Software Aplikasi Arsip

Software CDS/ISIS Versi Windows

     Software CDS/ISIS merupakan program gratis dari UNESCO dan dapat di download dari www.unesco.org. Program tersebut bisa dipergunakan untuk mengelola arsip khususnya arsip kelautan dengan membuat basis data sesuai kebutuhan. Sedangkan Software DAS merupakan program jadi yang dikembangkan dari Visual Basic dengan mengandalkan data dari Microsoft Office Access. Kedua software tersebut dapat dipergunakan untuk mengelola metadata maupun ditambahkan dengan berkas digitalnya. Berkas digital tentu harus didukung dengan program untuk membuka berkas tersebut, misalnya Adobe Acrobat.

Pengelolaan Arsip dengan Software Berbasis Open Source

     Setiap organisasi selalu menghasilkan arsip di setiap transaksi kegiatan. Bukti transaksi inilah yang perlu disimpan dipelihara karena setiap hasil transaksi perlu dikelola yaitu mulai dari pengumpulan, pengolahan dan penyimpanannya. Pengertian arsip sendiri adalah informasi terekam, dalam berbagai bentuk, termasuk data dalam sistem komputer, diciptakan atau diterima dan dipelihara oleh organisasi atau perorangan dalam suatu transaksi sebagai bukti aktivitas. 
    Teknologi informasi berkembang demikian pesat, baik dari sisi perangkat keras (kecepatan processor, memory) kapasitas media penyimpanan maupun dari perangkat lunak atau aplikasi. Salah satu kecenderungan pemanfaatan teknologi adalah pengelolaan data dalam jumlah besar yang teraplikasi pada pusat data atau data center. 
     Software open source merupakan software hasil modifikasi, Open Source Software (OSS) adalah software berbasis web. Software ini dapat difungsikan untuk memenuhi kebutuhan automasi kearsipan (archieves automation) skala kecil hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih bisa terus aktif dikembangkan, OSS sangat cocok digunakan bagi pengelola arsip yang memiliki dokumen di lingkungan jaringan, baik itu jaringan lokal (intranet) maupun Internet.
     Dengan melakukan survei kebutuhan informasi pengguna maka fitur-fitur yang terdapat pada software open source dapat disesuaikan dengan kebutuhan sistem informasi kearsipan. Fitur kearsipan yang berbasis open source antara lain:
1) Pencarian Arsip dengan pembuatan thumbnail yang di-generate on-the-fiy. Thumbnail berguna untuk menampilkan fisik arsip. Mode penelusuran tersedia untuk yang sederhana (Simple Search) dan tingkat lanjut (Advanced Search)
2) Detail record juga tersedia format XML (Extensible Markup Language) untuk kebutuhan web service.
3) Manajemen data arsip yang efisien meminimalisasi redundansi data.
4) Manajemen masterfile untuk data referensial seperti GMD (General Material Designation), Jenis arsip, Pencipta arsip, tanggal/th. dikeluarkannya arsip, lokasi penyimpanan, dan lain-lain.

Daftar Pustaka
Buxton, Andrew and Alan Hopkinson. (2001). The CDS/ISIS for Windows Handbook. Paris: Unesco.
Mustafa, B. (2005). Winisis: Software Tepat Guna Untuk Pengelolaan Perpustakaan, Dokumentasi dan Informasi. Bogor: IPB Press.
Mustafa, B. (2005). Tip dan Trik Mengoptimalkan Winisis (CDS/ISIS Versi Windows). Bogor: IPB Pres.
Perpustakaan IPB. (2006). Sistem Aplikasi Dokumentasi Arsip Surat (DAS) ver 1.2. Database design Kudang B. Seminar dan Sony hartono Wijaya. (software DAS)
Seminar, Kudang Boro et al. (2006). Kumpulan Materi Pelatihan Kearsipan di Era Multimedia. Kerja sama Perpustakaan IPB dengan Institut Era Indonesia.
Uncesco, (2003). CDS/ISIS for Windows: Reference manual (versi 1.5).