Mengapa sarana penataan berkas harus memenuhi kaidah keamanan dan keselamatan arsip?

JAWAB

Keamanan dan kesalamatan arsip sangat diperlukan karena tidak hanya sebagai salah satu pokok dalam upaya pencegahan/penanggulangan suatu kejadian terhadap arsip namun juga sebagai fungsi dalam membuat arsip tersebut dapat selalu digunakan dengan kriteria aman dan selamat serta berpengaruh kepada kelancaran organisasi yang akhirnya dapat menyajikan pelayanan kepada pimpinan secara cepat dan tepat. Maksud dari sarana tersebut adalah harus sudah memenuhi standar operasional prosedur dalam konteks penataan berkas yang meliputi sistem dan alat yang digunakannya.
Bagaimanakah kaidah yang aman dan selamat dalam sarana penataan berkas? Selain sudah SOP, sarana penataan berkas ini juga sudah digunakan secara berkala dan sesuai dengan sistem pemberkasan yang digunakan oleh organisasi. Sarana penataan berkas juga sudah mengalami pengevaluasian sebagai tahap pernah terpakai dan jika terjadi kesalahan dapat segera diatasi oleh karena tahapan ini.

Berikut sarana penataan berkas yang meliputi:
1. pola klasifikasi
Pola ini sangat dibutuhkan oleh setiap organisasi karena selain dapat mengatur alur masuk dan keluar arsip namun juga dapat digunakan untuk menjaga kerahasian arsip tersebut. Pola klasifikasi ini juga berfungsi sebagai menunjang administrasi yang terjadi dalam organisasi.
2. indeks
Sarana ini masih dalam keamanan dan kesalamatan arsip dalam isinya atau kaidah keamannya dapat dilihat dari isinya.
3. lembar tunjuk silang
Lembar yang dipergunakan untuk memberikan petunjuk adanya arsip yang memiliki lebih dari satu masalah arsip yang sebagai petunjuk adanya hubungan dengan arsip yang lain. Dimungkinkan dengan lembar ini arsip yang berkaitan lebih rahasia atau penting dapat dicegah untuk dibuka.
4. folder berkas
Folder berkas adalah sarana untuk menyimpan arsip sehingga arsip dapat dihimpun dalam satu wadah, folder mempunyai tab untuk mencantumkan kode masalah dan indeks yang merupakan judul berkas. Folder berkas ini menjadi satu lapisan untuk melapisi fisik arsip dan membuat keamanan sebelum dibuka jika pengguna membaca judul folder berkas.
5. sekat
Sekat adalah alat bantu penataan berkas yang terdiri pokok masalah, sub masaiah dan sub -sub masalah sebagai petunjuk letak penyimpanan berkas sehingga memudahkan penemuan berkas.
6. filling cabinet
Filling cabinet adalah tempat untuk menyimpan arsip yang dibuat dari bahan metal yang memiliki 4 laci atau lebih. Filling cabinet ini sanagat berguna dalam keadaan yang berbahaya, seperti kebakaran, di dalam filling cabinet arsip masih dapat terjaga oleh karena alat ini terbuat dari metal yang tahan api. Untuk masalah keamanan di filling cabinet biasanya sudah tersedia kunci untuk pengamanan.

Kesimpulan: Sarana penataan berkas diwajibkan untuk dapat memenuhi kaidah dan kesalamatan arsip dapat dilihat dari bentuk fisik dan dalam arsip. Untuk bentuk dalamnya dapat digunakan pola klasifikasi, indeks dan lembar tunjuk silang yang memang khusus untuk arsip tersebut. Untuk fisik, perlindungan dari luar dapat digunakan alat yang memang sudah teruji fungsinya dan mudah digunakan, seperti filling cabinet.