“Peranan Penyusutan Dalam Manajemen Kearsipan“

BAB I

PENDAHULUAN

1.1         Latar Belakang

Memahami manajemen kearsipan merupakan bagian dari memahami daur hidup arsip. Penyusutan terjadi di dalamnya yang merupakan satuan sistem yang saling bekerjasama.

Penyusunan model peranan penyusutan digambarkan secara teori tanpa menggunakan gambaran detail yang lebih ke pembahasan dalam konteks lingkungan manajemen kearsipan.

Model yang baik dapat digunakan sebagai cara mengetahui fungsi maksimal  pada fungsi penyusutan dengan maksud agar kinerja penyusutan itu termanajemen. Saat model itu telah disusun sesuai dengan teori yang ada maka secara sederhana proses peranan penyusutan dapat tergambarkan dalam manajemen kearsipan.

Model ini sangat penting karena menggambarkan bagaimana manfaat yang diambil bagi pimpinan, jika penyusutan itu sesuai dengan yang diinginkan. Namun jika penyusutan itu tidak terjadi maka ada beberapa hal faktor negatif yang memperhambat kinerja fungsi manajemen kearsipan.

Pada kesempatan ini, penulis akan membahas bagaimana gambaran/model penyusunan yang  sesuai dengan peranan penyusutan sebagai dalam konteks manajemen kearsipan. Jadi penulis dibatasi bahasannya hanya sebatas masalah gambaran peranan penyusutan, gambaran peranan punyusutan ini juga didukung oleh beberapa faktor, seperti sumber daya manusia yang profesional, sistem yang digunakan, konsep manajemen yang baik dan tepat sesuai dengan peranan penyusutan, juga dibahas mengenai faktor manfaat peranan/fungsi penyusutan dengan beberapa gambaran  di aplikasi lapangan .

Sistem penulisan yang digunakan secara sistematis agar pembaca dapat mengetahui isi maksud makalah ini. Makalah ini ditujukan bagi seluruh kalangan masyarakat yang berminat terhadap bidang kearsipan. Makalah ini juga ditujukan untuk memenuhi tugas ujian tengah semester dan yang paling utama penulis mendapatkan wawasan ilmu dalam bidang kearsipan. Dan untuk pembahasan lebih lanjut dapat dilihat pada bab selanjutnya.

BAB II

PEMBAHASAN

2.1           Pengertian Dasar

Sebelum memahami lebih jauh mengenai penyusutan dan pembahasan selanjutnya, berikut beberapa pengertian mengenai topik yang dibahas.

- Penyusutan

Menurut Pasal 2, Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, penyusutan arsip itu adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:

a. Memindahkan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan -badan Pemerintahan masing-masing;

b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku;

c. Menyerahkan arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.

Dengan demikian inti dari penyusutan arsip adalah upaya pengurangan arsip yang tercipta baik dengan cara pemindahan, pemusnahan, maupun penyerahan.

Untuk landasan hukum dalam penyusatan adalah sebagai berikut:

Landasan Hukum

•           PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip

•       SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.

•           SE/02/1983 Tentang pedoman  umum untuk menentukan nilai guna arsip

•           Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.

•       Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, Pasal 47 yang berisikan

(1) Penyusutan arsip sebagaimana dimaksud dalam Pasal 40 ayat (2) huruf c  dilaksanakan oleh pencipta arsip.

(2) Penyusutan arsip yang dilaksanakan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, perguruan tinggi negeri, serta BUMN dan/atau BUMD dilaksanakan berdasarkan JRA dengan memperhatikan kepentingan pencipta arsip serta kepentingan masyarakat, bangsa dan negara.

(3) Ketentuan lebih lanjut mengenai penyusutan arsip diatur dengan peraturan pemerintah.

Dalam penyusutan arsip perlu dilakukan seleksi dan penilaian, berikut beberapa istilah mengenai:¹

•           Penilaian Arsip = Appraisal adalah satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilaiguna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya.

•           Appraisal adalah proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, bila arsip-arsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang untuk menjamin kebutuhan preservasi  oleh lembaga kearsipan.

•         Appraisal adalah  proses evaluasi kegiatan-kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk memenuhi kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan masayarakat karena nilai guna kelanjutan.

•       Seleksi adalah  proses yang dilakukan oleh seorang petugas kearsipan meliputi mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau tujuan akuisisi yang lain.

•           Akuisisi adalah proses untuk memperoleh dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, atau penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang diadakan.

•           Accession adalah transfer fisik dan secara hukum dari kegiatan-kegiatan bahan-bahan yang sudah didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan kepada repositori dalam kegiatan penambahan tunggal.

Pengertian manajemen adalah sebagai berikut yang merupakan proses pengolahan dengan memperhartikan prinsip-prisnsip dalam manajemen. 

¹ Pernah disampaikan pada pada Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral 18-20 November 2008.

- Manajemen

Menurut George R.Terry (1977) dalam buku Herujito (2001: 3), “manajemen adalah suatu proses yang berbeda terdiri dari planning, organizing, actuating dan controlling yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang ditentukan dengan menggunakan manusia dan sumber daya lainya”. Menurut Massie (1987:3) dalam buku Arsyad (2002: 1) “manajemen merupakan suatu proses dimana suatu kelompok secara kerjasama mengarahkan tindakan atau kerjanya untuk mencapai tujuan bersama. Proses tersebut mencakup teknik-teknik yang digunakan oleh para manajer untuk  mengkoordinasikan kegiatan atau aktivis orang-orang lain menuju tercapainya tujuan bersama; para manajer sendiri jarang  melakukan aktivitas-aktivitas dimaksud”. Selanjutnya menurut Manulang  (2002: 5) “manajemen adalah seni dan ilmu pengetahuan perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan, dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan”. Sedangkan menurut Prajudi (1982) dalam buku Sutarno (2006: 5) “manajemen adalah pengendalian dan pemanfaatan semua faktor dan sumber daya, yang menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu tujuan kerja yang tertentu”

Dari uraian di atas, pemahaman definisi manajemen yang dikemukakan oleh para ahli berbeda-beda tetapi tujuannya sama. Dengan demikian, dapat dilihat bahwa manajemen merupakan fungsi, peran maupun keterampilan dalam menjalankan suatu kegiatan organisasi, yang berfungsi sebagai proses perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang bertujuan untuk mencapai hasil keputusan bersama yang efektif  dan efisien  dalam  mencapai tujuan akhir.

- Arsip dan Kearsipan

Lalu untuk pengertian kearsipan menurut beberapa ahli adalah: menurut Widjaja (1993: 8) “arsip diartikan sebagai proses pengaturan dan penyimpanan surat secara teratur sehingga setiap saat diperlukan dengan mudah dan cepat diketahui”. Wursanto (1991: 12) menyatakan bahwa: “kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintahan maupun badan usaha swasta”.

Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008: 32) istilah arsip meliputi:

a. Kumpulan naskah atau dokumen.

b. Gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen.

c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan  naskah atau dokumen.

         Dan menurut Pasal 1, Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan adalah Kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

         Dari beberapa pengertian diatas mengenai arsip dan kearsipan dapat disimpulkan bahwa arsip penting bagi organisasi. Sebagai sebuah aturan dalam kearsipan dan rekaman kegiatan yang bersifat sesuai dengan media yang tertera pada arsip itu sendiri.

          Pengertian manajemen kearsipan adalah mengatus pola kearsipan secara tepat sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. Pola kearsipan sesuai dengan sistem yang diterapkan dalam setiap organisasi. Inti dari manajemen kearsipan adalah pelayanan kepada pengguna, namun untuk itu ada suatu bagian yang namanya penyusutan untuk pengolah kearsipan yang dibuat agar arsip itu tidak sebanyak mungkin dan dilakukan dengan sistem penilaian dan jadwal retensi arsip.

2.2             Faktor Pendukung Penyusutan

Faktor pendukung penyusutan seperti dalam konsep manajemen kearsipan adalah 6 M, yaitu man, method, materials, machine, money dan market. Namun untuk market diganti dengan objek arsip yang disusutkan seperti hal nya inaktif yang saat itu harus disusutkan karena kuantitas arsip yang sudah banyak dan keberadaan tempat yang tidak memadai.

Man atau biasa disebut sebagai sumber daya manusia mengambil peran utama dalam peranan arsip sebagai penggerak penyusutan. Sumber daya manusia yang tepat dan profesional membuat peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan menjadi lebih baik dan tepat guna karena kemampuan manusia itu sudah dibuktikan dengan pengalamannya. Model sumber daya manusia ini dapat digambarkan sebagai berikut:

a. Latar belakang pendidikan kearsipan dan ilmu serumpun.

b. Pengalaman dalam menangani penyusutan harus lebih dari 5 tahun karena

dengan pengalaman itu mereka dapat belajar dari kesalahan yang ia lakukan dan menjadi bahan evaluasi di masa depan sebagai dasar dalam melakukan penyusutan kembali. 

c. sikap yang percaya diri dan meyakinkan bahwa dia bisa dengan dasar ilmu yang ia miliki menjadi salah satu poin yang baik.

       Model metode/cara yang baik adalah sebagai berikut:

a. Metode yang digunakan sesuai dengan aturan pemerintah atau internasioanal.

b. Sistem itu harus dikuasi oleh sumber daya manusia, jangan sistem yang menguasai sumber daya manusia.

c. Metode dapat berupa hal yang dilakukan dengan dasar pertimbangan bersama dan sering kali tidak sesuai dengan teori namun melalui prosedur-prosedur yang telah ditentukan dan objek arsip yang disusutkan berbeda dengan sistem yang ada.

d. Metode dilakukan dengan proses penilaian terlebih dahulu lalu masuk ke jadwal retensi arsip dan dilakuakn penyusutan.

       Machine digambung dengan materials atau sering kali disebut alat. Apa saja alat yang dibutuhkan agar peranan penyusutan ini maksimal dilakukan.

a. Alat melebur kertas, pembakar kertas atau menggunakan zat kimia.

b. Model yang baik adalah informasi itu hilang tanpa bekas sedikitpun namun juga melihat dari sudut pandang lingkungan, lebih baik kertas itu di daur ulang yang dijadikan kertas level terndah, yang nantinya dijadikan kertas kardus.

c. Alat penyusutan juga termasuk daftar arsip yang disusutkan dengan berita acara penyusutan.

        Anggaran pastinya terdapat dalam setiapa kegiatan, baik itu penciptaan, penyusustan hingga pelayanan. Dalam penyusutan agar harus sesuai dengan apa yang dilakukan sumber daya manusian ya saat melakukan kegiatan penyusutan ini. Namun secara arti untuk sementara ini penyusutan yang berkaiatan dengan anggaran dengan biaya kecil sudah bisa dilakukan yang lebih ditonjolakan adalah pengelolaan arsip saat inaktif ke penyusustan dan menjadi statis atau musnah.

      Objek arsip penyusustana adalah berdasarkan penilaian tim penilai yang menyatakan bahwa arsip itu sudah layak utnuk dimusnahkan atau masuk ke arsip statis. Objek arsip ini didasarkan atas sistem yang telah ada. Proses pertimbanagan penilaian didasarkan pada:

a. Nilai guna primer (administrasi, keuangan, hukum, dan ilmiah.teknologi)

b. Nilai guna sekunder (kebuktian dan informasioanal)

Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip

•           Duplikasi

•           Accesibility

•           Reliability dan completenes

•           Cost of retention

•           Scarcity

•           Age

•           Privasi

       Konsep manajemen yang baik pada penerapan peranan penyusutan dalam menajemen kearsipan adalah mendasarkan kegiatan pada aspek-aspek konsep 5 M diatas. Peranan akan lebih baik dan tepat seperti itu, rincian pendukung dalam kegiatan penyusutan harus lebih diperhatikan dengan metode-metode yang telah disepakati bersama.

2.3             Peranan Penyusutan

Penyusustan sudah dijelaskan pada bagian dasar teori dan aspek pendukungnya. Pada bagian ini akan dijelaskan penyusutan mempunyai tujuan sebagai berikut, menurut para ahli:

Sedarmayanti (2008: 128) tujuan penyusutan arsip adalah untuk:

a. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.

b. Menghemat ruangan, peralatan dan perlengkapan

c. Mempercepat penemuan kembali arsip

d. Menyelamatkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.

Sedangkan menurut Dipobharoto dalam Widjaja (1993: 180) tujuan penyusutan arsip adalah:

a. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya record yang kurang diperlukan.

b. Agar file aktif bisa lebih mudah dikontrol secara efisien serta lancar dalam filing dan fidingnya.

c. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambah record baru yang deras datangnya; karena file aktif hanya berisikan record yang  diperlukan.

d. Menghemat tempat, biaya, alat, karena record yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak menggangu ruang tempat bekerja.

e. Agar segera bisa ditentukan nasip record selanjutnya: disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan dimusnahkan.

        Dan menurut Martono (1997: 39) tujuan penyusutan arsip adalah:

a. Mendapatkan penghematan dan efisiensi

b. Pendayagunaan arsip dinamis (aktif dan inaktif)

c. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih  diperlukan dan bernilai tinggi

d. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi.

       Dapat disimpulkan jika ditambah dengan PP RI nomor 34 tahun 1979, amka penyusutan mempunyai tujuan sebagai kegiatan mengurangi jumlah arsip inaktif, pemindahan arsip inaktif yang masuk ke skala statis dan pemusnahan arsip yang memang layak dimusnahkan. Penyusutan juga bertujuan untuk mempermudahkan pengawasan, pemeliharaan dan penghematan tempat terhadap arsip yang masih bernilai guna tinggi, serta sebagai wujud manjemen yang baik dan tepat dalam lingkungan manajemen kearsipan.

       Dengan demikian model peranan penyusutan dalam manajemen kearsipan dapat digambarkan seperti saling berhubungan dan melengkapi diantara sistem. Peranan mempunyai kejelasan seperti sebagai pengurangan arsip inaktif yang dikelola dan pada manajemen kearsipan sebagai suatu pengelolaan arsip, peranan penyusutan ini sangat dibutuhkan, dengan dasar demikian maka model yang diperankan penyusutan melengkapi bahan yang dibutuhkan pada manajemen kearsipan.

         Peranan penyusutan juga memberi gambaran manajemen kearsipan berjalan dengan semestinya. Ruang lingkup penysustan berguna dengan inti dari pembahasan ini adalah mengurangi arsip dan memindahkan ke tempat yang ditentukan atau dimusnahkan.

      Model-model peranan penyusutan dapat dilihat dalam penjabaran manajemen  sebagai pendukung penyusutan dan diantaranya model tersebut dapat dilihat pada bagian kesimpulan.

BAB III

PENUTUP

3.1   Kesimpulan

           Melalui pembahasan mengenai ‘Penyusunan Model Peranan Penyusutan Dalam Manajemen Kearsipan” dapat digambarkan bahwa peranan penyusutan itu dapat menajdi indikator arsip itu musnah, statis atau masih dalam arsip inaktif. Peranannya dapat dijabarkan sebagai berikut:

a.  Sebagai indikator penyesuaian kualitas pengolahan kearsipan yang tergambar dari objek yang dikelola. Penggambaran itu dimaksud untuk menyusutkan arsip yang sudah tidak mempunyai nilai guna lagi.

b. Penghematan anggaran yang dilakukan oleh organisasi karena pengelolaan arsip secara umumnya menggunakan dana yang besar.

c. Melakukan sistem yang diatur dalam peraturan dan melaksanakan penyusutan dengan maksud agar arsip tersebut tidak berhenti di inkatif saja tapi musnah dan statis karena secara keseluruhan pengelolaan arsip seperti daur hidup arsip itu sendiri.

        Bahwa kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah organisasi karena berdampak pada manajemen kearsipan yang baik dan tepat juga kinerja dalam kegiatan selanjutnya. Arsip yang digunakan sebagai bahan rujukan pimpinan dan bukti kegiatan menjadikan kegiatan penyusutan ini menjadi penting karena jika tidak disusutkan maka arsip yang tercipta tambah banyak dan tempat untuk pengelolaannya juga butuh lebih dari yang biasanya.

      Dasar teori penyusutan arsip, faktor pendukung dalam penyusutan arsip dan penerapan penyusutan asrsip menjadi saling berkesinambungan di satu sistem, yaitu Penyusutan Arsip. 

DAFTAR PUSTAKA

A. Buku

Barthos, Basir. 2009. Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi Aksara.

Sedarmayanti. 2008. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung: Mandar Maju.

                

B. Sumber Lain

Anon Mirmani, Aspek Penilaian dalam Penyusutan Arsip, Disampaikan pada Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral, 18-20 November 2008

http://www.pustaka.ut.ac.id/website/index.php?option=com_content&view=article&id=132:psos4407-teknik-menulis-karya ilmiah&catid=30:fkip&Itemid=75, Diakses pada tanggal 08 April 2012, 14:56 WIB

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/19201/4/Chapter%20II.pdf, Diakses pada tanggal 13 April 2012, 09:56 WIB

http://www.anri.go.id/4dm1n/data/peraturan/202ff0ece6b6da6ab55da639b28704bf.pdf, Diakses pada tanggal 13 April 2012, 08:06 WIB

http://www.arsipilmu04936.blogspot.com/, Diakses pada tanggal 13 April 2012, 11:15 WIB