PRAKTIK 1 ARSIP KASET

A.    Pengertian Umum

a.      Pengertian Arsip Kaset (Rekaman Suara)

Arsip rekaman suara merupakan arsip bentuk khusus yang informasinya terekam dalam sinyal suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. Rekaman suara ini ada sejak tahun 1887 yang diciptakan oleh Thomas Alfa Edison yang disebut Phonograph. Kemudian tahun 1920 berkembang menjadi Gramaphone bentuk piringan.Kemudian pada tahun 1970 diperkenalkan pita magnetik yang disebut DAT (Digital Audio Tapes) dan hingga sekarang dalam merekam suara menggunakan kaset pita.

David Roberts menyebut media rekam informasi nonkertas dengan istilah “Records in Special formats” yang terdiri dari arsip foto (photographs), Arsip Citra bergerak (cine film, videotape, optical digital video disk), Sound recordings (photographic recording, magnetic tape recording, dan optical digital recording), arsip peta dan arsip arsitektural, gambar (drawings), ephemara (poster, leaflet, kartu ucapan selamat, kartu pos, dan tiket), object, art works, publikasi, dan electronic records (Roberts, 1993: 385). Dari ketiga media rekam tersebut, atau dari dua kategori arsip kertas dan nonkertas tersebut, media rekam kertas (paper base records) merupakan media yang paling tinggi penggunaannya baik frekuensi maupun jumlahnya.

b.      Transkip Kaset

Transkrip kaset dalam prosesnya menggunakan tape recorder untuk memutar isi rekaman dari kaset tersebut. Hasil transkrip biasanya berbentuk teks tertulis yang berupa tulisan isi rekaman. Hasil transkrip ini bisa bermacam-macam. Ada hasil transkrip yang betul betul ‘apa adanya’ artinya kata perkata ditulis bahkan situasi yang terjadi ditulis juga untuk menggambarkan situasi yang terjadi, contohnya “… Banyak yang berpendapat ya, bahwa uang (batuk) dan kekuasaan itu eh mempunyai pengaruh dalam apa itu namanya ehm proses hukum di Indonesia …” Atau hasil transkrip yang menekankan isi/teks tanpa perlu menggambarkan situasi, misalnya “… Banyak yang berpendapat bahwa uang dan kekuasaan mempunyai pengaruh dalam proses hukum di Indonesia …”

Merekam dan mentranskripkan sebuah acara itu penting agar setiap acara memiliki dokumentasi tertulis selain dokumentasi audio maupun video.

Mentranskrip mirip dengan menotulensi tetapi tidak sama. Mentranskrip bisa dilakukan kapan saja dan bisa dimana saja selama bahan untuk ditranskrip ada. Jadi, bisa saja bahan itu bahan yang 1 tahun lalu, atau beberapa bulan lalu.

Adanya transkip untuk arsip audio visual berguna untuk:

-          Sarana pembantu menjelaskan isi informasi arsip audio visual saat dipinjam. Biasanya pengguna hanya meminjam transkip kaset saja, tetapi untuk pengguna hukum hanya kaset yang asli tetapi tidak menutup kemungkinan keduanya dipakai.

-          Untuk menjaga keamanan arsip aslinya, jika ada seorang pengguna arsip membutuhkan informasi yang terekam dalam arsip audio visual tersebut tidak perlu membawa arsip aslinya dan petugas memberikan teks hasil transkrip dari arsip tersebut

B.     Pelaksanaan Praktek Arsip Audiovisual (kaset)

a.      Alat dan Sarana

-            Indeks interview : kartu yang berisikan isi topik wawancara, nama narator, kode atau nomor kaset dan subjek-subjek utama wawancara dengan menunjuk waktu. Pembuatan indeks interview deng cara mendengarkan isi dari wawancara tersebut kemudian dicatat pokok-pokok masalahnya. Setelah diketahui isi pokok masalahnya dicatat durasi waktu dari setiap subjeknya.

-            Kartu identifikasi: kartu yang berisi tentang isi konteks arsip kaset itu sendiri untuk memudahkan dalam penataannya.

-            Skema klasifikasi arsip audio Visual: berupa daftar kode klasifikasi arsip audio visual. Skema tersebut merupakan daftar kalsifikasi informasi asrip audio visual secara internasional.

-          Tape recorder : merupakan alat yang digunakan dalam proses transkripsi kaset. Dimana informasi yang ada di dalam kaset didengarkan kemudian  dipindahkan ke dalam media kertas.

-          Label :  tanda yang terbuat dari kertas yang dipasang dilidah guide dan dikaset yang dimana dilabel tersebut berisikan kode arsip kaset yang sudah ditentukan.

-          Guide : alat yang terbuat dari plastik/mika yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas deretan kaset. Jadi di dalam penataan kasetnya diberi pembatas sesuai kode arsip kaset agar mudah saat ditata. Masing-masing guide bisa dibuat berbeda warna untuk mengetahui antar guide pertama, kedua dan ketiga. Dan masing-masing guide terdapat lidah guide.

-          Laci : laci digunakan untuk penataan kaset yang sudah diberi nomor atau kode arsip kaset yang telah ditentukan.

-          Rak almari : Adalah alat yang digunakan untuk menyimpan laci yang berisikan kaset yang sudah ditata. Dan dalam penatatan arsip kaset di almari juga tidak boleh sembarangan. Karena dialmari juga dikasih kode rak berapa arsip tersebut disimpan agar mudah saat penemuan kembali.

-          Daftar koleksi arsip: buku yang berisi tentang daftar koleksi arsip yang disimpan. Buku tersebut berguna sebagai sarana temu balik arsip yang akan diperlukan.

b.      Prosedur Pelaksanaan Praktik Arsip Audio Visual

1.      Seleksi

Seleksi  merupakan kegiatan memisahkan arsip kaset / rekaman suara yang akan diolah dan yang tidak akan diolah. Seleksi ini meliputi seleksi fisik. Seleksi fisik ini dilakukan dengan melihat bentuk fisik kaset. Selain itu juga kaset yang isi rekamannya tidak jelas tidak akan diolah.

2.      Identifikasi

Identifikasi adalah proses pendataan arsip, meliputi :

·         Pendataan informasi arsip (intellectual handling).

Pendataan informasi arsip diketahui dengan cara mendengarkan isi rekaman dari arsip tersebut.

·         Pendataan fisik arsip (technical handling)

Pendataan fisik arsip ini diketahui dengan cara melihat fisik arsip.

Contoh kartu identifikasi :

No. Definitif : No. Sementara : A.      Intelektual Handling Subjek / Topik : Narator           : Interviewee     : Tempat           : Tanggal          : Durasi            : B.      Technical Handling Vendor          : Type             : Volume         :

Keterangan :

·         No Definitif : Pada nomor definitif diisi untuk yang terakhir setelah arsip kaset siap untuk disimpan.

·         No Sementara : Nomor ini diisi dengan nama kelompok dan inisial nama pendeskripsi. Inisial nama ini harus diketahui oleh semua anggota agar tidak ada kesamaan dalam penggunaan inisial.

·        

Inisial nama pendeskripsi

Contohnya : AI / UH

Nama kelompok

 

·         Subjek/Topik : berisi tentang isi arsip kaset secara garis besar, terkadang pada kaset topic sudah tertulis di covernya.

·         Narator : berisi nama pewawancara, apabila pewawancara lebih dari dua orang maka ditulis “dkk”. Contohnya : Uswatun Hasanah, dkk.

·         Interviewee : berisi nama narasumber yang di wawancarai

·         Tempat : berisi tempat dilakukannya wawancara

·         Tanggal : berisikan tanggal saat wawancara berlangsung

·         Durasi : berisi total waktu wawancara

·         Vendor : berisi merk dari arsip kaset, ada 2 merk kaset yang biasa dipakai yakni  Sony dan BASF.

·         Type : berisi durasi putar kaset, terdiri dari tipe C90 atau C60

·         Volume : berisi tentang seri kaset yang saling berhubungan, karena masih membicarakan topik yang sama namun sudah berbeda kaset

3.      Indeks Interview Content

Indeks interview content merupakan tabel yang berisi topik rekaman, narator, dan narasumber, nomor kaset serta waktu yang menjelaskan tentang pokok subyek utama pada wawancara. Indeks Interview Content dipasang sebagai cover arsip kaset, hal ini akan sangat membantu dalam penemuan kembali informasi yang terdapat didalam rekaman tersebut.

Indeks Interview Content dibuat dengan cara mendengarkan kaset dan menyimpulkan setiap kesatuan subyek pada rekaman dan mencatat durasi waktunya dari setiap satuan subyek tersebut.

Berikut adalah contoh tabel Indeks Interview Content :

Topik : Narator : Interviewee :		NO :
Side A	Side B

4.      Transkripsi

Pada tahap ini, Arsip kaset diputar menggunakan tape recorder yang kemudian didengarkan dan dituangkan dalam bentuk tulisan. Proses transkripsi ini tidak hanya memindahkan isi rekaman dalam bentuk tulisan melainkan juga harus melakukan penjelasan istilah – istilah yang tidak menggunakan bahasa baku, serta memperbaiki ejaan dan memperbaiki struktur kalimatnya. Kegiatan transkripsi ini membutuhkan kesabaran, dan ketelitian karena membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyalin percakapan kedalam bentuk tulisan.

 Pada isi transkripsi pertanyaan yang di tanyakan oleh narator ditulis dengan menggunakan huruf yang di miringkan (italic) untuk memudahkan dalam membedakan antara pertanyaan dan jawaban.

5.      Pengelompokan dan Penomoran

Kaset – kaset yang sudah selesai ditranskripsi kemudian dikelompokan berdasarkan skema pengaturan arsip kaset. Pengelompokan ini disebut juga manuver. Manuver terbagi menjadi 2 :

·         Manuver kartu

Manuver ini merupakan kegiatan mengelompokan kartu identifikasi sesuai dengan skema pengaturan yang sudah ditentukan. Pengelompokan kartu ini akan memudahkan dalam memanuver fisik arsip, karena jika kartu sudah tertata dengan baik, maka manuver fisiknya akan mengikuti kartu identitasnya. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memanggil setiap item secara urut diikuti pengumpulan dan penataan sesuai dengan kronologisnya. Setelah kartu tertata dengan baik, kemudian kartu di beri nomor definitif.

·         Manuver fisik

Manuver fisik ini dilakukan setelah manuver kartu selesai, manuver fisik akan mengikuti cara atau skema dari kartu tersebut, setelah manuver kartu selesai kemudian arsip kaset ditata sesuai dengan kartu kemudian diberi nomor definitif yang sesuai dengan kartu identifikasinya.

Penomoran arsip dilakukan dengan cara mengganti nomor sementara kartu identifikasi dengan nomor definitif yang sesuai dengan skema klasifikasi yang telah ditentukan. Pemberian nomor tiap sub pokok skema dimulai dengan angka satu.  Contohnya :

Nomor urut item

AK / OH.HB.00/1

Arsip Kaset (Jenis Arsip )

Oral Histori (pokok masalah)

Sub – sub masalah

Histori Biografi ( sub pokok)

 

Arsip kaset juga diberi nomor definitif dengan memberikan label. Label diberi warna yang berbeda pada setiab sub masalah, agar mudah dideteksi apabila ada kesalahan dalam penempatan.

6.      Penataan dan Penyimpanan

Setelah arsip kaset selesai dimanuver kartu dan fisiknya , arsip siap untuk ditata. Penataannya dilakukan langsung pada rak arsip. Rak arsip yang digunakan terbuat dari plastic. Arsip kaset ditata dengan posisi landscape agar label yang berisi nomor definitifnya dapat terlihat. Setiap kaset yang berbeda sub pokok masalahnya diberi penyekat agar lebih mudah dalam penataan dan penemuan kembali.

Contohnya :

OH

HB

00

01

 

Setelah semua kaset tertata dengan rapi, kemudian arsip disimpan dalam laci yang terdapat didalam almari.

7.      Pembuatan Daftar Arsip Kaset

Kaset yang sudah selesai diolah dan telah disimpan di lemari kemudian di buatkan Daftar Koleksi Arsip (DKA). Pembuatan DKA ini berdasarkan kartu klasifikasi yang telah dimanuver sebelumnya.

Contoh Tabel DKA :

NO	TOPIK	NARATOR	INTERVIEWE	TANGGAL	TEMPAT	LOKSIM	T-SKRIP

Pengisian tabel pada DKA ini sama dengan yang ada pada kartu identifikasi, hanya saja untuk tabel NOMOR ditulis nomor definitifnya. Untuk LOKSIM merupakan lokasi simpan dari arsip tersebut,

Contohnya : A1-R1-L1

·         A1 : lemari nomor 1

·         R1 : Rak Nomor 1

·         L1 : Laci nomor 1

C.     Kesimpulan dan Saran

a.       Kesimpulan: Arsip kaset atau rekaman suara memiliki batasan media yang berbeda pada umumnya dalam media untuk arsip. Pengelolaan dalam prosedure yang kami lakukan saat praktik berdasarkan sistem yang telah dibuat dan kami melakukan sesuai prosedure yang ada. Namun pada kenyataannya dalam melakukan transkripsi kaset dapat dilakukan secara bersamaan dalam mengisi indexs interview contents yang sebelumnya melakukan langkah seleksi kaset lalu deskripsi fisik kaset pada kartu deskripsi. Dalam tahap pengelompokan dan penomoran dilakukan ketika semua transkripsi kaset sudah dilakukan, ini berfungsi agar tidak bekerja dua kali dalam langkah ini. Dan pada akhirnya penataan dan penyimpanan kaset pada tempatnya dengan bantuan daftar koleksi arsip agar penemuan kembali mudah dan cepat.

Pengelolaan arsip kaset dilakukan sesuai prosedure diatas dan pada akhirnya arsip kaset tersebut dapat berguna bagi penggunanya dalam layanan jasa kearsipan untuk menambah khasanah arsip yang ada. Pengelolaan ini juga memberikan gambaran bahwa instansi mempunyai kepedulian dalam arsip audio ini dan tidak hanya tekstual saja.

b.      Saran: Setelah kami melakukan praktik ini hal yang menjadi hambatan adalah isi dari arsip kaset itu saat dalam langkah transkripsi lalu saran kami adalah jika terdapat transkripsi yang tidak sesuai dengan Ejaan Yang Disempurnakan maka langsung saja diedit dalam kaidah yang baku, hal tersebut mempengaruhi ketika dalam langkah penulisan isi informasi kaset itu dalam bentuk deskripsi pada laporannya. Dalam melakukan pengolahan arsip kaset ini memakan cukup lama waktu di bagian transkripsi, untuk pengelompokkan dan penomoran sesuai dengan kaset yang sudah dilakukan transkripsi, jika sedikit maka cepat dan jika kaset itu banyak maka akan lama.

Untuk pengolahan arsip kaset berikutnya, sebagai pengolah arsip maka harus  dilakukan dalam mentranskripsi secara detail dan lengkap informasinya juga alat dan bahan dalam mengolah arsip ini khususnya langkah transkripsi, karena kesiapan semua itu dapat berpengaruh dalam batas akhir waktu dalam melakukan pengolahan arsip kaset ini.

Terima Kasih, Baca juga Praktikkum Arsip Foto Ya....
Link nya ...............