Cara menyusun berkas hasil korespondensi, secara umum saja,..

Cara penyusunan berkas atau metode dalam pemberkasan

      Setiap organisasi mempunyai kegiatan yang selalu menghasilkan dan menerima berkas dan berkas tersebut tidak hanya didiamkan saja tetapi sering sekali dipergunakan untuk mendukung kegiatan berikutnya dan pertanggung jawaban kegiatan yang lampau. Oleh larena itu organisasi membutuhkan penyusunan yang berguna untuk menindaklanjuti berkas yang ada. Penyusunan ini juga membutuhkan penyimpanan sebagai tahap selanjutnya, kedua tahap tersebut membutuhkan sistem. Sistem ini berguna untuk mempermudah melakukan pekerjaan penyusunan berkas. Cara penyusunan berkas dapat menggunakan sistem angka, huruf, kombinasi angka dan huruf untuk identifikasi berkas.

        Terdapat beberapa pandangan tentang macam metode pemberkasan, Seperti Kennedy (1998:169-171) menyatakan secara garis besar pemberkasan menggunakan sistem numerik dan sistem abjad. Sulistyo (1999:93) menyatakan terdapat sistem utama pemberkasan rekod, yaitu abjad numerik klasifikasi, kronologis dan warna. Menurut Gunarto (1991:19), Ann Bennick (1989) dalam ARMA, dan Martono (1990:22) dari metode pemberkasan yang ada secara garis besar pemberkasan digolongkan ke dalam tiga jenis yaitu sistem numerik/angka, sistem abjad dan sistem subyek.

     Sistem diatas adalah sistem yang digunakan untuk berkas konvensional/kertas namun masa sekarang sudah banyak organisasi yang meggunakan sistem pemberkasan secara elektronik. Agus Sugiarto (2005:122) mengatakan ’dengan menggunakan media elektronik diharapkan akan membantu pihak pengelola arsip untuk dapat mengelola dokumen dengan baik dalam hal penyimpanan, pengolahan, pendistribusian, dan perawatan dokumen. Lebih lanjut Agus Sugiarto (2005:123) mengatakan penggunaan media elektronik dalam pengelolaan arsip inilah yang sering disebut dengan sistem pengarsipan elektronik yang berbasiskan dengan penggunaan komputer.

    Lalu sistem yang banyak digunakan untuk menyusun berkas hasil korespondensi adalah sistem abjad, subyek, geografis, nomor, dan kronologis. Susunan abjad masih dapat diperluas lagi menurut abjad nama, abjad geografi dan abjad subyek. Beberapa sistem dapat dikombinasikan menjadi sistem campuran, misalnya abjad dengan numerik dikenal sebagai sistem alfanumerik atau abjad geografi ditambah dengan abjad nama orang ataupun abjad dikombinasikan dengan warna. (Sulistyo Basuki, 2003:75).

Berikut penjelasan mengenai sistem pemberkasan:

a. sistem Numerik

Sistem ini menggunakan nomor, yang biasanya digunakan dari urutan nomot terkecil hingga terbesar

b. sistem Abjad

Sistem ini merupakan sistem atas dasar abjad, yaitu dengan menggunakan urutan abjad nama orang, organisasi, dan nama subyek.

c. sistem Subyek

Sistem ini sering digunakan dalam berkas hasil korespondensi (surat dan sejenisnya),

d. sistem Geografis

Sistem ini menggunakan sistem dengan nama geografis/wilayah yang berkaitan dengan berkas tersebut.

e. sistem Kronologis.

Sistem yang menggunakan urutan waktu secara terperinci dan tanggal digunakan utnuk mengurutkan berkas.

Adapun langkah-langkah dalam pemberkasan:

1. pemeriksaan

Tahap ini digunakan untuk mengetahui kondisi arsip, kelengkapan, dan keterkaitan dengan arsip lainnya.

2. penyortiran

Penyortiran dilakukan untuk memilah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip yang lain.

3. penentuan indeks

Penentuan indeks dilakukan untuk menentukan nama jenis arsip atau kata tangkap (caption) atau kata kunci (keyword) sesuai dengan isi arsip. Indeks dapat berupa nama orang, organisasi, nama wilayah, nama benda, nomor, dan subjek atau masalah

4. penentuan kode

Penentuan kode dilakukan berdasarkan kelompok subjek, sub subjek, dan sub-sub subjek berupa gabungan huruf dan angka Penentuan kode disini maksudnya adalah penentuan kode klasifikasi.

5. pembuatan label

Pembuatan label sebagai tanda penunjuk/identitas. Pembuatan label dilaksanakan pada sekat penunjuk (guide), folder/map, dan peralatan penyimpanan lainnya.

6. pembuatan tunjuk silang

Pembuatan tunjuk silang dilaksanakan untuk menghubungkan berkas yang satu dengan berkas lain yang memiliki keterkaitan informasi.

7. penempatan arsip

Tahapan ini adalah tahap terakhir untuk menetukan tempat simpan arsip. Penempatan dapat dilakukan sesuai subjek arsip dan lokasinya.

bagi yang mempunyai pengertian beda bisa kok di komentari.., Thanks.

Baca juga Artikel yang lainnya.
Terima Kasih