Peralatan penyimpanan digolongkan menjadi peralatan manual, mekanis, dan otomatis. Peralatan penyimpanan manual menyediakan ruang penyimpanan untuk dokumen, sehinngga pemakai harus menuju ke berkas untuk menyimpan atau mengambil dokumen. Perlengkapan penyimpanan meliputi:
1. Spindle File
1. Spindle File
Ditemukan abad 16, berupa jarum besar atau paku menganga ke atas yang ditancapkan pada papan atau kertas tebal. Sampai sekarang alat ini masih digunakan untuk menyimpan catatan, bon, rekening, dan dokumen kecil lainnya.
2. Vertical Filing Cabinet
Mulai digunakan sejak tahun 1800-an. Dokumen kertas pada mulanya disimpan mendatar, apabila bertambah banyak maka disusun menurut abjad dan ditegakkan. Vertical Filing atau peralatan tegak adalah jenis yang umum dipergunakan dalam kegiatan pengurusan arsip. Jenis ini sering disebut dengan filing cabinet (almari arsip). Yang standar terdiri dari 2-6 laci. Ada dua macam almari arsip, yaitu:
- Almari arsip untuk diisi dengan folder biasa
- Almari arsip untuk folder gantung yang mempunyai tempat untuk gantungan folder
3. Open Self File
Berupa jajaran dokumen yang dilakukan pada lemari terbuka. Dokumen dapat diakses dari samping. Umumnya memiliki lebar antara 78-110 cm, dengan jumlah deretan bertingkat antara 2-8 tingkat. Dokumen disimpan dalam folder agar pencarian dokumen lebih cepat.
4. Lateral Files
Penyimpanan dokumen dari samping secara horisontal. File ini lebih menghemat daripada filing cabinet.
5. Unit Box Lateral File
Menggunakan rancangan kotak khusus yang dapat digantung pada rel yang ditempelkan pada tiang sepanjang rel. Setiap kotak mampu memuat dokumen setebal 10 cm yang tergantung agak miring untuk mempercepat rujukan, sehingga tidak perlu mengambil folder sebelum menyimpan dan pencarian dokumen. Umumnya rak ini lebih tinggi dari rak terbuka.
6. Card File
Menyimpan stok kartu yang dijajarkan dalam berbagai ukuran sehingga pemakai dapat menggunakannya sebagai referensi informasi yang dibutuhkan (hampir mirip dengan yang digunakan pada perpustakaan), seperti catatan kegiatan (seperti bon dan tagihan).
7. Penyekat
Merupakan lembaran yang dapat dibuat dari karton atau tripleks yang digunakan sebagai pembatas dari arsip-arsip yang disimpan. Pada penyekat ini ditempelkan label berisikan kata tangkap sebagai penujuk sesuai dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan.
8. Penunjuk (guide)
Mempunyai fungsi seperti sebagai tanda untuk membimbing dan melihat cepat kepada tempat-tempat yang diinginkan di dalam file. Penunjuk terdiri dari tempat label yang menjorok ke atas dibuat dalam berbagai bentuk, yang disebut tonjolan.
9. Kata Tangkap
Judul yang terdapat pada tonjolan disebut kata tangkap. Untuk membuat kata tangkap baik berupa huruf, abjad, nama maupun subjek haruslah dibuat seiungkat mungkin sehingga dapat dibaca dengan mudah dan cepat.
10. Label
Yaitu sejenis stiker yang dipakai untuk membuat kode kemudian stiker itu ditempelkan pada bagian-bagian tertentu.
Kesimpulan: 10 alat...
Terima Kasih
Baca juga yang lain...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
komentari ya.....