Penjelasan Mengenai "Manajemen Arsip Inakftif II"

Berikut mengenai: "Manajemen Arsip Inaktif II"

Sebuah Tugas Ujian Tengah Semester
by: EP  Arsip 2010

Pembahasan:

Arsip Inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun untuk penyelenggaraan kegiatan organisasi dan telah selesei digunakan untuk pertanggungjawaban administratif.

Arsip inaktif dalam penataannya ada yang penataan baik dan ada juga yang buruk. Jika penataan arsip inaktif yang semasa aktifnya telah ditata berdasarkan suatu sistem kearsipan tertentu dan masih utuh penataannya disebut arsip inaktif teratur sedangkan arsip inaktif yang sistem penataannya tidak ditata sebagaimana ketentuan dalam tata kearsipan seperti : tercampur aduknya antara arsip dan non arsip, berbagai permasalahan menjadi satu, dan bercampurnya tahun arsip tercipta disebut arsip inaktif tidak teratur.

Untuk arsip yang tidak teratur dibagi dalam tiga kategori, yaitu :

1. Arsip kacau, yaitu arsip yang tidak teratur dikarenakan tercampur aduknya arsip dengan non arsip,arsip ini juga berserakan tidak beraturan.

2. Arsip dengan susunan kronologis, yaitu arsip ini memilki batas tahun masih jelas tetapi permasalahan arsip yang satu dengan yang lainnya masih saling tercampur, begitu juga antara arsip dan non arsip.

3. Arsip yang sudah tersusun secara fisik dalam boks. Arsip ini jika dilihat secara fisik sudah terlihat tertata rapi dan teratur namun apabila terdapat arsip yang akan digunakan untuk menemukan kembali sulit dilakukan karena tidak terdapat sarana jalan masuk.

Terdapat dua kegiatan dalam survei arsip, yaitu :

1.Survei terhadap organisasi adalah survei yang berkaitan dengan sejarah perkembangan organisasi atau unit kerja. Tugas serta fungsi, unit kearsipan dan perubahan organisasi.

2. Survei terhadap fisik arsip secara menyuluruh, adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengetahui kondisi fisik arsip, umur arsip, tempat penyimpanan arsip, media arsip dan volume arsip. Selain itu terdapat manfaat lain melakukan kegiatan survei ini seperti untuk mengetahui kondisi fisik arsip dan juga untuk mengetahui sistem pemberkasan ketika arsip masih aktif. Hasil survei ini juga  dapat digunakan untuk perencanaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia, kebutuhan peralatan (masker, rak arsip, boks arsip, folder, ATK, dan lain-lain), dan anggaran biaya.

Dari hasil suvei tersebut akan diperoleh data sebagai berikut :

a. Tupoksi orgasnisasi pencipta arsip dan mungkin perubahan struktur organisasi.

b. Kondisi dan volume arsip yang dimiliki organisasi

c. Kurun waktu arsip/umur arsip yang dimiliki oleh organisasi, umur arsip yang tertua sampai yang termuda.

Yang dicatat dalam survei arsip :identitas instansi pensurvai, lokasi penyimpanan arsip, asal dan tahun diterima arsip tersebut, kondisinya, jenis fisik, kuantitas, kurun waktu, jalan masuk, penataan Tanda tangan penanggung jawab.

Dari identitas instansi terdapat kolom alamat,telepon dan penanggung jawab. Lokasi penyimpanan arsip terdapat alamat dan penanggung jawab. Asal diisi asal arsip tersebut dan tahun penerimaan arsip tersebut. Kondisi fisik menilai ruangan dan arsip tersebut. Jenis fisik ada textual, audio visual, kartografi, machine readable. Dalam kuanitas terdapt Mᵌ/M lari. lemari, rak, filing, karung boks,

Kurun waktu arsip tersebut, Jalan masuk terdapat kolom hoofden list/klasifikasi, agenda, klapper, indeks, kaartu-kartu, authoriteiten, lain-lain dan tidak ada. Penataan terdapat kolom klasifikasi, dossier, rubric, seri, struktur, kacau. Tanda tangan penanggung jawab terdapat kolom  nama dan tanda tangan petugas survei dan tanggal survei.

Data-data yang diperoleh dijadikan dasar dalam melakukan pengelolaan arsip inaktif kacau. Lalu data-data tersebut dimasukan dalam blanko survey. Untuk organisasi yang terdiri dari beberapa unit kerja maka data tersebut dari blanko survey arsip dimasukkan dalam daftar ikhtisar arsip.

Daftar Ikhtisar arsip adalah daftar yang digunakan untuk mencatat semua data-data yang diperoleh dari informasi tentang volume arsip inaktif yang dimiliki oleh organisasi tersebut. Selain itu kegunaan dari daftar ikhtisar arsip untuk menentukan prioritas penangan arsip. Daftar ikhtisar arsip berisi beberapa informasi anta lain Unit kerja/ Asal Arsip, Kurun waktu arsip, Kuantitas, Jenis Fisik, Jalam Masuk, Penataan dan keterangan.

 

Dalam melakukan pengelolaan arsip inaktif ada tiga prioritas yang harus diutamakan yaitu :

1. arsip yang umurnya sudah tua

2. arsip yang fisiknya rusak

3 arsip yang sering dicari

Adapun prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam melakukan penaganan arsip inaktif kacau adalah :

1. Prinsiprovenance/prinsip asal-usul

Prinsip asal-usul artainya arsip-arsip tersebut harus tetap merupakan satu kesatuan informasi yang utuh yang diatur tanpa melepaskan ikatan dari instansi yang menciptakannya atau the creating agency. Arsip-arsip yang tidak sesuai tempatnya harus dikembalikan ke asalnya/instansi penciptanya. Dengan menerapkan prinsip provenance prinsip/ prinsip asal usul akan mempermudah dalam melakuka pengelolaan arsip inaktif kacau karena semua arsip yang dikelola dikembalikan pada instansi pencipta arsip tersebut sehingga tidak mungkin keliru dalam melakukan pengaturan informasi arsip maupun pengaturan fisik arsip.

2. Prinsip Originnal order/prinsip aturan asli.

Dalam melakukan pengaturan arsip inaktif kacau sedapat mungkin tetap mempertahankan aturan struktur arsip yang asli. Prinsip ini sebisa mungkin harus dipertahankan karena sebagai dasar penyusunan kembali. Contoh pada saat masih aktif arsip-arsip tersebut menggunakan sistem agenda maka pada saat melekukan rekonstruksi atau pengaturan kembai arsip tetap menggunakan sistem agenda. Kalau sebelumnya menggunakan sistem takah maka dalam pengaturan tetap menggunakan sistem takah. Sistem ini dimaksudkan untuk mempermudah dalam melakukan rekonstruksi arsip. Jadi melakukan suvei untuk mengetahui sistem yang dipakai pada saat masih aktif sangatlah penting.

Jika keadaan arsip inaktif sangat kacau dan arsip-arsipnya merupakan lembaran-lembaran lepas serta menyebar dimana-mana, maka sangat sulit untuk mempertahankan sistem pengaturan aslinya. Hal ini dapat di atasi dengan melakukan pengaturan berdasarkan masalah (seri, dossier, rubrik, dossier) atau berdasrkan struktur organisasi( tugas pokok dan fungsi organisasi)

Tahapan Kerja Sebelum Melakukan Penangan Arsip Inaktif

a. Persiapan

1. Membersihkan arsip

Hal ini dilakukan supaya arsip bebas dari berbagai unsure perusak, seperti terdapat bakteri, serangga dan debu. Membersihkan arsip ini dilakukan supaya petugas dalam menangani arsip inaktif terhindar dari bahaya yang ditimbulkan arsip tersebut.

Fumigasi adalah memusnahkan bakteri dan serangga dengan bahan kimia. Cara ini sangat mahal, jika tidak anggaran bisa diganti dengan kapur barus untuk menghilangkan bau pada arsip dengan cara menaburkannya diatas tumpukan arsip. Mebersihkan debu yang menempel pada arsip. Cara ini bisa menggunakan apa saja asal tidak merusak arsip.

2. Membuat kartu deskripsi,kartu ini gunanya untuk mendiskripsikan arisip.

Kartu diskripsi berukuran 10x15. Bahan yang digunakan untuk membuat kartu deskripsi bisa menggunakan kertas apa saja. Kartu diskripsi sudah tidak digunakan lagi jika arsip telah dibuatkan DPA. Arsip yang sudah dibuatkan DPA dapat langsung dimusnahkan. Supaya efektif dan efisien kartu deskripsi dapat menggunakan kertas buram ukuran HVS yang dipotong menjadi empat bagian.

Contoh kartu deskripsi :

	Pencipta :                          Kode Petugas/No Sementara : Isi Masalah Arsip : Keterangan :                                        Tahun :

 

Keterangan :

1) Pencipta : merupakan nama lembaga/organisasi pencipta arsip

2) Kode Petugas : Merupakan kode nama petugas yang menangani arsip

3) No. sementara : merupakan nomor hanya bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor devinitive/nomor berkas yang tetap.

4) Isi masalah : menggambarkan iformasi arsip secara lengkap. Pengelompokan arsip inaktif dapat berdasarkan pada seri ( berdasarkan kesamaan jenis), rubrik (berdasarkan kesamaan masalah), dossier( berdasarkan kesamaan urusan).

5) Tahun : merupakan periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda seleseinya kegiatan.

6) Keterangan : keterangan ini dapat berisi informasi tentang jumlah arsip, kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip serta kelengkapannya dan informasi lainnya.

3. Mempersiapkan kertas pembungkus

Kertas pembungkus/ kertas casing adalah kertas yang digunakan untuk membungkus arsip sebelum arsip dimasukkan dalam boks arsip. Kertas yang digunakan untuk membungkus arsip sebaiknya kertas yang bebas asam. Hal ini untuk mejaga agar fisik arsip tidak cepat rusak.

4. Mempersiapkan boks arsip.

Boks yang digunakan untuk menyimpan arsip yang telah dibungkus dengan kertas pembungkus. Boks harus diberi lubang angin agar mempunyai sirkulasi udara yang baik. Ukuran boks yang sering digukan adalah yang lebarnya 20 cm. Perlu diperhatikan bahwa setiap boks arsip sebaiknya hanya berisi satu seies arsip saja atau series arsip yang sangat berdekatan dengan retensi yang sama. Jika satu boks berisi beberapa series arsip berbeda dan retensi yang berbeda juga akan mempersulit ketika arsip tersebut disusutkan. Setelah semua arsip dimasukkan kedalam boks kemudian boks tersebut diberi nomor yang sesuai dengan nomor arsip.

Prosedur Pengelolaan Arsip Inaktif Tidak Teratur

Terdapat berbagai tahapan dalam melakukan pengelolaan arsip Inaktif yang belum teratur seperti : melakukan pemilahan arsip dan nonarsip, pemberkasan/pengelompokan arsip, pendeskripsian, pembuatan skema pengelompokan arsip, manuver kartu deskripsi, memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi, manuver berkas, penomoran berkas, memasukkan arsip ke dalam folder, memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks, membuat Daftar Pertelaan Arsip.

Berikut penjelasan dari tahapan-tahapan di atas :

a. Melakukan pemilahan arsip dan nonarsip

Langkah  pertama  yang harus dilakukan adalah  memisahkan  antara  arsip  dan  nonarsip.  Contoh nonarsip misalnya: blanko kosong, ordner, sampul, amplop, duplikat dll.

b. Pemberkasan/pengelompokan arsip

Untuk lebih baiknya dalam pemberkasan sebaiknya petugas menggunakan prinsip aturan asli maka pada  tahap  ini  diperlukan  pengetahuan  tentang  sejarah organisasi  dan tupoksinya. Tetapi jika hal tersebut sulit dilakukan maka pemberkasan dapat dilakukan  berdasarkan:  series  (kesamaan  jenis),  rubrik (kesamaan permasalahan), dosier (kesamaan urusan/kegiatan).

c. Pendeskripsian

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiapberkas arsip. Secara standar pendeskripsian arsip berisi hal-hal sebagai berikut, antara lain: nama unit pencipta, no sementara, no definitif, kode, indeks, isi,keterangan, tahun. (Hal-hal yang tercantum dalam kartu deskripsi disesuaikan

dengan kebutuhan/arsip yang dikerjakan). Arsip Universitas Gadjah Mada 13Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif.

Contoh Kartu Deskripsi:

Pencipta Arsip : Inisial Petugas / No sementara No Definitif :

Kode: Indeks:

Isi masalah arsip:

Keterangan : Jumlah : Tahun:

Keterangan kartu deskripsi :

• Pencipta Arsip : Nama lembaga/unit pencipta arsip.

• Kode Petugas : Kode nama petugas yang menangani arsip.

• No Sementara : Nomor yang bersifat sementara karena setelah semua arsip dibuatkan   daftarnya maka nomor ini akan diganti dengan nomor definitif/nomor berkas yang tetap.

• No Definitif : Nomor berkas yang tetap setelah dilakukan penggabungan berkas yang sama dan dibuat daftarnya.

• Kode : Kode klasifikasi yang ada pada arsip.

• Indeks : Kata tangkap yang bisa mewakili isi arsip.

• Isi Masalah Arsip : Menggambarkan informasi arsip secara lengkap.

• Keterangan : Berisi kondisi fisik arsip, tingkat keaslian arsip.

• Jumlah : Berisi informasi  tentang jumlah arsip.

 Tahun : Periode terbitnya atau tahun terciptanya arsip sejak awal hingga ditutupnya suatu series arsip sebagai tanda  selesainya kegiatan.

d. Pembuatan skema pengelompokan arsip

Yaitu pembuatan klasifikasi masalah sebagai dasar untuk menyusun kartu-kartu deskripsi. Penyusunan ini bisa berdasarkan: pola klasifikasi, struktur organisasi, tupoksi, deskripsi, atau kombinasi. Arsip Universitas Gadjah Mada 14 Panduan Ringkas Tata Kelola Arsip Inaktif

e. Manuver kartu deskripsi

Manuver kartu deskripsi adalah suatu proses penggabungan kartu deskripsi yang mempunyai kesamaan masalah dan mengurutkan sesuai dengan skema.

f. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi

Kartu deskripsi yang telah tersusun berdasarkan skema, diberi nomor definitif

yang akan digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

g. Manuver berkas

Proses  pemanggilan  dan  penggabungan  berkas  arsip  yang  mempunyai

kesamaan masalah serta menyusunnya sesuai dengan skema.

h. Penomoran Berkas

Pemberian  nomor  definitif/nomor  urut  pada  berkas  yang  telah  tersusun berdasarkan skema.

i. Memasukkan arsip ke dalam folder

Berkas  yang  telah  tersusun  dimasukkan  ke  dalam  folder dan  diberi  kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

j. Memasukkan folder ke dalam boks dan pelabelan boks

Berkas yang telah dimasukkan dalam folder kemudian dimasukkan dalam boks kemudian diberi label yang mencantumkan informasi kode masalah arsip dan nomor urut arsip.

k. Membuat Daftar Pertelaan Arsip

Tahap terakhir adalah  membuat  Daftar Pertelaan  Arsip yang berisi: nomor, uraian masalah, tahun penciptaan, jumlah, lokasi simpan. Daftar Pertelaan Arsip berfungsi sebagai sarana penemuan kembali arsip, sarana penyusutan, serta digunakan untuk membantu dalam menentukan nilai guna arsip dan retensi arsip.

Sumber referensi:

http://arsip.ugm.ac.id/download/1904112050PANDUANRINGKAS-TTOLA%20ARSIPINAKTIF.pdf (30-10-2012)