Tugas UTS Knowledge Management

“UJIAN TENGAH SEMESTER”

KNOWLEDGE MANAGEMENT

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM:

KNOWLEDGE SHARING CULTURE DI DINAS SOSIAL PROVINSI DKI

JAKARTA 

di Review oleh:

VERRY MARDIYANTO

RINGKASAN ARTIKEL

A.  Latar Belakang Knowledge Management Sharing (KMS) di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Artikel ini membahas mengenai Knowledge Management Sharing (KMS) di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta yang tugas pokok dan fungsi Dinas ini adalah seputar dari penanganan, pembinaan dan rehabilitasi sosial kepada Penyandang Masalah Kesejahteraan Sosial (PMKS) di Provinsi DKI Jakarta. Dalam menunjang tugas pokok dan fungsi tersebut maka disadari oleh Dinas Sosial ini perlu diadakannya mensinergitaskan kemampuan yang ada dalam satu wadah untuk mensukseskan tujuan Dinas Sosial. Ilmu pengetahuan sebagai asset intangible yang disadari perlu dikelola sedemikian rupa agar bisa dimanfaatkan orang banyak khususnya di ruang lingkup Dinas Sosial menjadi Knowledge Management dianggap perlu untuk dilakukan sebagai cara untuk meningkatkan kinerja aparat yang ada. Pengetahuan-pengetahuan yang dimiliki dikonkulasikan menggunakan teknologi informasi dengan software open source Modular Object Oriented Dynamic Learning Environment (MOODLE) sebagai faktor pemungkin terwujudnya Knowledge Sharing Culture karena memiliki kelengkapan fitur yang dirancang untuk proses pembelajaran individu maupun organisasi. Portal KMS Dinas Sosial diharapkan mampu memfasilitasi tumbuh kembangnya budaya saling berbagi pengetahuan (share knowledge) sehingga dapat menciptakan pengetahuan baru yang kompetitif, decission support system, sarana penyampaian aspirasi dan penyimpanan dokumen elektronik. Seperti portal, database, software dll.

B.  Masalah yang diselesaikan dengan KMS di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta

Potensi sumber daya pengetahuan sebagai aset intagible di Dinas Sosial harus dilakukan pengelolaan supaya banyak hal yang terkait dengan kinerja sumber daya manusia saling terintegrasi dan menghasilkan output yang bisa membantu menyelaraskan dan memudahkan kegiatan di Dinas Sosial. Rumusan pertanyaan dalam Masalah utama yang dijadikan landasan dalam KMS ini adalah Bagaimanakah membangun budaya knowledge sharing antar pegawai Dinas Sosial dalam rangka peningkatan kinerja dan konsep KMS untuk meningkatkan keunggulan pada Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta?

C.  Inisiasi Knowledge Dinas Sosial saat ini

Sebelum KM diterapkan, maka perlu dilakukan rencana awal sebagai pemetaan hal-hal apa saja yang dibutuhkan untuk pengeloaan aset intangible ini, yaitu struktur external, struktur internal dan kompetensi SDM. Pemetaan jaringan informasi perbidang kerja digunakan agar mengetahui penyelarasan jaringan supaya bisa memediakan KM ini.

D.  Sistem KM dalam KMS

KMS di Dinas Sosial ini yaitu, sebagai berikut

a.       Format pengetahuan berbentuk digital dan disimpan lewat media intranet

b.    Setiap pegawai memiliki tanggungjawab dan akses yang sama untuk setiap pengetahuan berdasarkan kepentingannya.

c.       KMS berbentuk antarmuka dinamis

d.      Bekerja secara berkelompok

e.     Menghilangkan atau memperkecil sekat birokrasi supaya pejabat dibawahnya dapat turut andil langsung terhadap pekerjaan lainnya

E.   Metodologi menggunakan MOODLE sebagai Learning System untuk proses pembelajaran individu dan knowledge sharing culture

a.       Strategi pengembangan Dinas Sosial KMS

b.      Arsitektur KMS Dinas Sosial

c.       Konsep KMS dengan MOODLE

F.   Hasil rancangan KMS Dinas Sosial

a.       Homepage portal KMS Dinas Sosial

b.      User Account Baru

c.       Fasilitas lain pada portal KMS Dinas Sosial

d.      Optimalisasi Jaringan LAN

G.  Kesimpulan

Dari penggunaan KMS ini diharapkan memunculkan inovasi-inovasi yang dapat membantu kinerja sumber daya manusia dan melalui portal KMS ini (MOODLE) dapat mengelola pengetahuan tacit dan eksplisit karena pengetahuan tersimpan berbetuk digital dan lebih terstruktur. Proses pencarian dan penemuan kembali juga lebih cepat karena berbasiskan teknologi informasi intranet. Setiap pegawai dapat mengeksplisitkan knowledge dan harus mengembangkan dan membudayakan menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan knowledge yang dimiliki kepada pegawai lain. Perkembangan open source web platform memudahan untuk membuat portal lebih sederhana namun cukup membantu pegawai untuk mengembangkan dan mengeskplorasi pengetahuan serta menjembatani knowledge sharing culture. Lalu pada akhirnya membangun budaya pengetahuan secara berkesinambungan dan konsisten adalah mendorong terjadinya kreatifitas dan inovasi di bidang ilmu pengetahuan dalam ranah untuk meningkatkan performa dan kinerja Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta.

ARGUMEN

Knowledge Management Sharing di Dinas Sosial ini menggunakan sebuah portal berbasiskan jaringan intranet dalam mengumpulkan pengetahuan tacit dan eksplisit yang dijadikan satu dalam database intranet. Banyak penelitian-peneltian mengenai KMS ini namun dengan media sharing menggunakan tools portal web baru beberapa lembaga, slah satunya di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta. Di dalam buku Knowledge Management in Theory Practice, karya Kimiz Dalkir terdapat pembahasan mengenai Knowledge sharing in virtual CoPs yang banyak membicarakan mengenai komunitas yang menggunakan media vidtual untuk menyebarkan pengetahuan. Namun dalam Dinas Sosial ini, pengetahuan yang disebarakan lebih bersifat dalam organisasi dan intranet, jadi hanya sumber daya manusia yang berkecimpung di dalam Dinas Sosial yang dapat mengakses, menggunakan dan bertanggungjawab mengembangkan dan membudayakan knowledge sharing ini. Dalam artikel lainnya mengenai KMS juga dijelaskan mengenai pemanfaatan teknologi dapat meningkatkan kinerja karyawan, sesuai pada kesimpulan artikel yang berjudul “Pengaruh Knowledge Management Terhadap Kinerja Karyawan:Studi Kasus Deparemen Front Office Surabaya Plaza Hotel” yang memberikan statement sebagai berikut faktor yang paling dominan mempengaruhi kinerja adalah teknologi. Hal ini dikarenakan pada departemen front office banyak menggunakan fasilitas teknologi untuk mendukung proses kerja, contohnya pada sub-divisi reception yang banyak menggunakan intranet dan fidelio untuk menyimpan data dan memberikan informasi antar departemen. Hubungannya terkait dengan KMS di Dinas Sosial adalah jika diadakan penelitian efektifitas maka diperlukan strategi untuk menciptakan nilai, yang mampu meningkatkan efektivitas dan produktifitas intelektual organisasi, menuju keunggulan yang lebih kompetitif. Keunggulan ini adalah mengenai peningkatan kinerja pegawai lewat sebuah portal yang didasarkan jika terkait di penelitian pada Departemen Front Office Surabaya Plaza Hotel sudah membuktikan teknologi dapat meinkatkan kinerja karyawan, dan pada di Dinas Sosial bisa terbukti jika diadakan mpenelitian untuk mengukur efektifitas kinerja pegawai jika menggunakan KMS dengan model sebuah portal. Hal ini sesuai dengan konsep dari usulan pada Dinas Sosial yang menupayakan agar KMS tersebut dapat berperan optimal, pengetahuan sebagai aset intangible perlu dieksplorasi dan dikelola dengan baik agar dapat berperan lebih optimal.

Pendapat saya: Pada artikel yang saya angkat ini, KMS sangat berperan penting untuk menyelaraskan pengetahuan yang ada dan memperkuat khasanah pengetahuan yang ada dalam organisasi ini yang dipergunakan untuk memwujudkan tujuan dari organisasi tersebut. Walaupun banyak cara yang dilakukan untuk tujuan tersebut, namun dalam hal ini menggunakan pemberdayaan pengetahuan dengan konsep KMS lewat portal MOODLE yang tampilan utamanya friendly dan interface, artinya bisa digunakan oleh siapa saja baik itu orang awam atau profesional yang ada dalam intra Dinas Sosial sebagai pengembanagn dan membudayakan pengetahuan untuk meningkatkan kinerja pegawai. Kreatif dan inovatif juga sebagai efek akibat KMS ini, jadi tidak ada sekat yang berarti untuk mengembangkan KMS ini yang notabene bermuara pada memperkaya ilmu pengetahuan masing-masing pegawai lewat portal web ini (MOODLE) ini. Sekat tersebut adalah menghilangkan atau memperkecil birokrasi yang ada sehingga dapat mengefektifkan dan mengefesiensikan pekerjaan yang berhubungan antara bawahan dan atasan. Saran saya, jika sudah disosialisasikan kepada pegawai dan digunakan maka harus terus dilakukan pengunggahan pengetahuan yang ada, jadi ada orang tertentu yang bertangungjawab atas KMS ini sehingga KMS ini dapat berjalan lancar dan menghasilkan manfaat yang dapat dirasakan seluruh pegawai di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta.

DAFTAR PUSTAKA

Dalkir, Kimiz. 2005. Knowledge Management in Theory and Practice. USA: Elseiver.

Habibie, et al.2009. Analisis Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Kinerja Knowledge Sharing Karyawan pada Departement Support dan Engineering Services PT. Inco Tbk.

McNabb, David E. 2007. Knowledge Management In The Public Sector; a Blueprint for Innovation in Government. New York: M.E Sharpe.

Natalia Kosasih dan Sri Budiani. Pengaruh Knowledge Management Terhadap Kinerja Karyawan:Studi Kasus Deparemen Front Office Surabaya Plaza Hotel. Jurusan Manajemen Perhotelan, Fakultas Ekonomi – Universitas Kristen Petra. (http://www.petra.ac.id/~puslit/journals/dir.php?DepartmentID=HOT)

Suhitarini Soemarto Putri dan Togar Harapan Pangaribuan. Knowledge Management System: Knowledge Sharing Culture di Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta. Bahan Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi di Yogyakarta, 20 Juni 2009.

Artikel dapat dilihat di >>> http://www.4shared.com/office/n1Ynj-klce/SI436-052116-510-16.html