Kegiatan Belajar 3, Metodologi Perancangan dan Implementasi Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik

Metodologi Perancangan dan Implementasi Sistem Pengelolaan Arsip Elektronik

Metodologi ini sangat dibutuhkan untuk menjalankan progran manajemen arsip dalam rangka memenuhi kebutuhan organisasi yang baik.

Adapun untuk penjelasan lebih detail mengenai tahapan ini mengacu pada DIRKS metodologi dari Arsip Nasional Australia (DIRKS: A Strategi Approach to Managing Business Information System, 2001) dibawah ini.

STEP A    Conduct preliminary Investigation

STEP B Analyse    business    activities

STEP C Identify requirements     for records

STEP E Identify strategies to eatisty requirements

STEP FDesign      records       system

 

STEP D  Assess existing  system

                                                                                    POLICY                                  DESIGN

STEP G Implemet Records system

STEP H Conduct post-implemtation review

                                                                                                                    SATANDARD        IMPLEMENTATION

Key           Primary Feedback

 

Sumber: ISO/TR 15489-2 Records Management, 2011

                                                                                          

ISO/TR 15489 –1:2001(E): Information and Documentation – Records Management, Part 2: Guidelines mengemukakan delapan tahapan sebagai metode perancangan dan implementasi suatu sistem pengolahan arsip. Delapan tahap tersebut yaitu:

A.    Melakukan investigasi awal

Investigasi awal memberikan pemahaman mengenai konteks administrasi, hukum, bisnis, dan social serta dapat mengetahui mengenai kekuatan dan kelemahan organisasi yang bersangkutan dalam mengelola arsipnya. Kegiatan ini diperlukan untuk membuat keputusan-keputusan yang efektif mengenai system pengelolaan arsip, juga membantu dalam menilai tanggungjawab orgaisasi terhadap arsip dan ketaatannya terhadap ketentuan-ketentuan di luar organisasi untuk menciptakan dan menyimpan arsip. Tahap ini merupakan evaluasi sistem yang ada, yang digunakan untuk penyusunan skema klasifikasi dan pengembangan proses yang berbasis fungsi untuk menentukan arsip yang dikaptur dan bagaimana arsip disimpan.

Aktivitas yang terkaitdalam tahapan investigasi awal ini, meliputi menetapkan investigasi awal, mengumpulkan bahan informasi, mendokumentasikan penelitian, menyiapkan laporan.

B.     Menganalisis Aktivitas Bisnis

Analisis ini menunjukan suatu pemahaman tentang keterkaitan aktivitas, proses dan fungsi yang dijalankan dengan arsip-arsipnya. Dilakukan dengan menganalisa aktivitas bisnis melalui tuugas dan fungsi organisasi. Dalam proses ini akan diketahui dimana aktivitas bisnis tersebut yang membuat dan menerima arsip sebagai adanya transaksi.

Tahapan ini dapat memberikan tool dari hasil kegiatan yang telah dilaksanakan dalam rangka analisis bisnis itu sendiri. Seperti Thesaurus .

C.    Mengidentifikasi ketentuan-ketentuan arsip

Tahapan ini merupakan rangkaian mekenisme pengelolaan arsip berdasarkan informasi yang menyangkut kebutuhan bisnis, kewajiban hukum dan peraturan serta tanggung jawab yang menyangkut masyarakt luas. Pengaktualisasiannya dapat diimplementasikan menjadi langkah-langkah strategis berupa penciptaan , penerimaan dan penyimpanan arsip dari aktivitas administrasi stakeholder-nya.

Secara substantif pengertiannya menyangkut segala bentuk analisis yang berkaitan dengan peminilimalisiran resiko melalui tindakan riil sesuai peraturan manajaemn kearsipan. Pendekatan yang dilakukan dapat dilaksanakan dengan pemebentukan sistem yang akan mengatur dan memelihara arsip sebagai indikator penilaian. Bentuk penilian dapat diintegrasikan dengan ketentuan-ketentuan arsip, sehingga output yang dikeluarkan berupa hasil objektif sebagai standarisari proses pengidentifikasian. Hasil penjabarannya dapat berupa rangkaian daftar yang memiliki relevansi dengan ketentuan arsip organisasi bersangkutan.

D.    Menilai Sistem Yang Ada

            Penilaian ini bertujuan untuk mensurvei sistem pengelolaan arsip dan sistem informasi lainnya yang ada di sebuah organisasi, juga dapat membantu dalam perbandingan antara ketentuan dan pelaksanaan serta kemampuan sistem kearsipan. Penilaian ini akan menjadi dasar dalam pembuatan sistem baru maupun evaluasi dari sistem yang sudah ada.

Tahapan penilaian ini akan menghasilkan :

1.      Suatu inventaris dari sistem – sistem bisnis yang dimiliki oleh organisasi

2.   Suatu laporan menjelaskan sampai sejauh mana mereka memenuhi ketentuan arsip yang telah disetujui oleh organisasi tersebut

Selain hasil, terdapat aktivitas yang terkait dengan tahapan penilaian,

1.      Mengidentifikasi sistem

2.      Menganalisis terpenuhinya pengelolaan arsip yang telah diprioritaskan

3.     Menentukan sistem yang ada memiliki kemampuan untuk memenuhi ketentuan tersebut

4.     Menyiapkan laporan yang menjabarkan kelebihan dan kekurangan dari praktik pengelolaan informasi dan arsip yang sedang berlangsung.

E. Mengidentifikasi strategi-strategi untuk memenuhi ketentuan-ketentuan arsip.

Mengidentifikasi strategi-strategi untuk memenuhi ketentuan-ketentuan arsip, yang dapat mencakup pengapdosian kebijaksanaan-kebijaksanaan, standar-standar, prosedur-prosedur dan praktik-praktik, perancangan sistem baru dan dan pengimplementasian sistem melalui suatu cara yang dapat memenuhi ketentuan arsip.

Tujuan dari tahap ini adalah untuk menetapkan kebijakan-kebijan prosedur-prosedur, standar-standar, tool-tool dan taktik-taktik lainnya yang paling sesuai yang harus diambil oleh organisasi untuk menjamin bahwa ia membuat dan menyimpan arsip yang diperlukan bagi aktivitas bisnisnya.

F.      Merancang pengelolaan arsip

Dari hasil identifikasi dan analisa, maka dapat diperoleh informasi mengenai sistem yang sudah ada, dan dapat diketahui kekurangan dan kelebihan dari sistem tersebut. Adapun tahapan dari merancang sistem pengelolaan arsip yaitu :

1.      merancang perubahan terhadap sistem yang sudah ada

2.      mengembangkan dengan Mengadaptasi sistem berbasis teknologi.

3.      Membuat keputusan dan Menetapkan metode yang terbaik

Untuk menunjang keberhasilan sistem yang memenuhi ketentuan kearsipan, maka bekerjasama dengan professional di bidang kearsipan.

Beberapa hasil dari tahapan ini mencakup:

1.      Rencana dari proyek perencanaan, terdapat tugas-tugas tanggung jawab dan waktu

2.      Laporan tentang perincian hasil dari peninjauan terhadap perancangan secara rutin

3.      Catatan hasil dari setiap perubahan terhadap ketentuan yang sudah ditandatangani oleh pengguna dan representasi dari tim proyek

G.    Mengimplementasikan Sistem Pengelolaan Arsip

Pada tahap ini merupakan tahap penerapan sistem pengelolaan arsip setelah melakukan tahap penilaian sistem dan perancangan sistem pengelolaan arsip. Tahap ini bermaksud untuk menganalisa secara berurutan dan menentukan langkah selanjutnya untuk menerapkan sistem pengelolaan arsip yang sudah direncanakan pada tahap sebelumnya. Dalam tahap ini terdapat kegiatan yang harus dilaksanakan untuk menunjang keberhasilan dari penerapan sistem pengelolaan arsip, diantaranya:

·         Memilih teknik dan strategi implementasi

·         Merencanakan proses implementasi

·         Me-manage implementasi sistem

·         Mengembangkan rencana pemeliharaan sistem.

H.    Melakukan Pengkajian Ulang Pascaimplementasi

Tujuannya adalah untuk mengukur efektivitas dan mengevaluasi proses pengembangan dari sistem pengelolaan arsip agar dapat dijadikan sebagai pemantauan selama sistem tersebut ada.

Hasil dari tahap H ini adalah:

-          Suatu metodologi untuk menilai secara objektif sistem pengelolaan arsip

-          Dokumentasi berkaitan dengan performans sistem dan proses pengembangan sistem yang dapat dipergunakan untuk tujuan perbandingan di masa mendatang

-          Laporan ke manajemen yang mendokumentasikan temuan-temuan dan rekomendasi-rekomendasi.

Kegiatan-kegiatan yang perlu dilakukan berkaitan dengan tahap tersebut adalah:

1.      Rencana Evaluasi

2.      Menghimpun dan Menganalisis Data Performans

3.      Dokementasi dan Melaporkan Temuan-Temuan

4.      Melakukan Tindakan Koreksi

5.      Melakukan Pengaturan untuk Review yang Berkelanjutan.

Komentar dalam pembelajaran di buku ini adalah sebagai berikut:

1.  Bahasa buku yang belum spesifikasi untuk buku bacaan bagi kalangan masyarakat pada umumnya.

2.      Penjelasan yang agak membingungkan dan pemilihan kata dan bahasa yang sulit.

3.    Secara garis besar isi dari ISO/TR 15489 –1:2001(E): Information and Documentation – Records Management, Part 2: Guidelines  sudah tersampaiakn dengan penjelasan di berbagai sisi, kelemahan dan kelebihan tahapan-tahapan tersebut.

4.  Pengreview menyimpulkan buku ini memuat penjelasan dari kedelapan tahapan tersebut dengan bahasa yang tidak awam dan menggambarkan sisi manajemennya dengan dimulai dari perencanaan hingga pengkajian ulang pascaimplementasi sistem tersebut. Fokus ini pada sistem kearsipan elektronik untuk perancangan dan implementasi sesuai standar internasional.

    Dalam materi ini mempunyai manfaat khusus yaitu di setiap langkah dalam tahapan ini dapat dilakukan dengan saling terkait dan saling berhubungan, oleh karena itu jika ingin melakukan dengan tahapan A ke Tahapan D bisa karena dalam bagan menggambarkan demikian dan kenyataannya dalam sistem ini bisa dilakukan dan diimplementasikan.

diambil dari bahan tugas Arsip Elektronik, Kelompok 1, Kearsipan A 2010, ASIP4429/MODUL 1, Kegiatan Belajar 3.
UT.
follow my twitter @verylyuz