A.
Pengertian
Umum
a.
Pengertian
Arsip Kaset (Rekaman Suara)
Arsip rekaman
suara merupakan arsip bentuk khusus yang informasinya terekam dalam sinyal
suara dengan menggunakan sistem perekam tertentu. Rekaman suara ini ada sejak
tahun 1887 yang diciptakan oleh Thomas Alfa Edison yang disebut Phonograph.
Kemudian tahun 1920 berkembang menjadi Gramaphone bentuk piringan.Kemudian pada
tahun 1970 diperkenalkan pita magnetik yang disebut DAT (Digital Audio Tapes)
dan hingga sekarang dalam merekam suara menggunakan kaset pita.
David Roberts
menyebut media rekam informasi nonkertas dengan istilah “Records in Special
formats” yang terdiri dari arsip foto (photographs), Arsip Citra bergerak (cine
film, videotape, optical digital video disk), Sound recordings (photographic
recording, magnetic tape recording, dan optical digital recording), arsip peta
dan arsip arsitektural, gambar (drawings), ephemara (poster, leaflet, kartu
ucapan selamat, kartu pos, dan tiket), object, art works, publikasi, dan
electronic records (Roberts, 1993: 385). Dari ketiga media rekam tersebut, atau
dari dua kategori arsip kertas dan nonkertas tersebut, media rekam kertas
(paper base records) merupakan media yang paling tinggi penggunaannya baik
frekuensi maupun jumlahnya.
b.
Transkip
Kaset
Transkrip kaset
dalam prosesnya menggunakan tape recorder untuk memutar isi rekaman dari kaset
tersebut. Hasil
transkrip biasanya berbentuk teks tertulis yang berupa tulisan isi
rekaman. Hasil transkrip ini bisa bermacam-macam. Ada hasil transkrip yang
betul betul ‘apa adanya’ artinya kata perkata ditulis bahkan situasi yang
terjadi ditulis juga untuk menggambarkan situasi yang terjadi, contohnya “…
Banyak yang berpendapat ya, bahwa uang (batuk) dan kekuasaan itu eh mempunyai
pengaruh dalam apa itu namanya ehm proses hukum di Indonesia …” Atau hasil
transkrip yang menekankan isi/teks tanpa perlu menggambarkan situasi, misalnya
“… Banyak yang berpendapat bahwa uang dan kekuasaan mempunyai pengaruh dalam
proses hukum di Indonesia …”
Merekam dan mentranskripkan sebuah acara itu penting agar
setiap acara memiliki dokumentasi tertulis selain dokumentasi audio maupun
video.
Mentranskrip mirip dengan menotulensi tetapi tidak sama.
Mentranskrip bisa dilakukan kapan saja dan bisa dimana saja selama bahan untuk
ditranskrip ada. Jadi, bisa saja bahan itu bahan yang 1 tahun lalu, atau
beberapa bulan lalu.
Adanya transkip untuk arsip audio visual berguna untuk:
-
Sarana pembantu menjelaskan isi informasi arsip audio visual
saat dipinjam. Biasanya pengguna hanya meminjam transkip kaset saja, tetapi untuk
pengguna hukum hanya kaset yang asli tetapi tidak menutup kemungkinan keduanya dipakai.
-
Untuk menjaga keamanan arsip aslinya, jika ada seorang
pengguna arsip membutuhkan informasi yang terekam dalam arsip audio visual
tersebut tidak perlu membawa arsip aslinya dan petugas memberikan teks hasil
transkrip dari arsip tersebut
B.
Pelaksanaan Praktek Arsip
Audiovisual (kaset)
a.
Alat dan Sarana
-
Indeks interview :
kartu yang berisikan isi topik wawancara, nama narator, kode atau nomor kaset
dan subjek-subjek utama wawancara dengan menunjuk waktu. Pembuatan indeks
interview deng cara mendengarkan isi dari wawancara tersebut kemudian dicatat
pokok-pokok masalahnya. Setelah diketahui isi pokok masalahnya dicatat durasi
waktu dari setiap subjeknya.
-
Kartu identifikasi:
kartu yang berisi tentang isi konteks arsip kaset itu sendiri untuk memudahkan
dalam penataannya.
-
Skema klasifikasi arsip
audio Visual: berupa daftar kode klasifikasi arsip audio visual. Skema tersebut
merupakan daftar kalsifikasi informasi asrip audio visual secara internasional.
-
Tape recorder :
merupakan alat yang digunakan dalam proses transkripsi kaset. Dimana informasi
yang ada di dalam kaset didengarkan kemudian
dipindahkan ke dalam media kertas.
-
Label : tanda yang terbuat dari kertas yang dipasang
dilidah guide dan dikaset yang dimana dilabel tersebut berisikan kode arsip
kaset yang sudah ditentukan.
-
Guide : alat yang
terbuat dari plastik/mika yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas deretan
kaset. Jadi di dalam penataan kasetnya diberi pembatas sesuai kode arsip kaset
agar mudah saat ditata. Masing-masing guide bisa dibuat berbeda warna untuk
mengetahui antar guide pertama, kedua dan ketiga. Dan masing-masing guide
terdapat lidah guide.
-
Laci : laci digunakan
untuk penataan kaset yang sudah diberi nomor atau kode arsip kaset yang telah
ditentukan.
-
Rak almari : Adalah
alat yang digunakan untuk menyimpan laci yang berisikan kaset yang sudah
ditata. Dan dalam penatatan arsip kaset di almari juga tidak boleh sembarangan.
Karena dialmari juga dikasih kode rak berapa arsip tersebut disimpan agar mudah
saat penemuan kembali.
-
Daftar koleksi arsip:
buku yang berisi tentang daftar koleksi arsip yang disimpan. Buku tersebut
berguna sebagai sarana temu balik arsip yang akan diperlukan.
b.
Prosedur Pelaksanaan Praktik Arsip
Audio Visual
1.
Seleksi
Seleksi merupakan kegiatan memisahkan arsip kaset /
rekaman suara yang akan diolah dan yang tidak akan diolah. Seleksi ini meliputi
seleksi fisik. Seleksi fisik ini dilakukan dengan melihat bentuk fisik kaset.
Selain itu juga kaset yang isi rekamannya tidak jelas tidak akan diolah.
2.
Identifikasi
Identifikasi adalah proses pendataan arsip, meliputi :
·
Pendataan informasi arsip (intellectual handling).
Pendataan informasi arsip
diketahui dengan cara mendengarkan isi rekaman dari arsip tersebut.
·
Pendataan fisik arsip (technical handling)
Pendataan fisik arsip ini
diketahui dengan cara melihat fisik arsip.
Contoh kartu identifikasi :
No.
Definitif :
No.
Sementara :
A. Intelektual
Handling
Subjek / Topik :
Narator :
Interviewee :
Tempat :
Tanggal :
Durasi :
B. Technical
Handling
Vendor :
Type :
Volume :
|
Keterangan :
·
No Definitif : Pada nomor
definitif diisi untuk yang terakhir setelah arsip kaset siap untuk disimpan.
·
No Sementara : Nomor ini
diisi dengan nama kelompok dan inisial nama pendeskripsi. Inisial nama ini
harus diketahui oleh semua anggota agar tidak ada kesamaan dalam penggunaan
inisial.
·
Inisial nama pendeskripsi
|
Contohnya
: AI / UH
·
Subjek/Topik : berisi tentang
isi arsip kaset secara garis besar, terkadang pada kaset topic sudah tertulis
di covernya.
·
Narator : berisi nama
pewawancara, apabila pewawancara lebih dari dua orang maka ditulis “dkk”.
Contohnya : Uswatun Hasanah, dkk.
·
Interviewee : berisi nama
narasumber yang di wawancarai
·
Tempat : berisi tempat
dilakukannya wawancara
·
Tanggal : berisikan tanggal
saat wawancara berlangsung
·
Durasi : berisi total waktu
wawancara
·
Vendor : berisi merk dari
arsip kaset, ada 2 merk kaset yang biasa dipakai yakni Sony dan BASF.
·
Type : berisi durasi putar
kaset, terdiri dari tipe C90 atau C60
·
Volume : berisi tentang seri
kaset yang saling berhubungan, karena masih membicarakan topik yang sama namun
sudah berbeda kaset
3.
Indeks
Interview Content
Indeks
interview content merupakan tabel yang berisi
topik rekaman, narator, dan narasumber, nomor kaset serta waktu yang
menjelaskan tentang pokok subyek utama pada wawancara. Indeks Interview Content dipasang sebagai cover arsip kaset, hal
ini akan sangat membantu dalam penemuan kembali informasi yang terdapat didalam
rekaman tersebut.
Indeks
Interview Content dibuat dengan cara
mendengarkan kaset dan menyimpulkan setiap kesatuan subyek pada rekaman dan
mencatat durasi waktunya dari setiap satuan subyek tersebut.
Berikut
adalah contoh tabel Indeks Interview Content :
Topik :
Narator :
Interviewee :
|
NO :
|
Side A
|
Side B
|
|
|
|
4.
Transkripsi
Pada
tahap ini, Arsip kaset diputar menggunakan tape recorder yang kemudian
didengarkan dan dituangkan dalam bentuk tulisan. Proses transkripsi ini tidak
hanya memindahkan isi rekaman dalam bentuk tulisan melainkan juga harus
melakukan penjelasan istilah – istilah yang tidak
menggunakan bahasa baku, serta memperbaiki ejaan dan memperbaiki struktur
kalimatnya. Kegiatan transkripsi ini membutuhkan kesabaran, dan ketelitian
karena membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menyalin percakapan kedalam
bentuk tulisan.
Pada isi transkripsi pertanyaan yang di
tanyakan oleh narator ditulis dengan menggunakan huruf yang di miringkan (italic) untuk memudahkan dalam
membedakan antara pertanyaan dan jawaban.
5.
Pengelompokan
dan Penomoran
Kaset – kaset yang sudah
selesai ditranskripsi kemudian dikelompokan berdasarkan skema pengaturan arsip
kaset. Pengelompokan ini disebut juga manuver. Manuver terbagi menjadi 2 :
·
Manuver kartu
Manuver ini merupakan
kegiatan mengelompokan kartu identifikasi sesuai dengan skema pengaturan yang
sudah ditentukan. Pengelompokan kartu ini akan memudahkan dalam memanuver fisik
arsip, karena jika kartu sudah tertata dengan baik, maka manuver fisiknya akan
mengikuti kartu identitasnya. Kegiatan ini dilakukan dengan cara memanggil
setiap item secara urut diikuti pengumpulan dan penataan sesuai dengan kronologisnya.
Setelah kartu tertata dengan baik, kemudian kartu di beri nomor definitif.
·
Manuver fisik
Manuver fisik ini dilakukan
setelah manuver kartu selesai, manuver fisik akan mengikuti cara atau skema
dari kartu tersebut, setelah manuver kartu selesai kemudian arsip kaset ditata
sesuai dengan kartu kemudian diberi nomor definitif yang
sesuai dengan kartu identifikasinya.
Penomoran arsip dilakukan
dengan cara mengganti nomor sementara kartu identifikasi dengan nomor definitif
yang sesuai dengan skema klasifikasi yang telah ditentukan. Pemberian nomor
tiap sub pokok skema dimulai dengan angka satu.
Contohnya :
Arsip Kaset (Jenis Arsip )
|
Oral Histori (pokok masalah)
|
Histori Biografi ( sub pokok)
|
Arsip kaset juga diberi nomor
definitif dengan memberikan label. Label diberi warna yang berbeda pada setiab
sub masalah, agar mudah dideteksi apabila ada kesalahan dalam penempatan.
6.
Penataan
dan Penyimpanan
Setelah arsip kaset selesai dimanuver
kartu dan fisiknya , arsip siap untuk ditata. Penataannya dilakukan langsung
pada rak arsip. Rak arsip yang digunakan terbuat dari plastic. Arsip kaset
ditata dengan posisi landscape agar label yang berisi nomor definitifnya dapat terlihat. Setiap kaset yang
berbeda sub pokok masalahnya diberi penyekat agar lebih mudah dalam penataan
dan penemuan kembali.
Contohnya
:
Setelah semua kaset tertata dengan rapi, kemudian arsip disimpan
dalam laci yang terdapat didalam almari.
7.
Pembuatan
Daftar Arsip Kaset
Kaset
yang sudah selesai diolah dan telah disimpan di lemari kemudian di buatkan
Daftar Koleksi Arsip (DKA). Pembuatan DKA ini berdasarkan kartu klasifikasi
yang telah dimanuver sebelumnya.
Contoh Tabel DKA :
NO
|
TOPIK
|
NARATOR
|
INTERVIEWE
|
TANGGAL
|
TEMPAT
|
LOKSIM
|
T-SKRIP
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Pengisian tabel pada DKA ini
sama dengan yang ada pada kartu identifikasi, hanya saja untuk tabel NOMOR
ditulis nomor definitifnya. Untuk LOKSIM merupakan lokasi simpan dari arsip
tersebut,
Contohnya : A1-R1-L1
·
A1 : lemari nomor 1
·
R1 : Rak Nomor 1
·
L1 : Laci nomor 1
C. Kesimpulan dan Saran
a.
Kesimpulan: Arsip kaset atau rekaman suara memiliki
batasan media yang berbeda pada umumnya dalam media untuk arsip. Pengelolaan
dalam prosedure yang kami lakukan saat praktik berdasarkan sistem yang telah
dibuat dan kami melakukan sesuai prosedure yang ada. Namun pada kenyataannya
dalam melakukan transkripsi kaset dapat dilakukan secara bersamaan dalam
mengisi indexs interview contents
yang sebelumnya melakukan langkah seleksi kaset lalu deskripsi fisik kaset pada
kartu deskripsi. Dalam tahap pengelompokan dan penomoran dilakukan ketika semua
transkripsi kaset sudah dilakukan, ini berfungsi agar tidak bekerja dua kali
dalam langkah ini. Dan pada akhirnya penataan dan penyimpanan kaset pada
tempatnya dengan bantuan daftar koleksi arsip agar penemuan kembali mudah dan
cepat.
Pengelolaan arsip kaset dilakukan
sesuai prosedure diatas dan pada akhirnya arsip kaset tersebut dapat berguna
bagi penggunanya dalam layanan jasa kearsipan untuk menambah khasanah arsip
yang ada. Pengelolaan ini juga memberikan gambaran bahwa instansi mempunyai
kepedulian dalam arsip audio ini dan tidak hanya tekstual saja.
b.
Saran: Setelah kami melakukan praktik ini hal yang
menjadi hambatan adalah isi dari arsip kaset itu saat dalam langkah transkripsi
lalu saran kami adalah jika terdapat transkripsi yang tidak sesuai dengan Ejaan
Yang Disempurnakan maka langsung saja diedit dalam kaidah yang baku, hal
tersebut mempengaruhi ketika dalam langkah penulisan isi informasi kaset itu
dalam bentuk deskripsi pada laporannya. Dalam melakukan pengolahan arsip kaset
ini memakan cukup lama waktu di bagian transkripsi, untuk pengelompokkan dan
penomoran sesuai dengan kaset yang sudah dilakukan transkripsi, jika sedikit
maka cepat dan jika kaset itu banyak maka akan lama.
Untuk pengolahan arsip kaset berikutnya, sebagai pengolah
arsip maka harus dilakukan dalam
mentranskripsi secara detail dan lengkap informasinya juga alat dan bahan dalam
mengolah arsip ini khususnya langkah transkripsi, karena kesiapan semua itu
dapat berpengaruh dalam batas akhir waktu dalam melakukan pengolahan arsip
kaset ini.
