A. Pendahuluan
Indonesia merupakan negara
berkembang yang memiliki cita-cita menjadi negara maju. Salah satu indikator
yang dapat dipandang dari sudut kepemerintahan dan teknologi adalah memiliki kepemerintahan
yang baik dan terdapat pandangan mengenai teknologi informasi itu sangat
penting untuk menjalankan operasional kegiatan organisasi atau instansi di
dalam elemen negara. Kegiatan itu selalu berkaitan dengan kefektifan dan keefesiensian
dalam mewujudkan organisasi yang baik.
Istilah
yang sering disebut dalam kepemerintahan adalah tata kelola kepemerintahan.
Tata kelola kepemerintahan yang baik dapat dibangun dari berbagai bidang.
Secara umum bidang yang berkaitan dengan pengelolaannya adalah birokrasi.
Birokrasi di kepemerintahan Indonesia belum memiliki reformasi yang berarti.
Reformasi yang dimaksud dengan judul adalah reformasi berkaitan dengan arsip
tekstual yang sekarang sedang proses alih media ke penggunaan arsip elektronik.
Namun dalam birokrasi kepemerintahan secara sendirinya berpengertian sebagai pelayanan
pemerintah dari meja ke meja. Birokrasi kepemerintahan yang bersih adalah
pelayanan yang diberikan itu mudah diakses oleh siapa saja dan terbuka.
Penyusutan
arsip elektronik diangkat menjadi masalah ini karena dalam kegiatannya di
Indonesia masih jarang dilakukan. Kaitannya dengan birokrasi ini, pemerintah
belum memiliki landasan kuat untuk mengatur itu. Pengertian penyusutan arsip adalah
kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan cara pemindahan arsip inaktif dari
unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai
guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan. sedangkan arsip
elektronik adalah rekaman kegiatan yang berisi informasi dalam media
elektronik. Jadi penyusutan arsip elektronik adalah kegiatan pengurangan jumlah
arsip elektrnoik dari unit pengolah ke unit kearsipan dan dari unit kearsipan
ke lembaga kearsipan. Proses penyusutan arsip elektronik memungkinkan masalah
yang ada dalam penyusutan dapat diatasi dengan memandang good governance menjadi acuannya.
B.
Arti
Penting Penyusutan
Penyusutan
memiliki arti penting bagi instansi. Arti penting ini untuk mengurangi arsip
yang tersimpan di instansi tersebut. Penyusutan merupakan kegiatan pengurangan
arsip dari aktif menjadi inaktif dan dari inaktif menjadi statis. Penyusutan
dapat dilakukan di unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkunagan instansi
dan dari unit kearsipan ke lembaga kearsipan, tergantung pada situasi arsip
yang sedang disusutkan.
Kegiatan
ini memiliki peran penting dalam kepemerintahan yang baik untuk membuat
birokrasi menjadi baik, karena penyusutan berarti mengurangi dan mengurangi itu
juga membuat teknis di lapangan mengenai pelayanan kepada masyarakat menjadi
mudah, seperti pada kasus permintaan pencarian arsip berikut mengenai laporan
tahunan organisasi tahun 2000 yang tersimpan di unit kearsipan, pengguna
meminta arsip tersebut dan arsip tersebut dapat ditemukan seketika di unit
kearsipan karena arsip tersebut sudah disusutkan dari unt pengolah ke unit
kearsipan. Penyusustan ini memberikan kemudahan bagi pengelola dan pengguna,
karena dengan cepatnya arsip tersebut ditemukan. Birokrasi di lapangan mengenai
prosedur permintaan akses arsip ini menjadi mudah dan transparan karena
pelayanan menjadi mudah terhadap arsip yang dicari setelah dilakukan pencarian.
Penyusutan
arsip elektronik yang berbasiskan data elektronik memang hampir berbeda dengan
penyusutan arsip tekstual. Penyusutan ini tidak hanya berdasarkan jadwal
retensi arsip yang ada tetapi juga berdasarkan dengan nilai guna yang
terkandung di dalam arsip tersebut. Nilai guna yang demikian itu seperti nilai
guna administrasi, nilai guna penelitian, nilai guna hukum dan nilai guna
pemeriksaan.
Nilai
guna administrasi berkaitan dengan fungsi adanya penyusutan bermaanfaat untuk
tidak adanya pencampuran arsip antara arsip aktif dan inaktif demikian pula dengan arsip penting dan arsip
yang tidak bernilai penting dapat terpisahkan, pencarian arsip dapat lebih
cepat dilaksanakan, biaya dapat lebih dihemat karena arsip yang dicari sudah
disusutkan, arsip aktif akan lebih longgar sehingga arsip aktif yang sedang
diproses/digunakan dapat ditampung, untuk menampung kelangsungan hidup arsip
inaktif dan masih berguna untuk kegiatan dikemudian hari, arsip yang bernialai
guna permanen dapat dilaksanakan dengan baik, dan persipan penyerahan arsip
inaktif yang berubah ke arsip statis kepada lembaga kearsipan akan mudah dapat
terlaksana. Nilai guna penelitian untuk kalangan peneliti dan bidang
pendidikan. Nilai guna hukum untuk pembuktian di muka hukum. Nilai guna
pemeriksaan menyangkut kegiatan pengawasan di bidang keuangan, perpajakan dan
sebagainya. Nilai guna penunjang untuk menunjang kegiatan-kegiatan yang ada.
Arti
penting penyusutan selain untuk nilai guna yang sudah dijelaskan sebelumnya,
penyusutan dalam arsip elektronik juga memiliki arti penting di berbagai
bidang, yaitu: dalam peralatan yang digunakan, sumber daya manusia yang
mengolah arsip elektronik, kefektifan waktu untuk mengakses, kemudahan dalam
melakukan pencarian. Dari manfaat itu, penyusutan bidang arsip elektronik bisa
menjadi daya dukung untuk kepemerintahan yang baik serta dapat membuat
pelayanan instansi kepada pengguna menjadi mudah dan transparan.
C.
Masalah-Masalah
Penyusutan Arsip Elektronik
Penyusutan
arsip elektronik memiliki beberapa masalah yang sekarang dihadapi.
Masalah-masalah arsip elektronik dapat dilihat dari berbagai sudut,
diantaranya:
a. Masalah
dari segi sumber daya manusia. Arsip elektronik mempunyai spesifik khusus,
berbeda dengan arsip kertas/tekstrual dan arsip bentuk khusus. Arsip elektronik
bermediakan komputer dan basis data serta meta data. Sumber daya manusia yang
diperlukan harus mengerti dalam pengoperasian arsip elektronik berikut dengan
masalah-masalah yang sering timbul dalam pengoperasiannya. SDM yang tepat untuk
pemecahan masalah ini adalah SDM yang sudah mengerti betul mengenai aplikasi
arsip elektronik. Aplikasi yang dituju berupa pengalaman SDM yang sudah
mengerti mengenai pengoperasian arsip elektronik ini. SDM terbut juga harus
sudah pernah melakukan training center yang
bisa dibuktikan dengan sertifikat dan uji kelayakan dalam bidang arsip
elektronik. Terlebih lagi untuk SDM penyusutan arsip elektronik.
b. Definisi
arsip elektronik yang berbeda menjadi masalah utama karena sifat elektronik
yang dinamis dan mengikuti perkembangan zaman menjadi kendala utama. Pada
dasarnya persamaan persepsi dalam satu instansi menjadi solusi utama pemecahan
masalah ini karena jika satu paham dalam definisi arsip elektronik menjadi
mudah untuk melakukan tindakan selanjutnya.
c. Logistik
pengoperasian. Logistik yang termasuk kedalamnya adalah peralatan dan
perlengkapan kegiatan merupakan hal terpenting dalam melakukan pengelolaan
arsip elektronik. Logistik yang terjadi sekarang selalu berubah dari waktu ke
waktu oleh karena itu anggaran yang terjadi semakain berubah. Seperti halnya
contoh mengenai penyusutan arsip elektronik untuk elektronik media database
berbeda dengan elektronik word atau pdf. Namun secara standar internasioanal,
kode akhiran untuk format data diseragamkan untuk kemudahan alat pembacanya.
Dari
ketiga pokok masalah tersebut selalu terjadi perkembangan masalah yang ada
didalamnya, sehingga pokok utama untuk mengatasinya bisa diandalkan sumber daya
manusia yang tepat dan ahli. SDM menjadi pokok utama karena sistem dibuat oleh
SDM itu dan perancangan disesuaikan dengan kemampuan SDM sesuai dengan
penyusutan arsip elektronik yang berlaku di Indonesia.
D.
Perspektif
Good Governance
Pemerintahan
yang baik ditandai dengan kemudahan akses dan kemudahan pelayanan organisasi ke
dalam dan ke luar serta transparansi dalam kegiatannya. Masalah penyusutan
arsip elektronik adalah karena terjadi kekurangan sumber daya manusia dan ilmu
pengetahuan mengenai arsip elektrnoik sedangkan untuk penyusutan arsip tekstual
sudah cukup dapat diatasi. Pemerintah yang baik melihat masalah ini adalah
pacuan untuk menjadi lebih baik dan bisa dalam menghadapi tantangan global yang
sudah berkembang di Indonesia.
Pemerintah
sedang gencar-gencarnya dalam sosialisasi teknologi dan pemanfaatan elektronik
dalam segala bentuk pelayanan, seperti contohnya e-KTP namun dalam jangka
panjangnya terdapat beberapa masalah yang terjadi, diantaranya adalah ketika
penyusutan arsip elektronik menjadi masalah. Penyusutan arsip elektronik
sebenarnya dapat diatasi secara dini dengan cara membuat aturan yang melandasi
didalamnya mengenai itu sebelum dijalankan program tersebut, hasilnya adalah
instansi dapat melakukan aplikasi manajemen kearsipan secara utuh, dari
penciptaan program arsip elektronik, penggunaan, penyusutan hingga program arsip
tersebut menjadi layanan yang tepat, transparan dan mudah bagi pengguna.
Penyusutan
arsip elektronik menjadi salah satu pentingnya untuk menuju pemerintahan yang good governance adalah karena
transparansinya isi informasi yang disusutkan kepada pengelola di unit
kearsipan dan unit yang berhubungan dengan masalah tersebut. Kepada pengguna
arsip elektronik yang dprioritaskan adalah keteraturan arsip dan penting untuk menjadi
kebutuhan yang mendesak di era zaman yang canggih ini. Good
governance menjadi salah satu indikator terhadap manajemen kearsipan khususnya
penyusutan arsip elektronik. Dengan adanya pemerintahan yang baik maka segala
upaya dalam melakukan program penyusutan arsip elektronik dapat terbaiki dan
kepada pengguna menjadi lebih mudah dalam mengakses arsip elektronik. Kemudahan
akses elektronik ini juga dibersamakan dengan program pemerintah elektronik
lainnya seperti program indonesia terkoneksi. Jika sudah terkoneksi di seluruh
indonesia maka akses untuk arsip elektronik menjadi mudah dan transparansi bagi
kegiatan yang perlu dipublikasikan ke pengguna.
E.
Kesimpulan
Arsip
elektronik berbasiskan data dan komputer sedangkan penyusutan adalah program
pengurangan jumlah arsip. Untuk metode penyusutan arsip elektronik sebaiknya
melakukan dengan penuh pertimbangan dan pemikiran yang benar serta melihat
banyak aspek didalamnya karena arsip ini berbeda dengan arsip tekstual. Banyak
elemen yang terjadi dialamnya yang saling keterkaitan. Namun pentingnya untuk
melakukan penyusutan ini adalah sangat perlu dan mendesak dikarenakan proses
teknologi informasi yang perkembanganya dalam hitungan menit atau perjam sekali
membuat pengelola kearsipan khususnya konteks penyusutan menjadi sangat urgensi.
Keterkaitannya
dengan perspektif good governance
adalah penyusutan arsip elektronik dipandang perlu untuk membuat pemerintah
menjadi good governance dilihat dari
segi kearsipannya dengan bantuan program penyusutan arsip elektronik baik itu
perencanaan jangka panjang dan perencanaan jangka pendek yang dibersamakan saat
program berkaitan kearsipan elektronik direncanakan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
komentari ya.....