Prinsip menyimpan arsip tidak per item, WHY?

Menyimpan arsip atau sering lebih di kenal dengan memberkaskan arsip. Pengertian dari pemberkasan adalah suatu tugas yang penting dalam organisasi yang bertujuan untuk mengatur dan menyusun arsip dalam sistem yang sudah diterapkan dengan metode-metode yang mudah digunakan, serta menyimpan dan merawat arsip secara tepat dalam hal anggaran dan keamanannya. Sistem ini digunakan secara sistematis sehingga arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah dan cepat.
Filing system menurut Kennedy (1998) adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali informasi yang terdiri dari aspek sistem seperti : lokasi fisik, metode klasifikasi dan pengideksan, pengaturan dan penataan berkas, prosedur pemberkasan, peralatan dan perlengkapan, pelacakan berkas, teknologi yang digunakan dalam implementasi sistem.
Sementara itu filing system, ICA mendefinisikan sebagai suatu rencana klasifikasi untuk pengaturan fisik rekod, penyimpanan dan penemuan kembali file, biasanya diidentifikasi dengan simbol yang menggunakan abjad, nomer atau kombinasi.
Prinsip penyimpanannya dalam pemberkasan dibagi dalam tiga teknik, yaitu; seri, rubrik, dan dosir. Masing-masing mempunyai pengertian sendiri-sendiri dan arsip tidak dimungkinkan bisa disimpan sendiri/per item.
Bagaimanakah yang terjadi jika disimpan per item? Arsip menjadi sulit susah dicari dan terjadi kekacauan administrasi kemudian memboroskan anggaran dan terutama tidak efektif dan efisien dalam lingkup pengelolaan kearsipan.
Jadi arsip harus di simpan dalam ke tiga teknik tersebut. Prinsip tersebut membuat pengelola menjadi mudah dan sederhana dalam memberkaskan arsip. Bagaimana keuntungannya jika disimpan dalam ketiga teknik tersebut? Arsip dapat dengan mudah untuk diketemukan karena sudah memiliki sistem pemberkasan didalamnya, lalu untuk mendukung tersebut harus sepakat dalam pengelolaan arsip didalam satu organisasi, artinya tidak terjadi sistem penyimpanan yang ganda.
Prinsip penyimpanan tersebut membuat pekerjaan pengolah kearsipan menjadi mudah dan intinya di pelayanan temu balik arsip menjadi cepat dan mudah.