"Arsip Inaktif" Teknik dan Cara

   Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya dalam penyelenggaraan administrasi telah menurun dan telah selesai digunakan untuk pertanggungjawaban administratif. Arsip inaktif terdapat dua jenis yaitu arsip inaktif terarur dan arsip inaktif tidak teratur. Arsip inaktif teratur adalah arsip inaktif yang semasa aktifnya telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya. Sedangkan arsip tidak teratur adalah arsip inaktif yang sistem penataannya tidak dapat disusun kembali seperti pada waktu aktif (tidak ditata sebagaimana ketentuan tata kearsipan) terjadi campur aduk antara arsip dengan nonarsip, permasalahan satu dengan yang lain (berbagai masalah jadi satu) dan bercampurnya tahun arsip tercipta.

       Untuk menentukan arsip inaktif tersebut termasuk ke dalam arsip inaktif teratur atau arsip inaktif tidak teratur pada praktikum yang sudah dilakukan, langkah pertama yang dilakukan yaitu dengan melakukan survei arsip. Survei arsip adalah kegiatan pengumpulan data dan informasi yang dilakukan dengan cara pengamatan terhadap arsip dengan segala kelengkapannya, kelengkapan yang dimaksud adalah sistem, kelembagaan, sarana dan prasarana, fungsi dan kegunaannya. Langkah-langkah kegiatan survei arsip antara lain mempersiapkan formulir survei, mengidentifikasi arsip, mengumpulkan data-data hasil survei, membuat analisa, dan membuat rekomendasi pembenahan arsip. Formulir survei dalam kegiatan survei arsip digunakan sebagai catatan dalam kegiatan survei.

Contoh formulir survei arsip adalah sebagai berikut:

INSTANSI	ALAMAT  DAN NO TELEPON PENANGGUNG JAWAB
LOKASI PENYIMPANAN	ALAMAT DAN NO TELEPON PENANGGUNG JAWAB
ASAL ARSIP	DITERIMA TAHUN:
KONDISI FISIK	RUANGAN: ARSIP:
JENIS	TEKSTUAL	AUDIO VISUAL		KARTOGRAFI/GAMBAR TEKNIK
KUANTITAS	M/MLINIER :
	BOKS :
	KARUNG :
	LEMARI :
	FILING CABINET :
KURUN WAKTU
JALAN MASUK	KLASIFIKASI:		AGENDA		INDEKS	TIDAK ADA
PENATAAN	KLASIFIKASI:		DOSIR		SERI	KACAU
TTD PANANGGUNG JAWAB	SURVEYOR:				TANGGAL SURVEI:

 

Survei arsip tersebut bertujuan untuk mempersiapkan langkah-langkah yang perlu diambil dalam pembenahan arsip. Setelah melakukan survei arsip kita dapat menentukan bahwa arsip tersebut tergolong dalam arsip teratur atau tidak teratur. Sementara itu, untuk arsip-arsip yang tidak teratur terdapat 3 kategori, yaitu:

1. Arsip kacau, adalah arsip yang tidak teratur disebabkan terjadinya percampuradukan antara arsip dengan non arsip, berserakan tidak beraturan.

2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu terdapat batas tahun yang masih jelas, tetapi masalah satu dengan yang lainnya masih bercampur, begitu juga antara arsip dan non arsip.

3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Secara fisik sudah terlihat teratur namun apabila diperlukan, untuk penemuan kembali sulit dilakukan karena tidak memiliki sarana jalan masuk.

    Dari hasil survei yang telah dilakukan arsip tersebut termasuk dalam kategori arsip kacau karena arsip-arsipnya masih tercampur dengan non arsip dan masih tidak beraturan.

         Setelah melakukan kegiatan survei arsip dan berdasarkan hasil survei dalam bentuk isian dalam formulir survei, prosedur langkah selanjutnya adalah membuat Daftar Ikhtisar Arsip. Daftar Ikhtisar Arsip dibuat berdasarkan formulir survei yang telah terisi lengkap. Setiap data dalam formulir dipindahkan kedalam Daftar Ikhtisar Arsip, yang penyusunannya dapat dibuat sistematis menurut Unit Kerja dan atau tempat penyimpanannya. Daftar ini digunakan sebagai dasar untuk mengelola arsip inaktif tersebut.

Contoh daftar ikhtisar arsip adalah sebagai berikut:

      Langkah berikutnya adalah memilah-milah arsip yang berada di boks memisahkan antara arsip dengan non arsip. Setelah arsip dengan non arsip terpisah maka yang tergolong arsip tersebut akan melalui tahap pendeskripsian. Pendeskripsian adalah suatu kegiatan penggambaran atau pencatatan tentang kondisi fisik dan isi informasi dari setiap lembar arsip atau setiap kesatuan arsip dengan menggunaan kartu deskripsi. Kartu Deskripsi adalah kartu yang digunakan untuk menuangkan hasil proses penggambaran atau pencatatan tentang kondisi fisik dan isi informasi dari setiap lembar arsip atau setiap kesatuan arsip. Pendeskripsian arsip memuat lima hal, yaitu lembaga pencipta, informasi arsip, tahun arsip, tingkat keaslian arsip, dan kondisi fisik arsip. Dalam pendeskripsian arsip dilakukan penomoran sementara arsip. Pada nomor sementara arsip, dilakukan dengan penulisan nama inisial orang yang mendeskripsi dan nomor arsip yang dideskripsi (contoh : CS-01, CS-02, dst). Nomor sementara tersebut juga dituliskan pada arsip yang dideskripsi dengan menggunakan pensil. Setelah semua arsip dideskripsi, kartu deskripsi tersebut dijadikan satu yang mempunyai permasalahan yang sama. Kelompok kami di dalam kartu deskripsi pengklompokan permasalahannya terdapat tujuh permasalahan yaitu kepegawaian, keuangan, hukum, undangan, perlengkapan, pidato dan permohonan. Setelah arsip selesai dideskripsi, arsip dibungkus dengan kertas kising/fisis dan dimasukkan ke dalam boks arsip, dan boks arsip tersebut ditempatkan kembali di rak arsip.

Kartu Deskripsi : 

Pencipta arsip:                             No.Sementara:                             No.Definitif:

Kode:

Indeks:

Isi arsip:

Keterangan:                                                                                        Kurun waktu:

Kondisi:                                                                                              Jumlah: