Saturday, March 21, 2015

Pengelolaan Arsip Kartografi (Sebuah Catatan Magang)

CATATAN MAGANG
Part 2
PENGELOLAAN ARSIP KARTOGRAFI

1.     Seleksi arsip
Seleksi meliputi pengambilan arsip dari box yang berasal dari unit kearsipan
2.     Deskripsi arsip
Deskripsi arsip ini meliputi analisis juga,
Kartu deskripsi arsip berbentuk :
       Nomor sementara :                                                                               Nomor definitive :

       Jenis :
       Uraian :
       Lokasi :
       Skala dan Ukuran :
       Pembuat :
       Tahun :
        Jumlah :
        Keterangan :



Penjelasan :
-        Nomor sementara diisi dengan inisisal kita / nomor asip yang telah kita seleksi
Ex: UH/1
-        Jenis, diisi dengan arsip arsitekturan atau arsip gambar teknik, tergantung dengan gambarnya.
-         Lokasi, mengandung arti lokasi dari gambar tersebut.
-         Skala dan ukuran , merupakan skala dari gambar.
-         Pembuat, merupakan si pengggambar gambar tersebut
-         Tahun, merupakan tahun dibuatnya gambar
-         Jumlah, banyaknya arsip yang sama.
-        Keterangan, dapat diisi dengan salinan, atau asli, kemudian ditambahkan denga kondisi arsip, dan arsip yang terkait dengan gambar tersebut
-        No. definitive, diisi setelah proses manuver fisik. Jadi untuk sementara dikosongkan terlebih dahulu.

Setelah itu pada saat menggulung arsip, pada pojok kanan atas ditulis nomor sementara yang sama dengan nomor pada kartu deskripsi

3.       Manuver kartu
Manuver kartu dilakukan dengan cara,
a.      Mengelompokkan arsip sesuai jenisnya. (arsip kearsitekturan, karografi, atau gambar teknik)
b.     Kemudian setelah dikelompokkan dibagi lagi menjadi uraian/perihal (ex : perumahan dosen, rumahsakit ugm, fakultas)
c.      Setelah itu, dicek, mana arsip yang sama maupun tidak.
d.     Kemudian setelah dicek, dan tidak ada duplikat maka diberi nomor definitive , berdasarkan nomor yang telah di tetapkan oleh instansi.
4.      Manuver fisik
Setelah manuver kartu, arsip diambil dan nomor sementara dihapus dan diganti dengan nomor devinitif yang sesuai dengan kartunya.
5.      Penyimpanan
Arsip kemudian digulung dan disimpan @10 agar lebih mudah dalam penemuan kembalinya.


Salam Arsiparis...
Silahkan di Coment...

Friday, March 20, 2015

Pemilihan Arsip Musnah dan Statis (Sebuah Catatan Magang)

CATATAN MAGANG
Bagian I

PEMILAHAN ARSIP MUSNAH DAN STATIS

v  KATEGORI STATIS
1)      Transaksi diatas 50 juta
2)      Berkas pembelian gedung dan peralatan (bukan habis pakai)
3)      Surat surat tanah dan gedung

v  Langkah  - Langkah
1)     Pemilahan arsip
Pemilahan arsip ini berdasarkan tahun, kemudian berdasarkan bulan, kemudian berdasarkan perihal. Pemilahan dengan metode ini sudah termasuk mudah karena arsip yang berasal dari unit sebelumnya sudah tertata seperti yang dimaksud, (tahun > bulan).
2)     Pengelompokan arsip
Arsip yang telah dipilah berdasarkan tahun dan bulan tadi kemudian di pilah lagi berdasarkan kesamaan peerihal, dalam hal ini perihal umum.
Misalnya Proyek DBO fakultas Psikologi, dan seterusnya. Hal ini dimaksudkan agar ketika menganalisisnya dan dalam mengentrinya akan lebih mudah.
3)     Analisis
Analisis arsip meliputi berkas berkas yang ada didalam map, berdasarkan kategori yang sudah ditentikan tadi, apabila berkas tersebut tidak masuk dalam kategori diatas, maka berkas tersebut akan dimusnahkan.
4)     Entri Data
Entri data ini dimaksudkan agar jelas berkas apa saja yanaga akan dimusnahkan, selain itu juga untu digunakan pada berita acara pemusnahan yang akan ditanda tangani oleh si pemilik arsip. Entri data ini susunan isinya akan berbeda pada setiap instansi, tergantung kebijaksanaan dari koordinatornya.
Pada instansi tempat saya magang, entri data dilakukan dengan table berbentuk :

NO
NAMA ARSIP
JUMLAH
Bok
1
DBO Fakultas Psikologi (beasiswa, honor, konsumsi)
20 map
Bok 2
2
Progam Penyelengg Pasca S2 (beasiswa, perjalanan dinas, konsumsi, honor)
50 map
Bok 2
 
5)     Penyimpanan
Setelah semua berkas dientri, berkas di ikat berdasarkan kesamaan perihal yang kemudian diberi nomor urut sesuai nomor pada saat entri. Kemudian arsip disimpan dalam bok, dimana bok tersebut akan memuat keterangan berkas apa saja yang ada didalamnya, berapa jumlahnya. Dan bok tersebut merupakan bok nomor berapa, contohnya :
Keterangan:
No : 1-2
BOK :
Bok 2

6)     Pemberian label
Pemberian label ini dimaksudkan agar bok bok tidak tercampur dengan bok lain, pelabelan ini dengan menggunakan label biasa yang di tulis “ARSIP MUSNAH” dimana arsip ini adalah arsip yang diusulkan untuk dimusnahkan, dan arsip yang terlah selesai dalam langkah langkahnya. 


Ditunggu Catatan Lainnya dan Masukannnya
Salam Arsiparis....

Friday, November 28, 2014

INFORMASI DAN MASYARAKAT



INTERNET DAN BUDAYA VIRTUAL
FUNGSI DARI SOSIAL MEDIA SEBAGAI MEDIA UTAMA DALAM MEMUPUK PERTEMANAN LAMA DAN PERTEMANAN JARAK JAUH


Internet dan Budaya Virtual
Fungsi Dari Sosial Media Sebagai Media Utama Dalam Memupuk Pertemanan Lama dan Pertemanan Jarak Jauh

Indonesia dengan jumlah penduduk yang cukup tinggi di dominasi oleh angka usia muda yang saat ini tengah berhadapan dengan era zaman modernisasi yang sangat kompleks. Angka usia muda tersebut dapat diinterpretasikan sebagai usia yang sedang giat-giatnya mencari jati diri sebagai manusia seutuhnya serta proses transisi dari masa pradewasa ke masa dewasa. Usia muda juga pasti beralih ke usia dewasa dan berakhir ke usia tua sehingga banyak hal yang dapat dilakukan dan berguna bagi kelompok usia tersebut di dalam dunia maya. Perilaku dan tindakan usia ini seringkali diatur langsung oleh lingkungan sekitar yang mengakibatkan sikap dan tindakan tidak mencerminkan jati diri aslinya. Pengaruh teknologi informasi pada usia ini di zaman ini sangat berpengaruh sekali sehingga sebab akibat dari perilaku usia ini adalah berkaitan erat dengan proses penggunaan media komunikasi khususnya di internet dalam lingkungan sekitar masa usia muda.
Teknologi informasi yang notabene hadir di zaman modern ini menjadi salah satu faktor yang mempengaruhi sikap manusia dengan angka usia muda (dominan) yang menggunakannya dalam mencari dan membuat informasi untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi dirinya. Informasi di dalam teknologi informasi tepatnya adalah informasi di dunia maya / internet yang saat ini banyak tersebar berbagai informasi yang valid dan nonvalid. Banyak pengguna yang mengakomodir informasi di internet sebagai kebutuhan yang wajib di baca dan ditelusuri untuk interaksi sosial dunia maya, misalkan di facebook dan twitter sebagai sosial media terpopuler saat ini tanpa privasi yang mengatur membuat keberadaan jarak yang jauh bukan menjadi kendala melainkan menjadi fungsi yang positif dalam memediakan penggunanya terutama dalam hal ini yang aktif adalah pengguna di Indonesia dengan masa usia muda.
Banyak pengertian mengenai informasi, terutama informasi berkecepatan tinggi, salah satunya adalah Information Superhaighway (dalam Rahma, 2014: 60) yaitu infrastruktur telekomunikasi yang didasarkan pada penggabungan teknologi yang terpisah-pisah, seperti telepon, faksimile, komputer, komunikasi kabel, dan satelit. Alat-alat tersebut telah menciptakan lalu lintas berkecepatan tinggi dan memicu munculnya dunia maya (cyberspace). Dunia maya sendiri yang di dalamnya menggunakan informasi berkecepatan tinggi yang dimaksud adalah konvergensi berbagai teknologi ke dalam teknologi informasi terpadu dan timbulnya nilai-nilai penting seperti jasa yang padat pengetahuan secara finansial telah menciptakan basis teknis dan ekonomis baru bagi kapitalisme kontemporer. Dari informasi berkecepatan tinggi tersebut memunculkan berbagai sosial media yang populer saat ini seperti facebook, twitter, line, whatsaap, skype dan media sosial lainnya baik itu video call atau hanya chatting saja. Media sosial tersebut mempunyai banyak memberikan pengaruh dimulai dari penyebaran informasi masa lampau, saat ini dan masa datang, kemudian penjelajahan informasi yang diberdayagunakan bagi anggota grup serta pokok inti adalah untuk menjalin silaturahmi dalam pertemanan lama dan pertemanan jarak jauh. Fungsi-fungsi tersebut menambah atrkatif dalam menggunakan internet bagi masa usia muda terlebih lagi jika mereka (usia muda) sudah beranjak ke dewasa, banyak hal yang dicapai dan diperlukan untuk menambah informasi dalam menghadapi tantangan global ini. Pemberdayaan sosial media jika mereka sudah dewasa seringkali sebagai interaksi jarak jauh bagi teman lama yang bermukim di luar negeri atau di daerah terpencil sehingga interaksi tanpa batas dan murah biaya bermanfaat sekali agar sharing informasi dari individu satu dengan individu yang lainnya tetap saling berhubungan.
Castell menjelaskan secara lebih terperinci dari implikasi konvergensi masyarakat jejaring yaitu diantaranya pada poin keenam, sebagai munculnya budaya virtualitas nyata. Dunia media elektronik menjadi sebab utama terjadinya budaya ini dengan akibat semakin maraknya media yang terkoneksi dan memudahkan komunikasi tanpa tatap muka atau dengan jarak jauh menjadi hal mudah dan simpel untuk menggunakannya seperti halnya skype. Poin ketujuh, yaitu di era masyarakat informasional, pengungkapan komunikasi dalam ruang media yang fleksibel tidak hanya berpengaruh pada budaya, tetapi memiliki dampak fundamental pada politik. Dari kedua implikasi tersebut cocok bila dianalogikan sebagai media yang tapat waktu dan tepat sasaran dalam komunikasi jarak jauh menggunakan sosial media. Pengimplemetasian berikutnya adalah mengenai masyarakat informasional yang berkomunikasi di dunia maya tidak hanya mempengaruhi budaya tetapi juga memepengaruhi banyak hal diantaranya hal ekonomi dan hal politik yang berhubungan bagi kehidupan berbangsa dan bernegara. Usia muda saat ini yang bisa disebut dengan istilah net generation menjadi hal yang penting dalam kesehariannya, terutama pasti bersentuhan dengan dunia maya, oleh karena itu fungsi sosial media sebagai media utama dalam memupuk pertemanan baik itu pertemanan lama dan pertemanan jarak jauh menjadi hal yang lumrah dan memberikan kontribusi ke arah silaturahmi pertemanan dan sharing informasi.

Daftar Pustaka
Dhira, Eureka Lovily. 2012. Perilaku Sosial Online (Online Social Behaviour) Remaja pada Situs Jejaring Sosial Facebook : Menggunakan Pendekatan Darmaturgi Erving Goffman pada Remaja Anggota Grup KLOSS di Facebook. Skripsi. Universitas Airlangga, Surabaya.
Feather, John. 2008. The Information Society. London: Facet Publish.
Sugihartati, Rahma. 2014. Perkembangan Masyarakat Informasi & Teori Sosial Kontemporer. Jakarta: Kencana.
Webster, Frank (Ed.) 2006.  The Information Society Reader. New York: Routledge.