Pengertian dan Macam Arsip Bentuk Khusus

Arsip Bentuk Khusus

Pengertian arsip sendiri dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud dengan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan tekhnologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dalam Undang-undang tersebut dikatakan bahwa arsip terdiri dari berbagai bentuk dan media, namun media yang paling umum adalah arsip tekstual tercetak yang berupa atau dalam bentuk kertas. Arsip bermedia kertas ini sering disebut sebagai arsip konvensional atau tekstual  dan dengan seiring perkembangan tekhnologi keaarah globalisasi berdampak terhadap aspek kehidupan manusia dalam bidang administrasi yang menuntut profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktivitas organisasi dan tetntu menjadi tantangan bagi para pengelola arsip. Atas hal tersebut selanjutnya ahli di bidang kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk formatnya, menjadi 2 yaitu :

1.   Media konvensional yaitu media yang sudah biasa dipergunakan seperti media kertas dikenal dengan sebagai human readable.

2    Media baru( arsip tekhnologi maju/ machine readable ), arsip media baru juga dikenal sebagai arsip non kertas menurut buku Keeping Archives karya Yudith Elis yang dimaksud dengan arsip bentuk khusus yaitu arsip bentuk media dan cirri catatan informasinya memiliki karateristik bersifat khusus, arsip bentuk khusus biasanya merupakan related document atau dokumen terkait namun kadang juga sebagai lampuiran serta tidak menutup kemungkinan arsip bentuk khusus tersebut berdiri sendiri.

Ada beberapa hal yang menyebabkan terciptanya arsip bentuk khusus yaitu adanya kemajuan tekhnologi, pengellolaan kedua bentuk arsip berbeda, adanya arsip yang saling berkaitan, karateristik arsip yang beerbeda, dalam setiap transaksi organisasi menghasilkan arsip yang memiliki karateristik yang berbeda beda sesuai dengan fungsi masing masing organisasi. Ada beberapa macam arsip bentuk khusus yaitu  :

a.      Arsip audio visual

Arsip audio visual terdiri dari :

-        Moving image atau arisp gambar bergerak, misalnya : film, video

-          Still image atau arsip gambar diam, misalnya : foto, slide

-       Sound recording atau arsip rekaman suara yaitu arsip yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu.

b.      Arsip kartografi dan kearsitekturan

Arsip kartografi atau peta medianya berupan kertas namun arsip kartografi ini dikategorikan sebagai arsip bentuk khusus, karena memiliki karakteristik informasi yang berbeda dengan arsip tekstual yaitu informasinya dalam bentuk symbol-simbol, gambar. Arsip ini kadang berukuran besar mulai dari A3 sampai A0 tergantung dari besar skala.

c.       Arsip Publikasi

Arsip publikasi misalnya kertas sheet atau stensil yang digunakan untuk menggadakan materi publikasi.

d.     Arsip ephemera

Arsip ephemera merupakan  dokumen informal yang mempunyai nilai tidak berjangka panjang atau sesaat, kadang dianggap barang rongsokan atau dilestarikan sebagai specimen atau contoh misalnya vandal, emblem, tiket, kartu ucapan. Arsip ephemera termasuk dalam arsip kelas 4 apabila ada kaitannya dengan file.

e.      Arsip karya seni

Dokumen seni yang kehadirannya terkait dengan file, sebagai hasil aktivitas organisasi atau berdiri sendiri sebagai master.

f.        Arsip elektronik

Dokumen atau arsip yang dihasilkan oleh computer, misalnya e-mail, disket.

g.      Arsip bentuk mikro

Sebagai salah satu kebutuhan untuk penyimpanan dan penemuan kembali secara cepat dalam rangka layanan jasa informasi. Disamping itu untuk nmenyelamatkan informasi arsip.

Untuk membaca isi informasi yang ada dalam arsip mikro ini diperlukan alat yang disebut microreader. Arsip bentuk mikro terdiri dari microfilm dan microfiche.

Pengertian dan Contoh Aspek Pengorganisasian Informasi

A.    Pertanyaan:

   1.      Berikan 5 contoh aspek yang membutuhkan pengorganisasian informasi.

   2.      Jelaskan tentang pengorganisasian informasi dengan bahasa sendiri.

Jawaban:

   1.      Aspek-aspek yang membutuhkan Pengorganisasian Informasi:

A.    Aspek Komoditas di Pasar Besar.

      Pasar merupakan salah satu dari berbagai sistem, institusi, prosedur, hubungan sosial dan infrastruktur di mana usaha menjual barang dan jasa antara pembeli dan penjual dengan sistem pembayaran uang sebagai media pembayarannya. Berbagai macam barang-barang di jual di pasar, mulai dari bahan kebutuhan pokok seperti sayuran, daging, peralatan-peralatan dapur, baju dan lain sebagainya seperti bahan kebutuhan pokok rumah tangga dan bahan pendukungnya.  

Barang-barang yang di jual di pasar tersebut tentunya perlu diorganisasi sesuai dengan kebutuhan pedagang dan penjual, contohnya seperti tempat para penjual sayuran, daging, dan ikan tentunya berbeda tempat dengan para penjual barang-barang rumah tangga, seperti baju, kain dan lain sebagainya. Hal tersebut dikarenakan agar mempermudah para pembeli untuk mencari dan membeli apa yang mereka perlukan di pasar tersebut.

B.     Pelayanan Informasi Penumpang di Bandara

Penerapan sebuah organisasi informasi juga diterapkan di bandara. Penerapan tersebut dapat kita lihat pada loket-loket penerbangan, di mana di tempat tersebut juga terdapat jadwal mengenai jam penerbangan dan tujuan penerbangan yang telah diorganisasi sesuai dengan peraturan di bandara. Hal tersebut agar tidak terjadi kekacauan dan tumpang tindih penerbangan antara penerbangan A dengan penerbangan B juga dapat tertata dengan rapi sehingga memudahkan para penumpang yang akan melakukan penerbangan tersebut.

Selain hal tersebut, di bandara juga dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar supaya penumpang tidak saling masuk dan keluar dengan semestinya. Perbedaan pintu masuk dan keluar di tandai dengan papan besar dan berwarna di setiap akses pintu juga dengan penempatan pegawai bandara untuk mempermudah dalam memberikan informasi kepada penumpang yang ingin berpergian dan tiba dari tempat tujuan. Lalu, tempat check in untuk para penumpang yang akan melakukan penerbangan. Loket chek in ini digunakan untuk pemeriksaan penumpang sebelum keberangkatan. Manfaat dari adanya pengorganisasian tersebut di lihat dari segi sistem layanan penerbangan menjadi baik dan tertata dengan rapi sesuai dengan prosedur dalam bandara.

C.    Arsip Statis di Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan tingkat nasional atau pusat adalah Arsip Nasional Republik Indonesia. Lembaga kearsipan tingkat daerah provinsi berada di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi. Lembaga kearsipan tingkat daerah kota/kabupaten berada di Kantor Arsip dan Perpustakaan atau Kantor Arsip Daerah. Lembaga kearsipan tingkat perguruan tinggi. Lembaga kearsipan di berbagai tingkat keberadaannya melakukan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai dengan wilayah kerjanya. Lembaga kearsipan tingkat nasional yang mencakup keseluruhan pembinaan kearsipan di Indonesia.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis menjadi informasi yang penting di ranah informasi terutama kearsipan karena mempunyai nilai guna baik itu primer dan sekunder. Nilai guna primer seperti nilai guna administrasi yaitu nilai guna arsip yang kegunaannya di lihat dari tanggung jawab pelaksanaan tugas kedinasan lembaga/instansi pencipta. Nilai guna hukum yaitu berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya, warga negara dan pemerintah. Nilai guna keuangan adalah nilai guna yang mencakup tentang arsip yang memiliki informasi dalam menggambarkan tentang bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan dan bagaimana pengeluaran direncanakan/rencana anggaran belanja serta pertanggungjawaban keuangan. Nilai guna ilmiah atau teknologi adalah nilai guna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau terapan. Nilai guna sekunder adalah nilai guna pendukung dari nilai guna primer seperti nilai guna kebuktian yaitu nilai guna berisikan bukti keberadaan suatu organisasi/lembaga dan bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan. Nilai guna informasi adalah nilai guna yang Isi informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan. Nilai guna intrinsik adalah nilai guna yang melekat (inherent) pada karakteristik arsip karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya.

Arsip statis membutuhkan aspek pengorganisasian informasi dapat di lihat dari kebutuhan pentingnya arsip statis dalam penyelenggaraan roda administrasi organisasi. Aspek pengorganisasian dalam konteks arsip statis di lembaga kearsipan adalah mengorganisasikan arsip statis yang diterima oleh lembaga kearsipan dari lembaga penciptanya. Lembaga pencipta arsip statis adalah lembaga yang terdapat di bawah naungan lembaga kearsipan baik itu provinsi, daerah dan perguruan tinggi maupun nasional seperti kementerian. Pengorganisasian informasi arsip statis terjadi juga ketika dari lembaga kearsipan menuju ke pengguna. Arsip statis yang sudah di kelola dan sudah bisa di akses oleh publik secara prosedur sudah bisa dipublikasikan tergantung kepada lembaga penciptanya sesuai dengan kesepakatan yang di atur saat penyerahan arsip statis dahulu. Informasi arsip statis di tingkat nasional dalam program Jaringan Informasi Kearsipan Nasional atau disingkat JIKN. JIKN juga memuat informasi kearsipan untuk arsip dinamis. Jadi aspek pengorganisasian informasi arsip statis dalam lembaga kearsipan sangat dibutuhkan karena sebagai lembaga pengelola arsip statis dan arsip dinamis, lembaga kearsipan menjadi luaran kinerja berupa layanan untuk pengguna seperti layanan arsip statis yang menjadi aspek pembahasan dalam pengorganisasian informasi ini.

D.    Layanan Perbankan 24 Jam di Bank Nasional (contoh: Bank Mandiri)

Layanan perbankan di bank nasional dengan contoh kasus bank mandiri meliputi seperti berbagai hal layanan. Layanan tersebut diantaranya layanan yang bersifat 24 jam yang artinya dapat dimanfaatkan oleh pengguna di setiap kapan saja. Layanan tersebut adalah seperti berikut, Mandiri ATM, Mandiri SMS, Mandiri Internet, Mandiri Call, Mandiri Mobile dan Mandiri Internet Bisnis.

Sebuah layanan perbankan yang lengkap dan terintegrasi dihadirkan untuk kenyamanan pengguna. Bersama layanan perbankan 24 jam bank mandiri, Pengguna dengan mudah mengatur aktivitas keuangan pengguna kapan dan dimanapun pengguna berada. Keuntungan menggunakan layanan perbankan 24 jam bank mandiri, seperti berikut:

a.       Lebih cepat, melalui layanan perbankan 24 jam ini, pengguna dapat melakukan berbagai transaksi maupun memperoleh informasi perbankan yang pengguna inginkan dengan seketika.

b.      Akses mudah, pengguna dapat memanfaatkan layanan perbankan bank mandiri 24 jam sehari, 7 hari seminggu sepanjang tahun.

c.       Begitu nyaman, pengguna dapat mengatur keuangan kapan dan dimanapun pengguna berada dengan mudah.

d.      Aman, layanan perbankan 24 jam bank mandiri merupakan layanan otomatis yang mudah digunakan. Cukup ikuti petunjuk singkat layanan, maka pengguna dapat segera mengakses layanan perbankan 24 jam bank mandiri.

Layanan perbankan 24 jam ini membutuhkan aspek pengorganisasian organisasi karena informasi yang dikelola berupa yang telah disebutkan di atas mencakup kebutuhan pengguna yang sudah dibedakan tujuan dan manfaat dari layanan-layanan 24 jam yang diberikan. Layanan-layanan tersebut diperuntukkan agar pengguna dapat mengakses dengan mudah dan cepat.

E.     Sistem Birokrasi di Pemerintahan

Pemerintahan adalah organisasi informasi yang besar yang di dalam organisasi ini mempunyai banyak aspek penunjang untuk melakukan pengelolaan informasi. Pemerintahan yang baik atau dalam istilah Good Government menjadi aspek yang diidamkan oleh banyak pemerintahan di dunia dan terutama di Indonesia, karena mencerminkan bagaiamana sistem birokrasi yang diterapkan berjalan sesaui dengan peraturan yang ada. Sistem birokrasi di pemerintahan menjadi pokok utama dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Sistem birokrasi yang bersih dapat ditandai dengan contoh mudahnya pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, seperti pembuatan KTP, pembuatan SIM, pembuatan SKCK dan pembuatan jasa lainnya berkaitan dengan kewarganegaraan sesorang dalam memenuhi hak dan kewajibannya sebagai warga negara Indonesia.

Sistem birokrasi membutuhkan aspek pengorganisasian informasi karena selain tujuan dari layanan ini berupa pelayanan informasi kepada masyarakat juga dapat membantu mempermudah pelayanan birokrasi dari berbagai tahapan. Contoh sistem birokrasi pelayanan KTP yang bermula dari tingkat RT, RW, Kelurahan/Desa kemudian tingkat Kecamatan. Prosedur yang tetap dan tepat di dalam pelayanan KTP membuat masyarakat dengan mudah mengetahui informasi pelayanan ini. Adapun informasi pelayanan ini dapat dibuat seperti artikel atau tata cara prosedur pembuatan KTP dalam pamflet yang di tempel di setiap RT/RW dan Desa juga Kelurahan serta Kecamatan atau di setiap tempat-tempat strategis. Informasi ini juga memberikan pengetahuan kepada masyarakat bagaimana cara membuat KTP sesuai dengan prosedur dan biaya pembuatan KTP ini juga harus diberitahukan bahwa pelayanan KTP dengan harga gratis atau Rp. 0.

Sistem birokrasi yang memperdayakan aspek pengorganisasian informasi kepada masyarakat dapat mempertanggungjawabkan program-program kepada masyarakat dan lebih transparan juga lebih mendekatakan pemerintah kepada masyarakat. Informasi yang dikelola dengan baik maka dengan mudah masyarakat dapat mengetahui di banyak media jurnalistik. Informasi yang membutuhkan media sebagai cara publikasinya, maka dengan cara publikasi yang benar kepada masyarakat membuat masyarakat semakin mudah dan mengetahui apa yang dikerjakan pemerintah dan mempertanggungjawabkan programnya tersebut. Jadi sistem birokrasi yang diorganisasikan informasinya dapat mewujudkan pemerintahan yang baik atau Good Goverment.

    2.      Definisi Pengorganisasian Informasi Menurut Pendapat Kami:

Pada dasarnya informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta atau suatu nilai yang bermanfaat. Informasi di sini mencakup pengetahuan apapun yang terekam baik dalam bentuk buku, artikel, majalah, film, video, maupun pengetahuan yang disampaikan secara lisan dalam suatu pidato, percakapan, dan ceramah. Informasi-informasi tersebutlah yang dibutuhkan oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari sebagai pembantu mereka misalkan dalam pekerjaan maupun urusan lainnya.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut, maka informasi haruslah diolah dan diorganisasi atau yang disebut organisasi informasi. Organisasi informasi yaitu suatu proses mengolah dan mengorganisir suatu informasi sehingga dapat mudah jika akan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali informasi tersebut diistilahkan dengan sistem temu kembali informasi (Information Retrieval).

Pengorganisasian dalam pengertian berikutnya adalah suatu proses penanganan organisasi dengan teknik-teknik manajemen yang berlaku dengan tujuan agar organisasi tersebut berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan bersama atau sesuai dengan visi dan misi organisasi tersebut. Pengorganisasian sendiri memiliki arti agar organisasi tersebut dikelola atau dimanajemenkan oleh pelaku organisasi sehingga wujud luaran organisasi dapat tercapai sesuai dengan apa yang diinginkan pelaku organisasi tersebut. Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah di kelola dengan proses tertentu  sehingga menghasilkan manfaat bagi penerima dan pemilik informasi tersebut. Informasi sangat penting terkait dengan manfaat untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh organisasi informasi. Pengertian organisasi informasi adalah organisasi yang luaran organisasi tersebut adalah mengolah informasi-informasi menjadi daya guna yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk dapat mewujudkan tujuan utama organisasi tersebut. Pengertian pengorganisasian informasi adalah teknik atau cara mengorganisasi dengan manajemen yang sudah disiapkan di dalam organisasi informasi agar tujuan organisasi informasi dapat tercapai sesuai dengan rencana yang telah disiapkan oleh pelaku organisasi tersebut.

Contoh informasi dalam organisasi perpustakaan adalah yang dimaksud informasi tersebut terkadang dikumpulkan menjadi satu dokumen seperti dalam bentuk buku. Perpustakaan adalah tempat untuk membangun koleksi dokumen karena informasi yang terdapat dalam buku-buku tersebut banyak diperlukan oleh para pemakai perpustakaan (pemustaka). Dengan penemuan kembali informasi memberikan kepuasan kepada para pemakai. Karena fungsi utama dari perpustakaan adalah menyediakan dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya kepada para pemakai (pemustaka) yang memintanya. Apabila informasi yang relevan dengan suatu permintaan dapat diketahui eksistensinya di perpustakaan, maka hal ini berarti terdapat kecocokan (match) antara informasi yang diminta dan informasi yang ditemukan.

PERPUSTAKAAN DIGITAL DAN PERKEMBANGANNYA “Paper Tentang Perkembangan Perpustakaan Digital di Internasional dan Indonesia Dari Tahun ke Tahun”

A.      PENDAHULUAN

Pada era informasi abad ini, teknologi informasi dan komunikasi atau ICT (Information and Communication Technology) telah menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kehidupan global (Subrata, 2009:1). Kehidupan global tersebut membuat lembaga di pemerintahan termasuk lembaga perpustakaan berlomba untuk mengintegrasikan ICT guna membangun dan memberdayakan sumber daya manusia berbasis pengetahuan teknologi agar dapat bersaing dalam era global. Persaingan ini memberikan dampak positif bagi lembaga untuk menuju era informasi digital yang perkembangannya semakin cepat seiring waktu berjalan.

Perpustakaan saat ini telah berkembang sedimikian pesatnya sesuai perkembangan zaman. Perkembangan perpustakaan dalam beberapa periode ini telah banyak dipengaruhi oleh perkembangan teknologi informasi. Hamim (2012:73) mengemukakan bahwa perpustakaan sebagai salah satu “aktor” yang berperan dalam pengumpulan, pengolahan dan pendistribusian informasi mau tidak mau harus berhadapan dengan apa yang dinamakan teknologi informasi ini.  Jika perpustakaan tertinggal atau tidak mengalami perkembangan kemajuan dengan adanya perkembangan informasi tersebut, maka perpustakaan akan ditinggalkan oleh masyarakat karena perpustakaan dianggap sebagai sebuah lembaga yang ketinggalan zaman, kuno dan tidak berkembang seperti pada lembaga pemerintah lainnya yang sudah berkembang sebelum perpustakaan.

Teknologi informasi di perpustakaan merupakan bagian dari tolak ukur kemajuan dan modernisasi dari sebuah perpustakaan, baik itu perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan perguruan tinggi maupun perpustakaan sekolah. Hal ini sejalan dengan apa yang menjadi tuntutan dari masyarakat yang memang sudah mengerti akan segala macam bentuk teknologi Iinformasi. Seiring dengan adanya kabar terbaru ini bahwa World Summit of Information Society (WSIS) yang menjadi Action Plan UNESCO menargetkan pada tahun 2015 sebagian besar penduduk dunia harus memiliki akses terhadap informasi yang berbasis Teknologi Iinformasi dan Komunikasi (TIK).

Dengan adanya gejala dan permasalahan serta fenomena inilah membawa dampak kepada apa yang disebut dengan Layanan Perpustakaan Berbasis Teknologi Informasi dan komunikasi (ICT). Perkembangan ICT ini akhirnya melahirkan sebuah perpustakaan berbasis komputer. Perpustakaan berbasis komputer seerti ciri adanya automasi perpustakaan dan akhirnya terdapat apa yang disebut perpustakaan digital (Digital Library). Perpustakaan digital secara ekonomis lebih menguntungkan dibandingkan dengan perpustakaan tradisional. Chapman dan Kenney (Subrata 2009), mengemukakan empat alasan yaitu: institusi dapat berbagi koleksi digital, koleksi digital dapat mengurangi kebutuhan terhadap bahan cetak pada tingkat lokal, penggunaannya akan meningkatkan akses elektronik dan nilai jangka panjang koleksi digital akan mengurangi biaya berkaitan dengan pemeliharaan dan penyampaiannya.

B.       PERPUSTAKAAN

Definisi perpustakaan di masyarakat awam belum begitu familiar oleh karena itu banyak anggapan masyarakat awam memandang perpustakaan seperti gudang penyimpan buku. Oleh karena itu, masyarakat jarang ke perpustakaan. Sosialisasi kepada masyarakat awam mengenai perpustakaan sebaiknya perlu di tinjau ulang agar pandangan mengenai perpustakaan yang dari perpustakaan hanya sebagai gudang namun menjadi perpustakaan sebagai jendela ilmu dan informasi. Banyak definisi mengenai perpustakaan yang dapat dimengerti oleh masyarakat pada umumnya namun masyarakat awam memandang perpustakaan hanya sebagai tempat membaca buku, padahal banyak kegiatan belajar yang dapat dilakukan di perpustakaan. Definisi-definisi perpustakaan menurut berbagai pandangan dapat digambarkan sebagai berikut ini:

Menurut Random House Dictionary of the English Language, perpustakaan adalah suatu tempat yang berupa sebuah ruangan atau gedung yang berisi buku-buku dan bahan-bahan lain untuk bacaan studi maupun rujukan. Perpustakaan diartikan sebuah ruangan atau gedung yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya yang biasanya disimpan menurut tata susunan tertentu yang digunakan pembaca bukan untuk dijual (Sulistyo, Basuki:1991). Secara lebih umum, Yusuf dan Suhendar (1:2005) menyatakan bahwa perpustakaan adalah suatu tempat yang di dalamnya terdapat kegiatan penghimpunan, pengelolaan dan penyebarluasan (pelayanan) segala macam informasi, baik yang tercetak maupun yang terekam dalam berbagai media seperti buku, majalah, surat kabar, film, kaset. tape recorder, video, komputer dan lain-lain.

Dari beberapa pengertian diatas dapat kita ambil sebuah kesimpulan bahwa perpustakaan adalah sebuah unit organisasi nirlaba yang bertujuan sebagai pusat sumber belajar dan sumber informasi bagi pemakainya, di mana didalamnya terdapat banyak sumber bahan pustaka baik cetak maupun non cetak yang dapat diakses dan dimanfaatkan oleh para penggunanya. Di era sekarang ini perpustakaan tidak bisa di pandang sebelah mata karena dapat digambarkan sebagai suatu urat nadi bagi suatu instansi pemerintahan, organisasi pendidikan dan lembaga pemerintah juga lembaga swasta. Hal itu mengapa bisa terjadi? karena perpustakaan kini tidak lagi hanya menjadi tempat menyimpan dan mencari buku, tetapi perpustakaan kini menjadi sumber tempat mencari informasi. Dari perpustakaan kita dapat mencari informasi mulai dari yang bersifat ilmiah, semi ilmiah, populer, sejarah, cerita-cerita fiksi hingga informasi yang bersifat aktual dan tempo.

C.      PEPRUSTAKAAN DIGITAL

1.         Hakikat Perpustakaan Digital

Istilah perpustakaan digital itu sendiri digunakan sekitar tahun 1994 sebagaimana diuraikan Harter (1997) dalam Chisenga (2003), penggunaan istilah perpustakaan digital secara relatif dapat ditelusuri dalam tahun 1994 melalui pembentukan Digital Libraries Initiative (DLI) yang didanai bersama oleh National Science Foundation, Advanced Research Projects Agency dan National Aeronautics and Space Administration di Amerika. Perpustakaan Digital adalah sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan obyek informasi yang mendukung akses objek informasi tesebut melalui perangkat digital (Sismanto, 2008). Lesk (dalam Pendit, 2007) memandang perpustakaan digital secara sangat umum sebagai mata-mata kumpulan informasi digital yang tertata. Arms (dalam Pendit, 2000) memperluas sedikitnya dengan menambahkan bahwa koleksi tersebut disediakan sebagai jasa dengan memanfaatkan jaringan informasi. Selain istilah perpustakaan digital (Digital Library) terdapat juga istilah lain seperti Electronic Library, Virtual Library, Cyber Library, dan lain sebagainya dimana semua itu memiliki makna yang sama yaitu perpustakaan yang memiliki koleksi dalam bentuk digital dan dapat diakses oleh para pengguna dimanapun dan kapanpun.

Perbedaan “perpustakaan biasa” dengan “perpustakaan digital” terlihat pada keberadaan koleksi (Subrata, 2009:5). Koleksi digital tidak harus berada di sebuah tempat fisik, sedangkan koleksi biasa terletak pada sebuah tempat yang menetap, yaitu perpustakaan. Perbedaan kedua terlihat dari konsepnya. Konsep perpustakaan digital identik dengan internet atau komputer, sedangkan konsep perpustakaan biasa adalah buku-buku yang terletak pada suatu tempat. Perbedaan ketiga, perpustakaan digital bisa dinikmati pengguna dimana saja pengguna itu berada dan dengan tanpa terbatasnya waktu, sedangkan pada perpustakaan biasa pengguna menikmati di perpustakaan dengan jam-jam yang telah diatur oleh kebijakan organisasi perpusakaan tersebut.

National Information Standards Organization (NISO, 2007) dalam karyanya berjudul: A Framework of Guidance for Building Good Digital Collections menguraikan komponen-komponen utama yang diperlukan sebagai standar pengembangan perpustakaan digital. Ada empat jenis kriteria yang harus menjadi pokok utama, yaitu:

a.       Collection (organized groups of object), dengan prinsip-prinsip pengembangannya sebagai berikut:

1)      Diwujudkan berdasarkan pada kebijakan pengembangan koleksi yang jelas.

2)      Koleksi sebaiknya dideskripsikan.

3)      Dipelihara sepanjang waktu.

4)      Tersedia secara luas.

5)      Menghormati hak atas kekayaan intelektual.

6)      Memiliki mekanisme.

7)      Koleksi interoperable.

8)      Terintegrasi dengan alur kerja yang ada dalam institusi.

9)      Berkelanjutan sepanjang waktu.

b.      Object (digital materials) prinsip-prinsip yang dapat dijadikan pedoman:

1)      Eksis dalam format yang mendukung penggunaan yang diinginkan.

2)      Bisa dipelihara dimana obyek tidak akan menimbulkan rintangan dan dapat diakses setiap saat.

3)      Bermakna dan berguna di luar konteks lokal, mudah dipindahkan, bisa digunakan kembali, dan dapat dipertukarkan.

4)      Ditandai dengan identifier yang tetap dan bersifat unik.

5)      Dapat diautentifikasi.

6)      Memiliki metadata berkaitan.

c.       Metadata (information about objects and collection), prinsip-prinsip yang dapat digunakan:

1)      Metadata sesuai dengan standar komunitas.

2)      Mendukung interoperability.

3)      Menggunakan authority control dan standar konten

4)      Mencakup tentang pernyataan tentang syarat- syarat penggunaan obyek digital.

5)      Mendukung pemeliharaan dan preservasi jangka panjang terhadap obyek dalam koleksi.

d.      Initiatives (programs or project to create and manage collections), prinsip-prinsip yang dapat diterapkan:

1)      Memiliki desain dasar dan komponen perencanaan.

2)      Memiliki staf yang sesuai dengan keahlian yang diperlukan untuk mencapai sasaran.

3)      Mengikuti best practices untuk manajemen proyek.

4)      Memiliki komponen evaluasi.

5)      Memasarkan dan menyebarluaskan informasi tentang proses dan hasil proyek kepada pemangku kepentingan.

D.      PERKEMBANGAN PERPUSTAKAAN DIGITAL

1.      Sejarah Perpustakaan Digital

Lahirnya konsep dan ide mengenai perpustakaaan digital sebenarnya sudah ada sejak tahun 1945 yaitu tepatnya pada bulan juli 1945, dimana istilah dan ide tersebut dicetuskan oleh Vannevar Bush. Pada saat itu beliau mengeluhkan penyimpanan informasi manual yang menghambat akses terhadap penelitian yang sudah dipublikasikan. Untuk itu, beliau mengajukan ide untuk membuat catatan dan perpustakaan pribadi (untuk buku, rekaman/dokumentasi dan komunikasi) yang termekanisasi. Selama dekade 1950-an dan 1960-an keterbukaan akses terhadap koleksi perpustakaan terus diusahakan oleh peneliti, pustakawan, dan pihak-pihak lain, tetapi teknologi yang ada belum cukup menunjang.

Baru pada awal 1980-an fungsi-fungsi perpustakaan telah diotomasi melalui perangkat komputer, namun hanya pada lembaga-lembaga besar mengingat tingginya biaya investasi. Misalnya pada Library of Congress di Amerika yang telah mengimplementasikan sistem tampilan dokumen elektronik (electronic document imaging systems) untuk kepentingan penelitian dan operasional perpustakaan. Pada awal 1990-an hampir seluruh fungsi perpustakaan ditunjang dengan otomasi dalam jumlah dan cara tertentu. Fungsi-fungsi tersebut antara lain pembuatan katalog, sirkulasi, peminjaman antara perpustakaan, pengelolaan jurnal, penambahan koleksi, kontrol keuangan, manajemen koleksi yang sudah ada dan data pengguna. Dalam periode ini komunikasi data secara elektronik dari satu perpustakaan ke perpustakaan lainnya semakin berkembang dengan cepat.

Pada tahun 1994, Library of Congress mengeluarkan rancangan National Digital Library dengan menggunakan tampilan dokumen elektronik, penyimpanan dan penelusuran teks secara elektronik dan teknologi lainnya terhadap koleksi cetak dan non-cetak tertentu. Pada September 1995, enam universitas di Amerika diberi dana untuk melakukan proyek penelitian perpustakaan digital. Penelitian yang didanai NSF/ARPA/NASA ini melibatkan peneliti dari berbagai bidang, organisasi penerbit dan percetakan, perpustakaan-perpustakaan dan pemerintah Amerika sendiri. Proyek ini cukup berhasil dan menjadi dasar penelitian perpustakaan digital di dunia.

2.      Perkembangan Perpustakaan Digital

Salah satu strategi untuk pengembangan perpustakaan adalah melalui pengembangkan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi (ICT base), hal ini sesuai dengan perkembangan dunia perpustakaan bahwa perkembangan mutakhir di bidang perpustakaan adalah perpustakaan digital. Wahono (2006) berpendapat bahwa perkembangan dunia perpustakaan dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog. Perkembangan mutakhir adalah perpustakaan digital yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet).

Konsep dan ide perpustakaan digital pun dari tahun ke tahun mulai mengalami perkembangan seiring dengan beragamnya kebutuhan akan informasi oleh masyarakat. Berbagai macam aplikasi perpustakaan digital yang telah ada dan dikembangkan secara terus menerus, guna untuk memenuhi kebutuhan masyarakat terutama para pengguna perpustakaan. Konsep dan ide tersebut berkaitan dengan berbagai faktor, seperti faktor layanan publik yang menjadi prioritas utama dan program unggulan pemerintah di bidang perpustakaan.  Berikut aplikasi-alplikasi perpustakaan digital di lihat dari sudut perkembangannya:

a.       Greenstone Digital Library (GSDL)

Salah satu aplikasi dari perpustakaan digital adalah Greenstone Digital Library (GSDL). “Greenstone is a suite of software for building and distributing digital library collections. It provides a new way of organizing information and publishing it on the Internet or on CD-ROM. Greenstone is produced by the New Zealand Digital Library Project at the University of Waikato, and developed and distributed in cooperation with UNESCO and the Human Info NGO. It is open-source, multilingual software, issued under the terms of the GNU General Public License. Read the Greenstone Factsheet for more information”. (http://www.greenstone.org/). GSDL tersebut merupakan perangkat lunak yang bersifat “open-source” dan bertujuan untuk membangun, merawat dan mendistribusikan koleksi perpustakaan secara digital baik secara on-line maupun off-line (Tafqihan, 2010:105). Pengembangan GSDL ini melalui Proyek Pengembangan Perpustakaan Perpustakaan Digital New Zealand (New Zealad  Digital Library Project) di bawah koordinasi Ian H. Witten dari University of  Walikoto New Zealand pada tahun 2004, atas kerja sama dan dukungan dari UNESCO, serta The Human Info NGO, Belgia. Software ini terus diupayakan penyempurnaannya dan penyebarannya ke seluruh dunia secara gratis.  

Pengoperasian sistem GSDL ini bisa dilakukanpada Sistem Operasi Linux dan Windows dengan source code-nya berupa Perl (Linux), VCC++ dan Perl (Windows), serta Java. Karena sifatnya yang open source inilah, maka sofware ini dapat dimodifikasi untuk kembangkan lebih lanjut. Tahun 2007 muncul versi untuk Windows dan versi untuk Linux. Besar byte Greenstone DLS Windows versi 3.02 kurang lebih 32 MB. Program ini dapat diinstal dan dijalankan pada komputer sistem standalone, sistem jaringan intranet atau internet. Greenstone sangat mudah diinstal, dijalankan dan tampilannya dapat diubah sesuai kebutuhan dengan menggunakan teks HTML dan Javascript. 

b.      Ganesha Digital Library (GDL)

            Perpustakaan digital juga merambah ke indonesia, dimana pada awal itu yang menerapkan konsep dan ide perpustakaan digital tersebut antara lain seperti beberapa perpustakaan perguruan tinggi. Walaupun masih merupakan hal yang relatif baru, lembaga-lembaga akademik terutama perguruan tinggi merespon lebih cepat mengenai ide dan konsep perpustakaan digital. Dengan tuntutan akan kebutuhan informasi oleh civitas akademika terutama para mahasiswa akhirnya diwujudkanlah proses digitalisasi tersebut yang kemudian melahirkan suatu konsep dan ide perpustakaan digital tersebut. Banyak beberapa perpustakaan perguruan tinggi sekitar tahun 90-an yang telah membuat perpustakaan digital, antara lain seperti ITB, ITS. Pada saat itu perpustakaan ITB menggunakan aplikasi yang bernama Genesha Digital Library (GDL).

            Ganesha Digital Library (GDL), sama seperti Greenstone yang merupakan perangkat lunak yang ditunjukkan untuk pengelolaan perpustakaan digital. Tafqihan (2010:109) mengemukakan bahwa project GDL merupakan upaya sukarela yang dikembangkan oleh tim Knowledge Management Reseach Group (KMRG) Institut Teknologi Bandung (ITB) dengan tujuan untuk memanfaatkan modal intelektual (intelectual capital) dari civitas akademika ITB yang meliputi artikel, jurnal, tugas akhir, thesis, disertasi, hasil penelitian, expertise directory dan lain-lain.

            Awal munculnya GDL ini sekitar tahun 1998, akan tetapi hanya dioperasikan sebatas lingkungan ITB yang dimana sebagian besar koleksinya terdiri atas laporan penelitian, skripsi, tesis, disertasi, proceeding dan grey literature. Project dari GDL tersebut awalnya adalah bertujuan untuk mengelola (knowledge management) dan saling berbagi ilmu pengetahuan (knowledge sharing), agar ilmu pengetahuan yang dihasilkan oleh civitas ITB seperti mahasiswa, dosen, peneliti, dan staff lainnya dapat dapat dimiliki kembali oleh ITB serta agar dapat dimanfaatkan secara lebih luas. Akhirnya terdapat solusi yaitu dengan mengumpulkan, mengorganisasikan, menyimpan secara elektronik dan menyebarkannya ke lingkungan yang membutuhkan.

            Sekitar tahun 2000 akhirnya muncul GDL untuk versi umum, dimana dimulai dari GDL versi 3. GDL versi 3 tersebut dapat menampung ilmu pengetahuan dalam format apapun. Berbagai macam jenis file yang dapat ditampun oleh GDL versi 3 tersebut antara lain, teks, suara, gambar, peta, maupun video. Tafqihan (2010, 1090) mengemukakan format file yang ditampilkan pada GDL ini berupa metadata yang merupakan informasi data ilmu pengetahuan yang berasal dari konversi dari media cetak dan analog ke dalam file gambar berupa file JPG dan GIF, dan untuk multimedia berupa file MP3, Real Media, AVI dan ASF.

            Baru-baru ini terdapat GDL versi 4.2 yang merupakan pengembangan dari GDL versi 3. Beberapa perguruan tinggi telah menerapkan GDL versi 4.2 ini salah satunya adalah Perpustakaan Universitas Muhammadiyah Malang (UMM), dimana pada perpustakaan tersebut GDL ini memang khusus dibuat untuk mengupload file-file digital.  Pengguna dapat  mendownload file dengan format teks, baik itu untuk dibaca di komputer ataupun dicetak di kertas. Selain itu pengguna juga dapat belajar misalkan bahasa asing, mendengarkan pidato, ceramah dan lain sebagainya dengan mendengarkan multimedia suara yang pernah diadakan sebelumnya. Serta video-video dapat juga dilihat dari komputer yang telah terhubung ke GDL bagian multimedia video.

c.       Senayan Library Information Management System (SLIMS)

            Perkembangan-perkembangan perpustakaan digital tentunya juga semakin berkembang dari tahun ke tahun dari yang dulunya aplikasi yang hanya dapat untuk mengelola file digital namun kini aplikasi-aplikasi untuk automasi perpustakaanpun juga dapat mengelola file digital salah satunya seperti Senayan Library Information Management System (SLIMS). SLIMS merupakan suatu Open Source Software (OSS) berbasis web untuk memenuhi kebutuhan automasi perpustakaan (library automation) skala kecil hingga skala besar dalam (Manual Senayan Library Information Management System).  Keunggulan SENAYAN  lainnya adalah multi-platform, yang  artinya bisa  berjalan secara  native  hampir di semua Sistem Operasi yang  bisa menjalankan bahasa  pemro- graman PHP dan RDBMS MySQL. SENAYAN sendiri dikembangkan di atas platform GNU/Lin- ux dan berjalan  dengan baik di atas platform lainnya seperti  Unix *BSD dan Windows. Banyak perpustakaan-perpustakaan yang menerapkan aplikasi ini baik itu perpustakaan perguruan tinggi, umum, sekolah maupun perpustakaan khusus.

Berikut merupakan perkembanagn dari SLIMS sendiri dari tahun-ketahun:

13 Maret 2008             Portable Senayan 3.0 (based on senayan3 stable1)

21 Maret 2008             Portable Senayan 3.1 (based on senayan3 stable2)

24 Maret 2008             Portable Senayan 3.2 (based on senayan3 stable3)

1 Juni 2008                  Portable Senayan 3.3 (based on senayan3 stable4)

18 Agustus 2008         Portable Senayan 3.4 (based on senayan3 stable5)

21 September 2008     Portable Senayan 3.5 (based on senayan3 stable6)

13 Januari 2009           Portable Senayan 3.6 (based on senayan3 stable7)

14 Maret 2009             Portable Senayan 3.7 (based on senayan3 stable8)

7 April 2009                Portable Senayan 3.8 (based on senayan3 stable9)

22 Juli 2009                 Portable Senayan 3.9 (based on senayan3 stable10-Patch1)

17 Oktober 2009         Portable Senayan 3.10 (based on senayan3 stable11)

24 November 2009     Portable Senayan 3.11 (based on senayan3 stable12)

24 Maret 2010             Portable Senayan 3.12 (based on senayan3 stable13-patch2)

24 Maret 2010             Portable Senayan 3.13 (based on senayan3 stable14/Seulanga)

2011 – sekarang          Senayan3-Stable15/Matoa

2012                            Meranti

2013                            Cendana

Perkembangan perpustakaan digital pun terutama dalam hal sistem aplikasi yang digunakan sebenarnya masih banyak lagi dan bahkan dari tahun ketahun akan terus mengalami perkembangan seiring perkebangan teknologi dan informasi yang semakin berkembang. Perpustakaan digital yang di lihat dari sudut pandang perkembangan aplikasi mempunyai tingkatan yang lebih cepat berkembang daripada perkembangan sumber daya manusia. Perkembangan sistem aplikasi yang mengikuti sumber daya manusia terjadi di negara-negara maju namun di Indonesia yang terjadi adalah sistem yang diikuti oleh sumber daya manusia. Hasil dari tersebut maka sumber daya manusia harus selalu update terhadap sistem baru mengenai perpustakaan digital.

  

DAFTAR PUSTAKA

Arianto, M. Solikhin & Subhan, Ahmad. 2012. Isu-isu Pengembangan Perpustakaan   Digital di Indonesia. Jurnal FKP2T, 4(1): 57-67.

Darmono. 2007. Perpustakaan Sekolah : Pendekatan Manajemen dan Tata Kerja. Jakarta: Grasindo.

Hamim, M. 2012. Migrasi Data Base dari CDS/ISIS ke SLIMS. Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan, 4(1): 73-93.

Lasa, HS. 2005. Manajemen Perpustakaan. Yogyakarta: Gramedia.

Rodhin, Roni. 2012. Internet Dalam Konteks Perpustakaan. Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan, 4(1): 1-19.

Sri Restanti, Anisa. 2012. Solusi dan Strategi Perpustakaan Menghadapi Para Digital Native. Jurnal FKP2T, 4(1): 52-56.

Subrata, Gatot. 2009. Perpustakaan Digital. Artikel Pustakawan Universitas Negeri Malang.

Tafqihan, Zuhdy. 2010. Membandingkan Greenstone Digital Library (GSDL) dan Ganesha Digital Library (GDL). Jurnal Kajian Informasi dan Perpustakaan, 2(1): 105-114.

Wicaksono, Hendro. 2012. Manual Senayan Library Information Management System.

Internet:

http://perpustakaan.kemdiknas.go.id/perpusdiknas/?page_id=109   di akses tanggal 02 Oktober 2013, pukul 18.30.

http://library.um.ac.id/images/stories/pustakawan/kargto/Perpustakaan%20Digital.pdf di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 19.45.

http://eprints.rclis.org/10449/1/Perpustakaan_digital.pdf   di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 20.15.

http://www.pnri.go.id/iFileDownload.aspx?ID=Attachment%5CMajalahOnline%5CUmmi_Rodliyah_Perpust_Digital.pdf   di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 20.37.

http://repository.ipb.ac.id/bitstream/handle/123456789/27642/Komalasari,%20rita_MEMBANGUN%20PERPUSTAKAAN%20DIGITAL.pdf   di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 21.00.

http://misra.blog.ugm.ac.id/files/2009/06/kompetensi-pustakawan-di-era-perpustakaan-digital1.pdf   di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 21.15.

http://www.ilmukomputer.org/wp-content/uploads/2006/09/romi-otomasiperpustakaan-15september2006.pdf   di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 21.45.

http://www.fppti-jatim.or.id/public/images/stories/uwm1012/wiratna.pdf                                             di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 22.30.

http://www.fppti-jatim.or.id/public/images/stories/uwm1012/imas.pdf                                                 di akses tanggal 01 Oktober 2013, pukul 22.45.

Di tulis dan Di susun Oleh:

Hendrik P                                          071311623003

Ach. Nizam Rifqi                              071311623009

Verry Mardiyanto                             071311623012

ILMU INFORMASI DAN PERPUSTAKAAN                                              

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK                          

UNIVERSITAS AIRLANGGA    

2013