Distribusi dan Pelayanan Arsip Kelautan

Pengertian Distribusi dan Pelayanan Arsip Kelautan

      Kearsipan mempunyai peranan sebagai ”pusat ingatan”, ”sumber informasi” dan ”alat pengawasan” yang sangat diperlukan dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisisan, pengembangan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, pertanggungjawaban, penilaian dan pengendalian setepat-tepatnya. Konsep distribusi ini mempunyai maksud menyebarkan informasi baik dari dalam maupun luar lembaga kepada pengguna terutama di lingkungan lembaga induknya. Pelayanan arsip kelautan merupakan bentuk aksi atau nyata dari petugas arsip dalam memberikan informasi kepada pengguna. Sebagai bentuk pelayanan jasa maka layanan arsip perlu direncanakan dengan cermat, sehingga teridentifikasi arsip yang bisa diakses oleh top manager, midle manager, karyawan dan masyarakat umum. 
      Pengertian pelayanan berarti melakukan sesuatu bagi orang lain. Seiring perekonomian tumbuh dengan pesat sektor jasa pun dituntut makin meningkat kualitasnya. Jasa atau layanan memiliki empat karakteristik unik yang membedakannya dari barang yaitu intangibility, heterogenity, inseparability, dan perishability. 
         Pelayanan arsip merupakan layanan jasa untuk memberikan informasi kepada pengguna. 
      Pelayanan arsip pada depo arsip bagi pengguna dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu pelayanan tertutup dan pelayanan terbuka. Pelayanan ini juga menyangkut mengenai masalah akses, di mana dapat dikelompokkan menjadi dua yaitu pelayanan akses tertutup (Close Acces Services) dan pelayanan akses terbuka (Open Acces Services). 
Untuk depo arsip dalam gedung layanan dalam bentuk teknis dan layanan pembaca. Layanan teknis adalah pekerjaan petugas arsip dalam mempersiapkan arsip agar nantinya dapat digunakan untuk penyelenggaraan layanan arsip.  
       Layanan pembaca merupakan hal-hal yang berkaitan dengan fasilitas ruang baca.  
    Untuk ketersediaan arsip yang cepat akurat dan memiliki sistem temu balik yang mudah dipahami diperlukan jaminan keamanan. Pengamanan arsip ditujukan tidak hanya fisik arsip itu sendiri melainkan juga terhadap isi arsip.

Optimalisasi Pemanfaatan Arsip Kelautan

      Arsip selalu dihasilkan di setiap transaksi kegiatan. Hasil transaksi tersebut perlu disimpan dengan metode yang telah ditentukan. Fungsi penyimpanan arsip di antaranya: untuk bukti transaksi pekerjaan, digunakan sebagai bahan untuk pengambilan keputusan, untuk keperluan penelitian ataupun sebagai bukti otentik yang berkaitan dengan masalah hukum. 

      Arsip dapat berfungsi optimal jika dalam penerimaan arsip ditangani dengan benar. Metode atau sistem penyimpanan mudah dipahami oleh petugas arsip dan arsip yang diperlukan mudah untuk ditemukan kembali. Wilayah laut merupakan wilayah terbesar yang berada di kawasan Republik Indonesia. Arsip yang berkaitan dengan kelautan perlu disimpan karena arsip kelautan memiliki nilai strategis sehingga digolongkan menjadi arsip vital.       

Daftar Pustaka
Tjiptono, Fandy. (2008). Service Management. Yogyakarta: Andi.
Sulistyo-Basuki. (2003). Management Arsip Dinamis. Jakarta: Gramedia.
Martoatmojo, Karmidi. (1999). Pelayanan Bahan Pustaka. Jakarta: Universitas Terbuka.