nilai karena keberadaannya.
  3. AMDAL adalah kajian mengenai dampak besar dan penting suatu kegiatan yang direncanakan pada lingkungan hidup yang diperlukan bagi proses pengambilan keputusan tentang penyelenggaraan kegiatan.
  4. Ada dua kelompok besar teknik penilaian dampak yaitu dari:
  • segi manfaat meliputi: 1) pendekatan nilai pasar; 2) pendekatan pasar pengganti; 3) pendekatan kompensasi; 4) pendekatan nilai survey.
  • segi biaya meliputi teknik analisis biaya
Valuasi Ekonomi Degradasi Lingkungan di Sektor Kehutanan (Kasus Kabupaten Kutai Kartanegara)  
Dalam kajian sekarang ini belum diperhitungkan fungsi hutan yang tidak langsung seperti hutan sebagai sumber genetika, tempat rekreasi, fungsi ekologi dan keanekaragaman hayati, serta fungsi lingkungannya (environmental services). Demikian pula nilai ekonomi yang dihitung baru nilai ekonomi yang berkaitan dengan nilai penggunaan (use value) dan belum memperhitungkan nilai bukan penggunaan seperti nilai warisan, nilai keberadaan. Yang terakhir itu belum dilaksanakan karena memerlukan survei langsung dengan menggunakan pendekatan kesediaan membayar dan atau kesediaan menerima pembayaran; yang semuanya itu memerlukan biaya penelitian yang tinggi. Kalau nilai-nilai ini semua sudah dapat dihitung, maka nilai kerugian akibat kebakaran hutan, kerusakan hutan dan penebangan hutan akan menjadi jauh lebih besar lagi.
Analisis ini menunjukkan bahwa peranan hutan yang bersifat multi fungsi itu ternyata memiliki nilai yang sangat tinggi. Oleh karena itu, dalam memanfaatkan hutan sebagai sumber pembiayaan pembangunan dan sumber kehidupan manusia hendaknya dilakukan melalui pengelolaan hutan secara sangat bijaksana berhati-hati, karena banyak fungsi hutan yang sifatnya tidak dapat dikembalikan lagi apabila sudah rusak atau hilang (irreversible). Jadi tidak berarti bahwa hutan sama sekali tidak boleh diambil manfaat langsungnya seperti kayu hutan dan hasil hutan ikutan lainnya, tetapi pemanfaatan hutan tersebut dapat dilakukan melalui pengelolaan yang bijaksana sehingga menjamin kelangsungan fungsi sumber daya hutan dan mendukung pembangunan yang berkelanjutan.
Selain itu dapat pula disimpulkan bahwa:
  1. Degradasi lingkungan di sektor kehutanan dapat mengakibatkan dampak langsung dan tidak langsung.
  2. Degradasi lingkungan yang disebabkan oleh penebangan hutan, kerusakan hutan, dan kebakaran hutan akan menimbulkan dampak yang berbeda-beda.
  3. Kebakaran hutan akan menimbulkan dampak antara lain:
    • peningkatan suhu udara;
    • timbul asp tebal;
    • kadar debu berlebihan;
    • menimbulkan berbagai dampak turunan;
    • mempengaruhi ekosistem;
    • mempengaruhi fotosintesis vegetasi hutan;
    • hilangnya beberapa unsur hara;
    • rusaknya vegetasi penutup;
    • pengurangan penyerapan CO2 dan sebagainya
    • Kerusakan hutan dan penebangan kayu akan menimbulkan beberapa kerugian di antaranya, pengurangan kesuburan tanah, hilangnya unsur hara, terjadinya erosi tanah, dan sebagainya.
Daftar Pustaka
  • NN. (1998). Kebakaran Hutan dan Lahan di Indonesia. Jakarta: KLH dan UNDP.
  • M. Suparmoko, M. Ratnaningsih, M. Asta and Harlini Kahar. “Forest Resources” dalam Surna T. Djajadiningrat, M. Suparmoko, and M. Ratnaningsih, editors: (1993). Natural Resources Accounting for Sustainable Development, Ministry of State for Population and Environment, Environmental Management Development in Indonesia, Jakarta: Central Bureau of Statistics.
  • Porkas Sagala. (1994). Mengelola Lahan Kehutanan Indonesia. Jakarta: Yayasan Obor Indonesia.
  • M. Suparmoko. (2002). Penilaian Ekonomi: Sumber Daya Alam dan Lingkungan, Yogyakarta: BPFE.
  • M. Suparmoko. (1997). Ekonomi Sumber Daya Alam dan Lingkungan, Yogyakarta: BPFE.
  • Sung Hoon Kim and John Dixon. (1986) “Economic Valuation of Environmental Quality Aspects of Upland Agricultural Projects in Korea”, dalam John A. Dixon and Maynard M. Hufschmidt, Economic Valuation Techniques for the Environment, Baltimore: The John Hopkins University Press.

NERACA SUMBER DAYA ALAM DAN LINGKUNGAN

Kegunaan Neraca Sumber Daya Alam dan Lingkungan 
  1. Fungsi dari neraca pendapatan nasional adalah sebagai:
    • Sistem pengukuran perkembangan sosial ekonomi suatu negara.
    • Sistem informasi mengenai pengelolaan ekonomi dan pembuat kebijakan.
    • Suatu catatan mengenai bekerjanya sistem sosial ekonomi suatu negara.
    • Indikator di bidang ekonomi agar dapat dimengerti secara internasional.
    • Fungsi dari neraca sumber daya alam dan lingkungan adalah:
    • Untuk menilai proses dan hasil pembangunan secara objektif dan menyeluruh.
    • Menilai potensi pembangunan di masa mendatang
    • Memperjelas hak pemilikan sumber daya alam
    • Memperjelas kompensasi baik fisik maupun moneter
    • Mengelola sumber daya alam secara lebih efektif.
    • Permasalahan dalam neraca sumber daya alam dan lingkungan adalah:
    • Belum memasukkan nilai pengurangan sumber daya alam dan lingkungan.
    • Belum memperhatikan penurunan kualitas lingkungan
    • Tidak memasukkan unsur biaya penanggulangan pada Produk Nasional Bruto.
    • Permasalahan umum dalam penyusunan neraca sumber daya alam dan lingkungan adalah penyatuan pandangan berbagai pihak.
    • Permasalahan khusus pada penyusunan neraca sumber daya alam dan lingkungan adalah tidak tersedianya data yang menunjang.
    • Perlunya neraca sumber daya alam dan lingkungan dalam pembangunan berkelanjutan adalah untuk menjaga keseimbangan dan persediaan bagi generasi yang akan datang.
    • Strategi untuk menjamin tersedianya sumber daya alam dan lingkungan adalah:
    • Meneliti kondisi dan masalah sumber daya alam dan lingkungan.
    • Mengubah teori dan praktik pemberian nilai pada setiap barang.
    • Membuat studi dan aplikasi mengenai neraca sumber daya alam dan lingkungan.
    • Memperjelas hak pemilikan sumber daya alam
    • Memanfaatkan sumber daya alam secara rasional
    • Memperbaiki cara pengelolaan sumber daya alam.
Konsep, Metode, dan Aplikasi Penghitungan Sumber Daya Alam dan Lingkungan 
  1. Degradasi lingkungan yang merupakan perubahan kualitas sumber daya alam dan lingkungan dapat dimasukkan sebagai biaya pembangunan.
  2. Degradasi lingkungan yang berarti menurunnya kualitas lingkungan menyebabkan meningkatnya biaya produksi.
  3. Menghitung penyusutan dapat dilakukan dengan melihat perubahan nilai harga barang modal atau melihat nilai sekarang dari jumlah sewa barang modal.
  4. Neraca sumber daya alam menunjukkan pendapatan riil suatu negara, jumlah sumber daya alam yang akan digunakan generasi mendatang dan melihat kesejahteraan dan penderitaan masyarakat.
  5. Masalah utama dalam penyusunan neraca sumber daya alam dan lingkungan adalah mengenai penyusunan teori nilai dan metode yang rasional guna menentukan nilai sumber daya alam dan lingkungan.
  6. Beberapa metode yang digunakan dalam penghitungan sumber daya alam dan lingkungan adalah: a) pendekatan pendapatan, b) pendekatan kesejahteraan, c) penghitungan fisik dan d) penghitungan moneter.
  7. Salah satu aplikasi dari metode penghitungan sumber daya alam dan lingkungan adalah untuk penyusunan nilai produk domestik regional hijau dan untuk menghitung nilai pendapatan regional hijau.
Daftar Pustaka
  • Alfsen, Knut H. “Natural Resource Accounting and Analysis in Norway”, Paper presented at the UNSTAT/UNDP Workshop on Environmental and Natural Resource Accounting in Beijing, 22–24, April, 1993.
  • Annie Bauer, Alexandra Costi, Arnaud Comolet. Finalization of Pilot Water Quantity and Quality Accounts for the Brantas River Basin (Indonesia, Institute for European Environmental Policy, Paris, June 1992.
  • Lange, Glenn – Marie and Faye Duchin. Integrated Environmental-Economic Accountings, and Natural Resource Management in Africa, Institute for Economic Analysis, New York University, May 1993 (Draft).
  • Maria Ratnaningsih. (1996 ). “Determination of Pollution, Change and Its Impact on the Textile Industry in Indonesia”, Master Thesis, Bangkok: Thammasat University.
  • Monasinghe, Mohan and Ernst Lutz, Environmental-Economic Evaluation of Projects and Policies for Sustainable Development, Environment Working Paper No. 42, The World Bank Sector Policy and Research Staf, Januari 1991.
  • Peskin, Henry M. and Ernst Luth. A Survey of Resource and Environmental Accounting in Industrialized Countries, Environmental Working Paper No. 37, The World Bank, August 1990.
  • Repetto, Robert, William Margrath, Michael Wells, Christine Beer, and Fabrizio Rossini. (1989). Wasting Assets: Natural Resources in the National Income Accounts, World Resources Institute.

EKONOMIKA KUALITAS LINGKUNGAN

Ekonomika Pengendalian Pencemaran
  1. Model keseimbangan material menggambarkan interaksi antara perekonomian dan lingkungan.
  2. Apabila kemampuan lingkungan dalam mengasimilasi lebih rendah dari volume limbah itu sendiri maka akan terjadi eksternalitas.
  3. Kerusakan adalah semua dampak negatif yang dialami oleh pengguna lingkungan sebagai akibat dari menurunnya fungsi lingkungan.
  4. Fungsi kerusakan menunjukkan hubungan antara volume limbah dan kerusakan yang disebabkan oleh limbah tersebut.
  5. Ambang batas adalah keadaan yang menunjukkan tingkat konsentrasi tertinggi yang tidak menimbulkan kerusakan lingkungan.
  6. Biaya penanggulangan pencemaran adalah biaya-biaya untuk mengurangi volume limbah yang dibuang ke dalam lingkungan.
  7. Tingkat emisi yang efisien adalah tingkat emisi yang biaya kerusakan marjinalnya sama dengan biaya marjinal penanggulangan pencemaran.
  8. Prinsip kesamaan marjinal digunakan untuk mencapai tingkat emisi yang efisien.
Ekonomika Perlindungan Lingkungan 
  1. Ada dua metode untuk melindungi lingkungan yaitu pendekatan pengaturan langsung dan pendekatan insentif ekonomi berdasarkan mekanisme pasar.
  2. Prinsip pencemar harus membayar adalah dengan memasukkan biaya eksternal ke dalam biaya produksinya.
  3. Pada prinsip pencemar harus membayar ada dua interpretasi yaitu interpretasi sempit dan interpretasi yang luas.
  4. Tingkat pencemaran yang optimum adalah pada saat perpotongan antara kurva keuntungan bersih marjinal dan biaya eksternal marjinal.
  5. Instrumen yang digunakan dalam pendekatan pengendalian pencemaran untuk memelihara lingkungan adalah dengan cara:
    • mengubah secara langsung tingkat harga atau biaya produksi;
    • mengubah secara tidak langsung harga dan biaya melalui kebijakan fiskal dan moneter;
    • menciptakan pasar bagi barang-barang lingkungan.
    • Keuntungan dari pendekatan dengan pajak atas pencemaran adalah produsen masih dapat menghasilkan produk yang dapat memberikan nilai manfaat bersih lebih rendah dari biaya eksternal yang ditanggung masyarakat. Selain itu dengan pajak atas pencemaran tidak terlalu banyak dihindari.
    • Pada kenyataannya penggunaan pajak lingkungan cukup sulit untuk dilaksanakan karena adanya ketidakpastian dalam biaya kerusakan lingkungan akibat pencemaran.
    • Tinggi rendahnya elastisitas permintaan terhadap produk yang dihasilkan oleh suatu perusahaan menentukan efektif tidaknya pungutan pencemaran.
    • Sistem perdagangan perizinan merupakan pendekatan pengendalian pencemaran lingkungan dan konservasi sumber daya alam dengan tujuan mengubah tingkah laku produsen dalam kegiatannya sehingga dapat bersahabat dengan lingkungan.
Daftar Pustaka
  • M. Suparmoko. (1997). Keuangan Negara dalam Teori dan Praktik. Edisi Keempat. Yogyakarta: BPFE.
  • Tietenberg, Tom. (1992). Environmental and Natural Resource Economics, Third Edition New York: Harper Collins Publishers Inc.
  • Turner, Kerry R., David Pearce, and Ian Bateman. (1994). Environmental Economics; An Elementary Introduction, Singapore: Harvester Wheatsheaft.