Sunday, November 10, 2013

Sebuah contoh dari "Tinjauan Pustaka"

Tinjuan Pustaka
The Georgia Arvhives (2004) dokumen adalah informasi yang dikumpulkan dan bisa diakses serta digunakan.[1] Pengertian tersebut memiliki korelasi dengan teknis administrasi perkantoran diera sekarang. Pemenuhan kebutuhan informasi menuntut perusahaan modern untuk memiliki instrumen khusus dalam mengelola adminstrasi perkantorannya. Secara otonom kearsipan muncul sebagai displin ilmu baru yang menawarkan serangkaian mekanisme pengelolaan informasi secara profesional. Odgras (2005) mendefinisikan kearsipan sebagai proses pengawasan, penyimpanan, dan pengamanan dokumen serta arsip.[2]
Pengaktualisasi dari sistem tersebut dapat diintegrasikan melalui bidang administrasi suatu perusahan. Perusahaan Terbuka, selaku para perusahaan swasta modern memiliki interaksi dengan perkembangan ekonomi nasional dapat dijadikan laboratorium pembelajaran. Terdapat beragam latar belakang sebagai indikator penguatan keasadaran untuk memberlakukan tata kelola informasi secara profesional yang berorientasi good governance. Berikut diantaranya:
1.      Terpenuhinya kebutuhan informasi
2.      Tercapainya mekanisme penanganan adminstrasi secara profesional
3.      Terwujudnya optimalisasi dalam pengelolaan fungsi-fungsi perkantoran
4.      Peminimalisiran resiko kerugian terhadap pengambilan kebijakan
Secara terpisah penafsiran berikut ini menjelaskan kenneth C. Laudon (2004:8), Information is data that have been shaped into a form that is meaningful and useful to human being.[3] Pentingnya informasi sebagai sumber primer penyedia khasanah pengetahuan dapat dikaitkan dengan kebutuhan administrasi perkantoran modern. Tingkat kualitas pengambilan kebijakan suatu perusahan akan berbanding lurus dengan kualitas informasi yang tersedia bagi perusahaan tersebut.

Pertumbuhan permasalahan sebagai bantuk kompleksitas terkait adminstrasi perkantoran memberikan tantangan sekaligus kesempatan dalam mewujudkan manajemen informasi yang profesional. Bergama pendekatan yang dilakukan stakeholder dilingkungan perusahan dapat terlaksana optimal apabila ketersediaan informasi memiliki kredibilitas yang dapat dipertanggungjawabkan. Bentuk Instrumen yang dilaksanakan dapat diklasifikasikan bedasarkan variable berikut ini
1.      Pendekatan finansial
2.      Pendekatan SDM
3.      Pendekatan Administratif
Perkembangan sarana sekaligus sumber informasi merupakan indikator bahwa hal ini memiliki tingkat kompleksitas yang tinggi. Keefektifan suatu kebijakan tercermin dari latar belakang kualitas ketersidian suatu informasi

Di tulis oleh:
Sauman Zainal A
10/303810/DSA/04965
Kearsipan A


[1] Badri Munir Sukoco, Manajemen Administrasi Perkantoran Modern (Jakarta: Erlangga, 2007) hal. 82
[2] ibid
[3] Jimmy L. Gaol, Sistem Informasi Manajemen (Jakarta: PT Grasindo, 2008) hal. 8

Saturday, November 2, 2013

Analisis Sistem Penjualan pada Jenis-Jenis Layanan dan Produk Catering menurut Diagram Lancaster (Studi Kasus di Pamela Catering)

I.          Pendahuluan
Pemasaran merupakan kegiatan yang sangat penting dalam menunjang keberhasilan perusahaan, karena pemasaran berhubungan langsung dengan konsumen. Syarat yang harus dipenuhi perusahaan agar dapat sukses dalam persaingan adalah berusaha mencapai tujuan untuk menciptakan dan mempertahankan pelanggan. Hal tersebut memerlukan perencanaan dan penerapan yang tepat serta memanfaatkan peluang yang ada. Konsumen saat ini yang semakin kritis dalam memenuhi keinginan dan kebutuhan menuntut pihak manajemen perusahaan atau bagian pemasaran untuk memahami konsumen. Perilaku konsumen merupakan tindakan-tindakan individu yang secara langsung terlibat dalam usaha memperoleh dan menggunakan produk atau jasa termasuk didalamnya proses pengambilan keputusan pada kesiapan dan penentuan kegiatan-kgiatan didalamnya untuk mendapatkan dan mempergunakan barang dan jasa.
Perilaku konsumen sangat kritis terhadap tindakan memilih jenis makanan yang akan dikonsumsi terlebih makanan tersebut dihidangkan untuk khalayak orang banyak. Konsumen akan lebih mempunyai rasa ingin tahu terkait pengelolaan catering, cara menghidangkan dan proses produksi secara keseluruhan terkait juga dengan bagaimana catering tersebut di lakukan pemasaran melalui manual dan elektronik. Konsumen di era teknologi ini banyak sekali memanfaatkan komputer yang terkoneksi internet untuk memudahkan pencarian hal-hal yang dibutuhkan. Hal tersebut juga bisa terkait produk catering yang di jual melalui sistem penjualan online, namun sistem penjualan manual juga bisa dilakukan dikarenakan konsumen catering ini bisa meliputi seluruh lapisan masyarakat, seperti masyarakat level bawah, menengah dan atas. Masyarakat level atas seringkali memanfaatkan teknologi informasi dalam memudahkan kegiatan-kegiatannya, seperti penelusuran informasi di mesin pencari dan penggunaan software untuk penunjang keperluan kegiatannya. Masyarakat level menengah juga sering memanfaatkan teknologi yang diselingi dengan pemanfaatan manual dalam kehidupan sehari-hari. Masyarakat level bawah memiliki gambaran seringkali hanya menggunakan teknologi manual dalam kehidupan sehari-hari, namun tidak dapat dipandang sebelah mata, masyarakat ini juga memanfaatkan teknologi elektronik untuk penunjang kebutuhan sehari-hari. Dari ketiga laipasan masyarakat tersebut mempunyai teknik-teknik sendiri dalam melakukan strategi untuk melakukan penjualan jenis-jenis layanan catering ini. Layanan yang dapat diakses oleh seluruh kalangan masyarakat mernjadikan pemasaran catering menjadi lebih mudah.

       I.    II. Hubungan Sistem Penjualan Catering dengan Diagram Lancaster
Catering adalah usaha perdagangan jasa terkait dengan penyedian makanan untuk masyarakat umum, dunia indutri, instansi dan tempat lainnya yang membutuhkan usaha catering ini. Perkembangan teknologi saat ini membantu pengelolaa catering dalam pemasaran. Namun terdapat beberapa manfaat jika pemasaran catering disinergikan dengan diagram lancaster. Apa itu Diagram Lancaster? Diagram Lancaster adalah diagram yang menunjukkan bagaimana cara mengelola sebuah informasi yang dilakukan oleh penyedia informasi kepada pengguna informasi, subjek informasi ini mulai dikelola dari informasi tersebut dikumpulkan hingga informasi tersebut siap digunakan oleh para pengguna informasi.
Hubungan sistem penjualan catering dengan diagram lancaster berada di analisis sistem penjualan catering menurut diagram lancaster, berarti diagram lancaster sebagai tolak ukur teori pengelolaan informasi untuk analisis sistem penjualan. Analisis ini ditujukan agar informasi yang dijual kepada konsumen catering tepat sasaran. Tepat sasaran ini terkait dengan sasaran segmen pasar konsumen catering menurut level masyarakat atau menurut masyarakat konsumen catering.
Program peningkatan penjualan dapat dilakukan dengan analisis diagram lancaster terhadap bagian-bagian promosi penjualan. Promosi penjualan dapat dilakukan secara online dan manual, namun dalam pembahasan ini, program penjualan dilakukan secara online karena pangsa pasar konsumen catering yang lumayan cukup banyak. Program penjualan ini mengaplikasikan diagram lancaster sebagai cara mempromosikan catering dengan teknik diagram lancaster itu sendiri. Penganalisaan di setiap bagian catering yang dimulai dari population of document, selection and acquisition, conceptual analysis, description (abstracting and indexing). Translation dari conceptual analysis ke document store/database of document. Dari translation juga di rujuk ke index of document dan bermuara ke katalog sebagai media hubung ke konsumen. Katalog ini ditranslaton oleh konsumen dengan cara searching subjek dengan meminta subjek pencarian lalau di analisis berdasarkan searchlist atau media bantu di katalog.

    II.         III.    Jenis-Jenis Layanan Catering dan Produk Catering di Pamela Catering
 Studi kasus dalam layanan ini berada di Pamela Catering sebuah usaha jasa catering yang menerima berbagai macam pesanan catering untuk berbagai acara anda di wilayah Bekasi dan sekitarnya. Layanan catering ini mempunyai konsumen seperti masyarakat umum yang ingin menggelar acara pernikahan, sunatan, syukuran, dll, lalu konsumen skala besar seperti perusahaan, instansi pemerintah dan instansi swasta skala kecil. Setiap kelompok konsumen dibedakan menjadi dua, konsumen skala besar dan skala kecil. Namun dalam perkembangannya catering ini mencakup konsumen yang memesan catering dengan skala besar karena dapat menurunkan biaya produksi dan memaksimalkan sumber daya yang ada dalam perusahaan catering ini.
Jenis-jenis layanan catering yang terdapat di Pamela Catering adalah
1.         Catering untuk Karyawan (Rantangan atau Prasmanan),
2.         Catering Nasi Boks,
3.         Catering Pernikahan,
4.         Catering Sunatan,
5.         Catering Syukuran,
6.         Catering Nasi Tumpeng,
7.         Catering Pesta Ulang Tahun,
8.         Catering Akikahan.
Cara kemasan atau produk kemasan yang dilakukan Pamela Catering adalah dengan prasmanan dan rantangan atau ada cara lainnya yang diminta oleh konsumen. namun secara umum cara prasmanan adalah cara yang banyak diminta oleh konsumen.

 III.      IV.  Analisis Sistem Penjualan pada Jenis-Jenis Layanan dan Produk Catering menurut Diagram Lancaster (Studi Kasus di Pamela Catering)
Sistem penjualan pada jenis-jenis layanan catering di Pamela Catering dilakukan secara penjualan langsung dan penjualan tidak langsung. Penjualan langsung adalah penjualan yang menyasar konsumen secara langsung seperti halnya penjualan dilakukan ketika membuat workshop di suatu pagelaran acara. Konsumen dapat langsung melihat katalog yang ada dan melihat proses pengolahan catering atau sekedar mencicipi hasil masakan catering ini. Penjualan secara tidak langsung adalah penjualan yang menyasar konsumen dengan media sebagai perantaranya baik itu media tekstual atau media elektronik seperti halnya koran, majalah promosi, iklan di tokobagus atau di kaskus dan promosi online di setiap media online lainnya. Penjualan secara tidak langsung ini yang akan dianalisis dengan diagram lancaster dikarenakan dapat dengan langsung menyasar ke masyarakat konsumen berbagai level.
Analisis Diagram Lancaster di lihat dari sudut pandang pengelola catering:
1.      Population of Document menjelaskan mengenai pengumpulan informasi yang ada di masyarakat oleh pengelola. Informasi ini masih berupa acak dan belum dilakukan penyaringan sesuai dengan tingkat survei kepuasan pelanggan. Survei dilakukan oleh pengelola dimaksud agar informasi yang diterima sesuai dengan tahap proses yang tepat dalam penjualan yang nantinya akan digunakan dalam tahapan berikutnya. Informasi ini berupa informasi kebutuhan akan catering dari pelanggan. Informasi ini juga berkaitan dengan musim catering untuk berbagai acara, seperti halnya musin pernikahan, sunatan atau musim liburan sekolah yang setiap waktu itu memiliki komposisi layanan tersendiri. Pengumpulan informasi dalam aplikasi di catering dapat di buat hasil luarannya berupa data-data terkait layanan yang telah dilakukan kepada konsumen dan data-data yang akan dilakukan kepada konsumen. Pengumpulan data-data yang telah dikerjakan dimaksudkan agar kesalahan proses atau kesalahan yang terjadi di masa lalau tidak terulang kembali dan pengumpulan data-data untuk masa depan digunakan untuk meningkatkan persaingan usaha antar sesama pengusaha catering. Pengumpulan dokumen yang baik harus mengetahui apa yang diinginkan oleh konsumen terkait saat waktu melakukan pengumpulan informasi. Mengapa terkait dengan waktu, dikarenakan informasi yang mempunyai sifat dinamis membuat pengelola catering dapat memahami informasi yang tepat sasaran untuk konsumennya. Informasi ini juga berharap sesuai dengan jenis layanan dan jenis konsumen yang di sasar agar langkah selanjutnya tepat sasaran dan tidak memboroskan proses yang dilakukan.
2.      Selection and Aquisition adalah tahapan mengenai menyeleksi informasi yang tepat guna bagi pengelola dan tepat sasaran bagi konsumen. Setelah melewati tahapan pengumpulan informasi yang dilakukan maka tahapan seleksi ini mengkonsepkan seleksi pada konsumen yang ingin ditargetkan dengan varian catering yang akan diaplikasikan sesuai dengan tingkatan kebutuhan catering di konsumen. Seleksi ini bertujuan untuk mengkerucutkan informasi catering yang dibutuhkan oleh konsumen dan disesuaikan dengan jenis-jenis layanan catering yang dibutuhkan. Informasi berupa layanan yang di seleksi terkait juga kepada jenis-jenis catering yang di pesan. Layanan hasil seleksi ini dilakukan pengakuisian oleh pengelola sebagai gambaran patokan tahapan layanan berikutnya. Setelah dipatenkan sesuai dengan permintaan konsumen layanan ini lalu di analisis untuk menjabarkan tentang produk catering yang akan dikirimkan ke konsumen.
3.      Conceptual Analysis adalah tahapan menganalisis jenis layanan dan produk yang tepat untuk konsumen dengan cara mendeskripsikan informasi yang tertera di jenis layanan dan produk catering tersebut.
a.         Description jenis-jenis layanan dan produk berarti menjelaskan secara mendetail terkait subjek informasi yang akan dideskripsikan. Cara melakukan deskripsi ini adalah dengan membuat abstrak dari berbagai macam jenis layanan catering dan produknya dan juga mengindeks jenis layanan catering dan produknya sesuai dengan skala prioritas permintaan jenis layanan terbesar oleh konsumen. Berikut gambaran deskripsi yang dilakukan di layanan catering dan produk catering:
1)        “Layanan catering untuk karyawan” adalah layanan catering yang diperuntukkan bagi instansi swasta dan instansi negeri dalam memenuhi kebutuhan catering untuk karyawan. Layanan ini dapat di kemas dengan prasmanan, rantangan atau boks. Layanan catering ini bersifat rutin dan di pesan dengan skala besar.
2)        “Layanan catering untuk pernikahan, sunatan, syukuran, dll” adalah layanan catering diperuntukkan kepada masyarakat umum yang menginginkan acaranya dengan catering sehingga dapat dengan praktis pengelolaan acaranya. Jenis layanan juga menggabungkan dengan layanan event organizer (EO) seperti hal nya mencakup pesewaan busana, videografer dan fotografer dan pesewaan tenda dan kursi. Layanan catering ini bersifat sekali acara dan di pesan dengan skala besar. Produk catering di layanan ini berupa catering prasmanan.
Setelah dilakukan pendeskripsian informasi maka pengelola catering dapat membuat abstrak yang berarti kata kunci informasi.
a)        Abstrak untuk deskripsi “Layanan catering untuk karyawan di Daerah Bekasi” adalah Layanan Catering, Catering untuk Karyawan. Catering di Daerah Industri Bekasi dan Catering Karyawan di Daerah Bekasi.
b)        Abstrak untuk deskripsi “Layanan catering untuk pernikahan, sunatan, syukuran, dll” adalah Layanan Catering, Catering Nasi Boks, Catering Pernikahan, Catering Sunatan, Catering Syukuran, Catering Nasi Tumpeng, Catering Pesta Ulang Tahun, Catering Akikahan dan Catering di Daerah Bekasi.
Setelah abstrak di buat oleh pengelola yang bertujuan untuk memberikan kata kunci kepada konsumen, maka pihak pengelola membuat indeks yang digunakan untuk memudahkan konsumen dalam membedakan antara catering yang ingin di pilih. Aplikasi indeks sebagai berikut:
a)        Indeks untuk deskripsi “Layanan catering untuk karyawan di Daerah Bekasi” adalah 100
Catering Rantangan : 110
Catering Prasmanan : 120
Catering Nasi Boks : 130
b)        Indeks untuk deskripsi “Layanan catering untuk pernikahan, sunatan, syukuran, dll” adalah 200
Catering Pernikahan : 210
Catering Nasi Boks : 220
Catering Pernikahan : 230
Catering Sunatan : 240
Catering Syukuran : 250
Catering Nasi Tumpeng : 260
Catering Pesta Ulang Tahun : 270
Catering Akikahan : 280
          Dari penjelasan mengenai deskripsi dapat di ambil manfaat bahwa deskripsi memudahkan konsumen dalam mencari layanan catering yang diinginkan yang disesuaikan dengan permintaan konsumen. Abstraksi dipergunakan sebagai kata kunci informasi dalam pencarian yang dikonsepkan penomoran sebagai indeksnya.
4.      Translation adalah tahapan mengenai penerjemahkan konsep yang telah di buat oleh pengelola ke document store atau database of document dan berhubungan juga ke document of representation dan pengelola. Translation ini menjabarkan bahwa analisis konsep sudah sesuai dengan pendeskripsian dan siap untuk dipublikasikan di bagian database of document atau document store.
5.      Document Store/Database of Document adalah tempat database dari layanan catering dan produk catering yang telah dilakukan pengolahan. Document store/database of document seperti hal nya website atau blog tempat dilakukannya penjualan kepada konsumen. Seperti halnya blog Pamela Catering di www.pamelacatering.blogspot.com yang bertujuan untuk memasarkan hasil produk catering langsung ke berbagai varian konsumen. Database ini langsung berhubungan ke konsumen sesuai dengan arah panah di diagram. Sistem pemasaran yang tepat guna menjadikan konsumen dapat dengan mudah mengakses Pamela Catering. Sistem yang friendly membuat konsumen tidak kesulitan memahami database yang ada. Dengan mengirim permintaan ke pengelola terkait layanan yang mana yang diinginkan maka pengelola dapat memberi balasan sesuai dengan permintaan konsumen.
6.      Document of Representation dan Katalog adalah gambaran dokumen yang sudah dilakukan pengolahan. Gambaran dokumen ini berupa katalog yang sudah dilakukan pendeskripsian, abtraksi dan pengindeksan. Katalog yang friendly konsumen dilengkapi dengan gambar contoh layanan catering dan produk catering. Katalog merupakan gambaran akhir yang digunaka pengelola catering untuk memasarkan layanan catering dan produk catering dari Pamela Catering.
7.      Vocabulary adalah kamus yang digunakan oleh pengelola dan konsumen dalam menemukan layanan catering dan produk catering di internet. Search list menjadikan kamus yang sering digunakan, dengan menuliskan kata kunci pada pencarian di search engine terkait layanan dan produk catering maka akan muncul layanan catering dan produk catering yang di cari oleh konsumen. Vocabulary ini juga menjadikan penunjuk arah dalam penelusuran di internet.
Analisis Diagram Lancaster di lihat dari sudut pandang konsumen catering:
1.      Population of User adalah kumpulan konsumen yang sedang atau akan mencari informasi terkait catering yang akan digunakan untuk acaranya. Katogeri konsumen ini bisa dari masyarakat umum atau karyawan perusahaan yang ditugasi dalam tanggung jawab catering. Konsumen dapat dengan mudah mengakses database informasi layanan catering dan produk catering dengan bantuan search engine internet.
2.      Request dilakukan setelah pengguna menginginkan produk catering sesuai dengan permintaannya. Permintaan order di dilakukan dengan mengirimkan email ke pengelola atau memberikan permintaan melalui telepon ke pengelola. Permintaan ini menuju conceptual analysis konsumen sebagai dampak permintaan informasi yang di cari.
3.      Conceptual Analysis dan Translation digunakan sebagai penganalisan konsep yang diinginkan oleh konsumen. Konsumen mencari di bagian translation dan menuju ke katalog yang telah disediakan di database oleh pihak catering. Translation tersebut sebelumnya di cari dengan bantuan search list atau dapat ditujukan ke Indexs Document Representation.
4.      Index Document Representation di dalam kasus ini adalah berupa katalog seperti daftar menu dan harga catering yang dikirimkan kembali oleh pengelola catering kepada konsumen lewat email resmi yang tercantum di database of document. Katalog yang didalamnya berisikan daftar menu dan harga catering dan disetujui oleh konsumen maka akan dilakukan proses produksi lebih lanjut terkait perencanaan catering tersebut. Perjanjian kerjasama dilakukan antara pihak pengelola catering dan konsumen catering agar keduabelah pihak sam-sam diuntungkan dari proses kerjasama ini.
IV.          Kesimpulan
Analisis sistem penjualan pada jenis-jenis layanan catering dan produk catering menurut diagram lancaster dapat dilakukan dengan mudah dikarenakan diagram ini diperuntukkan untuk mengelola informasi walaupun informasi yang dikelola bukan informasi terkait dokumen namun secara analisis diagram dapat diaplikasikan dengan tepat di sistem penjualan Pamela Catering. Analisis di diagram lancaster ini terdapat juga bagian yang tidak dapat dianalisis secara maksimal, seperti di bagian analysis conceptual pada sisi konsumen catering terlalu dipaksakan dikarenakan konsumen melakuan simpel dalam pencarian, seperti menegtikkan kata kunci di search engine lalu melihat katalog dan mengirim permintaan penawaran catering. Akhir kata, diagram lancaster cocok diterapkan dalam studi kasus ini. Kelebihan dan kekurangan sistem dapat diketahui ketika sistem penjualan berdasarkan diagram lancaster diterapkan di program penjualan catering. Evaluasi dan perbaikan terus menerus diadakan untuk mencapai tujuan dari Pamela Catering terkait dalam proses penjualan layanan catering dan prduk catering.