SURVEI ARSIP, DAFTAR IKHTISAR ARSIP, DAN PENDESKRIPSIAN ARSIP

Berikut beberapa pengertian umum mengenai arsip inaktif yang sedang dipraktikkan dalam kuliah manajemen arsip inaktif II

Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan kegiatan universitas mulai menurun dan telah selesai digunakan untuk pertanggungjawaban administratif.

Arsip inaktif teratur adalah arsip inaktif yang semasa aktifnya telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya.

Arsip inaktif tidak teratur adalah arsip inaktif yang sistem penataannya tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktif (tidak ditata sebagaimana ketentuan tata kearsipan) terjadi campur aduk antara arsip dengan nonarsip, permasalahan satu dengan yang lain (berbagai masalah jadi satu) dan bercampurnya tahun arsip tercipta.

A.    SURVEI ARSIP

Survei adalah kegiatan tahap perencanaan/awal untuk menentukkan langkah-langkah tepat guna dalam bertindak melakukan suatu proses kegiatan, survei sangat diperlukan untuk kemudahan langkah-langkah kegiatan berikutnya. Survei Arsip dibagi dalam dua kegiatan, sebagai berikut

1.      Survei terhadap kelembagaan yaitu survei yang dilakukan pada tugas, pokok, dan fungsi lembaga yang ingin dilakukan kegiatan pengolhan arsip inaktif, baik itu arsip inaktif teratur dan arsip inaktif tidak teratur. Selain itu juga survei kelembagaan meliputi dengan survei kesejarahan, perkembangan lembaga atau unit kerja di dalamnya, dan perubahan organisasi. Survei ini dilakukan untuk mengetahui asal usul lembaga dan perkembangannya dari berdirinya hingga sekarang dan melakukan metode yang tepat untuk pengolahan arsip inaktif.

2.      Survei terhadap fisik arsip secara menyeluruh yaitu survei yang dilakukan untuk mengetahui jumlah (volume arsip), kondisi arsip, tempat penyimpanan arsip, umur arsip, dan jenis media arsip. Survei ini bertujukan untuk mengetahui jalan masuk penggunaan sistem pemberkasan yang digunakan saat arsip tersebut masih berada di lembaga penciptanya/unit kerjanya. Survei ini juga memiliki fungsi untuk dapat mengkalkulasi kebutuhan berikutnya saat arsip ini dilakukan pengolahan, kebutuhan tersebut berkaitan dengan sumber daya manusia, waktu pengerjaan, kebutuhan peralatan pengolahan (boks, kertas kissing, ATK, karton, HVS, folder, rak arsip, dll) dan kebutuhan anggaran.

Berikut tabel/formulir untuk melakukan survei arsip saat melakukan praktikkum:

INSTANSI	ALAMAT  DAN NO TELEPON PENANGGUNG JAWAB
LOKASI PENYIMPANAN	ALAMAT DAN NO TELEPON PENANGGUNG JAWAB
ASAL ARSIP	DITERIMA TAHUN:
KONDISI FISIK	RUANGAN: ARSIP:
JENIS	TEKSTUAL	AUDIO VISUAL		KARTOGRAFI/GAMBAR TEKNIK
KUANTITAS	M/MLINIER :
	BOKS :
	KARUNG :
	LEMARI :
	FILING CABINET :
KURUN WAKTU
JALAN MASUK	KLASIFIKASI:		AGENDA		INDEKS	TIDAK ADA
PENATAAN	KLASIFIKASI:		DOSIR		SERI	KACAU
TTD PANANGGUNG JAWAB	SURVEYOR:				TANGGAL SURVEI:

Keterangan: Dalam melakukan survei arsip, formulir survei arsip tersebut harus diisi  dengan lengkap dan sesuai dengan keberadaan arsip saat arsip tersebut di survei.

Penjelasan:

1.      Instansi diisi D III Kearsipan,

2.      Alamat dan No Telepon Instansi,

3.      Penanggung Jawab adalah Kaprodi,

4.      Lokasi Penyimpanan diisi Lab. Kearsipan,

5.      Alamat dan No Telepon Lab. Kearsipan,

6.      Penanggung Jawab adalah Dosen Manajemen Inaktif II/Penanggung Jawab Lab. Kearsipan,

7.      Asal Arsip saat itu diisi Prodi Kearsipan diterima tahun 2012,

8.      Kondisi Fisik Ruangan Baik (AC, Rak, Penerangan Terpenuhi),

9.      Kondisi Fisik Arsip Baik,

10.  Jenis Fisik adalah Tekstual dan Kartografi,

11.  Kuantitas/Jumlah Arsip adalah 4 boks,

12.  Kurun Waktu Arsip yang disurvei adalah 2006-2011,

13.  Jalan Masuk Arsip ini tidak ada,

14.  Penataannya saat disurvei adalah kacau,

15.  Tanda tangan penanggung jawab dan petugas survei serta tanggal survei.

Kesimpulan: Survei yang dilakukan pada praktikkum ini dengan objek arsip yang masih kacau dan tidak memiliki jalan masuk, hasilnya dari survei ini harus lebih memperhatikan dan mengolah dari awal terhadap sistem yang ingin digunakan dalam pengolahan arsip inaktif tersebut.

B.     DAFTAR IKHTISAR ARSIP

Daftar ikhtisar arsip adalah daftar yang diisi setelah melakukan survei arsip, tahapan pengisian daftar ini adalah langkah yang sering digunakan untuk merekapitulasi hasil dari formulir survei arsip tersebut. Penyusunan daftar ini secara sistematis menurut unit kerja atau tempat penyimpannya.

Berikut contoh Daftar Ikhtisar Arsip:

INSTANSI      : D III KEARSIPAN ALAMAT        : SEKOLAH VOKASI, SEKIP UGM UNIT 1, LANTAI 2 NO TELEPON :
No.	Unit Kerja/ Asal Arsip	Kurun Waktu	Kuantitas	Jenis Fisik	Jalan Masuk	Penataan	Lokasi	Keterangan
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1 2 3	Prodi Kearsipan Prodi Kearsipan Prodi Kearsipan	2006-2012 2011 2011	1 boks 1 boks 2 boks	tekstual kartografi tekstual	- - -	Kacau Kacau kacau	Lab. Arsip Lab. Arsip Lab. Arsip	Kondisi Baik Kondisi Baik Kondisi Baik

Daftar ikhtisar arsip seperti tabel diatas biasanya dilakukan setelah mengisi formulir survei, selain mempermudah dalam mengetahui data-data survei arsip daftar ikhtisar arsip ini juga membantu melakukan tindakan lebih lanjut dan mendata arsip yang nantinya akan diolah berdasarkan sistem tahun dan kesamaan jenis fisik arsip.

C.     PENDESKRIPSIAN ARSIP

Pendeskripsian arsip adalah adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip berisi hal-hal sebagai berikut, antara lain: nama unit pencipta, no sementara, no definitif, kode, indeks, isi, keterangan, tahun. (Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi disesuaikan dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan). Pendeskripsian arsip bermaksud untuk menjabarkan isi arsip ke dalam formulir untuk dilakukan pengolahan berikutnya. Pendeskripsian arsip dilakukan setelah pemberkasan/pengelompokkan arsip dan melakukan pemilahan arsip dan nonarsip.

Contoh Kartu Deskripsi

Pencipta Arsip:	Inisial Petugas/No Sementara	No Definitif:
Kode:	Indeks:
Isi Masalah Arsip:
Keterangan:	Jumlah:	Tahun:

Keterangan kartu deskripsi :

1.      Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.

2.      Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.

3.      No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor berkas yang tetap.

4.      No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas yang sama dan dibuat daftarnya.

5.      Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.

6.      Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.

7.      Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.

8.      Keterangan : Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.

9.      Jumlah : Berisi informasi tentang jumlah arsip.

10.  Tahun : Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda selesainya kegiatan.

Dalam melakukan pendeksripsian arsip, mahasiswa praktikkum ditugaskan untuk mendeskripsikan 10 arsip yang berbeda jenis fisiknya. Dideskripsikan sesuai dengan isi arsip tersebut lalu dijadikan satu dalam kelompok untuk di data dan melakukan pembuatan skema pengelompokkan arsip sesuai dengan kode dan indeks arsip.

Referensi:

Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif di Lingkungan Universitas Gadjah Mada, Arsip Universitas Gadjah Mada, 2011.