Pengertian dan Contoh Aspek Pengorganisasian Informasi

A.    Pertanyaan:

   1.      Berikan 5 contoh aspek yang membutuhkan pengorganisasian informasi.

   2.      Jelaskan tentang pengorganisasian informasi dengan bahasa sendiri.

Jawaban:

   1.      Aspek-aspek yang membutuhkan Pengorganisasian Informasi:

A.    Aspek Komoditas di Pasar Besar.

      Pasar merupakan salah satu dari berbagai sistem, institusi, prosedur, hubungan sosial dan infrastruktur di mana usaha menjual barang dan jasa antara pembeli dan penjual dengan sistem pembayaran uang sebagai media pembayarannya. Berbagai macam barang-barang di jual di pasar, mulai dari bahan kebutuhan pokok seperti sayuran, daging, peralatan-peralatan dapur, baju dan lain sebagainya seperti bahan kebutuhan pokok rumah tangga dan bahan pendukungnya.  

Barang-barang yang di jual di pasar tersebut tentunya perlu diorganisasi sesuai dengan kebutuhan pedagang dan penjual, contohnya seperti tempat para penjual sayuran, daging, dan ikan tentunya berbeda tempat dengan para penjual barang-barang rumah tangga, seperti baju, kain dan lain sebagainya. Hal tersebut dikarenakan agar mempermudah para pembeli untuk mencari dan membeli apa yang mereka perlukan di pasar tersebut.

B.     Pelayanan Informasi Penumpang di Bandara

Penerapan sebuah organisasi informasi juga diterapkan di bandara. Penerapan tersebut dapat kita lihat pada loket-loket penerbangan, di mana di tempat tersebut juga terdapat jadwal mengenai jam penerbangan dan tujuan penerbangan yang telah diorganisasi sesuai dengan peraturan di bandara. Hal tersebut agar tidak terjadi kekacauan dan tumpang tindih penerbangan antara penerbangan A dengan penerbangan B juga dapat tertata dengan rapi sehingga memudahkan para penumpang yang akan melakukan penerbangan tersebut.

Selain hal tersebut, di bandara juga dipisahkan antara pintu masuk dan pintu keluar supaya penumpang tidak saling masuk dan keluar dengan semestinya. Perbedaan pintu masuk dan keluar di tandai dengan papan besar dan berwarna di setiap akses pintu juga dengan penempatan pegawai bandara untuk mempermudah dalam memberikan informasi kepada penumpang yang ingin berpergian dan tiba dari tempat tujuan. Lalu, tempat check in untuk para penumpang yang akan melakukan penerbangan. Loket chek in ini digunakan untuk pemeriksaan penumpang sebelum keberangkatan. Manfaat dari adanya pengorganisasian tersebut di lihat dari segi sistem layanan penerbangan menjadi baik dan tertata dengan rapi sesuai dengan prosedur dalam bandara.

C.    Arsip Statis di Lembaga Kearsipan

Lembaga kearsipan adalah adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Lembaga kearsipan tingkat nasional atau pusat adalah Arsip Nasional Republik Indonesia. Lembaga kearsipan tingkat daerah provinsi berada di Badan Perpustakaan dan Arsip Provinsi. Lembaga kearsipan tingkat daerah kota/kabupaten berada di Kantor Arsip dan Perpustakaan atau Kantor Arsip Daerah. Lembaga kearsipan tingkat perguruan tinggi. Lembaga kearsipan di berbagai tingkat keberadaannya melakukan fungsi, tugas dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai dengan wilayah kerjanya. Lembaga kearsipan tingkat nasional yang mencakup keseluruhan pembinaan kearsipan di Indonesia.

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. Arsip statis menjadi informasi yang penting di ranah informasi terutama kearsipan karena mempunyai nilai guna baik itu primer dan sekunder. Nilai guna primer seperti nilai guna administrasi yaitu nilai guna arsip yang kegunaannya di lihat dari tanggung jawab pelaksanaan tugas kedinasan lembaga/instansi pencipta. Nilai guna hukum yaitu berkaitan dengan tanggung jawab kewenangan yang berisikan bukti-bukti kewajiban dan hak secara hukum baik bagi instansi penciptanya, warga negara dan pemerintah. Nilai guna keuangan adalah nilai guna yang mencakup tentang arsip yang memiliki informasi dalam menggambarkan tentang bagaimana uang diperoleh, dibagikan, diawasi dan dibelanjakan dan bagaimana pengeluaran direncanakan/rencana anggaran belanja serta pertanggungjawaban keuangan. Nilai guna ilmiah atau teknologi adalah nilai guna yang terdapat pada arsip-arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil/akibat penelitian murni atau terapan. Nilai guna sekunder adalah nilai guna pendukung dari nilai guna primer seperti nilai guna kebuktian yaitu nilai guna berisikan bukti keberadaan suatu organisasi/lembaga dan bukti prestasi intelektual di instansi yang bersangkutan. Nilai guna informasi adalah nilai guna yang Isi informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan kesejarahan. Nilai guna intrinsik adalah nilai guna yang melekat (inherent) pada karakteristik arsip karena beberapa faktor keunikan yang dikandungnya.

Arsip statis membutuhkan aspek pengorganisasian informasi dapat di lihat dari kebutuhan pentingnya arsip statis dalam penyelenggaraan roda administrasi organisasi. Aspek pengorganisasian dalam konteks arsip statis di lembaga kearsipan adalah mengorganisasikan arsip statis yang diterima oleh lembaga kearsipan dari lembaga penciptanya. Lembaga pencipta arsip statis adalah lembaga yang terdapat di bawah naungan lembaga kearsipan baik itu provinsi, daerah dan perguruan tinggi maupun nasional seperti kementerian. Pengorganisasian informasi arsip statis terjadi juga ketika dari lembaga kearsipan menuju ke pengguna. Arsip statis yang sudah di kelola dan sudah bisa di akses oleh publik secara prosedur sudah bisa dipublikasikan tergantung kepada lembaga penciptanya sesuai dengan kesepakatan yang di atur saat penyerahan arsip statis dahulu. Informasi arsip statis di tingkat nasional dalam program Jaringan Informasi Kearsipan Nasional atau disingkat JIKN. JIKN juga memuat informasi kearsipan untuk arsip dinamis. Jadi aspek pengorganisasian informasi arsip statis dalam lembaga kearsipan sangat dibutuhkan karena sebagai lembaga pengelola arsip statis dan arsip dinamis, lembaga kearsipan menjadi luaran kinerja berupa layanan untuk pengguna seperti layanan arsip statis yang menjadi aspek pembahasan dalam pengorganisasian informasi ini.

D.    Layanan Perbankan 24 Jam di Bank Nasional (contoh: Bank Mandiri)

Layanan perbankan di bank nasional dengan contoh kasus bank mandiri meliputi seperti berbagai hal layanan. Layanan tersebut diantaranya layanan yang bersifat 24 jam yang artinya dapat dimanfaatkan oleh pengguna di setiap kapan saja. Layanan tersebut adalah seperti berikut, Mandiri ATM, Mandiri SMS, Mandiri Internet, Mandiri Call, Mandiri Mobile dan Mandiri Internet Bisnis.

Sebuah layanan perbankan yang lengkap dan terintegrasi dihadirkan untuk kenyamanan pengguna. Bersama layanan perbankan 24 jam bank mandiri, Pengguna dengan mudah mengatur aktivitas keuangan pengguna kapan dan dimanapun pengguna berada. Keuntungan menggunakan layanan perbankan 24 jam bank mandiri, seperti berikut:

a.       Lebih cepat, melalui layanan perbankan 24 jam ini, pengguna dapat melakukan berbagai transaksi maupun memperoleh informasi perbankan yang pengguna inginkan dengan seketika.

b.      Akses mudah, pengguna dapat memanfaatkan layanan perbankan bank mandiri 24 jam sehari, 7 hari seminggu sepanjang tahun.

c.       Begitu nyaman, pengguna dapat mengatur keuangan kapan dan dimanapun pengguna berada dengan mudah.

d.      Aman, layanan perbankan 24 jam bank mandiri merupakan layanan otomatis yang mudah digunakan. Cukup ikuti petunjuk singkat layanan, maka pengguna dapat segera mengakses layanan perbankan 24 jam bank mandiri.

Layanan perbankan 24 jam ini membutuhkan aspek pengorganisasian organisasi karena informasi yang dikelola berupa yang telah disebutkan di atas mencakup kebutuhan pengguna yang sudah dibedakan tujuan dan manfaat dari layanan-layanan 24 jam yang diberikan. Layanan-layanan tersebut diperuntukkan agar pengguna dapat mengakses dengan mudah dan cepat.

E.     Sistem Birokrasi di Pemerintahan

Pemerintahan adalah organisasi informasi yang besar yang di dalam organisasi ini mempunyai banyak aspek penunjang untuk melakukan pengelolaan informasi. Pemerintahan yang baik atau dalam istilah Good Government menjadi aspek yang diidamkan oleh banyak pemerintahan di dunia dan terutama di Indonesia, karena mencerminkan bagaiamana sistem birokrasi yang diterapkan berjalan sesaui dengan peraturan yang ada. Sistem birokrasi di pemerintahan menjadi pokok utama dalam memberikan layanan kepada masyarakat. Sistem birokrasi yang bersih dapat ditandai dengan contoh mudahnya pelayanan yang diberikan kepada masyarakat, seperti pembuatan KTP, pembuatan SIM, pembuatan SKCK dan pembuatan jasa lainnya berkaitan dengan kewarganegaraan sesorang dalam memenuhi hak dan kewajibannya sebagai warga negara Indonesia.

Sistem birokrasi membutuhkan aspek pengorganisasian informasi karena selain tujuan dari layanan ini berupa pelayanan informasi kepada masyarakat juga dapat membantu mempermudah pelayanan birokrasi dari berbagai tahapan. Contoh sistem birokrasi pelayanan KTP yang bermula dari tingkat RT, RW, Kelurahan/Desa kemudian tingkat Kecamatan. Prosedur yang tetap dan tepat di dalam pelayanan KTP membuat masyarakat dengan mudah mengetahui informasi pelayanan ini. Adapun informasi pelayanan ini dapat dibuat seperti artikel atau tata cara prosedur pembuatan KTP dalam pamflet yang di tempel di setiap RT/RW dan Desa juga Kelurahan serta Kecamatan atau di setiap tempat-tempat strategis. Informasi ini juga memberikan pengetahuan kepada masyarakat bagaimana cara membuat KTP sesuai dengan prosedur dan biaya pembuatan KTP ini juga harus diberitahukan bahwa pelayanan KTP dengan harga gratis atau Rp. 0.

Sistem birokrasi yang memperdayakan aspek pengorganisasian informasi kepada masyarakat dapat mempertanggungjawabkan program-program kepada masyarakat dan lebih transparan juga lebih mendekatakan pemerintah kepada masyarakat. Informasi yang dikelola dengan baik maka dengan mudah masyarakat dapat mengetahui di banyak media jurnalistik. Informasi yang membutuhkan media sebagai cara publikasinya, maka dengan cara publikasi yang benar kepada masyarakat membuat masyarakat semakin mudah dan mengetahui apa yang dikerjakan pemerintah dan mempertanggungjawabkan programnya tersebut. Jadi sistem birokrasi yang diorganisasikan informasinya dapat mewujudkan pemerintahan yang baik atau Good Goverment.

    2.      Definisi Pengorganisasian Informasi Menurut Pendapat Kami:

Pada dasarnya informasi merupakan data yang telah diproses menjadi bentuk yang memiliki arti bagi penerima dan dapat berupa fakta atau suatu nilai yang bermanfaat. Informasi di sini mencakup pengetahuan apapun yang terekam baik dalam bentuk buku, artikel, majalah, film, video, maupun pengetahuan yang disampaikan secara lisan dalam suatu pidato, percakapan, dan ceramah. Informasi-informasi tersebutlah yang dibutuhkan oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari sebagai pembantu mereka misalkan dalam pekerjaan maupun urusan lainnya.

Untuk dapat memenuhi kebutuhan akan informasi tersebut, maka informasi haruslah diolah dan diorganisasi atau yang disebut organisasi informasi. Organisasi informasi yaitu suatu proses mengolah dan mengorganisir suatu informasi sehingga dapat mudah jika akan ditemukan kembali. Proses penemuan kembali informasi tersebut diistilahkan dengan sistem temu kembali informasi (Information Retrieval).

Pengorganisasian dalam pengertian berikutnya adalah suatu proses penanganan organisasi dengan teknik-teknik manajemen yang berlaku dengan tujuan agar organisasi tersebut berjalan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan bersama atau sesuai dengan visi dan misi organisasi tersebut. Pengorganisasian sendiri memiliki arti agar organisasi tersebut dikelola atau dimanajemenkan oleh pelaku organisasi sehingga wujud luaran organisasi dapat tercapai sesuai dengan apa yang diinginkan pelaku organisasi tersebut. Informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang telah di kelola dengan proses tertentu  sehingga menghasilkan manfaat bagi penerima dan pemilik informasi tersebut. Informasi sangat penting terkait dengan manfaat untuk dapat mencapai tujuan yang diinginkan oleh organisasi informasi. Pengertian organisasi informasi adalah organisasi yang luaran organisasi tersebut adalah mengolah informasi-informasi menjadi daya guna yang dapat dimanfaatkan pengguna untuk dapat mewujudkan tujuan utama organisasi tersebut. Pengertian pengorganisasian informasi adalah teknik atau cara mengorganisasi dengan manajemen yang sudah disiapkan di dalam organisasi informasi agar tujuan organisasi informasi dapat tercapai sesuai dengan rencana yang telah disiapkan oleh pelaku organisasi tersebut.

Contoh informasi dalam organisasi perpustakaan adalah yang dimaksud informasi tersebut terkadang dikumpulkan menjadi satu dokumen seperti dalam bentuk buku. Perpustakaan adalah tempat untuk membangun koleksi dokumen karena informasi yang terdapat dalam buku-buku tersebut banyak diperlukan oleh para pemakai perpustakaan (pemustaka). Dengan penemuan kembali informasi memberikan kepuasan kepada para pemakai. Karena fungsi utama dari perpustakaan adalah menyediakan dan menyampaikan informasi yang terdapat dalam koleksinya kepada para pemakai (pemustaka) yang memintanya. Apabila informasi yang relevan dengan suatu permintaan dapat diketahui eksistensinya di perpustakaan, maka hal ini berarti terdapat kecocokan (match) antara informasi yang diminta dan informasi yang ditemukan.