Teknologi Pengelolaan Arsip

Teknologi Pengelolaan Arsip

     Pengolahan informasi menjadi arsip merupakan faktor penting dalam penyusunan sebuah sistem informasi kearsipan. Tidak efisiennya sistem manual disebabkan metode ini melakukan pekerjaan pengelolaan arsip, sejak arsip diciptakan, dikelompokkan sesuai subjeknya, disimpan dan ketika diperlukan dilakukan penelusuran secara manual. Munculnya teknologi komputer mempercepat dan mempermudah pekerjaan pengelolaan arsip, sehingga arsip mudah ditemukan kembali jika diperlukan dan waktu yang diperlukan untuk temu kembali juga lebih cepat. Istilah sistem merupakan istilah yang didefinisikan sebagai suatu kumpulan dari elemen-elemen yang berhubungan dikombinasikan untuk mencapai suatu objek atau tujuan yang direncanakan. Pendekatan prosedur didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Kehadiran teknologi komputer sangat membantu dalam pengelolaan informasi atau data. Manager arsip harus dapat merealisasikan bagaimana masing-masing unit dalam organisasi bekerja sama. Sejak hadirnya teknologi komputer maka pekerjaan mulai pengelolaan arsip mulai penciptaan, pengolahan,penyimpanan, penelusuran dan penyebaran informasi ke semua fungsi dalam suatu perusahaan lebih cepat dilakukan. Sebuah sistem yang besar memiliki sub-subsistem Contoh sebuah sistem informasi kearsipan subsistemnya adalah penciptaan arsip, penyebaran arsip, pemanfaatan arsip, pemeliharaan arsip. Suatu sistem arsip terautomasi adalah suatu sistem informasi dimana semua atau kebanyakan fungsi arsip dikendalikan (dikontrol) oleh komputer atau peralatan lain yang tersambungkan/ terkoneksi dengan komputer.

Automasi Kantor dan Sistem Pengelolaan Arsip

     Teknologi pada saat ini berkembang sangat pesat. Hal ini sangat berkaitan dengan informasi maupun komunikasi. Dampak dari aktivitas organisasi yang menggunakan ICT begitu cepat aliran datanya, dengan demikian perlu adanya pengelolaan arsip sesuai perkembangan tersebut yaitu arsip digital sebagai solusinya. Meskipun pada kenyataannya sekarang arsip berupa kertas masih banyak dimanfaatkan oleh beberapa lembaga arsip. Tingkat risiko arsip digital cukup tinggi dari pada arsip manual (kertas), maka perlu penjagaan keamanan maupun keselamatan arsip digital.

Daftar Pustaka
Jogiyanto, (2003). Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.
Simarmata, Janner. (2006). Pengenalan Teknologi Komputer dan Informasi. Yogyakarta: Andi Offset.
Sulistyo Basuki, (2003). Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.
Kennedy, Jay and Cherryl Schauder. (1998). Records Management: A guide to Corporate Record Keeping. 2nd edition. Australia: Longman.