Selayang Pandang Mengenai Manajemen Arsip Inaktif 1

Arsip inaktif adalah arsip yang tidak dipergunakan dalam kegiatan administrasi atau dalam dipergunakan dalam penyelesaian pekerjaan yang sedang berlangsung di unit kerja dan hanya dipergunakan untuk referensi, pengambilan keputusan, bukti hukum, dan hal lainnya. Arsip inaktif dikatakan inaktif ketika hanya 6x diakses dalam setahun oleh pengguna.

Manajemen arsip inaktif merupakan suatu aktivitas untuk melakukan pengolahan arsip inaktif yang dilakukan oleh sekumpulan orang yang dilandasi dengan pengetahuan, keterampilan, dan tanggung jawab yang dimiliki agar mencapai tujuan yang tepat.

Tujuan utama manajemen arsip inaktif adalah dapat menyediakan arsip inkatif dengan cepat kepada pengguna yang membutuhkan. Tujuan pengolahan arsip inaktif adalah pada penekanan pengamanan informasi yang terkandung di dalamnya dan secara akurat dapat digunakan untuk pengambilan keputusan. Untuk mewujudakan kedua tujuan diatas maka pengelola harus dapat mengaplikasikan ilmu yang dimiliki dengan realita yang ada dan ditekankan pada sistem penyimpanan yang tepat, pengamanan informasi dari faktor-faktor penyebab kehilanagan informasi seperti dari bencana alam, serta kontrol oleh pengelola dalam hal pemindahan arsip inaktif.

Tempat untuk pengelolaan arsip inaktif sering disebut dengan Pusat Arsip (Records Center) yang dimaksud dengan suatu gedung dan/atau fasilitas yang dirancang  dan dibangun secara khusus untuk menyimpan dan memberikan layanan arsip inaktif bagi kepentingan manajemen instansi atau perusahaan sehingga dapat menyediakan arsip sewaktu-waktu diperlukan dengan cara cepat,  tepat  dan biaya yang murah.

• Jenis pusat arsip dapat dibagi menjadi 2 , yaitu :

1. pusat arsip yang dikelola sendiri dan dibagi menjadi 2,:

a. Pusat arsip yang memanfaatkan ruangan yang berada pada dalam ruangan (onsite) dan yang memanfaatkan secara terpisah banguna yang berda apada luar kantor (offsite).

2. pusat arsip yang dikelola jasa komersial adalah apabila suatu instansi atau perusahaan menyimpan arsip inaktifnya di suatu perusahaan yang memiliki gedung dan/atau fasilitas penyimpanan, pengamanan dan layanan arsip inaktif. Perusahaan terakhir disebut adalah menyelenggarakan Pusat Arsip Komersial.

    Untuk pemeliharaan lingkungan arsip inaktif ada berbagai cara, diantaranya: dapat dilakukan melalui upaya dalam penentuan lokasi atau gedung untuk penyimpanan arsip inaktif dan dengan standar kulitas yang telah ditetapkan secara bersama (nasional atau internasional). Jika menginginkan lokasi penyimpana yang berada pada luar kantor maka harus ditentukan kebutuhannya seperti dahulu, seperti seberapa pentingnya jika disimpan diluar kantor. Hal lain yang perlu diperhatikan adalah penentuan ruang penyimpanan arsip, yang meliputi pengaturan tata ruang, suhu kelembaban, pengaturan cahaya dan penerangan serta penggunaan alat pengamanan lingkungan. Dengan pengaturan hal-hal tersebut arsip dapat terjaga, tercegah dan terlindungi dari faktor penyebab kerusakan yang diakibatkan oleh lingkungan.

          Arsip pasti dapat rusak, dan oleh karena itu arsip perlu dilakukan suatu program untuk mengupayakan agar tidak terjadinya kerusakan dan jika sudah terjadi maka harus ada tindakan pemulihan. Untuk mencegah itu juga maka harus ada upaya untuk untuk mencegah atau melakukan tindakan perawatan terhadap kerusakan fisik arsip sehingga kegiatan pemeliharaan fisik arsip akan terlaksana dengan baik. Disamping itu juga diperlukan upaya pengamanan informasi arsip inaktif.

            Ada dua faktor utama yang menyebabkan kerusakan arsip, yaitu faktor intern dan faktor ekstern. Faktor intern adalah faktor penyebab kerusakan yang berasal dari bahan-bahan arsipnya itu sendiri, seperti bahan kertas, tinta dan sebagainya. Sedangkan faktor ekstern arsip adalah penyebab kerusakan yang berasal dari luar fisik arsip, yaitu: faktor biologis, faktor kimiawi dan faktor manusiawi.

            Pemeliharaan dan perawatan fisik arsip merupakan usaha mencegah dan mengatasi kerusakan arsip yang disebabkan oleh berbagai faktor. Kegiatan ini dapat dilakukan dengan berbagai cara diantaranya melalui sistem penataan yang baik, fumigasi secara periodik, penggunaan kamper, dan perawatan arsip. Perawatan arsip dapat dilakukan dengan deasidifikasi, laminasi, enkapsulisasi dan sebagainya.