Istilah-Istilah Dalam Kearsipan

1. Foto merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi.

2.Filling Cabinet merupakan tempat untuk menyimpan arsip yang disusun secara vertikal dengan menggunakan lembar guide dan map gantung (Hang Map).Merupakan jenis sarana pengarsipan yang sering digunakan karena daya tampung yang cukup besar, walaupun bersifat statis.

3. Video merupakan hasil dari suatu kegiatan yang dilakukan oleh organisasi atau individu yang dapat menjadi bukti dan mempunyai nilai guna dokumentasi yang mengandung arti informasi dalam bentuk rekaman film.

4. Map adalah lipatan yang terbuat dari karton/ kertas tebal atau plastic yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat.

5. Kartu Kendali adalah selembar kertas berukuran10x15 cm yang berisikan data-data suatu surat, seperti indeks, isi ringkasan surat, lampiran, dari, kepada, tanggal surat, nomor surat, pengolah, paraf, tanggal terima, nomor urut, surat masuk, surat keluar,kode dan catatan.

6. Arsip Statis adalah arsip yang tidak digunakan lagi secara langsung untuk menunjang kegiatan sehari-hari.

7. Kartografi adalah ilmu yang mempelajari peta atau globe.

8. Undang-Undang adalah suatu peraturan yang mengatur tentang berbagai hal yang ada di Indonesia termasuk dalam hal kearsipan.

9. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) adalah lembaga kearsipan berbentuk lembaga pemerintahan non kementrian yang melaksanakan tugas negara dibidang kearsipan yang berkedudukan di ibu kota negara.

10. Kertas merupakan bahan arsip yang banyak digunakan.

11. Tata Naskah adalah penerapan prinsip-prinsip dari teknik manajemen kearsipan pada surat-menyurat serta mengatur sikap dan tata laku serta menjadi pedoman dalam komunikasi.

12. Dokumen adalah sejumlah kertas yang isinya memiliki nilai kesejarahan yang disimpan menjadi satu.

13. Microfilm adalah salah satu media untuk penyimpanan.

14. JRA (Jadwal Retensi Arsip) adalah daftar yang berisi jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip dan keterangan yang berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip.

15. Arsip Elektronik adalah media penyimpanan dan pengelolaan arsip seiring dengan kemajuan teknologi.

16. Arsip Aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun.

17. Arsiparis adalah seseorang yang memiliki kompetensi dibidang kearsipan yang diperoleh melalui pendidikan formal dan atau pendidikan dan pelatihan kearsipan serta mempunyai fungsi, tugas dan tanggungjawab melaksanakan kegiatan kearsipan.

18. Record Centre adalah pusat penyimpanan semua arsip.

19. Tua biasanya mengacu pada hal yang telah berumur/lampau

20. Undang-Undang no. 43 Tahun 2009 adalah undang-undang yang mengatur tentang kearsipan

21. Sistem Agenda adalah penataan surat masuk dan keluar dengan menggunakan buku agenda

22. Administrasi adalah proses yang digunakan untuk mencapai tujuan organisasi

23. Arsip Daerah adalah lembaga kearsipan yang berada di daerah tingkat I

24. Surat Dinas adalah surat yang dibuat oleh/untuk suatu instansi yang erat hubungannya dengan kegiatan instansi/organisasi.

25. Laporan adalah tulisan yang dimuat dalam satu buku atau dijilid. Di dalam laporan memuat hasil dari kegiatan tersebut. Laporan biasanya dibuat ketika kegiatan tersebut telah berakhir dan untuk mempertanggungjawabkan kegiatan itu laporan harus dibuat secara terperinci dengan memasukkan didalamnya seluruh perencanaan, proses, dan evaluasi kegiatan tersebut. Laporan berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai hasil dari rekaman kegiatan yang isi di dalam laporan dapat dipertanggungjwabkan sesuai kenyataan kegiatan tersebut dan akhirnya laporan tersebut mempunyai informasi dari kegiatan tersebut.

26. Alat Pertanggungjawaban Seperti Laporan, kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai fungsi dari arsip sebagai pertanggungjawaban di masyarakat. Di dalam organisasi arsip memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.

27. Sistem Kaulbach adalah sistem pencatatan dan pengaturan arsip dengan kartu, dalam sistem ini pengelompokan arsipnya di dasarkan pada (klasifikasi).

28. Arsip Vital adalah arsip utama, arsip ini mempunyai nilai sifat kepentingan yang tinggi bagi organisasi tersebut, arsip vital seperti akta pendirian organisasi, ijasah, buku induk pegawai, dan sertifikat tanah/bangunan.

29. Memorandum berkaitan dengan arsip adalah sebagai penyimpanan. Arsip memiliki memori yang terekam didalamnya sesuai nilai kegunaannya. Memorandum sering dikaitkan dengan nilai sejarah seperti arsip supersemar dan arsip laporan tahunan organisasi.

30. Manajemen adalah proses kegiatan yang khas meliputi tindakan perencanaan, pengorganisasian dan pengevaluasian untuk mendapatkan dan mencapai sasaran yang telah ditetapkan dengan memanfaatkan SDM dan sumber daya lainnya. Manajemen berkaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai tindakan untuk mengurusi arsip sesuai dengan tujuannya untuk melestarikan dan menemukan kembali dengan cepat.

31. Dokumentasi adalah kegiatan untuk pendokumenan dengan meliputi tulisan, foto, laporan, dan beberapa kegiatan lainnya dengan cara merekam setiap tindakan organisasi tersebut. Kaitan dengan konten kearsipan adalah sebagai teknik permulaan untuk mendapatkan arsip yang bagus, seperti halnya foto yang bagus dapat diarsipkan dan untuk mendapatkan foto yang bagus harus dengan cara menguasai ilmu dokumentasi yang mahir dengan konsen ke ilmu fotografi.

32. Arsip Dinamis merupakan informasi yang terekam , termasuk data dalam sistem komputer, yang dibuat atau diterima oleh badan korporasi ataupun perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktifitas tersebut.

33. Records adalahsebutan untuk arsip dinamis dalam bahasa inggris

34. Landsarchief adalah nama kantor arsip negara di Indonesia pada masa pendudukan Belanda.
35. Landsarchivaris adalah sebutan bagi orang yang mengurus arsip di kantor arsip negara di Indonesia pada masa pendudukan Belanda.

36. Arsip Bentuk Khusus adalah arsip yang informasinya terekam dalam bentuk dan karakteristik yang bersifat khusus selain arsip yang tersimpan dalam media kertas/ tekstual.

37. BPAD adalah Kantor arsip tingkat provinsi yang menyuguhkan informasi mengenai arsip, perundangan, dan koleksi buku.

38. Roll O’ Pack:   media simpan arsipberupa lemari arsip dengan penggerak mekanik dan index sistem sehingga memudahkan dalam penyimpanan, pencarian dan penghematan ruangan.

Tambahan:

1. Sistem Agenda adalah suatu sistem dimana surat masuk dan atau surat keluar dicatat atau diregistrasikan secara urut dalam buku agenda dan pemberkasannya didasarkan pada nomor urut yang terdapat dalam buku agenda tersebut.

2. Sistem Pola Baru Kearsipan adalah sistem yang dikembangkan oleh ANRI bersama LAN. Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, sistem subyek, dari sistem nomor dan sistem kronologis.

3. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan yang meminta agar yang bersangkutan datang pada waktu, tempat, dan acara yang telah ditentukan.

4. Surat Tugas adalah surat pemberitahuan untuk yang bersangkutan agar melaksanakan tugas sesuai isi surat tersebut. Surat tugas ini bersifat dari atasan ke bawahan.

5. CABINET NG adalah salah satu aplikasi perangkat lunak untuk kearsipan yang membantu anda meningkatkan efisiensi kantor, yaitu melakukan proses pengarsipan dengan mudah tanpa dipersulit oleh lokasi transaksi yang terjadi.

6. Sentralisasi adalah pemusatan, namun yang berkaitan dengan kearsipan adalah pengelolaan arsip yang dilakukan oleh suatu organisasi secara terpusat,l atau dengan kata lain pengelolaan arsip dilakukan dalam satu unit kerja khusus yang disebut sentral arsip.

7. Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini berupa fotokopi, film, microfilm, hasil print komputer.

8. Arsip Bernilai Hukum adalah arsip yang didalamnya berkaitan/bernilai dengan hukum, seperti akte pendirian organisasi, surat perjanjian, surat kuasa, dan keputusan peradilan.

9. Tata Kearsipan Otomatis adalah suatu sistem kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data elektronik. Tujuan otomatisasi ini adalah untuk pemanfaatan yang seefisien mungkin atas tenaga kerja, uang, material, waktu, dan mesin demi tercapainya tujuan yang sudah ditentukan.

10. Manajemen Organisasi adalah beberapa orang yang ikut dalam organisasi dan menempati bagian dan tanggungjawab masing-masing sesuai kemampuan bidangnya. Bagan manajemen organisasi dapat berbentuk vertikal dan divisional, matriks, tim, dan jaringan. Keseluruhan bagan berpusat satu kepada pimpinan dan informasi yang di dapat dari bawahan dan dikumpulkan untuk pengambilan keputusan pimpinan.

11. SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem informasi arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI yang menggunakan sarana jaringan informasi kearsipan nasional.

12. JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional) adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

13. Arsip Terjaga adalah arsip negara yang berkaitan dengan keberadaan dan kelangsungan hidup bangsa dan negara yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya.

14. SKN (Sistem Kearsipan Nasional) adalah suatu sistem yang membentuk pola hubungan berkelanjutan antar berbagai komponen yang memiliki fungsi dan tugas tertentu, interaksi antarpelaku serta unsure lain yang saling mempengaruhi dalam penyelenggaraan kearsipan secara nasional.

15. DPA (Daftar Pencarian Arsip) adalah daftar yang berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik.

16. Surat Rahasia adalah surat yang isi informasinya erat hubungannya dengan keamanan kedinasan dan hanya boleh diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

17. Naskah Dinas adalah komunikasi tertulis untuk pembuktian hitam diatas putih.

18. Sejarah maksudnya adalah arsip dapat menggambarkan suatu kejadian atau peristiwa dari masa lampau.

19. Tickler File adalah alat semacam kotak yang terbuat dari kayu atau besi dan baja untuk menyimpan arsip berbentuk kartu lembaran yang berukuran kecil seperti lembar pinjam arsip atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo.

20. Rotary adalah alat semacam filling cabinet tetapi penyimpanan arsip dilakukan secara berputar. Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak memakan tenaga. Alat ini terbuat dari bahan yang kuat dari logam atau besi dan arsip disimpan pada alat ini secara lateral.

21. Unit Pengolah adalah unit yang melaksanakan tugas pokok dan fungsi organisasi.

22. Guide adalah merupakan penunjuk tempat berkas-berkas disimpan dan berfungsi sebagai pemisah antara berkas-berkas tersebut.

23. Kode Arsip adalah tanda pengenal urusan atau masalah dari klasifikasi arsip.

Nilai-Nilai Pancasila

A. Perilaku positif dan negatif

1. Perilaku positif sesuai nilai-nilai Pancasila yang pernah saya jumpai;

- sikap kita saling menghormati antarsesama pemeluk beragama; bertegur sapa antarnonmuslim,

- saling menghormati kebebasan menjalankan ibadah; memberi hak nonmuslim untuk beribadah di lingkungan tempat tinggal kita,

- memberi ijin untuk membangun gereja atau sejenisnya di lingkungan tempat tinggal muslim,

- menghargai perbedaan keyakinan dalam menunaikan ibadah; NU dan Muhamaddiyyah

- menghargai hak-hak setiap individu,

- berteman dengan siapa saja walaupun orang tersebut berasal dari berbagai ras, suku, bangsa, golongan, dan agama,

- menghargai perbedaan pendapat saat diskusi, debat, dan keseharian kita,

- bersatu dalam membela timnas kita,

- bangga berbahasa Indonesia,

- sering bermusyawarah dalam mencapai kata mufakat dalam berdiskusi,

- adil dan bijaksana dalam mengatur urusan pribadi juga mengedepankan kepentingan umum dan bersama daripada kepentingan pribadi.

2. Perilaku negatif yang bertentangan dengan nilai-nilai Pancasila;

- KKN oleh pejabat negara,

- upaya suatu organisasi yang menginginkan negara ini menjadi negara islam,

- tauran antarsuporter klub bola,

- pertentangan daerah yang minoritas agamanya.

- egois di dalam berpendapat

B. Penjelasan perilaku-perilaku tersebut menurut sila-sila Pancasila

1. Ketuhanan Yang Maha Esa

- bertegur sapa sesama nonmuslim merupakan pemahaman terhadap sila pertama yang berdasarkan ketuhanan yang maha esa.

- tempat ibadah merupakan tempat yang istimewa untuk setiap umat beragama dan kita sebagai penganut Pancasila harus menghargainya karena perilaku tersebut mencerminkan sila pertama.

- hal-hal yang berkaitan dengan agama selalu berpedoman kembali kepada Pancasila sebagai falsafah bangsa.

- perbedaan golongan dan aliran dalam islam menjadikan sebuah pertentangan tetapi tidak menjadikan perpecahan dalam umat islam melainkan menjadi sebuah budaya yang harus bertoleransi dan bertenggang rasa dalam perbedaan dan bahkan karena masih satu islam harus tetap dijaga persaudaraan sesama muslim.

2. Kemanusiaan Yang Adil Dan Beradab

- hak-hak individu, perbedaan SARA di negeri ini menjadikan keanekaragaman budaya dan dipersatukan dengan sila kedua ini agar bangsa ini mengerti SARA tersebut dan sesuai dengan hakikat HAM yang ada.

3. Persatuan Indonesia

- menjadi supporter timnas, bangga berbahsa Indonesia dan tidak tauran antarklub sepak bola negeri ini sangat mencerminkan dalam sila ketiga, bersatu menjadi kunci utama bangsa ini untuk maju dan bersaing dalam dunia internasional juga sebagai benteng pertahanan bangsa yang kuat dalam menghadapi musuh dari luar.

4. Kerakyatan Yang Dipimpin Oleh Hikmat Kebijaksanaan Dalam Permusyawaratan/Perwakilan

- musyawarah menjadi kunci utama ketika mengadakan suatu pemecahan masalah secara bersama-sama dan sudah mentradisi di bangsa ini, keberadaannnya sudah sangat banyak seperti, di gedung MPR dan di linkungan tempat tinggal kita juga sudah ada, itu menjadikan sila keempat ini sudah sangat teraplikasikan dalam kehidupan, berbangsa, dan bernegara.

5. Keadilan Sosial Bagi Seluruh Rakyat Indonesia

- adil dan bijaksana merupakan kunci sukses seorang pemimpin. kepentingan umum harus diutamakan daripada kepentingan pribadi namun di antara hal tersebut harus dipertimbangkan secara matang dan sila kelima menjadikan tolak utama dalam adil bagi semuanya.

#Kesimpulan:

Pancasila menjadi tolak ukur dalam berbangsa dan bernegara disetiap bidang kehidupan bangsa dimulai dari nilai, etika, norma, hukum, sosial budaya, ekonomi dan bisnis dan keseluruhannya yang menyangkut kehidupan bangsa ini.

Baca juga yang lain ya...
Terima Kasih.

Seputar Mengenai Pancasila

- Pengertian Pancasila secara estimologis adalah Pancasila berasal dari Bahasa India yakni Bahasa Sansekerta, bahasa kasta brahmana. Sedang bahasa rakyat jelata adalah prakerta.

- Pancasila secara historis adalah istilah Pancasila mula-mula dipergunakan oleh masyarakat India yang memeluk Agama Budha.
Pancasila berarti lima aturan (Five moral principles) yang harus ditaati dan dilaksanakan oleh para penganut biasa/awam Agama Budha, yang dalam bahasa aslinya yaitu Bahasa Pali.

- Pancasila secara terminologis adalah Secara terminologis, yaitu dimulai sejang sidang BPUPKI tanggal 1 Juni 1945, Pancasila dipergunakan oleh Bung Karno untuk memberi nama pada lima prinsip dasar Negara Indonesia yang diusulkanya. Sedang istilah tersebut diberikan dari temannya yang pada waktu itu duduk di samping Bung Karno.
Pada tanggal 17 Agustus 1945 Indonesia merdeka, keesokan harinya 18 Agustus 1945 disahkanlah UUD '45 yang sebelumnya masih merupakan rencana di mana dalam pembukaanya memuat rumusan lima Dasar Negara Republik Indonesia yang diberi nama Pancasila. Artinya lima dasar yang dimaksud ialah dasar falsafah Negara Republik Indonesia yang isinya sebagaimana tertera dalam alinea IV bagian akhir pembukaan UUD '45.
Selanjutnya istilah Pancasila dalam Bahasa Indonesia dan secara yuridis yang dimaksudkan adalah 5 sila Pancasila yang kita anut saat ini.

* Penggunaan Terakhir Istilah Pancasila

Pancasila yang semula berasal dari bahasa sansekerta yang berarti lima aturan hal yang penting, dan selanjutnya "Ma Lima" dalam bahasa Jawa kuno berarti lima pantangan yang kesemuanya itu dipergunakan dalam Agama Budha, yang akhirnya Pancasila menjadi Bahasa Indonesia yang dipakai sebagai istilah untuk nama dasar filsafat negara Republik Indonesia samapai sekarang.
Di samping perkembangan arti istilahnya, penulisanya pun mengalami proses perkembangan. Menurut ejaan aslinya ditulis huruf latin pertama-tama, ditulis dengan " Panca-Syila". Kemudian disesuaikan dengan ejaan Bahasa Indonesia lama menjadi Pantja-Sila.
Karena istilah Pancasila dipakai nama dasar filsafat negara yang isinya merupakan satu kesatuan, maka menurut Prof. Notonagoro penulisanya tidak dapat dipisahkan, tetapi harus dirangkai jadi satu yaitu "Pantjasila". Dan selanjutnya menurut ejaan yang disempurnakan penulisanya menjadi "Pancasila".

Pandangan Mengenai KORUPSI dan Pancasila Solusinya

a. Pendapat saya mengenai korupsi dapat merajalela di Indonesia yang padahal dasar negaranya Pancasila adalah karena orang Indonesia sejak zaman dahulu (zaman belanda) sudah mentradisi sifat korupsi ini dan turun-temurunlah, namun puncaknya ketika Soeharto memimpin negeri ini, Pancasila dijadikan dasar utamanya ketika memimpin namun malah melawan arah dari hakikat Pancasila tersebut dan sifat pemimpin yang otoriter seperti Soeharto berlawanan dari nilai Pancasila. Untuk lebih menguatkan pendapat saya, bisa dilihat lebih lanjut di lampiran.

b. Pendapat saya untuk memperdayakan dan memposisikan Pancasila dalam upaya memberantas korupsi di Indonesia adalah dengan cara memberi praktek langsung setiap sila di kehidupan sehari-hari namun alangkah lebih baiknya dilakukan ketika masih seseorang kanak-kanak, dengan pembelajaran yang rutin dan dilengkapi dengan pemahaman di kehidupan sehari-hari membuat seseorang itu mengerti mengenai nilai-nilai Pancasila dan akhirnya orang tersebut mengerti mengenai korupsi yang bertentangan dengan Pancasila yang merupakan dasar negara kita, lalu sebagai pemimpin negara yang mempunyai kewenangan penuh seharusnya Pancasila dijadikan pedoman kembali dalam setiap kebijakan yang dibuatnya lebih utama terhadap korupsi, pejabat yang korup harus ditindak tegas sesuai dengan sila kelima dan seluruh pejabat harus diberi pendidikan mengenai Pancasila minimal setiap setahun sekali agar pejabat tersebut selalu mengerti mengenai nilai-nilai Pancasila.

c. Sebagai mahasiswa yang dapat saya lakukan dalam upaya memberantas korupsi di Indonesia adalah dengan cara (sebagai individu) memahami kembali hakikat Pancasila dan mengenang kembali mengenai Pancasila itu seperti apa juga melaksanakan dan agar nantinya jika menjadi pejabat ingat mengenai Pancasila atau bisa disebut bermula dari diri sendiri, lalu sebagai suatu golongan mahasiswa yang akan saya lakukan adalah dengan mengkritik pejabat yang korup dengan cara menulis artikel di koran, majalah, atau di forum internet dan menekan pemerintah untuk bertindak tegas mengenai kejahatan korupsi di Indonesia juga mendukung KPK dalam memberantas korupsi, lebih utamanya memberi pengajaran kepada masyarakat mengenai korupsi di Indonesia.

Mari Baca Artikel Yang Lainnya juga...

@verylyuz

beberapa Pengertian mengenai.....

a. fasisme

: Fasisme adalah suatu paham yang mengedepankan bangsa sendiri dan memandang rendah bangsa lain. Dengan kata lain, fasisme adalah suatu sikap nasionalisme yang berlebihan.

b. komunisme

: sebuah aliran berfikir atau ideologi yang berlandaskan kepada atrheisme, tidak percaya kepada tuhan dan menjadikan meteri asas segalan-galanya lalu tidak berperikemanusiaan dan menghalalkan berbagai cara dalam mewujudkan tujuannya.

c. visi dan misi

: visi adalah angan-angan/cita-cita/impian yang ingin diwujudkan. visi adalah jangka panjang dalam tujuan yang ingin dicapai.
misi adalah apa yang akan dilakukan. misi adalah jangka pendek, cara yang dipakai untuk mewujudkan visi tersebut.

d. perilaku tampak dan tidak tampak

: perilaku tampak adalah perilaku yang spontan dan agresif, sedangkan perilaku tidak tampak adalah perilaku yang pasif dan pendiam. Di dalam komunikasi perilaku tampak adalah komunikasi verbal dan tidak tampak adalah nonverbal seperti tampaknya, perilaku menolong sesama dan tidak tampak, sifatnya berbuat baik.

Perkembangan Arsip Pada Masa Yunani dan Romawi

Sejarah kearsipan sebenarnya sudah ada sejak adanya sejarah manusia yaitu sejak manusia dapat membuat catatan bertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal , misalnya Daun Papyrus bertulis di Mesir (3000 tahun sebelum Masehi ), Perkamen ( kulit domba bertulis yang terdapat di Yunani ) dan lain – lain .
Ditinjau dari segi bahasa , istilah arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa inggris disebut “Archieve”, kata inipun berasal dari bahasa Yunani ,yaitu dari kata “Arche” yang berarti “permulaan”. Kemudian kata “Arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan” . Selanjutnya ,dari kata “Arche” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti “Gedung Pemerintahan”. Sedangkan dalam bahasa latin , disebut “Archivum”, atau Archium ,dan akhirnya dari kata-kata ini dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.

BEBERAPA ARTIKEL MENGENAI Sejarah Lembaga Kearsipan

Awal Mula Munculnya Lembaga Kearsipan di Dunia

Perkembangan Kearsipan pada Masa sebelum Masehi (Yunani Kuno)
Asal-usul berdirinya lembaga kearsipan sejak zaman Yunani kuno, pada masa itu apresiasi dan kebutuhan untuk menyimpan hasil tulisan tangan (manuskrif) sudah dimulai dikenal dikalangan masyarakat Yunani Kuno arsip disebut Archeon. Zaman Babylonia (3000 SM)catatan tertulis dalam bentuk Lempengan tanah Liat, kemudian dilembah sungai Nil Kerajaan Mesir di Afrika Utara dikenal alat tulis Papyrus dan timbul kata Papier dalam bahasa Belanda, Jerman dan Perancis yang berarti kertas.
Memasuki Tahun 1700 SM dikenal pula alat tulis dalam corak yang lain yaitu mengunakan Kulit Penyu dan tulang belulang binatang kemudian perkembangan terjadi sekitar tahun 2000 SM alat tulis yang dipergunakan yaitu Suasa (campuran emas dan logam) dan ditulis pada lembaran-lembaran suasa juga pada sutera sebagai bahan untuk menulis, seiring berjalannya waktu kala itu belum terpikirkan untuk dikumpulkan kemudian bukti keberadaan tersebut adalah beberapa penemuan beberapa koleksi pra sejarah dalam bentuk banguanan, benda, fosil binatang, fosil tumbuhan dll yang menceritakan masa prasejarah dimasa lampau.
Karya-karya abadi dari Dramawan Yunani Kuno seoeri Sophocles, Aeschylus, Euripides bahkan Pledoi Socrates yang ditulis didalam penjara dan dibacakan saat dia membela diri di muka pengadilan atas tuduhan menyebarkan ajaran-ajaran yang menyesatkan serta tercatat pula rekor pertandingan Olimpiade pada zaman itu ditulis pada Papirus.
Munculnya Revolusi Perancis tahun 1789 yang menuntut kebebsasan, persamaan dan persaudaraan terasa pengaruhnya diseluruh dunia dalam Deklarasi tentang Hak Azasi Individu mulai dipopulerkan, maka mendorong proses kearah pembentukan lembaga arsip secara nasional bernama Archives National pada tanggal 12 September 1790 di Perancis, Inggris mengikuti jejak tersebut tanggal 14 Agustus 1838 Public Record Office, kemudian Belanda tahun 1902 yaitu Algemeen Rijksarchief dan Amerika Serikat tanggal 19 Juni 1934 Nationale Archives and Records Center”.

Sejarah Kearsipan Tertua di Indonesia

Pada abad ke-4 Masehi mada Kerajaan Tertua di Indonesia yaitu Kerajaan Kutai di Kalimantan Timur telah banyak meninggalkan tulisan dari bahasa Sangsekerta dan Huruf Pallawa yang umumnya digoreskan pada batu besar yang dibentuk menurut selera para Raja, tulisan tersebut dikenal dengan Prasasti, kemudian tumbuh kembangkanlah kebudayaan menulis kepada para putra raja dan kerabat kerajaan yang mana setiap raja yang berkuasa meninggalkan bukti pada masa pemerintahanya, yang terdiri dari :
1. Letak Kerajaan
2. Silsilah keturan kerajaan,
3. Napak Tilas Raja,
4. Adat istiadat kerajaan serta
5. Kepecayaan yang dianut saat itu.
Disamping tulisan dalam bentuk Prasasti seiring berkembangnya zaman penguasa kerajaan di Indonesia banyak meninggalkan catatan-catatan tertulis dalam bahasa jawa kuno dan bahasa nusantara lainnya terangkum dalam perjanjian raja-raja,surat raja-raja, kitab, kakawin, hikayat, talibun, dll, koleksi tersebut banyak terdapat di Arsip Nasional RI dan Perpustakaan Leiden di Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa VOC/ Hindia Belanda

Belanda menginjakan kakinya di bumi Indonesia pada tahun 1596 dengan awal mula kedatangannya sebagai pedagang dengan mendirikan organisasi bernama VOC (Vereenidge Oost Indie Compagnie) diterima dengan baik tanpa ada kecurigaan apapun, namun dalam perkembangannya penguasa kerajaan dengan Belanda sering terjadi perang dengan politik Belanda yang berhasil memecah belah kerajaan-kerajaan di Indonesia.
Menginjak tahun 1784 VOC mengalami kemunduran disebabkan oleh perubahan dalam pola-pola perdagangan, saingan negara lain, pembukuan yang buruk, korupsi para pegawainya dan salah urus segala segi administrasi termasuk masalah kearsipannya.
Sejak tahun 1800 berlangsunglah Pemerintahan Perancis di Belanda termasuk di wilayah Indonesia, terjadi perubahan kekuasaan dipegang langsung oleh Napoleon Bonaparte, delapan tahun kemudian dipimpin oleh adiknya yaitu Louis Bonaparte yang menguasai negeri Belanda mengirim Marsekal Herman Willem Deandles ke Batavia untuk menjadi Gubernur Jendral (1808-1811), selama pemerintahan Perancis berlangsung di Belanda dan wilayah Indonesia secara otomatis perkembagan lembaga kearsipannuapun mengalami perubahan, dimana dahulu administrasinya tertutup menjadi terbuka, secara otomatis administrasi yang statis menjadi terbuka.
Pemerintahan Perancis tidak berlangsung lama hanya sampai 1811, selanjutnya pemerintahan jatuh ke tangan Inggris dengan menempatkan Thomas Stamford Reffles sebagai Gubernur Jendral di Jawa (1811-1816), selama Inggris di Indonesia keberadaan arsip masa peninggalan Perancis di Indonesia tidak mengalami perubahan, karena Raffles lebih berkonsentrasi pada masalah perdagangan dan industri, akan tetapi Raffles sangat memperhatikan masalah administrasi dan ilmu pengetahuan di Indonesia hal ini dapat dilihat dari hasil karyanya yang berjudul “History of Java” dan Penemu bunga Refflesia Arnoldi (bunga Bangkai) di Bengkulu.
Batavia merupakan pusat pemerintahan pada masa Pemerintahan Hindia Belanda, disanalah banyak tercipta arsip-arsip yang berhubungan dengan segala bentuk surat keputusan, perjanjian-perjanjian, kontrak perdangan dan perintah-perintah lainnya, begitu pula daerah-daerah diluar jawa, dan masing-masing daerah wajib menyerahkan arsip-arsipnya ke pemerintahan di Batavia karena bersifat Sentralistik, berdasarkan hal tersebut Gubernur Jendral mengeluarkan Surat Perintah yang termuat dalam “Missive Gouvernement Secretaris” tanggal 14 Agustus 1891 Nomor 1939 yang menyerukan kepada daerah diseluruh wilayah Hindia Belanda untuk wajib menyerahkan seluruh arsipnya dari masa sebelum tahun 1830 ke Batavia.
Hal tersebut dilakukan agar arsip-arsip tersebut nantinya dapat dipelihara dengan baik dan dapat menjadi masukan Gubernur Jendral dalam menentukan kebijakan selanjutnya terhadap wilayah Hindia Belanda, menindak lanjuti hal tersebut Gubenur Jendral di Batavia dibentuklah “Landsarchief” pada tanggal 28 Februari 1892, maka dapat diartikan bahwa suatu lembaga kearsipan disebuah tanah jajahan memiliki wewenang dalam mengatur dirinya dan pada saat itulah ditetapkan oleh Gubernur Jendral di wilayah Hindia Belanda jabatan Landsarchivaris dengan tanggung jawab memelihara arsip lama dari masa Pemerintahan Hindia Belanda dan VOC bagi kepentingan administrasi dan ilmu pengetahuan.
Orang Pertama yang diberi tanggung jawab untuk mengelola dan memelihara arsip yang tersimpan di Batavia adalah Mr.Jacob Anne Van der Chijs ia adalah pencetus gagasan sekaligus sebagai Landsarchivaris pertama yang menitik beratkan pada penerbitan di bidang kearsipan, terlihat karya-karyanya Realia dan Nedelansch Indisch Plakaaatboek 1602 –1811.
Tugas yang dibebankan oleh lembaga tersebut adalah :
1. Merawat & mengelola arsip-arsip secara ilmiah
2. Mengembangkan kearsipan di Hindia Belanda
3. Ikut serta dalam penilaian dan penulisan sejarah Hindia Balanda
4. Memberikan Penerangan tentang sejarah Hindia Belanda.

Sejarah Kearsipan pada Masa Pendudukan Jepang

Masa pendudukan Jepang di Indonesia (1942-1945) merupakan masa yang sepi dalam dunia kearsipan, sehingga masa itu hampir tidak mewariskan peninggalan arsip, karena Jepang lebih banyak berkonsentrasi pada masalah militer dan perang, karena banyak keputusan-keputusan yang dikeluarkan oleh Saiko Sikikan dan Gunseikan tidak banyak yang disebarluaskan, namun untuk mempermudah orang Jepang mengetahui informasi dibuat suatu bentuk lembaran sejenis buku (Kanpo) dan hingga saat ini informasi keberadaan pendudukan Jepang di Indonesia hanya melalui Kanpo.
Akibat minimnya informasi pada masa itu, pada gilirannya Arsip Nasional Republik Indonesia sama sekali tidak memiliki khasanah arsip produk masa Jepang, hal ini tentu saja merupakan suatu kekosongan yang dirasakan oleh sejarawan kita pada masa kini dan masa yang akan datang.

http://knalpotsember.blogspot.com/2010/10/sejarah-kearsipan.html
di akses tanggal 29-12-2010, Pukul 12.37 WIB

Sekilas Keamanan dan Pengendalian Sistem Informasi

Mengapa perlu keamanan dan pengendalian sistem informasi?

     Keamanan sistem informasi menjadi sangat perlu untuk menjamin keutuhan data dan kualitas informasi yang akan dihasilkan. Banyak cara untuk mengatasinya yang keseluruhan itu untuk melindungi data dan informasi dari faktor kecerobohan, kesengajaan maupun masalah teknis dan etika yang kerap sekali merusak, menghilangkan dan menghambat proses distribusinya.

    Untuk mengatasi hal tersebut, upaya-upaya yang dilakukan secara teknis dan teknologi tidak cukup melainkan juga harus dimulai dari penyusunan visi bersama untuk saling bersama mengamankan dan melindungi informasi dan data yang dipunyai bersama. Pelakasanaan visi tersebut dapat tertuang melalui prosedur manajemen kendali yang semua komponen dalam perusahaan ikut terlibat dalam pengamanan tersebut. Artinya tidak hanya bagian IT yang bertanggungjawab terhadap pengamanan ini tetapi juga seluruh komponen yang ada di dalam perusahaan itu.

    Menurut Hary Gunarto, Ph.D. sedikitnya terdapat tiga macam pengendalian, yaitu: kontrol sistem informasi, kontrol prosedur, dan kontrol fasilitas. Ketiga prosedur pengendalian jika dirumuskana dan diimplementasikan dengan baik, dipercaya dapat memberikan pengamanan yang optimal terhadap data dan infomasi yang terkandung dalam sistem informasi.

   Kontrol Sistem informasi. Kontrol sistem informasi merupakan kegiatan untuk meyakinkan akan kualitas dan keakuratan juga validalitas sistem informasi. Pengendalian perlu dilakukan untuk menjamin prosedur pemasukan data, kegiatan pemprosesan, dan penyimpanan data tetap sebagaimana mestinya, sehingga implementasian sistem dapat dilakukan dengan baik, aman, dan akurat. Jadi pengendalian yang dimaksud disini adalah memonitor, menjaga kualitas, dan keamanan data dan informasi semenjak proses pemasukan, pemprosesan, pengeluaran, penyimpanan, dan distribusi dari sistem informasi tersebut.

Kontrol sistem informasi dibagi menjadi:

1. Pengendalian input

Pengendalian input yang berkualitas akan menetukan hasil pemprosesan data dan infomrasi menjadi bagus dan jika terdapat kesalahan maka akan menghasilkan informasi yang salah.

Pengendalian input yang berpengaruh terhadap hasil akhir adalah

a. Penggunaan sistem password dan log-in name untuk membatasi siapa saja yang masuk ke dalam sistem informasi tersebut dan mencegah terjadinya pembobolan terhadap sistem oleh pihak yang tidak berwenang dan bertanggungjawab.

b. Pendeteksian terhadap pemprosesan data. Pendeteksian ini berguna untuk tidak campur adukan data numerik dan abjad, tetapi dipisah dengan kolom-kolom sendiri dan diatur dengan sistem yang hanya dapat diisi oleh numerik atau abjad.

c. Pemasukan kode barang. Dalam bisnis supermarket, pemasukan kode barang ini menggunakan barcode yang terdapat di setiap barang yang dijual. Barcode ini digunakan untuk memudahkan kasir dalam mengetahui harga dan mengurangi kesalahan-kesalahan mengenai harga yang sudah ditetapkan atau terjadi perubahan harga.

2. Pengendalian proses

Pengendalian proses dilakukan oleh sistem dengan komputer yang membuktikan apakah data yang sudah dimasukkan sudah benar atau tidak serta telah sesuaikah dengan prosedur penghitungan yang terdapat di dalam komputer, juga untuk mengecek apakah prosedur dan hardware yang tersedia sudah mampu memproses semua data yang diinputkan.

Pengendalian proses yang berkaitan dengan hardware komputer meliputi:

a. Koneksi peralatan pendukung, seperti alat pengecek barcode dan pembaca kartu ATM.

b. Memastikan bahwa prosesor yang digunakan bebas dari kesalahan.

c. Pengecekan terhadap kompatibilitas program yang bermaksud untuk menyelaraskan program yang diinstal dengan program komputer laiinnya dan dahului agar program tersebut bisa berjalan sesuai, juga agar data yang telah dimasukkan tidak hilang.

d. Ketersediaan prosedur untuk mencegah kecerobohan petugas sebelum melakukan tindakan di dalam sistem komputer, seperti memunculkan kotak dialog yang menanyakan kembali apakah ingin melakukan tindakan tersebut, biasanya tindakan penghapusan data, pemindahan data, dan penindihan data.

3. Pengendalian output

Pengendalian output dilakukan untuk menjamin data dan informasi bebas dari kesalahan dan kualitasnya. Pengendalian ini juga dilakukan untuk pengambilan keputusan mengingat sistem informasi itu sangat penting. Adapun langkah-langkah yang dilakukan untuk pengendalian output secara standar, sebagai berikut:

a. Pengecekan dokumen yang dihasilkan apakah sudah sesuai dengan rencana awal dan hasil penghitungan sebenarnya.

b. Pengecekan hasil output dengan rencana input.

4. Pengendalian penyimpanan

Di tahap ini juga memmperhatikan saat penyimpanan dan peralatan yang digunakan. Jenis kontrol ini meliputi:

a. Kerusakan fisik harddisk, terbagi menjadi 2, yaitu:

1. Disk Mirroring

2. Disk Duplexing

b. Virus, terbagi menjadi 3 klasifikasi, yaitu:

1. Tidak Berbahaya

2. Agak Berbahaya

3. Berbahaya

5. Jenis pengendalian distribusi sistem informasi yang terakhir adalah proses distribusi data dan informasi. Pengendalian distribusi ini, meliputi:

a. Pengecekan terhadap sistem jaringan distribusi data dan informasi agar data dan informasi dapat diterima dengan baik dan meminimalkan kesalahan yang tidak terduga seperti kehilangan, keterlambatan, dan pengrusakan akibat kesibukan jaringan.

b. Tegangan listrik yang kadang-kadang tidak stabil atau padam secara mendadak dapat berakibat fatal ke data dan informasi yang sedang berjalan di dalam harddisk dan data atau informasi menjadi rusak atau bahkan hilang. Untuk mengatasinya diperlukan UPS atau stabiliser yang berguna untuk memperoleh listrik cadangan seketika listrik utama padam dan menstabilkan aliran listrik.

c. Ancaman dari alam berupa petir sangatlah mungkin terjadi karena berhubungan dengan arus listrik. Maka oleh karena itu pengelola lingkungan jaringan komputer dan internet harus berpikir untuk menyediakan alat anti petir yang berguna sewaktu-waktu untuk menangkal petir dan menyelamatkan sistem komputer dan internet jika petir tersebut mengenai perusahaan itu.

Kesimpulan:

      Keamanan dan pengendalian sistem informasi yang dimaksud meliputi pengendalian-pengendalian informasi dari awal hingga akhir, penyimpanan dan pengendalian distribusinya. Keamanan ini juga dipergunakan untuk menyelamatkan data dan informasi yang di simpan di internet dari kejahatan dunia maya yang biasa disebut di hack oleh hacker. Lalu untuk keamanan di harddisk yang biasa diserang oleh virus dapat dicegah dengan mengaktifkan program antivirus, seperti Avira, Eset Smart Security, Smadav, Kaspersky dan program antivirus lainnya, namun untuk mendownloadnya harus ke situs yang resmi agar file yang di download terhindar dari infeksi virus di internet.

        Keamanan dan pengendalian ini tidak hanya dilihat dari berbagai masalah yang timbul dari dalam dan luar sistem komputer, tetapi juga harus dilihat dari segi domain keamanan sistem itu sendiri.

Baca juga artikel yang lain ya...
Terima Kasih...