Seputar Software "Mail Handling (Pengurusan Surat) dan SiKADIN (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis)"

I.  PENGANTAR

Keberadaan era teknologi informasi ini, program-program aplikasi yang memuat cara untuk mempermudah kegiatan semakin banyak, salah satunya adalah program manajemen kearsipan. Program manajemen kearsipan di Indonesia diantaranya adalah Mail Handling dan SiKADIN. Program ini dibuat untuk mempermudah pengolah kearsipan dalam mengintegrasikan kearsipan dengan sisi teknologi informasi dan sisi komputer yang pada dasarnya bisa membuat efektifitas dan efisiensi kegiatan dalam ruang lingkup manajemen kearsipan.

Pada praktikkum komputer terapan ini menggunakan kedua software tersebut untuk praktiknya. Praktikum ini memberikan pengetahuan dan praktik untuk mengoperasikan program Mail Handling dan SiKADIN. Program-program ini menggunakan basis data Microsoft Office Access 2007. Ms. Office Access ini digunakan dengan sistem operasi windows dan penyimpanannya melekat pada hard disk di setiap komputer. Kapasitas hard disk juga menjadi bahan ketergantungan dalam penyimpanan data tersebut. Oleh sebab itu hard disk yang besar dimungkinkan untuk tetap dapat dipergunakan sepanjang kegiatan itu terus berlangsung dan back up data juga menjadi salah satu kemampuan untuk mencegah kehilangan data di kemudian hari.

Software Mail Handling adalah software yang secara sederhana dipergunakan untuk  antara lain mengorganisir surat masuk, surat keluar, surat-surat keputusan, dan surat lainnya yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Software Mail Handling bisa dipergunakan untuk surat masuk dan surat keluar namun dalam penggunaannya diatur sesuai dengan keinginan penggunanya. Software ini terdapat toolbar dan status bar yang berisikan mengenai tambah arsip, edit arsip, cari arsip, hapus arsip, print data dan tutup program. Di software ini juga dengan secara otomatis tersimpan dalam Ms Office Access yang dapat dilihat dengan mudah dan secara basis data dapat diolah dan dimunculkan kembali untuk pengoperasian selanjutnya. Untuk pengolahannya software Mail Handling ini sangat mudah dioperasikan tinggal input data saja.

Software Mail Handling ini hanya menyimpan teks dan tidak dapat menyimpan gambar sebagaimana dengan software Sikadin. Software Sikadin adalah software yang penyimpanannya juga menggunakan basis data sama seperti dengan Mail Handling namun software ini mempunyai kemampuan yang lebih daripada Mail Handling. Kemampuan tersebut terletak pada pengurusan surat masuk dan surat keluar yang lebih kompleks juga ditambah menu disposisi untuk pengolahan surat untuk pengolah penerusan surat. Software Sikadin ini juga bisa menyimpan gambar dan teks dengan secara sistematis dan prosuder pencariannya mudah.

Fasilitas atau fitur-fitur SiKADIN lebih lengkap daripada fitur-fitur Mail Handling. Terbukti dengan adanya fasilitas untuk pimpinan seperti fasilitas agenda kegiatan pimpinan, surat masuk, disposisi, surat keluar, dan back up data juga penggantian pin privasi. Fasilitas Sikadin juga seperti tampilan umum sama seperti ms. Word yang menampilkan penuh layarnya pada dekstop pengguna. Aplikasi Sikadin lebih lengkap dan lebih detail dalam pengolahan arsip yang hendak dilakukan pengguna.

II. Kelebihan dan Kekurangan Software

A.    Mail Handling

Kelebihan

1.  Mail Handling dapat digunakan dengan mudah dan praktis, dengan adanya shortcut di dekstop maka pengguna dapat dengan mudah melihat datanya dan membuka dengan akses cepat.

2. Cara pakai aplikasi ini mudah dimungkinkan oleh orang awam bisa menggunakannya, dengan itu maka setiap orang bisa menggunakannya dan mengoperasikan.

3.  Toolbar yang sederhana dan tampilan yang sederhana bisa membuat ringkas dan simple dalam penggunannya.

4.  Cara menambah arsip yang mudah, mengedit arsip dan menghapus arsip yang simpel menjadi alasan kelebihan lainnya.

Kekurangan

1.     Aplikasi ini hanya untuk pengelolaan persuratan saja, tidak dapat selebihnya untuk disposisi dan penentuan DPA.

2.     Jika di print maka kalimat yang panjang bisa terpotong (lihat hasil print).

3.   Kemudahan akses bisa saja menjadi salah satu pembobolan data menjadi mudah, maka perlu di aplikasi ini adalah PIN masuk untuk mencegah teradinya pembobolan.

4.  Jika terjadi kesalahan saat pembuatan pertama mengenai surat masuk atau surat keluar (pembuatan maksimum karakter dan tabel) maka harus dibuat dari awal.

5.    Tidak terdapat bagian upload file dan gambar untuk suratnya, sehingga bisa saja itu dipalsukan. Lalu untuk orang awam menjadi mudah dalam membaca aplikasi, sehingga rawan pembobolan/perubahan informasi.

B.     Sikadin

Kelebihan

1. Aplikasi ini mempunyai banyak tab fungsi/menu toolbar yang masing-masing mempunyai spesifikasi manfaat tersendiri.

2.     Menu bar aplikasi ini saling terhubung antara surat masuk dengan disposisi.

3.  Terdapat klasifikasi surat. Klasifikasi surat ini dapat dibuat sesuai dengan kebutuhan pengguna.

4.      Tersedianya user name dan password saat mengakses aplikasi ini menjadi nilai utama dalam pengamanan informasi yang ada didalamnya.

5. Pengguna jika sudah mahir dalam mengoperasikan aplikasi ini maka kemudahan/keuntungan di aplikasi ini dapat terpakai dengan dibuktikan pada cara print, hasil print, pencarian arsip. Aplikasi ini juga membuat pengguna dapat menentukan agenda pimpinan dan pengoperasian aplikasi ini bisa merubah nama lembaga yang mengoperasikan.

6.    Terdapat bagian upload file dan gambar sehingga kebenaran arsip tetap terjaga dan menjadi bukti arsip tersebut telah dimasukkan serta penambahan informasi.

Kekurangan

1. Untuk mengoperasikan aplikasi ini, pengguna sebaiknya perlu dilatih terlebih dahulu karena aplikasi ini cukup rumit. Maka perlu pelatihan terlebih dahulu.

2.     Proses back up data/restore pada bagian menu di aplikasi ini menjadi kendala yang utama karena tidak dapat di akses sebagaimana mestinya sehingga back up data/restore pekerjaan tidak dapat dilakukan, terlebih jika mengklik back up data/restore maka aplikasi ini akan berhenti/tidak dapat digunakan dan harus di restar ulang.

3. Resolusi tampilan yang tidak dapat berfungsi maksimal untuk notebook juga terkadang untuk laptop, resolusi layar menjadi mengecil sehingga mengganggu pengguna.